施工企业合同管理制度

.施工企业合同管理制度 合同是公司与外界交往的依据和纽带，是公司利益的载体，为规范合同管理，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法等有关法律法规，结合公司的具体情况，制定本流程。1 内容与适用范围1.1 本制度规定了公司合同管理的职责、审核签订权限、管理程序等内容。1.2 公司各部门应根据本制进行合同管理。2 管理职责2.1 公司人事行政部是公司合同管理的主管部门，负责合同的签订、履行、变更、终止等过程中的协调、指导及检查，具体职责如下：2.1.1 制订、执行公司合同管理制度及相关业务的标准流程，促进公司合同管理的标准化、制度化。2.1.2 审核部门合同管理细则，保障其规范性、严密性、可行性。2.1.3 通过培训、咨询等形式宣传相关法律法规及合同签订技巧，提高公司整体法律运用水平及法律意识。2.1.4 建立合同履行信息反馈机制，定期或适时检查业务部门签订、履行合同情况，提供总结意见和建议，预防纠纷或对可能的纠纷制定妥善应对方案，制止不符合法律、法规及违背公司利益的合同行为。2.1.5 拟定经常性合同范本条款，提供合同及相关补充协议标准文本，保障合同起草的规范性、合法性及效率。2.1.6 代表公司组织有关部门及人员参与对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼等活动。2.2 公司各合同使用部门部门作为合同管理实施单位，其具体职责如下：2.2.1 根据公司业务情况制订合同管理细则。2.2.2 指定专人负责部门合同管理，明确其职责。2.2.3 合同应接受公司法律顾问业务指导，并经公司法律顾问审核合格，遵守其规章制度和业务规程。2.2.4 负责签订、变更合同，应在签订、变更前，必需报公司法律顾问审核，审核合格方能签订。2.2.5 在履行合同中，应每月填写合同履行台帐，据实记录合同履行进展情况。2.2.6 按照合同归档范围向财务部移交合同备份原件及履行过程中的相关文件资料。2.2.7 接受公司法律顾问对合同签订、履行、存档等情况的检查。2.2.8 配合公司法律顾问组织的仲裁、诉讼等活动，根据其要求收集、提供相关证据资料，以顺利解决履行过程中的纠纷。2.3 其它部门2.3.1 公司所有业务都必须在开展前签订书面合同，公司财务部应根据已签订生效的合同进行款项收支，不得超前预支款项。2.3.2 印章主管人员在加盖合同专用章前，应检查是否通过合同审核流程，是否已经按照审定人意见完成修改。并按公章管理制度执行。3 工程合同文本的起草3.1 工程合同文本由主办部门起草。3.2 对于主体工程总包合同必须具备以下附件：3.2.1 甲供、甲控材料清单及限价3.2.2 签证变更管理规定3.2.3 现场文明施工管理规定3.2.4 招标文件及中标文件3.2.5 施工安全协议3.2.6 保修协议3.3 工程合同文本应规范化，对于非国家标准合同文本的合同，要根据经济合同法，具备以下主要条款：3.3.1 标的(指工程项目、货物、劳务)；3.3.2 数量和质量；3.3.3 结算方式；3.3.4 价款或酬金；3.3.5 付款方式；3.3.6 履行的期限、地点和方式；3.3.7 违约责任；3.3.8 根据法律规定的或按经济合同性质必须具备的条款，以及当事人一方要求必须规定的条款等。3.3.9 材料、设备采购合同中必须载明：因供货商供货不及时或质量、数量等对工程进度、工程质量造成影响和损失的，供货商必须承担索赔责任。3.4 在签订合同前应按公司的有关规定进行招投标，并向竞标单位出示本公司的承包商须知、工程保修协议书、施工安全协议、施工现场文明工地管理规定、作为合同附件双方进行签字确认。在进行设计招标时，应明确所设计项目的工程概算，一般情况下应做到限额设计。4 合同的审核4.1 合同审批流程实施人起草合同人事行政部主任审核招投标总监审核技术部总监审核公司财务总监审核法律顾问审核公司总经理审定。4.2 审核职责4.2.1 实施人起草合同：确定对方资信条件、草拟合同文本、保证合同内容符合业务流程需要。并填写合同会签审批表；4.2.2 人事行政部主任审核，按照公司合同的格式要求，对合同的格式上进行审核，并在合同会签审批表上签上意见和签名；4.2.3 招投标总监审核：确定公司资质，成本预算、工程的可行性进行审核，并在合同会签审批表上签上意见和签名4.2.3 技术部总监审核，技术标准、专业协调性等。并在合同会签审批表上签上意见和签名4.2.3 财务总监审核：确认合同付款条款符合财务要求、时间符合业务部门预算及公司资金状况。并在合同会签审批表上签上意见和签名；4.2.4 法律顾问（人事行政部协调）审核：确定合同内容的合法性、严密性及法律可行性；4.2.5 总经理审定：综合评价各审核部门意见，决定合同的执行与否。并在合同会签审批表上签上意见和签名。4.2.6 经办人将审核完毕并执行的合同进行统一，（在本部门和人事行政部各保留一份电子版）打印后，公司必需有两份合同原件，填写用章审批表和已经签名的合同会签审批表一起进行签名和盖章。5 公司内合同存档管理与签订要点5.1 合同编号，编号依次由公司、部门、签订日期、序号四个部分组成。5.1.1 公司为SH5.1.2 部门编号如下：编码部 门A总经理办公室B市场部C招投标部D工程部E技术部F财务部G人事行政部H其他5.1.3 签订日期：如：工程部在2017年8月18日签订的合同，前面编号应为“SHD20170818”。5.1.4 序号，以两位数显示： 如：工程部在2017年8月18日签订的第二份合同，编号应为“SH-D-20170818-02”。6 使用公司资质的合同管理流程6.1 合同编号，编号依次由我公司、项目所在省市、使用方名字、签订日期、序号五个部分组成。6.1.1 公司为SH6.1.2 项目所在省市： 如：广东省汕头市，编号为GDST6.1.3 使用方名字 如：刘文武，编号为LWW6.1.4 签订日期：如：在2017年8月18日签订的合同，前面编号应为20170818。6.1.5 序号，以两位数显示： 如：在2017年8月18日签订的第二份合同，编号应为“2017081802”。6.1.6 案例：广东省汕头市人刘文武，在在2017年8月18日使用公司资质签订的第二份合同编号为：SH-GDST-LWW-20170818-026.2 审核流程6.2.1 合同审批流程合作方起草人事行政部主任审核招投标总监审核技术部总监审核公司财务总监审核法律顾问审核公司总经理审定。6.2 2 审核职责6.2.2.1 合作方起草：确定对方资信条件、草拟合同文本、保证合同内容符合业务流程需要。并填写合同会签审批表；6.2.2.2 人事行政部主任，按照公司合同的格式要求，对合同的格式上进行审核，并在合同会签审批表上签上意见和签名；6.2.2.3 招投标总监审核：确定公司资质，成本预算、工程的可行性进行审核，并在合同会签审批表上签上意见和签名；6.2.2.4 技术部总监审核，技术标准、专业协调性等。并在合同会签审批表上签上意见和签名6.2.2.5 财务总监审核：确认合同付款条款符合财务要求、时间符合业务部门预算及公司资金状况。并在合同会签审批表上签上意见和签名；6.2.2.6 法律顾问（人事行政部协调）审核：确定合同内容的合法性、严密性及法律可行性；6.2.2.7 总经理审定：综合评价各审核部门意见，决定合同的执行与否。并在合同会签审批表上签上意见和签名。6.2.2.8 经办人将审核完毕并执行的合同进行统一（在本部门和人事行政部各保留一份电子版）打印后，填写用章审批表和已经签名的合同会签审批表一起进行签名和盖章。公司财务保存原件。7 财务部存档，原则上由具体执行付款的财务部留存原件。7.1 财务部要建立合同台帐，及时做好存档记录，以便有关人员随时查询合同的签订与履行情况。7.2 合同归档范围：7.2.1 合同原件；7.2.2 预算、结算报告；7.2.3 招投标文件；7.2.4 履行会议纪要及来往信函；7.2.5 合同履行过程中的重点事项记录；7.2.6 合同成果报告；7.2.7 法定代表人证明书；7.2.8 承包商须知；7.2.9 工程保修协议书；7.2.10 施工安全协议；7.2.11施工现场文明工地管理规定；7.2.12 合同会签审批表；7.2.13 用章审批表；7.2.14 法人授权委托证明书。7.2.15 合作协议书7.2.15 资质使用者的身份证复印件（签名和右手食指印）8 合同履行情况的检查8.1 公司人事行政部和法律顾问应该对合同履行情况进行随时检查，公司各部门应在每月5日前向公司人事行政部提交公司合同签订履行台帐并附公司合同履行完毕情况总结表。8.2 公司相关部门有义务针对其它部门未能按规定进行合同管理的情况造成损失的情况报送公司人事行政部和法律顾问。8.3 公司人事行政部和法律顾问应建立合同签订情况台帐，监控、总结合同履行情况，并提供相关建议和意见报总经理。9 合同纠纷的处理9.1 部门在履行合同过程中如发生纠纷，在协商阶段即应书面报送公司公司人事行政部和法律顾问。9.2 公司法律顾问应根据纠纷具体情况在两日内提出处理建议及注意事项；情节严重并可能影响相关部门业务进程的，公司法律顾问应通报相关部门，以采取预防措施。9.3 对经协商无法解决的纠纷，经公司总经理批准后，由公司法律顾问组织起诉或仲裁。9.4 合同纠纷涉及的相关部门应及时向公司法律顾问提供下列证据原件，并根据公司法律顾问的要求及时补充：9.4.1 合同文本原件（包括变更、解除合同的协议、电报、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书，介绍信及其他有关资料等）。9.4.2 送货、提货、托运、验收、发票等有关票证票据。9.4.3 货款的承付、托收凭证、有关财务账目。9.4.4 产品的质量标准、封样、