2.2-费用报销制度.doc

精选资料费用报销制度为规范财务管理，明确费用报销的标准、程序的办法，促进公司各部门工作的顺利沟通与开展，特别制定了本制度。一、费用控制（一）公司费用控制管理，由公司财务部根据各分公司及部门预算严格实施执行。（二）公司各部门须在年初提出费用预算，经审核批准后，按核定额度控制管理。（三）公司费用控制倡导严格的审批制度，尤其是对费用中的主要项目、新增项目、特殊开支和大笔开支，应加强实施控制。（四）公司费用控制必须开展定期分析、归集对比等，确保年度预算目标的实现。二、费用开支的授权与批准（一）费用开支的授权与批准原则：1、董事会为本公司的最高决策机构，所有涉及费用开支的重大方面，如年度预算、对外投资计划等，须经董事会讨论批准后，授权公司负责人执行。2、公司负责人根据董事会授权，负责组织实施相关的预算、计划，并对董事会负责。（二）费用开支的授权与批准的具体规定： 1、生产费用的支出：在董事会批准的年度预算范围内，由公司负责人审批签署，超预算范围的须报董事会确认。 2、管理费用的支出：根据批准的年度费用预算，由公司负责人授权责任人审批签署。对预算外费用应严格控制。 3、固定资产购置费用的支出：由固定资产使用部门提出申请，由部门领导及财务部会签后，递交常务副总经理审核，总经理审批签署，由行政部门统一采购并且做好固定资产报备。 4、对外投资项目的支出：在董事会批准的年度对外投资计划内，由财务部会签后，递交常务副总经理审核，总经理审批签署。计划外短期投资，在董事会授权的额度内，由常务副总经理审核，总经理审批签署。三、费用归口管理及报销程序 （一）费用归口管理 1、公司财务部全面负责费用控制，合理有序安排资金，确保公司正常运营。 2、工资、四金、培训费、人事招聘费、离职补偿金、员工保险、员工慰问费、员工补贴款、劳务费、佣金费、员工餐费、加班费及食品等由人力资源部统一管理。 3、办公用品、通讯费、资料费、网络费、网站费用、快递费、办理证照费、办公用品修理费、汽油费、汽车费、绿化租赁费、劳动防护品、运输费、保险费、会展费、会务费、样品费、消耗用品、交通费、业务招待费、差旅费、办公室租金、物业管理费、车位租金、电费、能源费等由公司行政部统一管理。 4、折旧费、印花税、审计律师费、资产盘盈盘亏、坏账损失等由财务部统一管理。 5、认证费、实验测试费、质保费、实验用品等费用由质量管理部统一管理。 一个会计年度初，各费用归口部门申报年度费用预算计划，经公司审核批准下达费用预算指标，各部门根据下达的费用预算额度合理安排开支，原则上不得超出预算指标。 （二）费用报销程序 1、开支各项费用时，属各部门预算内的正常支出，费用报销人按实际发生数填制报销凭证，部门负责人在凭证复核处签字，归口管理费用部门负责人在主管理部门处签字，交公司财务部审核签字，常务副总及总经理最后签字批准。 2、市外、境外差旅费等费用填制报销凭单后，先由财务部根据出差审批表及有关规定审核确认后，交公司授权责任人审批。 3、属预算外的支出，必须事先提出申请，获得公司常务副总及总经理特批后方可执行。四、有关费用报销规定 （一）业务招待费 1、业务招待费包括：招待来记客人的点心、水果、饮料等费用；宴请客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等费用；赠送客人、客户的纪念品等费用。 2、公司用于接待来访客人的点心、水果、饮料等统一由行政管理部负责购买、保管、发放及费用控制。 3、以公司名义制作的纪念品、礼品，统一由行政管理部负责订做和管理，各部门需领用时，按有关规定办理领用手续。 4、公司年末举行对外联谊活动或公司举办年会活动的费用要先提出申请，申报费用计划，由常务副总经理和总经理批准，财务部和行政管理部联合控制管理。 5、公司各部门确因工作需要，必须宴请的，按下列原则和办法办理。 提倡勤俭节约，反对铺张浪费，各部门应尽可能地控制招待费用； 限制陪餐人数，原则上陪同人员不得多于来宾人数； 严格执行公司制定的宴请标准：级 别标 准董事长、总经理来宾预算内实报实销常务副总150元/人以下副总经理100元/人以下中层管理来宾（由部门负责人宴请）80元/人以下一般管理人员及其他人员50元/人以下 中层管理来宾，必须事先填写业务招待费申请单，并经批准；如遇特殊情况，应先口头向公司领导提出申请，过后及时补办审批手续。 凡违反上述原则，未事先申请或突破申请标准的宴请，财务部有权拒绝报销并向公司领导反映。6、公司各部门全年各项管理费用预算执行情况，由财务部定期核准公布。（二）差旅费1、公司差旅费包括交通工具费、住宿费和餐费等费用。2、国内差旅费 公司员工出差，须先确定地点、任务、天数、人数及费用预算，以保证差旅费在年度预算定额内节约使用。并同时填写出差审批表报公司领导签批。 出差期限，由派遣其出差的部门负责人视工作需要核定，在限期内除患病及因事故阻滞外，不得任意延期。因公需要延期者，应事先向公司领导请示报告，不准借出差之名游山玩水办私事等。 市外出差原则上以铁路、公路等常规交通方式为主，特殊情况经公司领导批准后可乘坐飞机。 公司出差人员按规定乘坐以铁路、公路等常规交通工凭相应票据据实报销。 公司董事长、总经理出差，各项费用实报实销。其他人员出差，住宿费在规定标准以内的，按住宿发票实报实销，超过规定标准的部份由本人自负；除公司高层管理人员外，其他人员同性别两人以上出差，须合并住宿。级 别甲级地区住宿标准乙级地区住宿标准丙级地区住宿标准董事长、总经理预算内实报实销预算内实报实销预算内实报实销常务副总经理500元/间/天400元/间/天350元/间/天副总经理450元/间/天350元/间/天300元/间/天中层管理人员300元/间/天200元/间/天150元/间/天一般管理人员及其他人员200元/间/天120元/间/天80元/间/天注：1. 甲级地区指直辖市、省会及沿海城市 2. 乙级地区指地级以上城市 3丙级地区指县级市 出差人员补贴标准：总经理及常务副总经理属年薪制，不享受出差补贴。中层管理人员及副总，每人每日给予出差补贴50元；一般管理及以下人员，每人每日给予出差补贴30元。出差补贴包括在外地的市内交通费和伙食费等（可凭交通费和餐费等发票在此范围内报销，不报销费用的也可作为出差补助直接领取现金）。 出差前需要预借差旅费的，须经公司领导批准，出差后一周之内填具费用报销单并附上公司领导出差前签批的出差审批表，经授权领导审核签字方可报销，手续不全者不予办理。 职工外地出差发生的宴请费，原则上应按公司制定的宴请标准于出差前申请；特殊情况应事前口头请示，回单位后补办手续。3、国外出差 奉派出国人员应就出国目的、任务、日程、所需经费等事项提出“出国计划书”呈公司领导，核准后始得办理出国手续。 出国人员的“出国计划书”经核准后，应填写出差审批表经批准后向计划财务部申请旅费外汇。国外出差旅费报销标准因不同国家而定，由本人提出申请，财务部负责对比当地生活水平标准，最后由公司领导审核。 出国人员因公交际应酬费用需要经公司领导核准。 出国人员在国外必要的长途旅行，应以规定的路程为限，如有规定以外路程的交通费，须递交公司领导特殊审批。 公司长期（三个月以上）派驻外人员，在驻外期间的待遇，按其地区的生活水准及由公司提供的其他设施等由人力资源部会同财务部共同拟定标准呈公司领导批准后实施。 如有违反规定虚报旅费情况，一经发现，视情节轻重予以惩处。4、公司各部门人员国内外出差需订购机票的，要提前告知公司行政管理部，由行政管理部统一订购。公司行政管理部门可与航空公司、酒店签订长期合作合同，以获得优惠的折扣。5、公司除遇紧急事务、购较重货品、特殊路程等情况，一般性公务出差，公司不予派车。6、员工在工作所在地行政区域内办理公务不视为出差。 （三）办公费 1、办公费包括：办公用品、办公耗材、办公设备以及办公设备的维修保养等。 2、办公用品包括计算器、文件夹、笔、本、装订物品等与日常办公相关的物品。办公耗材包括硒鼓、碳粉等办公设备配套消耗品。3、办公用品以及办公耗材的购买、发放、记录、保管由行政管理部统一管理。购进的办公用品，行政管理部的管理人员验收合格后办理“入库”手续，填写“入库单”。月末将当月购入的办公用品入库单及当月办公用品领用表交财务部。4、因特殊原因由使用部门直接购买的，必须在办理出“入库”手续后方可凭发票报销。5、办公设备包括办公电脑、复印机、打印机、传真机等。办公设备的购买需由行政管理部门提前填好请购单，由公司领导审批后方可购买；凭办公设备发票以及请购单据实报销。公司职工申请领用办公设备，需填写办公设备领用单，交付行政管理部门方可领用；新入职员工到岗前，由人力资源部填写IT系统信息单，交付行政管理部安排给新员工提前配置电脑等物品。行政管理部门做好办公设备的登记与管理工作。6、行政管理部对于价值超过2000元的办公设备，应做好固定资产台账，并通知各部门做好验收工作。7、办公设备的维修保养，行政管理部应提前确定合同，做好合同流转单以及付款凭单，由常务副总经理及总经理审批后，凭付款凭单以及发票交付公司财务部支付。对于日常办公设备的维修应及时作出相关处理，凭维修发票据实报销；行政管理部应做好费用的监督与控制以及对于办公设备保养的监督，定期通知维修单位对办公设备进行保养。（四）通讯费1、公司的固定电话费及网络费报销由行政管理部门统一填写报销单。2、通讯费的补贴标准（最高报销上线，并提供相应电话账单）： 董事长、总经理：按上限不超过2000元/月 常务副总经理：按上限不超过1000元/月 副总经理：按上限不超过600元/月 中层：按上限不超过300元/月 特殊岗位等：按上限不超过100-200元/月据实报销（具体数额由相关部门与行政管理部共同确定）。3、报销人须提供原始单据，交行政管理部门统一办理报销手续。 （五）交通费 1、办理一般事务且市内路程较短的外出，应以共公交通为主，交由部门领导签字到财务部报销。 2、公司车辆无法安排，重要事项经部门经理同意后，可以乘坐出租车。报销时须在发票上写明出发地、目的地。 （六）车辆使用费 1、车辆使用费包括汽油费、停车费、车险费、养路费、维修保养费、审验费及其他相关费用。 2、公司的车辆使用费用由行政管理部管理。汽油费、路桥费、停车费等由行政管理部门根据里程表、加油时间、加油数量、用车记录进行复核，经行政部经理签字验核，月末交财务部车辆油耗结算表。车辆维修保养前须提交“送修单”，说明维修保养原因和预计费用。报销时需提供发票和详细费用清单，由行政管理部负责人签字验核。 3、公司职工使用公司车辆，须先确定地点、任务、时间、随同人员，提前一天（紧急情况除外）填写用车申请表报行政管理部门。司机凭用车申请表出车，并在表单上面注明本次出车公里数，交给公司前台整理。职工使用公司车辆，先由派遣其工作的部门负责人签字，出车期间应合理搭配完成工作任务，不准借因公出车之名办私事等。 4、由于驾车违章所产生的行政罚款等费用一律由驾车人自负。（七）外租房屋费用 为保障公司高管层的住宿问题得以解决；公司经商议后决定；以公司名义在公司周边租赁住房供公司高管层居住；水费、电费、物业费等其它费用由居住者自己承担，公司结合当地的实际情况支付租房费用（保姆费用公司承担一半）。若高管层对租房有特殊要求，公司可以结合当地的租房费用标准给予入住员工一定的住房补贴，由高管层自行解决住房问题。其他因住房而产生的费用如（水费、电费、物业费）等公司不再给予额外补助，均由住房者自己承担和均摊。