某集团采购控制体系培训课程

报喜鸟集团有限公司 采购控制程序目 录1、 目的 22、 范围 23、 职责 24、 工作程序 25、 程序外涉接口 86、 程序支持文件 96.1 主料申购程序 106.2 辅料申购程序 116.3 物品申购程序 126.4 设备申购程序 136.5 确定合格供应分承包程序 146.6 合同审查签订程序 156.7 收货入库程序 166.8 付款申请程序 176.9 退货程序 186.10 紧急采购程序 196.11 采购物资招（投）标管理办法 206.12 浙江报喜鸟服饰有限公司招标通知书 226.13 招标邀请通知书 236.14 招（投）标评定表 246.15 招（投）标报价表 256.16 招（投）标申请表 266.17 中标通知单 277、程序作业记录 9 7.11 口头协议备忘录 28第 10 页1. 目的 为了规范集团公司及下属各公司的采购行为，确保所采购的产品符合规定的质量要求,特制定本程序。2. 范围 适用于面料、辅料、外购件、办公用品、生产设备、机器零配件等所需产品采购的控制。3. 职责3.1 集团企管部采购管理科：负责对集团及下属各公司的采购过程和行为进行监督、控制，并组织合格供应商的评审；负责发布采购价格信息；负责建立合格供应商档案。3.2 股份有限公司质检部：负责对采购物资的检验，参与合格供应商评定。3.3 股份有限公司产品开发部：负责报喜鸟服饰主料及本公司外购件的采购。3.4 上海宝鸟服饰有限公司采购部：负责宝鸟服饰主料、本公司外购件及设备、零备件的采购。3.5 报喜鸟集团销售公司综合办：负责本公司外购件的采购。3.6 股份有限公司生产部采购组：负责辅料和其它生产相关物资、设备零备件的采购。3.7 股份有限公司设备科：负责生产设备的采购。3.8 报喜鸟服务公司采购科：负责办公设备、办公用品、生活用品及食堂用品的采购。3.9 报喜鸟服务公司办公用品仓库：负责办公用品、生活用品的保管和发放。3.10 财务部：审核费用、提供采购财务支持。3.11 各级领导及相关部门的职责在本程序中详述。4.工作程序4.1采购产品的分类 A类 主料：面料、 B类 辅料：里布、各种衬布、拉链、商标、纽扣、线、垫肩、领底呢、裤钩、包条、棉（胸棉、弹袖棉）等 C类 生产设备（详见资产管理控制程序） D类 外购件：衬衣、风衣、皮带、促销物品、外包装袋、衣架、纸箱、胸章等 E类 办公设备及用品 F类 除上述以外的采购物资4.2 采购过程流程图（图1）4.3 申购与审批4.3.1 主料的申购与审批（详见主料申购程序）股份有限公司产品开发部根据销售实际需求、产品开发需求填写申购单（申购单应附销售计划或产品开发报告）；部门经理签字后交公司总经理审批；由产品开发部组织采购。报喜鸟集团销售公司的业务部门根据客户需求（报喜鸟品牌）由国内业务部填写申购单，部门经理（或主任）签字后交股份有限公司产品开发部，由产品开发部组织采购。 报喜鸟集团销售公司的业务部门根据客户需求（宝鸟品牌）由国内业务部填写申购单，部门经理签字后交上海宝鸟服饰有限公司采购部组织采购。签订合同批 准供应商评价及询价申 购审 批 未批准 批准 未批准批准 未批准批 准 批准订货、入库检验不合格合格收货入库退货索赔等付 款1图1 采购过程流程图上海宝鸟服饰有限公司各业务部根据销售合同订单需求填写申购单经部门经理签字后交公司总经理审批；由宝鸟服饰有限公司采购部组织采购。采购责任人必须按批准的购物申请单进行采购，不得接受和办理任何部门或个人的口头采购。4.3.2 辅料的申购与审批（详见辅料申购程序）股份有限公司生产部采购组根据生产计划的需要制定采购计划，由部门经理审核，交总经理审批，批准后交生产部采购组组织采购。上海宝鸟服饰有限公司采购部根据生产计划的需要制定采购计划，由部门经理审核，交总经理审批后组织采购。4.3.3 生产设备的申购与审批 生产设备的申购与审批执行资产管理控制程序4.3.4 外购件的申购与审批股份有限公司产品开发部根据销售需要编制采购计划，部门经理签字后交主管总经理审批，由产品开发部组织采购，部分物资如需要仓库管理员电话采购，产品开发部必须给予书面授权，否则无权采购。上海宝鸟服饰有限公司业务部门根据生产计划单编制采购计划，部门经理签字后交主管总经理审批，批准后由采购部组织采购；报喜鸟集团销售公司由业务部门负责人提出报总经理批准，由综合办组织采购。4.3.5 办公设备及用品的申购与审批（详见物品申购程序4.3.5.1对预算内的物品采购，使用部门需填写购物申请单。其申购单审批权限如下：（1） 一千元以内（含）的物品采购由部门负责人审批，签准后交采购责任人进行询价、比价，组织采购；（2）各控股子公司一千元至五仟元（含）的物品采购由部门负责人审核，控股子公司副总经理审批，签准后交采购责任人进行询价、比价，组织采购；（3）集团总部 一千元至二万元（含）的物品采购由部门负责人审核，集团总监审批，签准后交采购责任人进行询价、比价，组织采购；（4）各控股子公司五千元至二万元（含）的物品采购由部门负责人审核，控股子公司总经理审批，签准后交采购责任人进行询价、比价，组织采购；（5）集团总部和各控股子公司二万元以上的物品采购由部门负责人审核，总裁审批，签准后交采购责任人进行询价、比价，组织采购。如申购技术性设备，应由相应的技术部门拟定采购方案，按以上权限审批后，方可采购。物品采回由技术部门按预先拟定的采购方案进行验收，验收合格后，方可交付使用。4.3.5.2 办公用品（文具、复印纸、笔、信笺等低值易耗品）的申购与审批（详见物品申购程序），办公用品仓库保管员每月盘点库存编制库存报表，配合采购责任人做出采购计划，填写采购申请单按物品申购程序组织采购。仓库保管员每月将领出物品按部门进行统计，并将统计结果交服务公司经理核准后，分别报各部门负责人核实，同时报集团预算管理办公室一份备案。各部门如需采购物品应提前三天申报，采取统一采购。4.4 供应商评价及寻价与合格供应商的批准确定4.4.1 对A、B、D类物资的采购必须对供应商作出评价。4.4.2 对E、F类物资（低值易耗品）的采购必须对两家以上供应商通过寻价作出比价。4.4.3 合格供应商的评价内容4.4.3.1合格供应商的评价内容是：供货能力、产品质量（包括工作质量、交货质量、技术质量）、价格、企业信誉、就近原则等。4.4.3.2 合格供应商的确认（招标）执行确定合格分承包方程序4.4.3.3提供供应候选名单(1)主料：供应面料的供应商候选名单、供应商资料及样品由产品开发部提供。(2)辅料：供应里布、商标、垫肩、线、拉链、纽扣、衬等供应商候选名单、供应商资料及样品由股份有限公司生产部采购组提供。(3)外购件的供应商候选名单、供应商候选资料与样品由产品开发部提供。4.4.3.4合格供应商的评审（定标）（1）评审由集团采购管理科组织召集，主管总经理主持。（2）参加人员：主管总经理、供应商候选名单的提供者、财务部、质量管理科、技术部及质检部的负责人。（3）经评审后认为符合要求的供应商，由采购管理科填写合格供应商评价认定表，其中主料（A类物资）供应商报总裁批准；辅料（B类物资）、外购件（D类物资）供应商报主管总经理批准，并由采购管理科备案。（4）采购责任人必须在评价认定的合格供应商处进货。（5）采购责任人如更换未曾评定的供应商，必须在进货前通知采购管理科，由采购管理科组织对新供应商进行评定后方可进行采购。（6）具备招标采购条件，应尽量实行招标采购。4.4.4 E、F类物资比价（1）E、F类（低值易耗品）由服务公司采购科询价并进行比价，从质量、价格、信誉等方面择优确定供应商，报主管总经理批准。采购管理科应保存合格供应商名录。（2）采购责任人必须在合格供应商名录中选择合格供应商进货。（3）如更换未曾比价的供应商，采购责任人应在进货前对新供应商进行比价。4.4.5 对合格供应商的控制要求4.4.5.1 对有特殊要求或对产品质量有重大影响的采购物资，应采用加严进货检验方式和审查供货单位资格进行控制。4.4.5.2 供货业绩良好的供应商，可在进货检验中验证其质量证明或采用合适的检验方法。4.4.5.3 对连续两批供货质量不合格又无明显改进的供应商，应取消其合格供应商的资格。4.4.5.4 采购责任人应定期向供应商反馈其产品质量信息，督促其提高产品质量和质量保证能力。4.4.5.5 采购管理科应根据市场价格变化，将市场实际价格定期向采购责任人进行通报，当市场价格低于采购价10%且产品质量符合要求时，应督促采购责任人与供应商协商，对其产品价格作适当调整。如采购责任人与供应商不能达到降价协议，采购管理科应报总裁批准后，根据市场调查情况和样品，召集合格供应商评定人员，进行重新评定，选择新的合格供应商。与新供应商的谈判由采购责任人负责。4.5 合同采购4.5.1为保护集团利益，采购一般应与供应商签订合同。A、C类物资的采购必须与供应商签订合同，并按合同审查签订程序执行。其他类物资如仅为口头协议则需主管总经理批准。4.5.2 合同盖章批准权限：A、C类合同由总裁批准；B、D类合同由总经理批准4.5.3 采购合同由财务部负责归档。采购管理科（复印件）备案。4.5.4 口头采购协议的备案：凡总价值超过2万元的采购需由采购责任人填写口头协议备忘录经主管总经理批准后交财务部、采购管理科各一份备案。4.6 订货和入库检验4.6.1订货：采购责任人根据采购计划按照采购合同条款通知供应商发货。如采购合同约定货物自提，则由采购责任人通知车队并组织提货。采购责任人必须及时登记采购日记帐，在登记过程中详细记录企业名称、产品名称、规格、数量、价格。4.6.2 入库检验：4.6.2.1 采购物资未经质量检验或验证不准办理正式入库和结算手续，特殊情况除外。企业对采购物资质量检验或验证时，可能影响公正检验的部门和单位不得介入。4.6.2.2 入库检验按收货入库检验程序执行，由该次的采购责任人组织，质量检验或验证人员应当严格按标准和程序进行检验或验证，并对检验或验证结果承担责任。4.6.2.3 对主要采购物资，企业可以根据需要留样存档，并进行复检。4.6.2.4 合格：按财务的入库规定由原材料库组织入库并填写入库单（如原材料入外协厂仓库则由采购责任人负责办理入库手续并负责向财务移交相关单据）；采购责任人按采购合同条款的要求付款，执行付款申请程序。4.6.2.5 不合格：质检员应出具不合格报告，并根据其质量情况提出下列处理意见：（1）让步接收：报主管总经理批准。（2）退换货：按退货程序执行，由采购责任人组织。（3）索赔：由采购责任人负责（不合格报告应报采购管理科备案）。4.7 紧急采购：当生产、销售急需，而仓库无存货且合格供应商无法及时供货的，用料部门可申请紧急采购。4.7.1紧急采购由采购申请人填写紧急采购申请表，报主管总经理批准后按本程序4.54.6执行，并通知采购责任人，具体见紧急采购程序。4.7.2 紧急采购申请发生错误时，由采购申请部门负责。4.7.3 紧急采购发生后，采购管理部要对已发生的紧急采购原因进行调查，其调查内容为：（1）仓库是否存有紧急采购所采购材料。（2）不实施紧急采购是否会影响生产或销售。（3）实施紧急采购的物资是不是公司生产、销售过程中的常用物资。（4）生产用料计划为何没有列入，是不是突发事件或客户特殊要求。4.7.4 采购管理科要对每次发生的紧急采购建立调查档案，在调查中如发现不需紧急采购的物资，而实施紧急采购，要呈文上报总裁，追究紧急采购申请人及其部门经理责任。4.8 库存统计（1）各仓库保管员必须将采购物资的入库单分类登记实物明细帐或输入电脑。（2）仓库保管员每月月终要对自已所管的仓库进行一次盘点，编制月报表。（3）仓库管理员根据使用季节的不同，经上级领导决定每年六月份、十二月份，建立相应合理库存上下限，编制合理库存报表，并上报企业管理部采购管理科。4.9 采购监督：采购管理科在对采购责任人实施采购监督，防止采购腐败。4.9.1 采购管理科要对每月的采购入库情况进行分析，并随机抽样，实施采购调查。4.9.2 采购管理科负责建立合格供应商档案，其内容：（1）营业执照及税务登记证（2）合格供应商调查表（3）原辅材料检验报告单（次月2日前送交采购管理科）（4）合格供应商最低报价表（5）合格供应商评价表（6）每月采购工作计划（次月2日前送交采购管理科）（7）每月采购日报表（次月2日前送交采购管理科）（8）每月库存报表（次月5日前送交采购管理科）4.9.3 采购调查必须具备以下内容：（1）采购责任人所采购物资的客户名称、产品名称、型号、价格、质量。（2）该物资其它供应商的产品质量与价格。（3）该物资供应是否是认定合格供应商。（4）以其它公司采购人员名义，在采购责任人所购物资供应商处得到的该物资供应价格。4.9.4 采购管理科负责采购价格信息的发布，价格信息发布主要产品是以下A、B、C三类物资：A类产品是：里布、各类衬布、垫肩、袋布、闪光绸、裤钩、钮扣、衣唛、调节扣、双面胶、白沙带、切条、胸棉、弹袖棉、各类线、腰头等B类产品是：套袋、纸袋、胸章、吊牌、吊粒、衣架、商标、外购品、纸箱、衬衫盒、条码纸、碳带、编织袋、薄膜袋、粘尔洁、广告伞、尼龙袋等C类产品是：电脑及耗材、复印纸、传真纸、部分办公用品、部分办公设备、低值易耗品、机器零设备、煤、柴油等4.9.5 每年七月份，企业管理部采购管理科组织相关部门对下列产品采用招标形式进行采购详见招(投)标管理办法，主要有：套袋、纸袋、胸章、吊牌、吊粒、衣架、纸箱、编织袋、薄膜袋、商标、织标、钮扣袋、衣唛、裤唛、袖口码、钮扣、线、电脑及耗材等。4.9.6 采购管理科对采购调查中发现的问题要向总裁呈报，并提供相关证据及处理意见。 5程序外涉接口5.1 资产管理控制程序5.2 行政事务控制程序6程序支持文件6.1主料申购程序6.2辅料申购程序6.3办公用品申购程序6.4技术性设备申购程序6.5确定合格分承包方程序6.6合同审查签订程序6.6收货入库检验程序6.7付款申请程序6.8退货程序6.9紧急采购程序6.10采购物资招(投)标管理办法6.11采购物资招（投）标管理办法6.12浙江报喜鸟服饰有限公司招标通知书6.13招标邀请通知书6.14招（投）标评定表6.15招（投）报价表6.16招（投）标申请表6.17中标通知单7 程序作业记录7.1 申购单7.2 供应商候选名单7.3 合格供应商评价认定表7.4 合格供应商名录7.5 采购合同7.6 A、B类物资检验报告7.7 D、E类物资比价报告7.8 入库单7.9 退货通知单7.10 紧急采购申请单7.11口头协议备忘录7.12采购日记帐报喜鸟集团有限公司 采购控制程序6.1主料申购程序股份有限公司产品开发部主管总经理部门经理批准审批签字申购单报喜鸟服饰主料申购通知产品开发部4.5合同采购主管总经理审批签字申购单部门经理销售公司业务部4.4供应商评价批准宝鸟服饰主料申购通知宝鸟采购部4.5合同采购主管总经理部门经理宝鸟有限公司各业务部批准申购单签字审批6.2辅料申购程序预算内总经理 采 购 员总经理财务部原材料仓库员审批报喜鸟生产部采购组、宝鸟采购部1 2 上报预算外4.4供应商评价 审核报喜鸟生产部采购组、宝鸟采购部4.5合同采购 批准说明：1、采购员根据生产计划实际需要制订采购计划，填写采购申请单。 原材料仓管员根据库存情况，填写采购申请单。 2、预算外先由财务审核。6.3物品申购程序 签否部门负责人（1）审核控股子公司副总经理部门负责人（2） 一般性物品组织采购采购责任人所属单位的资产管理员（3）登记审核签准集团总监部门负责人申请使用部门审批 专业技术人员员拟定采购方案审核控股子公司总经理（4）部门负责人填申购单 技术性物品总裁专业技术人员员合格验收采购责任人询价审核（5）部门负责人入库程序比价采购 不合格 退货程序说明：（1）表示1000元以内（含1000元）；（2）表示1000-5000元 （含5000元） ；（3）表示1000-20000元（含20000元）；（4）表示5000-20000元（含20000元）；（5）表示20000元以上。64设备申购程序评审审批相应采购部门生产部总裁董事会成员签准组织招投标采购采购相关人员财务部技术部特种或大型设备签准审核申请相应的采购部门部门负责人使用部门设备科科长设备保管员签否签准审核申请签否签否小购件物品申购程序注明：1.特种或大型设备主要是指生产机器设备; 2.小购件主要是指机器零配件.6.5确定合格分承包方程序评审会A类检验报告 评价 合格质检部 不合格 采购责任人供应商选择 候选名单 B类 检验报告 质检部 提供样品 淘汰采购管理科 D、E类 不合格采购责任人比价 合格挑选合格供应商名录6.6合同审查签定程序财务部 审核主管总经理 送交合同采购部门采购部门供应商经理拟定合同 审核 审批 签准 （传真） 签约 4.6供货总裁 备案签否采购管理科 存档 666.7收货入库程序仓管员质检部质检原材料仓管部采购员采购责任部门供应商供货 组织 按原要求 记录 合格 验收入库配合检验 填入库单财务部相关部门不合格采购责任部门检验付款申请程序让步接收(主管总经理批准)退货程序6.8付款申请程序总 经 理采购责任部门出纳财务部供应商付款申请 审核 审查 领取汇款申请单签准财务部汇款6.9退货程序4.6订货和入库检验采购责任部门 决定换货 重新订货采购责任部门供应商填写 确认 退货通知单 4.5合同采购采购责任部门 无货通知 进行新申请采购6.10紧急采购程序集团采购管理科总经理 按财务审批权限 否定生产部采购责任者 采购责任部门 急需 填写 审批 批准 通知业务部 紧急采购申请表 缺货 总裁信息 按财务审批权限合格供应商4.5合同采购、或比价采购4.6订货和入库检验第 30 页6.11采购物资招（投）标管理办法 一、总 则第一条 为了加强集团及下属各公司采购物资的管理，保证产品质量，降低成本，增加采购工作的透明度，特制订本办法。 二、招标管理第二条 企业管理部采购管理科负责日常招（投）标管理工作，组织招（投）标评审，发放招（投）标文件，管理招（投）标文档，监督、检查招（投）标执行情况。第三条 招（投）标评审会由招（投）标申请部门、企业管理部、财务部、质检部、招（投）标事项的专业技术部门、招（投）标事项有关的其它部门组成。第四条 下属公司或部门如需招标采购，必须向集团企业管理部采购管理科报送招标申请书。第五条 招（投）标的申请部门，在申请招（投）标时，有邀标对象的应提供邀标名单，由企业管理部采购管理科向其发出招（投）标邀请函。三、招 标第六条 招标范围：辅料、外购件、机器设备及办公设备等进行公开招标第七条 公开招标形式：采用登报或书面通知对口单位前来洽谈。第八条 招标单位必须向投标单位提供下列资料：a) 招标项目的产品名称、规格、质量、单位、数量、价格及交货期。b) 招标文件及规定格式的投标表格。四、投 标第九条 投标条件：凡具有法人资格和具有招标项目所要求的各项能力者（包括材料、设备及相应的技术条件），均可投标。第十条 投标方法：投标单位按照招标要求，填写招（投）标申请表和招（投）标报价单，并递交实物样品。第十一条 投标函件必须书写清楚，在规定的期限内投送，超过截止日期投标者无效。 五、评 审第十二条 投标单位的招（投）标申请表由招（投）标申请部门公司的总经理审批同意后送至企业管理部采购管理科执行。第十三条 企业管理部采购管理科收到招（投）标申请表后,对招（投）标申请表与实物样品，进行整理，交评审会组织评审。第十四条 评审会主要对投标单位的产品质量、价格、公司信誉度、资信状况、履约能力、就近原则等进行综合评定，选择合格供应商。第十五条 企业管理部采购管理科组织评审部门对投标单位进行评定时，应做好评审记录，如实反映评审情况。第十六条 评审记录应有评审结论，并由评审参加人在招（投）标评定表上签字认可；对评审结论有不同意见者，可签署保留意见。第十七条 招（投）标评审会对评审选择供应商意见不一致时，由其分管招标事项公司的总经理确定。六、中 标第十八条 经评定为预选中标者，均为预选中标户。企业管理部采购管理科根据招（投）标评审结论，对中标单位发出中标通知书，采购责任人与中标单位约定日期、地点协商淡判。预选中标单位如在通知的期限内无承诺反映，即视为弃权。第十九条 与预选中标单位协商淡判后，经依次逐一验证，协商比较，综合分析，以质量、价格、交货期、运输条件最佳者为最后中标单位，提出要约。七、合 同第二十条 招标单位在选定中标单位后，发给中标单位签约函件，中标单位必须按签订合同的法定手续，如期前来协商，依据经济合同法的规定采购责任人与中标单位签订采购合同。八、附 则第二十一条 本办法自集团董事会批准后生效，在生效前所发生的采购物资不受本办法约束。第二十二条 本办法由采购管理科负责解释。第二十三条 本办法自发布之日施行。6.12浙江报喜鸟服饰股份有限公司招标通知书保证产品质量，降低成本，增加采购工作的透明度，根据本公司的实际情况，经研究决定对套袋、纸袋、胸章、吊牌、衣架、纸箱、商标等物资进行招标，有关事项如下：一、 招标条件：凡具有法人资格和具有招标项目所要求的生产能力者。二、 到货地点：浙江永嘉报喜鸟工业园四号仓库。三、 主要内容如下表：产品名称型号规格产品等级单价数量交货期限备 注套袋牛津布96*59.5优等品大纸袋铜版纸52*42*10优等品小纸袋铜版纸33*28*9优等品吊牌西服5*8优等品吊牌西裤5*8优等品吊牌衬衫5*7.1优等品吊牌领带5*7.3优等品吊牌T恤5*8优等品吊粒四合一1.8*1.6优等品衣架男式黑色优等品衣架女式白色优等品衣架男式白色优等品纸箱衬衫箱61*38*62优等品纸箱立体箱54*70*154优等品纸箱加厚54*102*75优等品纸箱普通54*102*75优等品衬衫盒细纹36*25*5.5优等品商标套色4粒优等品胸章优等品四、报名时间于 年 月 日 至 年 月 日在浙江报喜鸟工业园企业管理部办公室，报名时需递交营业执照、税务登记证、单位简介，电话：0577；传真：0