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文档简介

精选资料前台工作规章制度一、前台人员的穿着及相关仪表要求1、前台人员须每天着淡妆上班。2、头发干净整洁,不油腻不披头散发,烫染夸张的头发须扎好在脑后。3、上班期间注意着装、服装正规、整洁、完好、无污渍,扣子齐全不漏扣。4、坐姿不得歪斜、懒散,应保持良好的精神状态。5、不能佩戴过多的首饰,首饰应和着装相互配合。二、环境卫生、办公设施的保持和检查1、每天早上9:00打扫前台周边卫生,整理前台物品,保持前台环境清新整洁、物品摆放整齐;2、每天上午巡视公共区域的绿化状况,保证舒适良好的工作氛围,如有问及时更新;3、每月补充购买后勤保障用品及办公用品(卫生纸、纸杯、清洁用品、硒鼓、墨盒、办公用品等),保障公司后勤配备;4、每月缴费水、电、公司座机费用,并在每月月底为公司员工缴纳次月移动话费。5、下午下班前对办公区的巡视,查看门窗、饮水机电源、电脑电源等关闭情况。三、办公用品的出入库管理1、填写办公用品领用表。2、到综合部文件柜中领取对应要领取的物品,核对表格的信息。3、让领取人确认物品,签字。4、月底及时汇总,下月一号汇总完成。四、日常公司订水以及统计1、每次订水一般情况一次性定24桶,在水只剩一桶的时候及时给水站打电话送水;2、每次定完水后把对应的水票张数核对正确后交给水站送水人员。3、简历表格题目年月订水统计表,内容包括,序号,订水时间,订水日期,订水数量,品名,及时备档。4、月底及时汇总,下月一号汇总完成。五、快件、包裹、邮件、信件的收发(一)收快递1、所有快递全部不允许进入工作区域,全部由前台签收。2、定时发放,可以再中午和下午下班前统一发放,(紧急文件除外)。(二)发快递1、所有的快递统一由前台与快递公司联系2、需要提供给所需发快递员工的资料有,快递单。快递信封。3、员工会把整理好的文件物品包装好放到前台。4、联系快递公司过来取件。5、如果是个人物品,请让员工个人提供快递费用,如是公司文件由公司提供费用。6、及时做好收发快件的登记工作。(三)邮件信件的收发1、纸质文件的收发(1)前台收/发文件应及时在收文明细、发文明细中登记文件收、发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等;(2)前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象,并要求收发件人签字;(3)发件时要及时通知对方,如需给对方送去,应确定好送件时间、地点,并填写文件外送单由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。(4)前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到;(5)将收文明细/发文明细以及文件外送单分别按项目分类交档案管理员归档。2、电子文件的收发(1)前台需询问所收/发文件的相关内容,文件名称,需转交对象等;(2)在电脑上建立新文件夹,如:“年月日_收发文件”;(3)及时将文件转传给相关项目负责人,并确认对方收到;(4)当天工作结束后,将接收/发送的文件发至档案管理员;六、日常的打印、复印以及相关设备的使用管理1、每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机,并及时补充所需的纸张;2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸;公司内部使用或不重要的文稿图纸使用“二次纸”;3、打印机、复印机或其它设备出现故障时,及时联络办公设施维护人员进行检查维修;并填写设备报修记录表;4、及时将用完的设备报修单交由行政主管归档。5、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸,特殊情况下应告知行政主管。节约资源,爱惜纸张;七、接待访客1、访客进门时起身迎接,应该表示出热情友好和愿意提供服务的态度。面向来访者点头微笑致意:“您好,请问您找哪一位?、请问您是哪家公司?、请问贵姓?”如果正在打字应立即停止,即使是在打电话也要对来客点头示意;2、登记客户来访登记薄,弄清来访者身份和意图。知道找谁后,请来访者稍等,立即帮其联系。如果要找的人正在忙,可以请来访者稍等或引领来访者到洽谈室或会议室等候,用规范的仪态(手势指引或起身带位)引领来访者入座,并倒水给客人。如果等的时间很长,要关照一下来访者并向其说明,然后再向来访者要找的相关人员说明情况。若来访者未预约或是初次拜访,不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人,若有事宜,尽量选用转告方式;3、如果来访者知道找谁,但未预约来访时,不要直接回答要找的人在或不在,而要告诉对方:让我看看他是否在,要打电话给相关同事或领导。XX单位XX来访,不知道是不是方便接待,处于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理,即使是要找的同事或领导亲自接,都可以当做是其他人接的电话,再询问。这样在来访者听来,即使电话那头没有答应接待,也不是他要找的人直接拒绝的,为下一步的处理留下了余地。同时婉转的询问对方来意,如果对方没有通报姓名则必须文明,尽量从客人的回答中充分判断能否让他与同事见面,如果客人要找的是公司领导更应该谨慎处理;4、若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在客户来访登记簿上登记,及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来,则需在客户来访登记簿上注明;及时转告相关部门来访者的联系方式以及事由,并确保及时回复;5、每月将客户来访登记薄交由行政管理部档案管理员归档。八、带领客人带领客人到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势1、方向引导方法:接待人员在客人二三步之前与客人大约呈130度的角度,配合步调步伐与客人一致,让客人走在内侧。2、会客室里引导方法:当客人走入会客室,接待人员用手指示,请客人坐下,等客人坐下后,行点头礼后离开。如果客人错坐下座,应请客人改坐上座(通常靠近门的一方为下座)九、客人离开公司客人离开后,应立即将客人使用过的一次性杯子整理好,将洽谈室或会议室桌椅整理好,以便接待下一批客人。十、对内接待1、早上上班主动向同事问好,下班时也主动向同事告别。2、有客人来访时,也要注意公司接洽人员的接待问题,比如提供茶水等。3、前台要随时保持有人在位置上,如遇临时有事要离开,需主动交其他同事帮忙接电话或接待来访客人。4、每天检查前台桌面清洁,设备的维护和干净整洁。十一、电话的接听和记录1、接听电话应热情,使用普通话和礼貌用语。声音要适度,并最终保持轻松愉悦的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。应调整好表情,使用礼貌用语如“谢谢您”“请问有什么可以帮您吗?”“不用谢”等。在电话响铃的第二声和第三声的时候接起电话。首先要说“您好,要勤说“请问、请稍等”之类的谦词。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”;2、转接电话时,要礼貌的说“请稍等”,并马上转接过去。对方如果要求转接领导,又知道领导的姓名,就要礼貌的询问:对方的姓名、单位。如果是做广告的或变相做广告之类的电话,应用礼貌的借口挂掉电话,或转接到相关部门;3、在打电话和接电话过程中都应牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话,对方一定会听到“嗒嗒”的声音,这会让客户感到很不舒服。因此,在电话即将结束时,应礼貌的请客户先收线,这时再挂电话;4、在与客户进行电话沟通过程中需要做必要的文字记录,电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个作的效率更高。例如,应该会面对时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校队,尽可能的避免错误发生;5、对方所要找的人不在时,应询问对方是否希望留言或留下回电号码并做记录,切忌立即挂断电话;6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨,首先致歉,再询问刚才来电的目的;7、将需要转达的内容及来电人的基本信息及时记录在电话记录上;8、每月将电话记录交由行政管理部档案管理员归档。十二、行政后勤人员外出登记(前台提醒督促)1、将文件筐中的临时外出登记表放在前台打卡机旁边。2、员工填写外出登记表时检查所填信息,填写的信息是否正确,不对的要对其进行指导和改正。3、行政后勤人员在外出前请填写外出人员登记表上登记出发时间、目的地、知情人、事由等;4、回到公司在外出人员登记表上登记回来时间以及办事情况;5、特殊情况,外出前未登记,需回公司后及时补登;6、前台人员负责提醒并督促其他员工,并于每月30/31日将外出情况汇总,与考勤统计核对。十三、考勤统计1、熟悉门禁考勤系统的管理,根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;2、每月30/31日将门禁考勤统计数据备份,并综合外出登记以及人员请假情况统计考勤,签字后交上级领导审核签字;3、行政部将考勤交由财务部作为工资表的根本依据,财务完成工资

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