公司报销制度.docx

精选资料财务费用报销制度及报销流程第一部分 总则第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、项目相关支出及专项支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条本制度适用公司全体员工。第二部分 统一的合同编号及单据的填写第一条 统一编号所有挂账凭证审批单、付款审批单、预付款审批单及劳务预付款审批单等的“项目名称及合同编号”均按照国基建设发【2017】03号的红头文件中要求填写；各项目工程简写字母一览表 业主名/项目地名+施工单位序号项目名称字母简写备注1太原学院公寓楼项目TDGJ太大国基2太原学院室外工程项目TDQJ太大七建3富士康A1厂房改造项目FSKA1富士康A14富士康A10厂房改造项目FSKA10富士康A105富士康AS1宿舍改造项目FSKAS1富士康AS16富士康C区人力培训中心改造项目FSKCP富士康C培7神河高速神池服务区项目SCZX神池振兴8神河高速偏关服务区项目PGSY偏关十冶9原神高速原平北服务区项目YPZX原平振兴10原神高速神池停车区项目SCGJ神池国基11高沁高速郑庄服务区项目ZZHT郑庄海特12首阳运煤专线进场道路项目SYHS首阳昊胜13长城药业项目CCJG长城建工14忻州环城紫岩服务区项目ZYHT紫岩宏图15忻保高速奇村服务区项目QCWF奇村五峰16忻保高速岢岚服务区项目KLQJ岢岚七建17上庄北路项目SZCJ上庄陈军18武洛街雨水方涵项目WLJCJ武洛街陈军19潞城供水管网项目LCDT潞城大同20桃园二巷节能改造项目TYJG桃园建工21金刚里节能改造项目JGLJG金刚里建工22大东关节能改造项目DDGGJ大东关国基23工商学院项目GSGJ工商国基24公司办公室BGS办公室25公司总库ZK总库第二条 单据的填写所有单据均要按照公司要求由专人负责填写，报销人需提供原始票据，发票原件需交财务，使用复印件报销；（备注：无需粘贴原始票据）；第三部分 材料购买管理规定及报销流程相关材料采购作业应由物管部及项目部统一按照国基建设发【2017】03号文中要求，根据工程项目施工作业进度，依照控制性预算提前做好各项目材料进场申请单及材料采购任务书并及时报送公司主管领导审批，便于采购员及时填制公司要求的制式版本合同；第一条 大宗材料的采购、支付、报销大宗材料的采购、支付、报销作业由物管部实施，均应按照公司要求的制式版本的采购合同（见附件）与供应商签订，索取供应商资质证明资料，并报送公司领导审核，财务进行签章登记备案，便于能够保证施工项目的及时供货付款；（备注：如因相关作业责任人不按流程要求导致公司作业产生延误的，应由相关责任人承担50元/次的罚款）；在财务付款后应按照合同条款及时与供应商索取发票并及时交于财务办理报销手续，按照作业实质内容需附原始发票、出入库单、公司项目领料单、材料直入直出单、总库入库单等相关作业单据；（备注：无需粘贴原始票据，增值税专用发票特别重视平整无污保管，及时送交财务并知悉限期为开票日3个月内）；第二条 零星材料的采购、支付、报销零星材料的采购、支付、报销由项目部实施，依据公司主管审批的材料采购内容分为零星无票采购和零星发票采购两类：1、零星无票采购，金额需在规定限额2000元内实施，并于发生日一周限期内及时报销挂账；（备注：报销挂账时需附原始单据以及项目经理审批的材料进场申请单和材料采购任务书以及出入库单、领料单等相关单据）；2、零星发票采购，需由采购员按照公司要求的制式版本的采购合同（见附件）与供应商签订并索取供货商资质证明资料，并提前报送财务进行签章作业，便于能够保证施工项目的及时供货付款（备注：如因相关作业责任人不按流程要求导致公司作业产生延误的，应由相关责任人承担50元/次的罚款）；在财务付款作业后应按照合同条款及时与供应商索取发票并及时于财务报销，按照作业实质内容需附原始发票、出入库单、公司项目领料单、材料直入直出单、总库入库单等相关作业单据；（备注：无需粘贴原始票据，增值税专用发票特别重视平整无污保管，及时送交财务并知悉限期为开票日3个月内）；第四部分 借支管理规定及借支流程第一条 借款流程1、借款人按规定填写借款单，注明借款日期、借款部门、借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、注明现金、转账或支票。注意：借款人本人签字不得代签。2、审批流程：申请人项目负责人签字分管领导贾总签字总经理审批同意借款财务付款第二条 借支管理规定1、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任；2、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部领取现金或转账；在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的记个人借支，原则上不得再借；3、员工完结事务后，在报销时扣回借款，办理报销手续。因特殊原因不能扣回借款的挂入个人借款，从个人工资中扣除；4、 各项借款金额应在办理完借款手续后，提前通知出纳备款。5、 财务出纳人员不允许坐支现金、承兑。第五部分 日常费用报销制度及流程日常费用主要包括差旅费、交通费、办公费等各项费用，支出前需提前申请。第一条、原始凭证有效性的规定：1、报销人应取得真实合法的原始凭证 （1）、有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。 （2）、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据； （3）、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单； （4）、取得发票时，合作单位为一般纳税人的必须要求对方开取增值税专用发票，是小规模的尽量要求对方代开增值税专用发票，特殊情况除外； （5）未经允许不得私自购买发票。2、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，避免出现假票现象；3、原始凭证的时效性：由于发票开具时间原因，原则上要求一取得发票及时向财务进行报销，防止发票过期作废。第二条 差旅费用的管理规定： 1、乘坐飞机、火车、 长途汽车等交通工具，原则上应由公司统一订票，以实际取得的车票为报销依据。市内交通费，考虑到公司业务所要求时间的紧迫性，员工出差期间在办理公事时可以乘坐当地出租车，报销时凭出租车票据实报销，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。财务应判断车票上记载的时间、公里数等信息判断车票的真实性。2、出差期间，住宿费按照实报实销执行，由于其它与工作无关的事情所产生的费用，或由于员工本人的原因导致发生的额外费用，由该员工本人承担。 3、报销差旅费必须在回公司7天内办理报销手续，缴还预支差旅费，否则作为挪用公款处理。第三条 业务费、公关费用的管理规定：1、业务费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等特殊情况需主管领导核实，总经理签字确认；2、各部门因公招待必须事先申请总经理批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中（总经理除外），以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销；3、业务费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由；4、其它非公招待客人一律个人承担；5、项目负责人公关类的支出必须事先申请分管领导和公司主管的同意。第四条 按规定的审批程序报批：填写报销单分管领导签字公司主管出纳审核报销凭证会计审核总经理审核签字出纳再次确认并付款经办人领款。第五条 报销时间的具体规定：1、活动相关费用的报销，要严格按活动前期做的费用预算执行，各项费用的累积支出原则上不得超出预算。做到严控成本，保证利润率；2、为了提高费用报销工作效率，员工负责的个人款项的支付，需3日内提交太原财务部，涉及给第三方付款的，根据与对方签订的合同去付款；第六部分 费用审批管理（一）、费用审批管理：1、公司所有货币资金收付审批权限属公司总经理。2、总经理外出时可以指定授权人（或电话授权），经公司财务负责人审核后予以支付，对不符合公司财务制度的单据，有权拒绝支付，总经理回来后要立即补办审批手续。3、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。4、货币资金支付的批准方式为书面形式。5、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，由此引起的不良后果审核人负连带责任。6、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核并经总经理审批后交与出纳付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。7、出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司总经理、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。第七部分 付款周期及方式根据业务往来，公司付款时间为每月6日、16日、26日，原则上其他时间不予支付工程款或大宗材料款（零星材料及办公支出除外）；材料金额小于2万元的付款由财务直接支付，金额超过2万元（含2万元）的付款需提前做计划