商会采购制度.doc

精选资料*商会采购制度一、释义 本制度所指采购物资主要是指办公用品、相关礼品二、物资需求(采购)计划的分类 1、月度物资需求计划 2、紧急物资需求计划三、采购的方式分类 1、招标采购 2、固定厂商、长期报价采购 3、即时询价采购 四、采购部门和计划部门的划分 所有物质采购部门为秘书处。 五、采购物资付款方式分为 1、预付部分款项。 2、货到凭发票报销付款。 3、货到后分期付款。 4、货到延期付款。 5、以上方式的结合。 二、职责 (一)常委会负责 1、审议批准采购物资询议价报告表。 2、审议决定采取公开招标方式的采购事项。 (二)秘书长负责 1、采购合同的签订。 3、采购付款的审核。 2、长期物资供应厂家的选定。 3、物资招标工作的组织。(三)主管财务常务副会长负责1、采购合同的批准；2、采购付款的审核、批准 二、程序 (一)物资需求计划秘书处根据经营管理需求每月20日前填写月度物资需求(采购)计划。对于确实急需不能列入月度物资需求(采购)计划的物资，秘书处要随时填写物资紧急需求计划。根据目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式，经秘书长审查，主管财务常务副会长审核，会长批准后实施采购。 (二)物资采购审批程序 1、秘书处采购人员根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。 2、对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。 3、采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写采购物资询议价报告表，经秘书长和主管财务常务副会长审核后进行采购。必要时与供应商签定购货合同，按合同审批程序各级审批后再进行采购。 (三)采购物资验收入库工作程序 1、采购物资到会所后，秘书处采购人员要对采购物资进行检验或验证。 2、检验或验证合格后，由验证人员签字后物资登记入库。 (四)采购物资付款工作程序 1、采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭采购合同或采购物资询议价报告表，填写借款单，经秘书长审核，主管财务常务副会长批准后办理预付款手续。 2、采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到会所入库后，由采购人员凭采购合同或采购物资询议价报告表、以及购货发票根据商会财务报销的有关规定经秘书长审核，主管财务常务副会长批准后办理报销付款手续。 三、规定与标准 (一)物资需求(采购)信息传递规定 1、秘书长必须在月度物资需求(采购)计划或紧急物资需求(采购)计划上将所需物资的相关要求说明，特别是品种、规格、型号、供货日期以及对采购物资的其它特殊要求。 2、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应月度物资需求(采购)计划或紧急物资需求(采购)计划上注明相关事项。 3、物资需求使用单位也要及时掌握所需物资的市场信息情况，在月度物资需求(采购)计划或紧急物资需求(采购)计划上将所需物资的估计单价和金额情况列明。 (二)物资采购规定 1、物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。 2、供应部要严格遵守供货商评价制度，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。商会主要采购物资必须保证各有3-5家“资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周道”的备选供货商。 3、对于采购单位提出的供货商、供货价格有疑义的物资需求使用单位，应在召开的常委会议上提出，并由会议做出决定。 4、凡采购单价在1万元以上的大宗物资，必须采取公开招标的采购方式，由常委会确定相关事项。 (三)采购物资验收入库、出规定 1、采购物资到会所后，必须经秘书处检验或验证合格后方可入库。 2、对于经检验或验证不合格的采购物资，秘书处必须与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。 3、各类物资主管部门要对所有采购物资的质量标准和检验验证方式方法进行规范和明确。 (四)采购物资付款规定 下列情况财务科应拒绝支付采购款项： 1、与采购合同或采购物资询议价报告表规定的付款方式或付款金额不一致的款项。 2、秘书处未在物资入库验收单上签字的款项。 3、物资所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应月度物资需求(采购)计划或紧急物资需求(采购)计划上注明相关事项。 (五)采购纪律规定 1、各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求(采购)计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求(采购)计划的行为进行严肃处理。 2、物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护商会的利益，保障商会采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。 3、采购人员都必须遵守商会章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。 4、采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。 5、采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。 6、为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。 (六)售后服务 对于采购物资，秘书处在签定购买合同时，要明确服务约定。 1)采购物资在投用前需厂家进行现场指导