某公司监察、审计制度

某公司监察、审计制度现实的市场竞争平台上，产业化链条已逐渐形成。把握胜算的要件是，运用市场化、专业化、集约化等方式，将企业管理的产前、产中、产后等诸多环节整合成一个完整的产业链，以达到企业管理的规模化、专业化经营与管理，从而实现企业管理资源的优化配置，增加企业管理的附加值，不断提高企业的现代化管理水平。市场竞争平台上，大规模的集团化作战对企业管理的要求更高；企业管理的思想将更多的注入企业经营管理的理念；常规经营是企业管理经营之本将成为企业经营管理的基础。在这过程中，企业内部管理的系统性，精细化对企业经营管理的成功，将是不可或缺的。因此企业需要不遗余力地实行精致管理，推进精致管理，提升精致管理，练达精致管理。同时，在新的劳动合同法背景下，企业的规章制度对提升企业的管理水平和能力有了新意，规章制度的作用和功效更加突显。为了供企业管理阶层提高管理水平和能力，我们特将我们提供法律服务的亚洲某物业管理100强企业的相关规章制度提供给企业管理者参考。但愿，这些管理制度对朋友们有所帮助。 -四川高扬律师事务所 高级合伙人 张洪律师第一节 保密制度1、目的每位员工会经常接触到公司的各类保密信息，每位员工的工作本身就涉及保密内容，员工在受聘于公司期间，该公司所提供的以及员工隔热所获得的一切与该企业有关的保密信息均属严格保密的内容。2、保密文件一般包括1）技术及管理文件、图纸、技术及工作手册、照片、电子表格及电子文档、数据库。所提供的服务或经营情况、各类经济合同、员工工资待遇及表现情况记录、财务账簿及原始凭证以及其他记录。每位员工由于本人工作需要掌握的保密文件，未经批准，任何人员无权向第三者提供，员工在受聘期满后，保证交回手中全部与企业业务有关的各种保密文件。2）由于有时很难把保密文件与一般文件区别开，因此要求员工在未经许可前不要向任何人泄露有关企业生产技术、财务、销售经营状况以及与企业利益有关的其他保密内容等。3）不论通过何种途径泄露保密文件的员工，都将给予一定处罚并保留追究其法律责任和经济责任的权利。3、为了你和企业的利益，请务必做到以下保密要求不该说的机密，绝对不说。不该问的机密，绝对不问。不该看的机密，绝对不看。不该记录的机密，绝对不记录。不该去的机密处，绝对不去。不在私人通信中涉及机密。不再不便保密的地方存放机密文件、资料不再公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。不携带机密材料旅游、参观、探亲、访友和出入公共场所。不得为他人需要摘引机密内容。不得互相赠送机密材料。未经领导批准，不得将机密和材料给他人阅读。遗失或泄露了机密，要立即向领导汇报，不得谎报或隐瞒。发现他人有失机密、窃取机密行为要坚决制止。坚决与盗窃盗卖机密的人作斗争。每个员工都要有守口如瓶的职业道德，遵守保密守则。第一节 廉洁自律制度1、目的为了加强对企业及下属各子公司员工廉洁自律的监督管理，维护企业，员工、业主、经营商家的合法权益，特订立本准则。企业所属全体员工、特别是各级管理人员在工作中必须自觉遵守本准则的各项规定。2、廉洁自律规定1）公私分明，不得利用职务上的便利，索取他人财物或非法收受他人财物，侵占公司财产，为自己或他人谋取私利。2）不得自营或与他人 与本企业同类的业务，不得利用公司的物力、财力为自己或他人从事经营活动。3）严格执行保密制度，不得向业主、商家或其他方泄露企业资金、财务状况、营销策划方案等商业机密，或者从事损害本公司利益的活动。4）本公司员工均不得在外单位兼职。特别是担任中、高级管理职务的员工，凡经核实在外单位兼职的，将视其对本公司的损害程度，给予罚款、取消岗位补贴、职务工资、福利待遇，直至撤职、除名等处分。5）不准铺张浪费，不用公款搞高消费业务招待，不准在家里洽谈业务、签订协议合同。6）不得白吃、白拿商家物品，不得接受或以借用等名义变相接受业主、商家所送的钱财或礼物、确因某种原因无法拒绝的，应在事后将所受之钱财、礼物如数交至公司财务并报监察审计部备案。7）不得参与业主、商家宴请或性娱乐、休闲活动。8）在经济业务往来和经营活动中，不准索要“回扣”、“好处费”、“洽谈费”、“中介费”或变相索要财物。如对方确有回扣和佣金规定，应如数上交公司财务，并报监察审计部备案。9）所有经济活动必须遵守公司的有关制度规定，严格按程序办事，并接受审计监督；不得违犯或变相违犯。第三节 过错责任追究制度1、目的1）为进一步强化和改善企业内部管理，使企业从总裁，执行董事到各部门主管人人负起责任，各级干部以身作则，倒动全体员工进一步增强工作责任心，从而最大限度地减少和杜绝各类责任事故发生，在企业内部，各层面层层推行过错责任追究制。2）所谓过错责任追究制，其核心就是领导责任制或领导负责制，也就是说，不管那一级的员工犯错，出现重大过失或者重大责任事故，给企业造成直接经济损失或声誉毁损的，在追究直接责任人经济、法律责任的同时，还应追究其直接上级和分管领导的领导责任。2、对责任事故的界定凡企业员工有下列行为之一的，一律视为责任事故。在依照国家法律和企业的有关规章制度，对直接责任人的违法违纪行为做出处理的同时，应追究其上级领导的领导责任。1)、利用职务之便，以权谋私、假公济私、索贿受贿、私自接受外协 的吃请、礼品、红包、回扣等，或者侵占企业财产，挪用企业资金的。2）、因工作不负责任，致使在项目管理中出现漏算漏计，损害企业利益的。3）在工作中出现较大的质量、安全事故的。4）在对外宣传、活动组织中因出现重大失误导致企业形象和声誉受到较大损害的。5）保安人员渎职致使企业产和业主的财产被盗、被抢、或人身安全受到威胁和伤害的。6）业余时间在外寻衅滋事、打架斗殴、作奸犯科而触动法律，影响企业形象和声誉的。3、对责任事故划分为轻微、一般、重大、特别重大四个等级1）凡涉及财产金额的，按涉案金额作如下划分：涉案数额在人民币500元（含本数）以上至1千元以下的，为轻微责任事故。涉案数额在人民币1千元（含本数）以上至4千元以下的，为一般责任事故。涉案数额在人民币4千元（含本数）以上至8千元以下的，为重大责任事故。涉案数额在人民币8千元（含本数）以上的，为特别重大责任事故。2）凡不涉及财产金额的，应综合考虑事件本身的大小、情节、恶劣程度，对企业形象和声誉的损害程度等方面因素，由总裁，执行董事来确定责任事故的等级。4、对责任事故的处理1）轻微责任事故，追究其直接上级的领导责任；一般责任事故，除追究其直接上级的领导责任外，还应追究二级部门主管的领导责任；重大责任事故，除追究其直接上级及二级部门主管的领导责任外，还应追究一级部门经历的领导责任；特别重大的责任事故，除追究其直接上级、二级部门主管、一级部门经理的领导责任外，还应追究总裁，执行董事的领导责任。2）对给企业造成直接经济损失无法挽回的部分（直接责任人赔偿后仍不能补足的），轻微责任事故由其直接上级领导全额承担；一般责任事故由其直接上级领导和二级部门主管按均等比例承担；重大责任事故由其直接上级、二级主管部门、一级部门经理各自按均等比例承担；特别重大责任事故，由直接上级、二级不门主管、一级部门经理、总裁，执行董事各自按均等比例承担。3）对未给企业造成直接经济损失的，由总裁，执行董事会根据情节和责任事故等级，给予其直接上级、二级部门主管纪录处分或适当的经济处罚。4）确定了待处理的直接责任人和被追究的领导人后，应允许其申辩、辩解，将申辩理由形成书面意见交人事行政部，最后由人事行政部提出初步处理意见（必要时，公司法律事务室律师可介入），报总裁，执行董事办公例会审核，总裁，执行董事批准通过后即发文执行。 第四节 抗诉与行政复议管理制度1、目的规范员工投诉与行政复议工作确保员工投诉能及时、合理地得到解决。2、适用范围适用于公司总裁以下员工在以下范围内的投诉处理工作：员工对本人或他人考评结果不满的。员工对本人或他人奖罚结果不满的。其他须进行行政复议的行为3、职责1）、总裁，执行董事负责员工投诉与行政复议工作的总控与审批。2）人力资源部负责员工投诉的受理与行政复议的组织实施。3）投诉人负责查找或提供必要的事实依据。4）凡涉及员工违纪、违规及经济业务的举报，由董事会（总裁）办公室按有关程序负责承办，不再此规范适用范围。4、程序要点1）投诉原则署名投诉的原则。逐级投诉的原则谁投诉谁举证的原则。1） 投诉要求A） 投诉内容须符合适用范围所列各项。B） 投诉信要注明投诉人姓名、所在部门、联系方式等内容。投诉内容力求简明、扼要、事实清楚，最好能附有关的证据C） 公司不受理匿名投诉。D） 投诉可采用口述或信件（电子邮件）形式。E） 员工投诉的第一受理部门为所在公司人力资源部负责人，第二受理部门为监察审计负责人，原则上不得越级投诉。3、投诉的分类A） 有效投诉：在公司规定的投诉范围内，不违背投诉原则，且经调查属实的。B） 无效投诉在公司规定的范围外的；匿名投诉的；不提供证据的。4、投诉与行政复议程序A）投诉的提出书面投诉：投诉人将需投诉的内容整理成文字，内容包括：被投诉人 ，所在部门，投诉的事实经过，投诉人姓名，所在部门、投诉日期等，并将有关的证据或线索附后；投诉人将投诉信通过邮寄或直接交给人力资源部负责人。口头投诉：投诉人到人力资源部负责人处将需投诉的事项列举清楚；人力资源部负责人根据投诉人的口述，进行记录，并将记录结果出示给投诉人检查，投诉人予以签名确认，10日内给予答复。C） 人力资源部调查核对程序：确认投诉人是否存在。根据投诉人提供的情况及线索，查阅绩效考评或行政奖罚等原始资料，并根据原始资料及员工投诉项目，列出疑问及待核实的有关事项。就有疑问及待核实的有关事项向投诉人的主管上司说明调查的原因，并就有关事项进行合适。必要时，再找知情人了解情况。如果投诉人的所投诉事项与其主管上司或知情人所诉情况有出入时，须找投诉人进行核对。人力资源部将调查情况登记在员工投诉调查处理表内，给出行政复议建议并附上有关原始资料报总裁审批。认为证据不足的，给出指导性批示后，由人力资源部收集有关材料。然后再报总裁，执行董事审阅及批示。人力资源部将总裁，执行董事审批的结果向投诉人及被投诉人通报，并跟踪行政复议结果的落实工作。属更正考评分数的，在员工下月考评结果中予以计算。属更正行政奖罚结果的，将更改的结果予以通报，并撤销原行政奖罚。需更正其他事项的，由人力资源部跟进组织执行。行政复议的结果为最终结果。在行政复议的结果未出来之前，原决定有效。须对有关人员处罚的，按行政奖惩制度办理。5）员工投诉与行政复议纪录A）员工投诉内容必须真实，不得捏造事实、诬陷、诽谤他人。B）人力资源部在进行调查取证明，当事人必须予以配合，并对自己的言行负责。C）人力资源部必须对投诉人及有关证人进行保护。6）资料保存人力资源部将有关投诉的材料复印一份，原件存入投诉人人事档案长期保存，复印件存入被偷渡人人事档案长期保存。5、处理员工投诉的原则和注意事项1）一般情况下，员工对工作不满之处，应直接向直属主管投诉。如仍不满意直属主管对投诉的答复或员工不愿意由直属主管处理自己的投诉，可以亲自向人力资源部投诉。投诉的方法：可以面谈，也可以书面。为了便于调查，对员工以书面形式的投诉，要求注明员工姓名及所在部门，以表示投诉的诚意。2）受理投诉，要尽可能在最底层次内解决问题，并力求使投诉人对处理结果满意。3）受理投诉的管理人员要与投诉员工正面及单独面谈沟通，讨论如何解决问题，不要通过第三者，以免使事态复杂化。4）受理投诉的管理人员不要与投诉员工在商讨中订立超乎自己职权的任何协议，更不能对投诉人许下任何违背企业管理原则的承诺。5）受理投诉过程中，受理人对每个案情都要认真负责的调查研究，避免偏听偏言草率结论，事后对调查处理意见要做好详细的记录，一被查考。6）员工申诉必须注意以下情形：不得掺杂个人思想，无故越级上报；不得散布不满情绪，弄虚作假，混淆视听；事件未得到调查解决之前，不得拒绝工作；不得固执己见，不服从公司的仲裁。第五节 内部审计制度1、目的为规范内部审计工作，加强内部管理和监督，确保公司及下属子公司各项经营活动合法性、真实可靠性，特制定本办法。1、 实施机构董事会（总裁）办公室，棘手公司董事长领导，并对其负责。2、 内部审计范围及重点1） 参与制定公司及所属各子公司的各项考核指标。2） 对公司及所属各子公司的经营财务收支及其它经营活动、经济效益、经营成本及资金使用的合理、合法、真实性进行审计评价，出具审计报告并提出改善经营管理、提高经济效益的建议和措施。3） 根据公司年度总体战略计划，负责督促公司所属企业按月分解落实计划，并对重点工作进行督查。4） 对公司及所属各子公司所辖资源实施动态控制。5） 配合各子公司做好制度体系的建立、健全和完善工作，并开展内控制度审计。6） 根据公司董事长指令开展各类专项审计调查。7） 根据独立审原则，对所属各子公司的各项投资、开发、改造工程预决算、款项拨付进行审计并出具审计报告。8） 建立健全比价体系，对各个公司物料购入、设备购置进行审查、监控。9） 招投标项目标底编制。10） 参与各子公司投资项目前期的论证分析和效益预测，并对项目成本、进度、质量的计划完成情况进行事前、事中考核和监督及事后经济评价、分析。11） 配合相关部门审查重要经济合同有关价格、付款方式等重要条款的合理、合法及真实性。2、 内部审计程序内部审计工作应遵循四个内部审计阶段，即：审计开始前的准备阶段、审计的实施阶段、审计完成阶段和后续审计阶段。1） 审计开始前的准备阶段：内部审计工作开展前应做好一下准备工作：A） 明确审计任务、审计目的、审计重点。制定审计计划及调查表；B） 调阅被审单位的有关档案、合同、制度及有关资料；C） 了解公司内部控制制度的执行情况；D） 查阅被审单位的会计报表、各种计划以及各种凭证、记录和文件；E） 核对账目，复核总账各科目余额是否平衡；抽查总账与报表、总帐与明细帐是否相符。2） 审计的实施阶段：A）调查取证并做好审计记录；B）对内部控制制度执行情况进行评价；C）汇总审计记录和工作底稿；D）进行分析评价，着手撰写审计报告。3）审计的完成阶段：A）核实审计结果，形成审计报告初稿；B）征求被审计单位或个人的意见；C）出具审计报告；D）领导批准下达审计决定；E）审计报告及相关资料的整理、装订、归档。4）后续审计阶段A）实行后续审计，检查审计决定的执行情况；B）提交后续审计报告。5、内部审计的主要形式1）定期性审计：监察审计部审计人员将按公司规定定期对其所分管的子公司的会计凭证、账簿、财务报表、经济指标完成情况、费用支出的合理性、利润的真实性等进行审核，其目的是维护财经法纪，堵塞漏洞，提高公司自我控制能力。2）日常性审计：监察审计部审计人员将深入子公司，对公司的规章制度、经营方针、工作流程、资源变动情况及签订的经济合同、协议的履行情况进行审计，及时发现问题，为子公司的经营管理出谋划策。3）周期性审计：监察审计部对子公司内部掌控制度、经济效益进行评审，监督子公司不断建立和完善制度，努力完成集团下达经济指标。4）专项调查：针对子公司经营管理的实际情况及运作过程中暴露出的各种问题适时开展各种专项调查，以考察其对经济效益产生的影响和揭示可能出现的风险。6审计责任及奖励办法1） 审计人员工作玩忽职守，利用工作之便谋取私利，给公司造成损失或不良影响的视其情节，分别给予警告、罚款、辞退的处分，情节严重的依法追究法律责任。2） 内部审计工作中，工作突出并做出业绩的，由执行董事给予嘉奖。第六节 移交管理规定1、公司各部门（含各片区、各项目及分公司）工作人员在调离本工作岗位时（含升迁、调动、撤职、离职、辞退等）均应办理有关工作、文件、财物等移交手续。2、办理移交手续前应由移交人整理好做需移交的工作、文件、财务等，罗列详细的移交清单。3、对于主管级（含）以上及财务核算公所岗位的移交，移交人在整理移交清单后，应由其直接上级书面或口头方式提前通知接交人和审计监察部（中心）实施正式的移交工作。4、董事会（总裁）办公室汇通以骄人和接交人三方当面进行工作移交，文件、财务等的清点，由董事会（总裁）办公室派驻工作人员现场监督，并按照公司编制的统一文本格式要求，填写工作移交申请单（见附件），一式三