关于办公用品管理制度.docx

精选资料办公用品管理制度版本号：V1.0附件数：密级： 机密撰写人：审核人：审批人：目 录1.目的22.范围23.名词解释24. 职责与分类24.1责任24.2办公用品的分类25.供应商的选择25.1供应商的选择26.申购与采购26.1申购27.采购38.领用及移交38.1领用及保管，38.2移交39.损坏、丢失及赔偿39.1损坏及丢失310.库存管理410.1库存管理411. 附则41.目的为确保办公用品的稳定供应及质量标准，控制成本，规范采购渠道，减少资金占用，提高管理水平，特制定本制度。2.范围2.1适用范围：XXXX。2.2发布范围：XXXX。3.名词解释无4. 职责与分类4.1责任办公室制定月度办公用品预算，经副总裁确认后负责采购，依照历史记录、经验法则设定。技术部协助IT产品的询价、性能签定、产品验收及维护。4.2办公用品的分类4.2.1普通消耗品：笔、纸、笔记本、大头针、钉书钉、纸杯、胶水等；4.2.2IT消耗品：硒鼓、墨粉、SIM卡等；4.2.3耐用品：打孔机、钉书器、文件夹、笔筒、计算器、录音笔、U盘、无线上网卡等。5.供应商的选择5.1供应商的选择5.1.1指定一家信誉好，质量可靠，价格合理的供应商，签约前需推选至少三家供应商进行评估，以检验供应商及其供应的物品能够满足公司的要求的能力和售后服务的能务。在供货过程中，如供应商的能力或其提供的商品不能满足公司的要求，各部门可提出申请，由办公室重新选择新的供应商；5.1.2IT类的用品、耗材或其它特殊物品可以另行择定供应商进行询价、比价、经分析后议价，询价记录后应附供应商提供的原始物品信息（传真报价等）。6.申购与采购6.1申购6.1.1各部门应于每月25日制定下月办公用品申购计划，经本部门主管领导签字后报公司办公室，预算内的办公室将申购单汇总后进行统一采购；6.1.2预算外的申购要详细列出物品名称、用途、所需数量、预估价格、到位时间等，由公司副总裁审批，办公室负责人签字方可执行；6.1.3消耗品可每月申购，耐用品可每季申购。7.采购7.1办公用品的采购由办公室统一安排；7.2如签约单位无所购物品，应参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料进行物品询价、比价、议价，保证最佳性价比；7.3办公室需备有两套完整办公用品库存，消耗量大的物品应酌量设库存，特殊用品办公室无法采购的，经人事总监确认后可授权申请部门自行采购或请求专业人士协助采购；7.4采购人员要关注市场行情及过去采购记录，如市场价格有变，应及时与供应商联系确定新的价格标准；7.4办公室负责建立厂商资料库作为采购、价格审核及重新选择供应商的依据；7.6公司所有物品必须办理入库手续，即必须见单验货，购入的物品须附有合格证，交货时要当面点清物品数目，检查包装实物是否完好，如发现短缺或损坏、实物与要求不符时，应向供应商提出，并通知有关负责人进行处理，验货合格后方可付款、入库并登记分类台帐；7.1所有物品的采购必须经过申购流程，即经过主管领导的审批，否则不予入库，特殊情况除外。8.领用及移交8.1领用及保管，8.1.1公司采用集中管理的原则，各部门于每月五日指定专人办理办公用品的领用；8.1.2领用时必须填写出库单，经办公用品保管人，领用人，办公室负责人签字；8.1.3各部门应建立办公用品领用台帐，由部门专人统一管理，于办公用品领用时分别登记，并控制物品领用状况；8.1.4前台于新员工入职前为其准备所需物品，以保证新聘人员的正常工作；8.1.5每月一日，前台填写办公用品统计月报，对成本差异进行分析，明确各部门及各类物品的使用及库存情况并提出改进该项工作的建议；8.1.6每月各部门办公用品费用记入其部门成本；8.2移交8.2.1各部门之间如进行办公用品的转移，单位须填写转移单并经主管领导签字、于办公室备案；8.2.3员工调动或离职时将剩余物品一并交回所属部门，可转与本部门其它人员或新进人员使用，需建立台帐进行登记，未办理转交手续的，不予办理调出或离职手续。9.损坏、丢失及赔偿9.1损坏及丢失办公用用品有故障、损坏，经签定，属正常消耗，应以旧换新，非自然原因、保管不当或违规操作造成的故障、损坏，丢失，按以下标准赔偿：9.1.1 200元以下的物品按其原值的30%赔偿；9.1.2 200元以上500元以下的物品按其原值的50%赔偿；9.1.3 500元以上1000元以下的物品按其原值的70%赔偿；注：如使用时间较久，可按物品折旧的年限或根据财务相关制度进行赔偿。10.库存管理10.1库存管理10.1.1入库物品必须严格划分，分别码放；10.1.2物品存放按品种、规格、型号、分别建立帐、卡，帐内物品与帐外物品严格划分，分别记帐；10.1.3公司所有物品须经购买人、保管人、批准人入库、出库方可使用；10.1.4物品出库本着先入先出的原则；10.1.5在库物品一般不可外借，如需要须借用部门主管领导及办公室领导批准办理外借手续；10.1.6严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确、不得随意涂改；10.1.7建立月库存盘点制度，即购买人、保管人每月未进行在库物品盘点，必须做到帐帐相符，帐物相符、帐卡相符，若有差异应及时查明原因并调帐；10.1.8物品保管者应对所