某公司文书管理办法

公司文书管理办法第一章 总 则第一条 为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公司公文办理的质量与效率，根据公司管理实际，特制定本管理办法。第二条 公司公文是公司颁布规章制度、指导和洽谈工作、请示和回复问题、报告情况制定计划、交流总结经验、记载活动的重要工具。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、 整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精密、高效的原则，做到及时、准确、保密、安全。第五条 公司总经理办公室是公文处理的综合处理部门。第二章 公文种类第六条 公文分类根据公司需要，方便管理与识别，将公文分为五大类：一、一类公文：指红头文件，主要用于公司下发各种正式的规章制度、通知、决定、指示、决议、通告以及向上级相关单位送达或传递的请示、报告、意见、通报等公文。一类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其它部门一律不得自行向上、向下或对外印发此类公文。二、二类公文：指红头公函，主要用于公司与平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作、询问和答复问题所使用的正式公文。二类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其他部门因工作需要可通过总经理办公室印发此类公文。三、三类公文：指对外非红头公文，主要用于公司或各对口部门与外部相关单位之间，不用红头文件、公函形式传递的各种公文。三类公文均由拟文部门负责印制、发送、保管，办公室负责指导、修正。四、四类公文：指内部非红头公文，主要用于各部门在公司内部向上级领导汇报工作或与部门之间传达工作信息而不用红头文件、公函形式传递的各种文件。五、五类公文：指部门拟定的各种规章制度及工程标书、合同等公文。第六条 公文版式制定标准一、公文格式公司行文统一使用统一格式和标准版头。二、文头部分由文件版头、发文字号、横格线组成。三、行文部分由文件标题、主送机关、正文、结束语、附件、落款、成文时间、印鉴组成。四、文尾部分由主题词、抄报抄送、打印校对、印发部门日期组成。五、公文排版：（一）公文文字一律从左到右横写横排。（二）使用字体：文件标题2号黑体加粗，主题词3号黑体，正文及其它四号宋体。六、页面设置（一）一类和二类公文页面设置为：上、下边距为25。4，左边距为28，右边距为26。（二）三类、四类、五类公文页面设置原则上为电脑自动默认设置，即：上、下边距为25。4，左、右边距为31。7。装订要求：一类和二类公文必须在左侧上下双钉匀称装订；三类、四类和五类公文可根据版面装订。上边距为37，下边距和左、右边距均为27，行距1。5倍行距。七、使用纸张公文用纸：除单位特殊要求外，各类公文均采用国际标准A4型（210*297）打印纸（或复印纸）。八、序号排列层次“一、”、“（一）”、“1、”、“（1）”。第三章 发文程序第七条 公文发文程序为：拟稿、核稿、送审、样稿、传阅、签发、打印、发文、归档等。一 拟稿。根据公司工作需要和领导的意见，由主办部门指定专人草拟文稿。草拟文稿必须从公司整体工作角度出发，不抵触法律法规，操作性强，文字精炼，避免出现差错与语义分歧，标点符号要正确。二 审核。文稿拟就后，拟稿人填写“公司发文用纸”，详细写明文件标题、附件名称、发送范围、抄送单位、印刷份数、密级、拟稿单位与拟稿人等；然后附同草稿一起送交部门经理(对文稿内容、质量负责)审核。三 送审。主办部门领导审核后送主管总经理或总经理，由主管总经理或总经理对草稿的条文进行修正。四 样稿。领导核正后，由主办部门送至总经理办公室，由办公室文秘打印出样稿，办公室主任签署处理意见后，办公室文秘送至相关领导签批意见。五 传阅。办公室文秘根据领导签批的意见对拟发文件进行相关部门的传阅。六 签发。经传阅后的文稿由办公室负责整理并报送总经理签发。七 打印。总经理签发后的文稿由办公室文秘负责统一编号、打印初稿，拟稿人负责校对并在发文用纸上签名；核定后由办公室文秘负责印刷、装订、登记和发文。八 用印。除会议纪要外，所有对外发出的文件都应由总经理办公室加盖公司印章，并做好登记、签收手续。对印刷质量不好的文件，印信管理员有权拒绝盖印。九 归档。公司所有发文，拟文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本一份送办公室档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。第八条 分发原则。分发公文应做到准确、迅速、安全、保密，并严格履行登记手续。发送公司各部门和各分（支）机构的公文，一般采用电子文档形式，由办公室复核编拟后通过电子邮件发送。由部门起草对外发送的文件，由主办部门寄送并报办公室备案。第四章 收文管理 第九条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。公司收文处理由办公室负责。各分支机构收文处理由各机构综合内勤负责。公司各部门要明确负责收文处理的人员。第十条签收、登记。收到公文后，办公室经办人员必须严格办理签收、登记手续。（一） 凡注明公司有关部门收，签收、登记后直接交有关部门处理，并办理部门签收手续。（二） 其他公文一律交由总经理办公室人员拆封、登记、办理。第十一条 审核、拟办、批办（一） 审核。对收到的各分支机构报送的需办理的公文，办公室公文管理人员应当及时审核。审核的重点是：是否应由本级公司办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。（二） 拟办。对行业协会、地方政府有关部门等上级单位的来文，办公室公文管理人员应及时提出拟办意见送公司领导批示；对各分支机构报送的公文经审核对符合本办法规定的公文，总经理办公室公文管理人员应及时提出拟办意见送呈公司领导批示。对不符合本办法规定的下级公文，经领导批准后，可以退回呈报单位并说明理由。（三） 批办。办公室根据公司领导批示及批办要求，及时将公文送达阅办部门负责人签阅，并同承办部门负责人履行好文件移交登记手续，对需要两个以上部门办理的事项，应明确主办部门；对紧急和重要公文，要提出办理要求，明确办理时限。第十二条 承办。承办部门收到交办的公文后，应当抓紧办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的应及时向有关部门或机构说明情况。特急件要求随到随办，当天之内办完；紧急件要求在三个工作日办完；一般文件应在五个工作日内办完。来文来电有办理时限要求的必须按要求办理完毕。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应及时退回总经理办公室并说明理由。第十三条 在公文办理中有涉及其他部门职权的事项，承办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，承办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导协调或裁定。第十四条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人如对主批人签署的意见无异议，可圈阅并视为同意；没有请求事项的圈阅即表示已阅至知。第十五条 催办。（一） 送领导批示或者 交有关部门办理的公文，办公室和各机构公文管理人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。（二） 承办人员对不能及时处理或答复的文电，应当先以电话、便函等形式主动与对方沟通情况，说明原因；需延时处理的必须经所在部门领导批准，不得无故延误。（三） 对重要文件应及时了解和反馈执行情况。第五章 公文管理第十六条 公文由办公室或各分支机构公文管理人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。第十七条 各级分支机构应当建立健全本机关公文处理的有关制度。第十八条 对上级单位（机关）制发的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司总经理或公文管理部门负责人批准后，可以翻印。翻印时应当注明翻印的机关、日期、分数和印发范围。第十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。第二十条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第二十一条 对秘密公文的管理，应当严格按照保密管理相关要求执行。传递带密级的公文，必须采取保密措施，确保秘密安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，文件须设置密码，绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。转发带密级的文件，应注明相应的密级和期限。在一般发文中，不得直接引用绝密文件的标题、文号、日期和内容。销毁秘密公文应当到指定场所，由2人以上监销，确保不漏销，不丢失。对销毁的级以上的公文应当进行登记。第二十二条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交有关档案部门。员工调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第二十三条 公司各类公文在未经批准的情况下，不得扩大传阅范围和随意复印，不得外泄到其他单位。附 则第二十四条 各分支机构应根据本办法结合自身实际制定实施细则，并报总公司办公室备案。第二十五条 本办法由总公司办公室负责解释和修订。第二十六条 本办法自发布之日起施行。印鉴管理制度第一条 全公司的公章、介绍信制发、公章档案的建立分别由、负责。第二条 发给各部门的印章及业务专用章,由各单位负责人和专职业务管理,应分别对所管印章使用的严肃性、正确性负责。第三条 公章的销毁,必须经董事长（总经理）批准,有两人以上监销并做好登记。第四条 各部门出差人员需开具介绍信,必须按出差管理的有关规定分别由部门负责人或主管领导签字。印信管理人员在盖章前,必须认真审核用信用章手续是否完备。若手续不全,用印、用信领导批准不符或与政策相违背,印信管理人员有权拒绝办理。第五条 严禁开具空白介绍信。用便函开出的证明必须一式两份已备存查。第六条 印信应严加保管,如有失职、差错、丢失或违章乱用,一经发现,需追查有关人员的责任并按章惩处。 企业用印申请单编号：2012- 日期： 年 月 日申请部门申请人用印事由拟用印鉴 公章 合同章 其他： 批准人部门经理办公室主任财务总监总经理 注：本单由办公室管理。 企业用印申请单编号：2012- 日期： 年 月 日申请部门申请人用印事由拟用印鉴 公章 合同章 其他： 批准人部门经理办公室主任财务总监总经理 注：本单由办公室管理。企业报刊、邮件、函电收发制度第一条 全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由收发室负责收发第二条 外发函、电要求 1、各部门因公需外发函、电,经办人员应根据及时将文件发出，对于需要保密的文件要做好保密措施。2、对于公司内部规章制度类文件的外发，在发出时要填写登记表。第三条 报刊订购与收发 1、报刊订购 (1)订购时间:半年全年(2)订购手续:不论单位和个人,均需先到收发室查阅报刊目录,再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价,确认无误后,当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外,尚须填写报刊分发清单,详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。 2、报刊收发 (1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点,发现有差错应及时登记并要求补缺、退余 (2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发,不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为1小时,任何人不得进入收发室。(3)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电、领取时,要对照分发清单点核实签名,发现差错,应当面向收发员提出增补退换要求,并进行差错登记。当面未提出,则视为分发无差错。 第四条 收发员应坚守工作岗位,节假日、星期日应有人值班,休星期日应采取换休形式。第五条 收发室内外应经常保持整齐清洁。 第六条 收发室由行政部门负责管理,其工作质量由行政部门进行检查、考核、并承担责任。登记表日 期内 容寄送地址收件人备 注公司档案管理制度第一章 总则第一条 为了规范公司档案管理，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司及所属各单位档案管理。第二章 档案管理机构的设置及基本要求第三条 档案划分及管理部门一、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。二、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。第四条 各部门资料管理一、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。二、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理办法，实行统一的标准分类管理。三、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。第三章档案保管第五条 档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。第六条 档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。第七条 要确保档案的完整，破损的档案文件要进行修复处理。第八条 档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。第九条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。第十条 公司档案的分类：一、计划性文件资料：包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作计划等。二、批示性文件材料：包括公司各类标准、指标，如考核标准，计划指标等；公司生产经营过程中的各类命令、工作指示、调度命令等。三、法规性文件：包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部档案管理制度的各类规章制度。四、公司重大决议：包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。五、总结性文件：包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。六、凭证性材料：包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。七、汇报性材料：包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等。八、劳资人事资料：包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。九、调研性资料：包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。十、声像制品资料：包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。十一、证件性文书资料：包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。十二、馈赠性资料：包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。第十一条 档案的收集一、凡属本档案管理制度第十条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，交到办公室统一归档，每年归档一次；会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。二、银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。三、各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。四、公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。五、凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。第四章、归档及保存年限第十二条 归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内目录。第十三条 归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。一、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）公司规章制度（10）其他经核定须永久保存的文书二、10年保存：（1）预算、决算书类（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保存10年的文书三、1年至5年保存：（1）期满或解除之合约（2）其他经核定保存5年的文书四、1年以下暂时保存：（1）结案后无长期保存必要的资料。第十四条 归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正文与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 第五章、档案日常管理第十五条 档案密级与借阅审批权限一、绝密：一级，保密内容的核心部分。包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密的，一旦泄密会使企业遭受严重危害和重大损失的。必须总经理以上级别审批才能借阅。二、机密：二级，保密内容的重要部分。包括在一定时期、一定范围内需要保密的，一旦泄密会使企业遭受较大危害和损失的。须总经理室成员、工管中心主任室成员以上级别审批才能借阅。三、秘密：三级，保密内容的一部分。一旦泄露会使企业遭受一定危害和损失的。须经主管部门经理以上级别审批才能借阅。四、内部：四级，没有公布于社会的文件，只限于内部有关人员使用借阅。第十六条 借阅手续：一、各部门经办人员因需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅单向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。二、档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。三、档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。四、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。五、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。六、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。第十七条 移交手续：一、需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。二、档案移交登记表需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、接收方签章、移交时间、移交原因。档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。第十八条 销毁手续：一、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。二、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁登记表，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁登记表需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、销毁时间。档案销毁登记表需永久保管。三、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在进行项目建设的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。四、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。五、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。第十九条 保密一、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，任何无关人员未经许可不得入内。二、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。三、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。第六章、附则第二十条 本制度最终解释权、修改权归融信企业办公室，第二十一条 本制度从发布之日起实施。附表档案员职责1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按卷宗大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。6、每年进行一次档案清理，编制或更新文件索引，以便查找。档案借阅申请单姓名职务部门所借档案借阅时间借阅原因部门领导档案负责人档案借阅申请单姓名职务部门所借档案借阅时间借阅原因部门领导档案负责人档案借阅申请单姓名职务部门所借档案借阅时间借阅原因部门领导档案负责人档案销毁申请单销毁档案目录销毁原因销毁时间申请人档案负责人意见档案销毁申请单销毁档案目录销毁原因销毁时间申请人档案负责人意见档案销毁申请单销毁档案目录销毁原因销毁时间申请人档案负