员工劳动合同管理制度

.人事管理制度 员工劳动合同管理制度发布日期：2014515 实施日期：2014515 员工劳动合同管理制度第一章 总则一、目的为加强公司的劳动合同管理，维护公司和员工的合法权益，构建和谐稳定的劳动关系，进一步增强员工的归属感与凝聚力，根据中华人民共和国劳动法、中华人民共和国劳动合同法等法律法规，并结合公司的实际情况，制定本制度。二、适用范围1、依法与（以下简称公司）签订劳动合同，形成劳动关系的员工，适用本制度。2、实习人员等部分非劳动用工关系人员的劳务合同参照本制度执行。三、职责1、办公室依法负责本制度的制订、修订、解释工作。2、公司职工代表大会依法对本制度进行讨论、通过。3、各部门依照本制度规定实施劳动合同管理，履行各自应有的职责。第二章 管理规定一、劳动合同的订立及续签规定1、凡进入公司工作的劳动者，公司依法与之签订劳动合同。2、劳动者签订劳动合同须年满16周岁，且具备履行劳动合同义务的行为能力。3、签订劳动合同前，公司应严格审核劳动者的各项资格条件，包括法定年龄、身体状况、精神状态等。不得录用16周岁以下的劳动者，如录用1618周岁的未成年劳动者，不得安排从事繁重体力劳动岗位或危险性岗位，并应当对其定期进行健康检查。劳动者应如实说明本人的真实情况。4、不得扣押劳动者的身份证、学历证书、职业资格证书等各种证件，不得要求劳动者提供担保或收取财物，不得变相收取财物。5、除与应届大中专毕业生签订劳动合同外，签订劳动合同前应要求劳动者提供与原工作单位解除或终止劳动合同的证明。如无法提供，则要求其书面说明自身劳动合同签订情况（附件1）。不得录用与其他用人单位保持劳动关系的劳动者。6、自确定录用之日公司应向劳动者发放签订劳动合同通知书（附件2）和录用通知书并要求劳动者签字确认，劳动者应按签订劳动合同通知书规定的时间、地点和要求亲自签订劳动合同。公司与劳动者均有义务要求对方最迟在用工之日起一个月内完成劳动合同签订工作。7、签订劳动合同时，公司须将录用条件（附件3）以书面形式告知劳动者并要求其签字确认，作为劳动合同的附件。录用条件应客观具体、可操作性强。8、劳动合同应由劳动者本人亲自签订，不宜采用通过邮件发放或由劳动者带回签名后再上交等易导致他人代签的做法。严禁任何人替劳动者代为签订劳动合同。9、签订劳动合同须在劳动合同管理人员的监督下进行。劳动合同管理人员须仔细审核填写完毕的劳动合同文本，包括起止时间、试用期、劳动报酬、工作地点、员工签名、签约日期等信息。一旦有误，须重新签订。10、劳动合同文本应交付劳动者本人一份，公司留存一份。公司应制作劳动合同文本发放签收表并要求劳动者亲自签名确认，严禁代签。同时妥善保存劳动合同文本以备有关部门检查。11、劳动合同期限首签一般为三年，也可与劳动者协商后确定劳动合同期限，如果超过三年应报公司审批。劳动合同可约定试用期，具体期限可参照劳动合同法第十九条的规定。同一用人单位与同一个劳动者签订劳动合同只能约定一次试用期。12、试用期满前十五日，公司应依据录用条件组织试用期考核，填写试用期考核表（附件4）并按业务程序规定进行操作。13、公司与员工签订两次固定期限劳动合同后或员工在公司连续工作满十年，续签劳动合同时，除员工提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。14、公司应在员工劳动合同期满前四十五天内组织续签劳动合同的考核工作，由员工本人及其所在部门填写续签劳动合同考评表（附件5），所在部门需填写续签劳动合同考评汇总表（附件6），并按业务程序规定进行操作。与其续签劳动合同的，应提前三十日向员工发放续签劳动合同通知书（附件7），并在劳动合同期满前十日内完成劳动合同续签工作。二、劳动合同的履行与变更规定1、公司与员工应当按照劳动合同的约定，全面履行各自的义务。2、公司与员工协商一致后可以变更劳动合同的有关条款。除国家法律允许外，任何一方不得单方变更劳动合同。变更劳动合同应采取书面形式（附件8），双方各执一份。变更部分条款的劳动合同，未作变更的条款仍然有效。3、公司变更名称、法定代表人、主要负责人或者投资人等事项，不影响劳动合同的履行。公司发生合并或者分立等情况，原劳动合同继续有效，劳动合同由承继其权利和义务的公司继续履行。4、在劳动合同期限内发生劳动合同变更情形的，公司应及时与员工办理劳动合同变更手续。员工工作岗位调动时，公司发出的调动通知书或调令经员工签字确认后，（岗位变动表）可以作为劳动合同变更的依据。三、劳动合同的解除和终止规定1、公司与员工协商一致，可以解除劳动合同。2、公司根据劳动合同法第三十九条规定单方解除劳动合同的，可立即发出解除劳动合同通知书（附件9）。被解除劳动合同的员工应在解除劳动合同通知书规定期限内办理工作交接及离职手续。3、公司根据劳动合同法第四十条规定单方解除劳动合同的，应提前三十日发出解除劳动合同通知书通知员工或者额外支付员工一个月工资后解除劳动合同。提前三十日书面通知员工解除劳动合同的，应将解除劳动合同通知书送达员工本人签收，或将解除劳动合同通知书以EMS快递方式邮寄至员工在劳动合同上填写的送达地址，且在EMS上的“内件品名”中标注“解除劳动合同通知书”。被解除劳动合同的员工，应在解除劳动合同通知书送达后二十日内办理工作交接及离职手续。额外支付员工一个月工资解除劳动合同的，可立即将解除劳动合同通知书送达员工本人签收，员工应在解除劳动合同通知书规定期限内办理工作交接及离职手续。4、公司与员工解除劳动合同的，须做好被解约员工相关违纪、失职、欺诈、犯罪、双重劳动关系、考核不合格、培训换岗、病假证明等证据的收集工作，并妥善保存。5、公司依照有关规定单方解除劳动合同，应当事先将解除劳动合同理由通知工会，并由工会签字后存档。工会有异议的，可以提出。公司应当研究工会意见，并将处理结果书面通知工会。6、员工依据劳动合同法第三十八条规定解除劳动合同的，应及时书面通知公司，并在三日内办理工作交接及离职手续。7、除依据劳动合同法第三十八条规定解除劳动合同外，员工应提前三十日（试用期应提前三日）向公司提交辞职报告（附件11），可以解除劳动合同，并在劳动合同解除日期前二十天内（试用期两天内）办理工作交接手续和离职手续。9、劳动合同解除后，公司应向员工出具解除劳动合同证明（附件12）。解除劳动合同证明应一式两份，一份交付员工，一份由员工签收后公司留存。10、劳动合同到期并且未续签的，即依法终止，但法律另有规定的除外。公司应提前三十日向员工发放终止劳动合同通知书（附件13）并要求员工签收或以EMS形式邮寄送达，员工应在终止劳动合同通知书规定期限内办理工作交接和离职手续。劳动合同终止后，公司应向员工出具终止劳动合同证明（附件14）。终止劳动合同证明应一式两份，一份交付员工，一份由员工签收后公司留存。11、劳动合同解除或终止后，公司应在十五日内将员工人事档案转移到（当地人事局）员工提供的人事档案转移地址。如员工未及时提供人事档案转移地址的，则转至员工的户口所在地。第三章 业务程序一、劳动合同管理流程1、签订劳动合同：由办公室统一组织面试、录用工作，公司审批同意录用后，办公室应在发放录用通知书的同时发放签订劳动合同通知书并要求员工签字确认。员工应在签订劳动合同通知书规定的时间和地点亲自签订劳动合同。2、信息审核与导入：劳动合同签订完毕，办公室负责审核劳动合同文本填写信息，如有错误，应立即组织重新签订。审核完毕后办理加盖公司公章、合同编号、信息导入EHR系统等事项。合同编号规则为“公司简称年份编号顺序编号”，如“武汉恒枫饮料08001”。3、劳动合同文本移交：劳动合同文本有关事项办理完毕后，应在十五日内将劳动合同文本移交员工部门，由部门负责交付员工本人一份，一份公司存档。4、试用期考核：办公室应在劳动合同试用期满前十五天内组织试用期考核并将考核结果报公司审批。考核不合格的人员按照解除劳动合同的程序办理相关手续。5、变更劳动合同：员工工作地点、工作内容等有关信息发生变动时，办公室办理劳动合同变更和劳动合同变更协议签订手续，并将劳动合同变更协议一份交付员工本人，一份存入员工人事档案。6、解除劳动合同：（1）员工提出解除劳动合同的，办公室应开具解除劳动合同证明。（2）公司依法立即解除劳动合同的，将解除劳动合同通知书交由员工签收。在员工办理离职手续时，开出解除劳动合同证明。除立即解除劳动合同外，办公室提前三十日将解除劳动合同通知书交付员工本人并要求其签收。在员工办理完离职手续后，由办公室开出解除劳动合同证明。解除劳动合同通知书、解除劳动合同证明均一式两份，一份交付员工本人，一份由员工签收后由公司留存。7、续签劳动合同：续签劳动合同每季度进行一次。办公室须提前四十五天组织劳动合同续签的考核工作，发出续签劳动合同考核通知。各部门应将续签劳动合同考核表发至员工本人，并在十日内完成劳动合同续签考核工作，并将续签劳动合同考核汇总表报办公室汇总报公司审批。公司审批同意后，办公室提前三十五日将续签劳动合同通知书发至各部门车间，由各部门提前三十日交给员工本人并要求其签收，并在劳动合同期满前十日内完成劳动合同续签工作。8、终止劳动合同：对公司或员工不同意续签劳动合同的，办公室应提前三十五日发放终止劳动合同通知书至员工所在单位，由员工所在部门负责提前三十日将终止劳动合同通知书交付员工本人并要求其签收。在员工劳动合同终止时应向员工提供终止劳动合同证明。终止劳动合同证明一式两份，一份交付员工本人，一份由员工签收后由公司留存。员工劳动合同解除或终止后，办公室应在十五日内将员工人事档案转出，同时将与员工签订的劳动合同及相关附件资料取出后另行保存（保存期不得少于两年）。第四章 违反本制度的责任一、员工责任1、员工在用工之日起一个月内拒不签订劳动合同的，公司有权终止劳动关系；2、员工在签订劳动合同时提供的各项文件资料如有不实或其他欺诈行为，公司可依法主张劳动合同无效，并有权要求员工赔偿公司因此造成的损失；3、员工试用期考核被证明“不符合录用条件”，公司可依法解除劳动合同；4、员工未按照签订劳动合同通知书及续签劳动合同通知书等有关文件及本制度规定的时间、地点和要求签订或续签劳动合同，视为员工不同意签订或续签劳动合同，录用关系或劳动关系自行终止；5、员工未按照解除劳动合同通知书及终止劳动合同通知书等有关文件及本制度规定的时间办理工作交接手续及离职手续，公司有权依据员工奖惩管理制度进行处罚；6、员工不提供人事档案转移地址致使公司无法办理人事档案转移手续的，责任自负；7、员工代替别人签署劳动合同的，公司有权依据员工奖惩管理制度进行处罚；8、员工有其他违反本制度的行为，公司有权依据相关规定进行处罚。二、相关部门和管理人员责任相关部门在劳动合同管理过程中出现以下行为，公司可视情节给予相应处罚；如果相关管理人员有过错的，应追究相应责任并给予处罚：1、审核不严，招收16周岁以下人员； 2、录用劳动者之日起一个月内未组织签订劳动合同的；3、扣押劳动合同文本不交付员工本人的；4、扣押员工身份证件、学历证书、资格证书等证件的，收取押金等财物的；5、未按照本制度规定的期限制作、送达劳动合同文本、有关通知文件等材料的；6、丢失劳动合同文本及与劳动合同管理有关的通知、文件的；7、因劳动合同管理有关事项处理不当导致劳动争议的；8、违反劳动法、劳动合同法、本制度以及其他管理制度规定解除或终止劳动合同的。9、未严格审核应聘者聘用前签订劳动合同签署情况，导致签订双重合同情形的；10、不审核或审核不严，导致劳动合同文本信息出现错误的；11、合同信息导入EHR系统错误或未按照规定时间导入EHR系统的；12、存在其他违反本制度规定行为的。第五章 特殊人员管理规定一、实习生管理要求在校生到公司实习的，因其不具备劳动合同主体资格，公司应与其签订实习协议（附件18），不得签订劳动合同。第六章 特别说明一、本制度应按照法定程序制定、修改，并予以公示。二、本制度若有与今后国家颁布的法律、法规及相关规章制度相违背的，按新的规定执行。第七章 附表/图附件1：关于劳动合同签订情况的说明附件2：签订劳动合同通知书附件3：录用条件附件4：试用期考核表附件5：续签劳动合同考评表附件6：续签劳动合同考评汇总表附件7：续签劳动合同通知书附件8：劳动合同变更书附件9：解除劳动合同通知书附件10：解除劳动合同申请表附件11：辞职报告附件12：解除劳动合同证明附件13：终止劳动合同通知书附件14：终止劳动合同证明附件15：实习协议附件16：有关解除和终止劳动合同的法律条款归口管理部门：办公室制度相关部门：各科室、车间修订次数：1次发布日期：2014年5月15日实施日期：2009年11月10日附件1：关于劳动合同签订情况的说明 （劳动合同甲方全称）：本人 （姓名）， （性别），身份证号为 ，住址为 。 截至 年 月 日，本人与其他用人单位不存在劳动用工关系，或本人与其他用人单位签订的劳动合同（若有）都已经解除或终止。本人承诺，以上说明完全真实，如有不实，一切责任自负。特此说明。 签名： 年 月 日附件2：签订劳动合同通知书 同志：根据劳动合同法的有关规定，用人单位与劳动者应当订立书面劳动合同。请您务必于接到本通知后十五日内备妥以下材料到 （地点）与公司签订书面劳动合同。逾期未签的视为自动放弃，录用关系自行终止。对于劳动者逾期不签订劳动合同的违法行为，一律责任自负。特此通知。 公司 年 月 日 附：签订劳动合同需要准备的材料：1、原单位解除（终止）劳动合同证明（或关于劳动合同签订情况的说明）2、 3、 4、 签订劳动合同通知书签收单 同志：根据劳动合同法的有关规定，用人单位与劳动者应当订立书面劳动合同。请您务必于接到本通知后十五日内备妥以下材料到 （地点）与公司签订书面劳动合同。逾期未签的视为自动放弃，录用关系自行终止。对于劳动者逾期不签订劳动合同的违法行为，一律责任自负。特此通知。 公司 年 月 日 附：签订劳动合同需要准备的材料：1、原单位解除（终止）劳动合同证明（或关于劳动合同签订情况的说明）2、 3、 4、 本人已于 月 日收到上述签订劳动合同通知书。签收人： 年 月 日附件3： （岗位名称） 录用条件1、学历2、专业要求3、外语水平4、计算机水平5、专业资格证书6、工作经验7、知识要求8、技能要求9、身体状况10、其他要求 本人已清楚知悉上述录用条件，并同意将上述条件作为本人试用期考核的基础条件。 员工签字： 年 月 日附件4： 新进人员转正申请表部 门姓 名岗位（工种）参加工作时间进入公司时间学 历取得职称或技术工种证书个人述职 本人签名： 年 月 日部门考核意见考核结果： 优秀 良好 合格 辞退套级申报1、考核结果为优秀或良好，并且具有两年以上本岗位工作经验，可进行套级申报，请填写岗位类别和工资级别：岗位类别 工资级别 2、考核结果为合格，不进行工资套级，根据学历发放见习期工资1年。3、不进行工资套级，根据学历发放见习期工资1年。 部门领导： 年 月 日办公室意见 年 月 日 总经理意见 年 月 日附件5： 续签劳动合同考评表部 门姓 名员工类别岗位类别岗位名称 岗位时间进 厂时 间年 龄学 历专 业合同起止时间续签意向及期限 三年 五年 无固定期限 不续签注：即将续签劳动合同约定的内容等同于或高于现有劳动合同约定的内容； 员工签名：述 职 报 告（表格不够填写，可另加附件） 述职人（签名）： 年 月 日部门鉴定意见考评结果优 良 合格 不合格续签意见及期限同意 三年 五年 无固定期限不同意该员工是否有劳动合同法第四十二条规定的情形 ： 否是 具体为：部门评价：部门领导签字： 年 月 日办公室意见部门领导签字： 年 月 日公 司 意 见公司领导签字： 年 月 日附件6： 续签劳动合同考评汇总表序号部门工号姓名学历级别岗位部门考核情况备注优良合格不合格续签年限12345附件7： 续签劳动合同通知书 同志：您与公司签订的劳动合同将于 年 月 日到期。鉴于您与公司双方都同意续签劳动合同，请您在劳动合同期满前十日内到 （地点）与公司续签劳动合同，劳动合同期限自 年 月 日至 年 月 日。逾期未签者，视为不同意续签，劳动合同到期后劳动关系自动终止。特此通知。 公司 年 月 日 续签劳动合同通知书签收单 同志：您与公司签订的劳动合同将于 年 月 日到期。鉴于您与公司双方都同意续签劳动合同，请您在劳动合同期满前十日内到 （地点）与公司续签劳动合同，劳动合同期限自 年 月 日至 年 月 日。逾期未签者，视为不同意续签，劳动合同到期后劳动关系自动终止。特此通知。 公司 年 月 日本人已于 月 日收到上述续签劳动合同通知书。签收人： 年 月 日附件8： 劳动合同变更协议经甲乙双方协商一致，对本合同做以下变更：第一条： 第二条： 第三条： 第四条： 第五条：本协议与劳动合同不一致的，以本协议为准。第六条：本协议自甲、乙双方签署之日起生效。第七条：本协议一式两份，甲、乙双方各执一份。甲方（公章）： 乙方（签字或盖章）：法定代表人（主要负责人）或委托代理人（签字或盖章）：签字日期： 年 月 日 签字日期： 年 月 日 附件9： 解除劳动合同通知书 同志：因 原因，公司决定与你解除劳动合同。请你在接到本通知后 天内根据公司规定办理好工作移交和相关离职手续，逾期未办者，公司将依据奖惩制度进行处罚。同时请提供档案转移地址。你的劳动合同解除时间为 年 月 日。你可在劳动合同解除后到 （地点）领取解除劳动合同证明，公司不另行寄送。特此通知。 公司 年 月 日 解除劳动合同通知书签收单 同志：因 原因，公司决定与你解除劳动合同。请你在接到本通知后 天内根据公司规定办理好工作移交和相关离职手续，逾期未办者，公司将依据奖惩制度进行处罚。同时请提供档案转移地址。你的劳动合同解除时间为 年 月 日。你可在劳动合同解除后到 （地点）领取解除劳动合同证明，公司不另行寄送。特此通知。 公司 年 月 日本人已于 月 日收到上述解除劳动合同通知书。本人的档案转移地址为： 本人将自行领取解除劳动合同证明。签收人： 年 月 日附件10： 辞职申请姓名部门职位或岗位进入公司时间辞职申请时间自述意见所在部门意见办公室意见总经理意见 注：上述辞职报告适用于在关键岗位，员工离职须提前30天（试用期提前3天）提交。 辞职申请姓名部门职位或岗位进入公司时间辞职申请时间自述意见所在部门意见办公室意见注：上述辞职报告适用于普工岗位，员工离职须提前30天（试用期提前3天）提交。附件11： 解除劳动合同审批表单 位姓 名员工类别岗位类别岗位名称 岗位时间进 厂时 间年 龄学 历专 业合同起止时间是否在试用期是 否 解除劳动合同理由及依据理由：法律依据：经济补偿金等成本估算：办公室意见部门领导签字： 年 月 日工会意见部门领导签字： 年 月 日公司意见公司领导签字： 年 月 日注：此表仅仅在公司单方解除劳动合同的时候使用。 附件12： 解除劳动合同证明兹有 ，性别： 身份证号码为 。合同期限为 年 月 日至 年 月 日，工作岗位 ，在本单位工作年限为 因 原因，自 年 月 日起，您与我司签订的劳动合同已被解除。社会保险费缴至 年 月 日。 特此证明。 公司 年 月 日 解除劳动合同证明兹有 ，性别: 身份证号码为 。合同期限为 年 月 日至 年 月 日，工作岗位 ，在本单位工作年限为 因 原因，自 年 月 日起，您与我司签订的劳动合同已被解除。社会保险费缴至 年 月 日。 特此证明。 公司 年 月 日本人已于 月 日收到上述解除劳动合同证明。签收人： 年 月 日附件13： 终止劳动合同通知书 同志：您与公司签订的劳动合同将于 年 月 日到期，劳动合同到期后劳动关系终止。请您在接到通知后二十日内办理好工作移交手续，逾期未办者，公司将依据奖惩制度进行处罚。同时请提交档案转移地址。你可在劳动合同终止后到 （地点）领取终止劳动合同证明，公司不另行寄送。特此通知。 公司 年 月 日 终止劳动合同通知书签收单 同志：您与公司签订的劳动合同将于 年 月 日到期，劳动合同到期后劳动关系终止。请您在接到通知后二十日内办理好工作移交手续，逾期未办者，公司将依据奖惩制度进行处罚。同时请提交档案转移地址。你可在劳动合同终止后到 （地点）领取终止劳动合同证明，公司不另行寄送。特此通知。 公司 年 月 日 本人已于 月 日收到上述终止劳动合同通知书。本人的档案转移地址为： 本人将自行领取解除劳动合同证明。签收人： 年 月 日附件14： 终止劳动合同证明兹有 ，身份证号码为 。因 原因，自 年 月 日起，您与我司签订的劳动合同已终止。社会保险费缴至 年 月 日。特此证明。 公司 年 月 日 终止劳动合同证明签收单兹有 ，身份证号码为 。因 原因，自 年 月 日起，您与我司签订的劳动合同已终止。社会保险费缴至 年 月 日。特此证明。 公司 年 月 日本人已于 月 日收到上述终止劳动合同证明。 签收人： 年 月 日附件15： 实习协议甲方： 乙方： 为了树立良好的企业形象、承担企业育人的社会责任，甲方同意接收乙方在甲方实习。为确保实习活动顺利进行，特签订如下协议：1、实习期限： 年 月 日至 年 月 日。2、乙方必须遵守甲方的各项规章制度，不得迟到、早退，严格遵守甲方的上下班时间。服从加班、出差等工作安排。3、乙方因事需要请假的，应提前一天提出书面申请，经主管审核认可后方有效。否则视为擅自离岗。如遇偶（突）发事件来不及提前请假的，应电话向部门领导请假，经同意可事后补办请假手续。4、乙方在称呼上要注意尊敬甲方员工，并按照各部门的习惯进行称呼。5、未经甲方同意，乙方在实习中及结束后均不得披露、使用或者允许任何第三人使用其所掌握的甲方商业秘密。乙方应在实习结束前向甲方缴回所持有或控制的、含有或包含商业秘密或有关资料的所有文件（或文件副本）及其他材料。乙方违反上述义务而造成甲方受到损害的，应当承担损害赔偿责任；情节严重并构成犯罪的，移交司法机关处理。6、本协议所指的商业秘密系甲方所拥有或控制的以任何形式存在的有关技术、研发、经营、管理、生产、营销、采购等的信息、技术、经验等，包括但不限于非标准设备、机械和生产设施、技术数据、工序、产品研究和发展、设计、质量标准、质量管理、行政管理、档案文件、专有技术、产品定价、市场分析、销售计划、客户名单、广告策略、人事、产品开发、产品配方、内部文件、内部信函、电子文档、以及其他一切秘密或保密资料。7、实习期间甲方为乙方提供实习场所和工作岗位，乙方应服从甲方工作安排，认真、负责地完成工作任务，甲方视乙方的实习表现给予适当补贴。8、实习结束后，乙方须提交实习总结报告一式两份，一份交付甲方，一份乙方留存。甲方应开具实习鉴定一式两份，一份交付乙方，一份甲方留存。9、争议解决方式本协议履行中发生争议，由双方协商解决；协商不成，可向协议签订地法院提起诉讼。10、本协议一式两份，甲乙双方各执一份，自甲、乙双方签字盖章后生效。本协议由以下双方在杭州市清泰街160号签订。甲方： （盖章） 乙方（签名）：实习单位代表（签名）：时间： 年 月 日 时间： 年 月 日附件16： 有关解除和终止劳动合同的法律条款一、可依法解除劳动合同的情形1、公司与员工协商一致，可以解除劳动合同。2、劳动合同法第三十九条出现以下情形之一，公司可以立即解除