矿业综合办公室制度

格林兰德（山西）矿业装备制造有限公司管理制度 综综合合办办公公室室 管理制度 目目 录录 第一章 文明办公规定1 第二章 员工形象礼仪规范2 第三章 会议管理制度6 第四章 对外接待制度13 第五章 档案管理办法 17 第六章 公文管理办法 31 第七章 车辆使用和管理办法 41 第八章 印章、介绍信使用管理办法 45 第九章 办公物品管理办法 48 第十章 文印、传真使用规定51 第十一章员工保密管理规定 52 第十二章督办工作制度54 第十三章值班管理制度56 第十四章信息管理制度 57 第十五章诉讼与非诉讼案件管理制度 60 第十六章 合同管理办法63 1 文文明明办办公公规规定定 为给员工创造一个安静、舒适、整洁、卫生文明的办公环 境，提高公司对外形象，特制定本规定。 第一条第一条 本规定适用范围为公司全体员工。 第二条第二条 公司员工都应树立公德意识，严格自律，养成良 好的卫生习惯，爱护公共环境。 第三条第三条 员工应随时清洁自己的办公区域，保持桌面整洁， 会议室使用后应及时规整桌椅并清扫干净。 第四条第四条 员工不得在非吸烟区域吸烟，不随地吐痰，不乱 扔纸屑、烟头、包装、材料等杂物，不乱涂乱画。 第五条第五条 员工不得在工作时间及办公区域内进食。 第六条第六条 员工应爱护企业报刊、杂志，阅读后应及时归还 到指定地点。报纸应放在报夹上，不得随意乱扔报纸。 第七条第七条 垃圾入篓，废旧文件销毁，洗手间用后应及时冲 洗。 第八条第八条 公司相关职能部门应随时检查并督促办公场所的 清洁工作，进行现场管理，发现问题及时指出并跟进处理结果。 第九条第九条 违反上述规定，视情节轻重，根据公司绩效考评 具体办法进行处理。 本规定由综合办公室负责解释。 第第 1 1 章章 第第 3 3 章章 2 员工形象礼仪规范员工形象礼仪规范 第一条第一条 员工着装规范员工着装规范 1、员工衣着应当合乎公司形象及部门形象，原则上员工 穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落，工作时间应统 一着装。在重要场合按要求着装。 2、员工衣着要求得体、协调、整洁、悦目。 3、上衣、裤子、领带、手帕等最好相配，衣服平整，符 合时节。 4、西装左胸前口袋不放手帕以外的任何东西，禁止两手 下垂插入下口袋中。 5、男士长袖衬衫要塞在裤腰内，袖子最好不要卷起，长 裤有腰攀，应穿上腰带或背带。 6、女士宜化淡妆，勿戴过多饰品，裙装应配过膝长袜； 领口过低、过短的衣服不宜穿着。 第二条 员工社交谈吐规范 1、在公司交谈请讲普通话，交谈中善于倾听，不随便打 断他人谈话，不鲁莽提问，不问及他人隐私，不要语言纠缠不 休或语带讽刺，更勿出言不逊，恶语伤人。 2、与客户交谈诚恳、热情、不卑不亢，语言流利、准确。 业务之外，注意话题健康、客观。 3、与同行交谈，注意措辞分寸，谦虚谨慎，维护公司形 象，不互相倾轧，客观正派，不涉及同行机密。 第三条 员工举止行为规范 第第 1 1 章章 第第 3 3 章章 第第 2 2 章章 第第 3 3 章章 3 1、遵守考勤制度，准时上、下班，不迟到、早退。病假、 事假需及时申请或通知部门主管，填报请假单。 2、上班时间禁止在非吸烟区域吸烟，保持良好精神状态， 精力充沛，精神饱满，乐观进取。 3、对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头 脑冷静，提倡微笑待人，微笑服务。 4、开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个 人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。 5、热情接待每一位来宾，不以貌取人，不盛气凌人，与 客人约见要准时，如另有客人来访需等待时，应主动道歉。 6、保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。 7、出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，进入房间 随手关门。 第四条 员工日常活动行为规范 1、员工上班时间要始终以饱满的热情，尽职尽责，真诚 协作，高效、快捷地向顾客提供最佳服务。员工应具备优良的 道德品质，有事必报，有错必改，不得文过饰非，阳奉阴违， 诬陷他人。 2、接打电话规范 （1）员工电话行为应符合规范，注意控制语气、语态、 语调、语言亲切、简练、有礼、客气。 （2）及时接听，勿让铃声超过三遍，迟接电话须表示歉 意。 （3）使用代表公司的规范用语问好，例如“您好”等。 （4）仔细、耐心倾听对方讲话，决不要打断对方解释。 （5）准确记录、转告电话内容，主动帮助解决顾客要求， 及时转告并督促同时回电。 4 （6）谈话结束，表示谢意，等待对方先挂电话。 （7）工作时间与业务无关电话应简短扼要，精细工作期 间禁止接听电话，如有急事，由管理人员转告。 3、接收名片规范 （1）名片是员工对外交往的工具之一，使用名片，应讲 究一定礼节。 （2）主动向对方递送名片，递送时身体稍欠，使用双手， 从正面向对方递送。 （3）接取对方名片同样欠身，双手，接过名片后认真看 一遍，诵读对方姓名、职务，妥善保留。 （4）谈判时，应将对方名片排列在桌上，对照再认，结 束后放入口袋或公文包保管。 （5）如果客户率先递出名片，应表示谢意，再递送自己 的名片。 第五条 员工工作证胸牌使用规范 1、由公司发给工作证和胸牌，员工要随时携带工作证， 员工在工作时，必须佩带胸牌。 2、工作证、胸牌如有遗失、被盗，应立即向部门报告， 经部门领导签字，可到综合办公室、人力资源部补领，如因长 久磨损，应及时以旧换新。 第六条 宴请规范 1、衣冠整洁，准时到场。 2、宴请地点要适合客户的喜好，最好由客户选定。 3、陪客人数不宜超过客人数，如果只有一位客人，可有 两位陪客。 4、分清主次位置，领客人就座后方可就座进餐。 5、进餐时举止文明，不能醉酒失态。 5 6、注意协调气氛，力求和谐友好，热烈，但不要喧宾夺 主。 7、不要在客户面前领取收据或付款。 8、不可留下客户先行离开，等客户离席后，方可离席。 第七条 工作现场行为规范 1、养成讲卫生的美德，不随地吐痰，不丢纸屑、果皮、 烟头和杂物，不乱涂、乱画。 2、办公室保持整洁，无污痕，文件入橱或摆放整齐。 3、正确使用并爱惜饮用水器具，保持洁净。 4、经常擦洗绿化植物，保持环境怡人。 5、车间保持井然有序，物品堆放整齐。 6 会会议议管管理理制制度度 为了加强公司会议管理，提高会议形式的行政决策效率， 达到集思广益、促进沟通、统一思想的目的，特制定本制度。 第一条第一条 会议种类会议种类 （一）董事会议 1、出席人员：公司董事会成员、董事会秘书 2、会议内容： 公司重大事项决策 公司章程的修改 公司注册资本增加、转让 公司重大变动事项 公司生产经营年度方针目标的制定 其它需经董事会研究决定的事项 3、会议组织：公司综合办公室 4、会议周期：根据董事长提议召开 5、会议主持人：公司董事长 6、会议纪要： 综合办公室 （二）总经理办公会议 第第 3 3 章章 第第 3 3 章章 7 1、出席人员：公司总经理、 党委（副）书记、副总经理、 总工程师、总会计师、总经理助理、综合办公室 主任、人力资源 部主任等。 2、会议内容： 组织实施公司董事会决议； 拟订公司生产经营计划、技术创新和投资方案； 制订公司的发展规划； 拟订公司内部管理机构设置方案及基本管理制度； 提出公司年度财务预算方案、决算方案、利润分配方案 及弥补亏损方案； 决定总经理有任免权的人员任免事宜，提出总经理有聘 任或免职建议权的人员任免建议； 对公司章程规定的或经董事会授权由总经理负责的人事、 财务、资产、技术、市场、项目筹划等方面重大事项作出决策； 根据总经理提议，对某公司重大事项进行专门研究和部 署。 3、会议组织：公司综合办公室 4、会议周期：由总经理根据情况决定召开 5、主持人：总经理 6、会议纪要：综合办公室 （三）公司办公例会 1、出席人员：公司总经理、党委 （副）书记、副总经理、 总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任、各车间主任。 2、会议内容： 总结公司上周工作计划完成情况； 研究部署本周工作； 8 讨论公司重大问题，提出解决方案； 专题研究公司工作进度中的某一重大问题或突发事宜。 3、会议组织：综合办公室 4、会议周期：每周一次 5、会议主持人：总经理或总经理委托的副总经理 （四）经营活动分析会 1、出席人员：公司总经理、副总经理、总工程师、总会 计师、总经理助理、各部门主任。 2、会议内容： 汇报公司上月生产经营计划执行情况； 确定公司本月生产经营计划； 预测本月生产经营计划进展情况； 研究上月奖励有关事宜； 分析经营活动成果，评价公司各方面工作状况，提出改 进措施。 3、会议组织：综合办公室 4、会议周期：每月上旬末，下旬初 5、会议主持人：主管经营工作的副总经理 6、会议纪要：综合办公室 （五）生产调度会（含安全、消防、生产、技术、质量分析） 1、出席人员：公司副总经理、总工程师、综合办公室、 生产部、市场部、技术中心、总师办、品管部、采供部、各车 间主任。 2、会议内容： 调度平衡生产进度，研究解决生产管理部门、车间不能 自行解决的重大问题。 9 研究日常技术准备工作及原辅材料、备品备件准备工作。 汇报总结安全生产、治安、消防工作情况，检查分析事 故隐患，研究确定安全防范措施。 汇报总结产品质量情况，讨论分析主要原辅材料质量及 备品备件质量，研究提出改进措施。 3、会议组织：生产部 4、会议周期：每周一次 5、会议主持人：生产副总 6、会议纪要：生产部（此会议纪要应报综合办公室备案） （六）公司绩效考评会议 1、出席人员：公司绩效考评领导组成员 2、会议内容：对公司各部门工作情况进行综合考评， 并对总经理工作指示及公司会议安排事项的督办完成情况提出 绩效考评意见。 3、会议组织：人力资源部 4、会议周期：每月一次 5、会议主持人：总经理助理 6、会议纪要：人力资源部（此会议纪要应报综合办公 室备案） （七）公司年度工作会议（年中工作会议） 1、出席人员：总经理、党委（副）书记、副总经理、总 工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任。 2、会议内容： 总结公司上半年工作完成情况； 对下半年公司工作做出安排部署； 10 3、会议组织：综合办公室 4、会议主持人：总经理 5、会议纪要：综合办公室 （八）公司资金协调会议 1、出席人员：副总经理、总工程师、总会计师、总经理 助理、综合办公室、财务部、采供部、市场部、销售部。 2、会议内容： 对公司月度、季度资金收支作出协调计划。 3、会议组织：财务部 4、会议主持人：总会计师 第二条第二条 会议管理部门会议管理部门 （一）公司综合办公室统一管理公司各种会议。 （二）会务工作主要由综合办公室承办，其它部门主办的 会议，综合办公室应予以协办。 （三）公司财务部应加强对会议开支方案的审核，减少不 合理费用。 （四）除其它部门主办的会议资料各自进行其档案管理外， 会议资料由综合办公室统一整理、立卷，存档。 （五）综合办公室每月初应对公司各例会和各种临时会议， 统一平衡并制定会议计划，分发给公司主要管理人员及有关人 员。 （六）对于准备不充分、重复性或无重大作用的会议，综 合办公室有权拒绝安排。 （七）对于参加人员相同、内容相近、时间相近的几个会 议，综合办公室有权安排合并召开。 第三条第三条 会议程序会议程序 （一）会前准备 11 1、对于定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和 临时出席、列席人员。对无定期的重要大型会议，承办人应提 出会议报告，该报告包括：会议议项会议目标会议时间 会议地点会议财务支出预算招待工作说明目前筹备进 展情况可能存在的问题、解决方案及要求筹备时间进度表。 待该报告由综合办公室报请总经理批准后方可执行。 2、会议通知：根据会议要求打印会议通知，并提前发送。 3、会议承办人应及时准备会议场所、会议文件或资料。 必要时要进行会场布置、设备调试。 4、在会议进行中要做好记录。 第四条第四条 会议管理规定会议管理规定 （一）会风管理 1、会议必须准时召开，不得无故拖延和推迟，参会人员 无特殊原因不能请假。 2、会议应集中于规定议题，尽量在预计时间内结束，不 得无节制地跑题海侃，与会人员应知无不言，集思广益，不可 从头到尾保持沉默。 3、维护正常的会议秩序，开会期间不得私下说话、议论， 严格遵守会议纪律，不得随意走动和离席。 4、会议期间一般应停止使用手机，特殊情况应到场外联 络。 5、严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公 布之前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。 （二）会议事务处理 1、公司办公例会会议纪要、决议，由综合办公室整理成 文。 12 2、综合办公室根据会议内容的需要在规定的 24 小时内完 成整理工作。 3、会议纪要和决议形成后，由与会成员签字确认。 4、会议纪要发放前应填写会议纪要发放审批单，审 批单内容包括：纪要编号、发放范围、主管领导、审批意见。 5、会议纪要应有文号，发放时应填定文件签收记录表 并由接收人收签。 6、会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。 7、会议纪要、会议决议作为重要文件，备忘已研究决定 的工作事项，发至参加会议全体人员，以便对照落实和制定实 施措施。 本办法由公司综合办公室负责解释。 13 第第 4 4 章章 对对外外接接待待工工作作制制度度 为了规范公司的对外接待工作，提高接待工作质量，加强 管理，力求树立良好的公司社会形象，特制定本制度。 第一条第一条 接待原则接待原则 公务接待工作要坚持适度大方的原则，严格执行接待标准， 接待人员要发扬无私奉献、乐于服务他人的精神，做到认真负 责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机密，使接待工作 既让来宾满意，又不奢侈浪费。 第二条第二条 接待职能部门接待职能部门 综合办公室作为公司负责接待的职能部门，遇到重大接待 工作或重要活动时，要由综合办公室协调其他职能部门共同做 好此项工作。 第三条第三条 接待工作要求接待工作要求 （一）树立来宾至上、为来宾服务的思想，对来宾的食、 住、行都要安排妥当。 14 （二）接待人员要服务周到、态度谦虚、用语文明、工作 负责。 （三）接待工作要制定周密的接待计划，特别是大型接待 活动，要有具体方案，责任落实到人。 （四）在接待来宾过程中要认真做好安全、保卫工作。 （五）接待人员要提高接待工作效率，主动协助来宾办理 各项事务，使来宾感到工作和生活都很满意。 第四条第四条 接待规程接待规程 （一）重要业务单位领导或外单位同级领导来我公司拜访， 上级机关派员到我公司传达重要指示及兄弟单位领导到公司商 谈重要事宜，由公司领导陪同。 （二）上级或主管部门领导来视察，由公司领导出面看望 或陪同用餐。 （三）一般性业务联系或其他单位来员办理业务，公司陪 同人员应与来宾职务大体相当。 第五条第五条 接待程序接待程序 （一）接待准备工作：国内、外宾客来访，接待人员要准 确掌握宾客或领导乘坐的交通工具和抵离时间，提前通知和安 排有关人员做好接送准备工作，接待人员要根据来访者的目的、 规格及兴趣选择确定活动内容，拟定接待方案。 （二）接待服务工作：提前接待客人，安排好客人起居生 活及商务活动的日程，安排领导看望客人；组织好客人活动， 安排宴请，并根据需要准备纪念品。 （三）接待收尾工作：安排好来宾返程事宜，协助客人结 算，征求客人对接待工作的意见，提醒客人带好自己的物品， 送客人到车站（或机场）。 第六条第六条 接待活动的管理接待活动的管理 15 （一）接待活动原则上由综合办公室统一安排。 （二）接待宴请用餐标准：来公司办理公务需要用餐的人 员原则上以工作餐为主，就餐在公司食堂小餐厅，标准为 20- 30 元/人，因业务关系需要提高标准时，执行标准为：重大业 务活动或上级领导机关来宾或公司领导出席宴请时 300 元/人， 一般业务活动或兄弟单位来宾 150 元/人。 第七条第七条 业务招待费的管理业务招待费的管理 （一）综合办公室负责公司业务招待费的管理、审核和报 批。 （二）公司年度业务招待费总额，由财务部根据公司年度 经营计划进行测算，按规定标准下达。财务部对全公司的公务 接待费用进行监督检查。 （三）业务招待费的使用范围：上级领导带队检查指导、 调查研究和了解情况；兄弟单位与我公司进行工作交流等发生 的费用；其他单位来员或对外交往中发生的必要的招待费；经 公司主要领导批准的其它接待活动。 （四）业务招待费使用规定：各部门使用业务招待费时， 可在公司食堂招待的，由综合办公室开具客饭单。需在市内招 待的，必须先提出申请，说明事由及所需金额。由综合办公室 报总经理同意后，方可支出业务招待费，否则不予报销。公司 领导需在公司外使用业务招待费时，须事先征求总经理同意， 综合办公室备案后方可支出业务招待费。使用业务招待费一般 先垫资后报销。 (五) 业务招待费用审批报销程序：公司各部门实际发生 的业务招待费应由部门负责人签字后，由综合办公室审核登记， 请示总经理批示后，财务部门办理报销手续。 16 （六）业务招待费的报销：各部门业务招待费的报销，部 门主任作为报销人，综合办公室主任作为部门负责人。公司领 导业务招待费的报销，由综合办公室负责办理报销手续，在报 销单上公司领导本人须在报销人一栏签字。每张报销粘贴凭证 上，必须粘贴同一时间，同一饭店的发票，并说明事由。 第八条第八条 纪念品的管理纪念品的管理 （一）纪念品的使用范围。主要用于公司领导对外的公务、 接待、出访等活动。 （二）纪念品的购置。由综合办公室根据需要统一购置办 理。 （三）纪念品的领取。公司领导需用纪念品，由 综合办公 室统一办理。 本制度由公司综合办公室负责解释。 17 档档案案管管理理办办法法 为进一步规范公司的档案管理工作，提高工作效率和工作 质量，特制定本办法。 第一条第一条 档案范围档案范围 （一）党群工作形成的文件材料 1、党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会 议。 2、党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、 重要政治活动或事件。 3、宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统 战工作。 4、职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。 5、专业学会、协会工作，群众团体活动。 （二）、行政管理工作形成的文件材料 1、企业筹备期的项目立项报告、可行性研究、初步设计、 施工图设计以及相关建设条件的申请、批准，企业章程。 第第 5 5 章章 18 2、企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理 层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更。 3、企业领导班子活动。 4、综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、 信访工作，印鉴的管理。 5、法律事务，纪检监察，公证工作。 6、审计工作。 7、职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险， 职务任免，职称评聘。 8、职工教育与培训工作。 9、医疗卫生工作。 10、后勤福利，住房管理。 11、公安保卫，综合治理，防范自然灾害。 12、外事工作。 （三）、经营管理工作形成的文件材料 1、企业改革，经营战略决策。 2、计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性 统计分析。 3、资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资、股权 管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。 4、属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。 5、企业信用管理，形象宣传。 6、商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信 调查等。 7、财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。 8、物资采购、保存、供应和流通。 9、经营业务管理，服务质量管理。 19 10、境外项目管理。 11、招投标项目管理。 （四）、生产技术管理工作形成的文件材料 1、生产准备、生产组织、调度工作。 2、质量管理，质量检测和质量控制工作。 3、能源管理。 4、企业管理现代化和信息化建设、科技管理。 5、生产安全，消防工作，交通管理。 6、环境保护、检测与控制。 7、计量工作。 8、标准化工作。 9、档案、图书、情报工作。 （五）、产品生产或业务开发工作形成的文件材料 1、产品的市场调研、立项论证、设计。 2、产品的工艺、工装、试制、加工制造。 3、产品的检验、包装。 4、产品的销售与售后服务。 5、产品鉴定、评优。 6、产品质量事故分析及处理。 （六）、科学技术研究工作形成的文件材料 1、科研项目的调研、申报立项。 2、科研项目的研究、试验。 3、科研项目的总结、鉴定。 4、科研项目的报奖、推广应用。 （七）、基本建设和技术改造工作形成的文件材料 1、基建项目和技术改造项目的立项、可行性研究、初设、 施工图设计、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设 20 外部条件的落实情况、土地、水、电、环保等建设单位项目管 理工作。 2、基建项目和技术改造项目的设计。 3、基建项目和技术改造项目的施工。 4、基建项目和技术改造项目的监理。 5、基建项目和技术改造项目的竣工和验收。 6、基建项目和技术改造项目的评奖、创优。 7、基建项目的使用、维修、改建、扩建。 8、事故分析和处理。 （八）、设备仪器管理形成的文件材料 1、购置设备、仪器的立项审批，购置合同。 2、设备、仪器的开箱验收或接收。 3、设备、仪器的安装调试。 4、设备、仪器的使用、维护和改造、报废。 5、事故分析和处理。 （九）、会计工作形成的文件材料 1、会计凭证。 2、会计账簿。 3、财务报告及报表。 4、其他文件材料。 （十）、职工个人管理形成的文件材料 1、职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料。 2、职工的鉴定、考核。 3、职工的专业技术职务评聘。 4、职工的奖励与处分。 5、职工的工资、保险、福利待遇等。 6、职工的培训与岗位技能评定等。 21 7、其他记载个人重要社会活动的文件材料。 （十一）、声像档案 （十二）、荣誉实物档案 （十三）、电子档案 第二条第二条 档案管理体制档案管理体制 （一） 公司档案工作，可实行集中与分散管理相结合 的 体制。由综合办公室负责主体档案的管理，并对其他部门档案 管理工作进行督促和指导。 （二）各部门形成的档案材料由本部门负责管理，并由 综合办公室留存。 （三）公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备来 保管档案，确保档案的安全。 第三条第三条 立卷归档制度立卷归档制度 1、文书处理、文件材料立卷归档工作，由文秘人员 负责，受分管领导和上级有关部门监督、检查和指导。 2、文秘人员应及时做好文件收发、印刷、传递和归 档，做到准确、周密、及时迅速。 3、归档范围：凡是本单位各项工作活动中直接形成 的，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料都属 归档范围。（详见档案保管期限表） 4、归档要求：归档的文件材料必须收集齐全，保持 文件之间的历史联系，便于保管使用，应准确的划分保管 期限，分年度、分级分类、灵活运用“六个”特征组卷、 整理。卷内文件排列系统，编目清楚、完整，案卷标题文 字简练，准确揭示卷内文件内容，案卷装订整齐、结实。 22 5、归档时间：每年文件材料办理完毕后，要在次年 六月底前整理结束，编制好案卷目录和目录说明，及时移 交档案室，排列上架保管，并办好交接手续。 第四条第四条 档案统计制度档案统计制度 1、认真贯彻执行及上级有关统计工作的 规章，依法统计。 2、档案统计工作，由档案员负责，受本级统计部门 和上级档案部门的指导与监督。 3、档案统计必须实事求是，杜绝虚报、瞒报和伪造 等不良行为。 4、及时进行档案的收进、移出、整理、保管、鉴定、 销毁等数量和状况的登记，做到案底清楚，物帐相符。 5、及时、准确上报档案工作统计年报和其他专项统 计，科学及时地做好统计分析，为领导决策提供可靠依据。 第五条第五条 档案鉴定销毁制度档案鉴定销毁制度 1、建立和健全档案鉴定工作组织机构，及时剔出、 销毁已失去保存价值的档案。 2、坚持辨证唯物主义和历史唯物主义观点，全面地、 历史地、发展地、实事求是地研究分析，鉴定档案的保存 价值。 3、 鉴定档案必须以党和国家各级部门颁发的档案保 管期限表为依据，不得随意销毁。 4、需要销毁的档案，应编造销毁清册， 报经上级主 管部门或分管领导人批准。 23 5、销毁档案必须有两人以上监销。监销者应依据销 毁清册认真核对内容与数量，鉴销后要在清册上注明销毁 日期和方式，并签字以示负责。 6、及时做好销毁档案善后工作。 第六条第六条 档案库房管理制度档案库房管理制度 1、综合档案室工作人员应严格遵守党和国家安全保 密规定，忠于职守，加强库房管理，维护档案完整与安全。 2、库房是存放档案的要地，非综合档案室工作人员， 未经许可，不得擅自入内。 3、库内严禁烟火，严禁存放易燃、易爆及腐化物品。 落实消防措施，严防火灾事故发生。 4、进库的档案及箱柜，在入库前必须认真清点，仔 细检查，确认完整齐全和无虫霉后才准予入库。 5、档案库房必须落实防高温、防潮、防光、防火、 防盗、防尘、防霉、防虫、防有害气体等防护措施，创造 良好的保护环境。保持库房通风、干燥、清洁、整齐和适 宜的温度，定时做好温、湿度记录，库房温湿度基本应控 制在 14-24，相对湿度基本应控制在 4560。 6、库房柜架统一编号，并编制档案存放索引， 使档案存放条理化，便于查找档案。 7、坚持安全检查制度。 （1）每天下班前要切断库房的电源、关好门窗； （2）节假日、寒暑假前加强安全保密工作检查，催 还借出的档案材料，并将全部档案柜上锁。 （3）每年年底对库内档案进行一次全面清查，发现 问题，及时处理，确保档案安全。 24 第七条第七条 档案库房消防安全制度档案库房消防安全制度 1、档案人员应参加消防安全教育，消防业务技术培 训，掌握消防知识，能灵活运用消防灭火器材。 2、配备灭火消防器材，定期检查器材性能状况，及 时进行调换与维修。 3、库房内严禁吸烟和堆放其他杂物。 4、定期检查库房电路及设备，及时进行维修保养。 5、必须做到库房随时关灯，及时关闭设备和电源。 6、发现火患及时报告，并采取紧急措施，妥善进行 处置，保障档案的安全。 7、火警电话“”。 第八条第八条 档案保密制度档案保密制度 1、库房钥匙由专人负责保管和使用，必要时保密档 案实行专人专柜管理。 2、秘密的档案要有明显标记，便于区别和限制利用。 3、利用保密档案，应严格审批手续。接待人员必须 实行有效监督，不得随意扩大利用范围和摘抄复印。 4、保密档案一律不准外借，不得随意乱放和在库房 外过夜。 5、根据有关保密规定，及时调整档案保密范围，实 行降密、解密直至向全社会开放。 6、档案管理人员要严格遵守党和国家有关保密工作 的法律、法规、规章制度，不随意翻看，摘抄保密档案内 容，严禁泄露档案秘密。 第九条第九条 档案保管制度档案保管制度 25 1、档案是党和国家的宝贵财富，档案库房是保管档 案的重地。 2、库房要牢固，装有防盗设施。 3、非管理人员不得擅自进入库房，库房钥匙要专人 保管，做到人走、灯熄、随手关门。 4、库房内应配置“八防”设备，及时存放药品，使 用和维修防尘、通风、去湿设备，有效控制库房内的温湿 度。 5、档案装具排列有序，接收档案要及时排列编目上 架，做到整齐、有序，便于查找利用。 6、进库档案要及时进行登记入帐，定期检查清点， 破损档案及时修复，发现遗失档案要及时报告，立即组织 人员进行查找，确保库房档案资料无破损无遗失。 7、档案员调离岗位时，要及时办好档案资料、检索工 具、编研资料的交接手续。 第十条第十条 档案资料查、借阅制度档案资料查、借阅制度 1、本室档案、资料主要供本单位领导和有关人员使 用。 2、查阅档案、资料须首先填写，未履行登记手续者，档案室拒绝提供档案、 资料。 3、查阅档案应在档案室，因特殊情况需要借出时， 须经分管领导人批准，办理好借阅手续，方可出借。档案、 资料的借出时间不得超过七天。确需继续借阅，要办理续 借手续。 26 4、查阅时禁止吸烟，要爱护档案、资料，严禁在档 案资料上划线、打勾、作记号、折角；严禁涂改和拆撕档 案、资料。违者视情节轻重追究责任。 5、外单位人员查阅档案，必须持有单位介绍信（注 明身份、查阅内容和用途），并经领导批准，才可查阅。 阅档后，介绍信留本室备查。 6、查阅档案、资料者有义务将利用效果反馈档案室。 以利总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。 7、凡借阅会议记录及保密档案，必须经主管领导审 查批准才能借阅。 第十一条第十一条 档案科技文件材料修改、补充制度档案科技文件材料修改、补充制度 1、修改、补充科技文件、底图，必须填写修改、补 充申请书，并经领导审批后，方可修改。任何单位、部门 和个人不得擅自改动。 2、修改底图时，必须在底图上加填修改栏， 注明承 办部门、修改内容、日期、 并需修改人和批准人签字。 3、底图修改后，必须对有关蓝图作相应的修改，准 确反映科技活动的演变过程。 4、底图修改内容较少时， 可直接在图面上“扛改” 或“刮改”。并在修改处注明“修改标记”。 修改内容 较多时，应另制新图，原来图纸作废。 新图列入原图纸 目录，并注明所代替的原图图号。 5、科技文件、底图修改、补充， 必须做到正确、完 整、统一、清晰。 第十二条第十二条 声像档案管理制度声像档案管理制度 1、声像档案是企业档案的重要组成部分， 必须由档 案室集中统一管理。 27 2、归档范围 （）上级领导来局视察工作或从事其它活动所形成 的声像材料； （）本局各种重要会议所形成的声像材料； （）各项工程建设中形成的声像材料； （）各种生产、科技、科研、技改、 产品推广应用 等活动中形成的声像材料； （）重大（典型）事件、事故、灾害所形成的声像 材料； （）本局荣获上级领导机关授予的奖状、奖杯、 证 书的照片； （）各种宣传、教育等活动中形成的声像材料。 3、归档要求 （）声像文件材料由各承办单位或经办人负责收集、 整理。需注明背景、时间、地点、人物、内容、 摄影者 等六要素。在办理完毕后一个月内向档案室移交； （）档案室整理后应单独组卷、编目，便于查阅利 用。 4、保管要求， 专用箱、柜单独存放保管，定期进行检查、倒带、严 格控制温湿度，确保声像档案的安全。 第十三条第十三条 档案人员职业道德要求档案人员职业道德要求 1、忠于职守：坚持四项基本原则， 模范遵守和执行 及其规章，热爱档案工作，忠于党和人民的档 案事业，精通档案业务，恪守尽职。 28 2、维护史实：据实归档，用档， 杜绝涂改和伪造档 案；尊重史实，维护历史面貌， 保障档案的完整与安全。 3、埋头苦干:发扬刻苦学习，开拓创新， 勇于进取， 艰苦奋斗的精神，树立无私奉献、默默无闻、甘当无名英 雄的工作态度，勤奋工作， 为党和人民鞠躬尽粹。 4、优质服务:坚守岗位，坚持原则， 严格执行各项 制度，热情和蔼、耐心细致接待利用者， 积极主动地提 供各类档案为各项工作服务。 第十四条第十四条 档案员岗位责任制档案员岗位责任制 1、认真执行及档案工作各项规章制度， 坚持集中统一管理的原则，遵守保密纪律。 2、负责本单位形成的各种门类、载体的档案资料的 收集和平时立卷，并及时完成每年度档案的立卷归档和档 案的接收工作。 3、负责本单位系统档案工作业务检查指导和监督。 4、负责管理好本单位各种门类、载体档案和图书资 料并积极提供利用。 5、协助其他岗位完成突击性工作和领导交办的其他 任务。 6、有权处理本职范围的具体工作问题。 7、有权向领导提出做好本单位档案工作建议。 8、有权纠正和制止违反档案保密法规制度的行为， 协助查处违法行为。 第十五条第十五条 设备开箱验收管理制度设备开箱验收管理制度 1、依据国家有关规定，结合本单位的实际情况制定 本制度。 29 2、本制度适用于本单位的设备开箱验收管理工作。 3、设备开箱验收工作是科技档案收集工作的一个重 要环节。 4、档案室要会同有关单位做好设备的开箱验收工作。 5、随设备装箱的技术文件（包括图纸、说明书、测 试记录、合格证等），是本厂的公共财产，是设备运行、 检修时的重要依据，由档案室集中统一管理。各单位或个 人拿到应及时移交档案室保管，不得私存。工作需要时由 档案室负责复印后分发到各有关分场、班组使用。 6、设备开箱各生产部门应及时通知档案室人员参加， 以便于收集技术文件归档和复印分发，为安全生产服务。 7、设备开箱时如不通知档案室有关人员参加，凡发 生技术文件滞留在部门、个人手中，要及时填写移交目录 交档案室；如有丢失，视情节轻重，并按经济责任制追究 有关人员的责任。 8、参加设备开箱验收的单位要以设备装箱单中所附 的装箱文件目录为依据，共同检查设备到货的各种技术文 件，由参加开箱的技术人员会同档案室人员共同清点、登 记并归档。 9、对引进设备及重要设备的开箱验收，要把协议合 同列入开箱验收内容，并按协议内容验收。 10、设备开箱要填写设备开箱验收单，参加验收单位 的人员要在验收单上签字，并各执一份以备查。 11、开箱后如发现有缺少的技术文件，由设备购进单 位负责追查补齐。 30 12、设备开箱前生产厂家寄来的技术文件要及时按规 定归档，其余的按主管部门意见分发。 13、设备在安装过程中所产生的技术文件，有关单位 要按归档标准向档案室移交，以保证科技档案的齐全、完 整。 14、如发现设备开箱验收有关单位没按此制度执行， 按绩效考核扣发其奖金。 第十六条第十六条 档案工作责任追究制度档案工作责任追究制度 1、未依法建立档案机构或者配备档案人员，依据有关法 律、法规，追究单位主要负责人的责任，并接受同级或上级档 案行政管理部门的处罚。 2、未依法对各种门类、各种载体档案实行集中统一管理， 依据有关法律、法规，追究分管档案工作领导人的责任，并接 受同级或上级档案行政管理部门的处罚。 3、将公务活动中的应当归档的文件资料，据为已用或拒 绝向档案部门移交的，追究主管人员的直接责任，并限期改正， 对限期内不改正者，给予行政处分视情况给予经济处罚。 4、所保存的档案存在安全隐患，知情而不采取有效保护 措施的，追究主管负责人和直接责任人的责任，并责令迅速采 取有效挽救措施；造成档案损毁的，视情节给予行政处分和经 济处罚。 5、玩忽职守造成档案丢失、失密，追究相关人员的责任， 给予行政处分，并依据档案的价值，责令赔偿损失。 6、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的， 追究直接负责的主管人员或其他直接责任人的责任，给予行政 处分。 31 7、涂改、伪造档案的，追究直接责任的和相关人员的行 政责任或经济责任。 8、擅自出卖或转让档案的，给予警告、罚款，并没收非 法所得。 9、不按规定办理档案登记，或不向省档案行政管理部门 报送档案统计报表，追究主管负责人和直接责任人的责任，责 令限期改正。 10、上述所列各条内容中，如有构成犯罪的，依法追究刑 事责任。 本办法由公司综合办公室负责解释。 32 公公文文管管理理办办法法 为规范公司的公文管理，特制定本办法。 第一条第一条 公文的种类公文的种类 公司正式文件为“格林兰德（山西）矿业装备有限公司文 件”（以下简称“公司文件”）。 （一）公司文件常用的种类主要有： 1、决定 适用于对重要事项或重大行动作出安排。 2、规定、办法 “规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管 理措施。 “办法”适用于对某项工作或活动制定具体作法和要求。 3、通知 适用于发布规章；批转所属单位的公文；转发上级和不相 隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的 事项；任免和聘用干部。 4、通报 适用于表彰先进；批评错误；传达重要精神或情况。 5、报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议， 答复上级单位的询问。 6、请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 7、批复 适用于答复所属单位请示事项 第第 6 6 章章 33 8、函 适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽 工作、询问和答复问题，向其它业务主管部门请求批准等。 9、会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。 10、意见 适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方 征求某项工作的意见。 （二）办理例行公事与应急公务等用便函。便函不同于函， 不属于专门文种，它不同于正式公文，格式较为灵活，但也是 公文的一种。公司便函使用带有公司名称的信函纸。 （三）通知紧急事项或联系具体业务等，用传真文件。 第二条第二条 公文的格式公文的格式 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、 签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主 题词、抄送单位、公文印制版等部分组成。 （一）发文单位应写单位全称或规范化简称，联合行文， 主办单位应当排列在前。 （二）有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页 右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。字型选用 3 号黑体。 （三）紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角标 明“特急”、“急件”字样。字型选用 3 号黑体。 （四）发文字号一般包括：代字、年号、序号。发文单位 代字一般不应超过 6 个字，字型选用 3 号仿宋体。联合行文只 标明主办单位发文字号。公司部门的发文代字不得与公司发文 34 代字相混同。公司部门的发文代字规定为“格林兰德字”, 为部门名称的第一个汉字（拟定）。 公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中； 便函的发文字号标注在横线下方右侧。 （五）公文应在发文字号右侧空两格注明签发人（写作： 签发人：XXX），字型选用 3 号仿宋体。联合行文时，联合行 文单位各签发人姓名的排列顺序，应与联合行文单位的文头排 序一致。便函不标印签发人和签发人姓名。 （六）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并 准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名外，一般 不用标点符号。 转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其 它文种，可保留一级。如“转发 XX 批复的通知”；转发的文 种是通知时，为“转发 XX 的通知”。 (七)公文如有附件，应在正文之后，成文期之前注明附件 的顺序和名称。附件应在正文之后另起行空两格打印，末尾不 用标点符号。 （八）公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外， 一律加盖印章。联合发文，联合单位都应当加盖印章。联合发 文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同，并按从左至右和 自上而下的顺序排列。 （九）成文日期，以领导人签发的日期为准，会议通过的 文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名 称和通过日期。 （十）文件应当标注主题词。主题词应按公文所涉及的范 围、内容、文种的顺序标注，一般不超过五个词汇，字型选用 3 号黑标宋体。 35 (十一)公文印制版记包括公文印发（翻印）机关名称、印 发日期和份数，标注在抄送域细实线下，用一条细实线与页码 域分隔开。 文字从左至右横写、横排；用纸统一按国际标准为 A4 型， 左侧装订。 标题用 2 号小标宋体字。正文用 3 号仿宋体字，版面设 22 行，每行 28 个字。 第三条第三条 行文规则行文规则 行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定： （一）公司在职权范围内，可以对所属单位行文。 （二）公司各部门办理本部门职权范围内的具体业务，凡 符合下列条件的，可以发部门文件： 1、行文对象为公司所属单位； 2、文件所涉及的事项不需要征得其他部门同意或请公司 领导作出决定。 （三）各专业会议通知以及以部门的具体业务为主要内容 的会议纪要、转发文件、经验介绍等，应以部门名义行文；总 经理办公会议发专题纪要。 （四） 一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时， 应抄送超过的单位。向下级单位的重要行文，应同时抄送直接 上级单位。 （五）公司内部门之间对有关问题未经协商一致，不得行 文。 （六）同级单位、合作伙伴可以联合行文。 （七）请示的公文应一文一事，一般只写一个主送单位， 如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级 单位；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的 36 公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单 位。 （八）报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项 外，请示不得直接送领导者个人。 （九）公司内部重要规范性文件，须经法律顾问组会签。 第四条第四条 公文办理公文办理 （一）收文 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承 办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。 1、分办 （1）公司收文，凡需办理的，综合办公室提出拟办意见。 主管部门，重要客户和合作伙伴等单位或部门发来的文件，按 重要程度，先送总经理批示或按工作分工直接送总经理、副总 经理、总工程师、总会计师等人批示。 涉及几个部门共同办理的文件，拟办时应确定主办部门， 由主办部门协商有关部门会办。 （2）对不属于本单位职权范围或者不适宜由本部门办理 的，应迅速退回交办的部门并说明理由。 （3）各部门收到重要的或领导批示的文电，都要先经部 门领导阅批，再交承办人办理或传阅。凡涉及其他部门的问题， 主办部门应当主动与有关部门协商办理。 （4）文件除绝密和有特殊要求的传阅后收回外，其他均 由各单位保管；凡需要办理的，由主办部门办后归档。 （5）凡属公司领导和各部门传阅的文件，由综合办公室 组织传阅，有关部门均不得积压，也不得横传。 2、催办 37 （1）对重要的和有时限要求的文电，综合办公室要负责 催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文 定期催办。 （2）除综合办公室负责催办外，承办单位的领导要及时 催办，并将办理情况向有关方面反馈。 （二）（二）发文 发文一般包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、 用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。 1、拟稿 发公司文件，一律填写统一格式的发文卡片。公文正文用 打印件，用纸为 A4 型。拟稿人应按发文卡片上的栏目要求填 写清楚，并签署日期。草拟公文应做到： （1）要符合国家的法律、法规和方针、政策，符合公司 的实际情况和有关规定。 （2）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写 工整，标点准确，篇幅力求简短。 （3）人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年 月日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号；使用 简称时，一般先用全称，并注明简称；使用英文字母缩写时， 应先用中文全称并注明英文缩写。 （4）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一） ”，第三层为“1”，第四层“（1）”。 （5）必须使用国家法定计量单位。 （6）公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和 词、词组惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯 数码。 38 （7）文稿拟就后，公司发文应先由拟搞人所在部门领导 审稿，部门发文拟稿人所在处室领导审稿，并请