外派人员费用报销制度[001].doc

精选资料唯晶外派人员费用报销制度目的明确报销程序及要求，确保支出合理、真实1 范围适用公司全体人员。2 定义3.1 审批：指在审批人权限范围内，未违反公司制度情况下的复核（审）作 用， 有权对有争议的费用提出质疑，并提请更高一级领导裁决。3.2 签批：是指对该项费用有最终决定权利签字。3.3 合法凭证：指有效的发票及签认的单据。3 职责与权限3.1 申请人：索取真实、合法凭证；整理、粘贴、填写相关凭证交部门负责人审核；3.2 部门负责人：审核并确认申请人凭证的真实性及合理性3.3 管理部负责人：负责如办公场地的租金、水电费、管理费、后勤人员交通费、电话费等；非业务类员工工资、业务类员工基本底薪等定额工资、五险一金。3.4 财务部负责人：根据公司财务制度、公司费用报销制度及相关规定，复核费用、报销申请和支付费用的审批。3.5 总经理：费用额度、标准的核准审批，预算外、额度外费用的签批和特殊经费的签批。4 费用报销标准、额度4.1 个人电话费补贴； 1、 员工因工出差省（广东省）外，可向公司申请个人电话费补贴人民币200元/月。2、 审批通过后由部门助理统一填写报销单并负责在每月10日前收集话费发票，经管理部主管审核，交财务部门复审，每月一次以补贴形式定期统一发放。3、 通讯补贴要求提供有效发票，无发票不予报销，超额部分不报销。4.2 当地市内交通补贴可使用交通工具所有员工（不限级别）地铁、巴士、TAXI实报实销月租车/私车公用需先OA申请审批，实报实销备注：1. 人员因公外出的当地交通费用实报实销，需注明起讫地点、时间和事由。出差人员应该尽量使用公共交通工具，避免搭乘私车等缺乏安全保护的交通工具。2. 出差人员如因特殊需要（如接待贵宾）外埠市内交通费超出标准较多，经预先申请，总经理批准同意，交通费可以按照所提供的票据实报实销，但本次出差不再享受交通补贴。3. 所有享有公司车辆补贴的人员不重复享受其他交通补贴。u 车辆费用报销标准及相关规定1) 原则上当月报销上月的费用，每月报销一次，最迟在费用发生后的两个月内报销完毕，否则过期不予报销。2) 为方便管理，报销单交到管理部的时间为每月15日、25日，其他时间不受理。3) 所有报销必须在OA系统录入报销单或邮件抄送，同步于线下也走纸质报销单，报部门负责人审批，交管理部部进行审核，由管理部统一交给财务部进行报销。4) 路桥费、停车费等，凭出车记录及真实、合法票据报销，财务部负责核查票据日期及加油情况是否与出车记录相符；司机填报出差补贴支付证明单时需经用车人员签名，经车辆调配负责人审批。（出车记录记载每次出车事项、时间、去向）无出车记录者不予报销；5) 以上费用报销额度标准超出的，由使用人自付。6) 一切人为或工作疏忽、违规驾驶造成的费用损失，由责任者自付，公司不予报销；4.3 差旅费出差前，需OA填报出差申请，按批准额度办理借款，出差返回七个工作日内办理报销还款手续；出差补贴？备注：出差期间若发生应酬费，则当天的出差补贴相应扣减。 差旅费需及时报销，无特殊情况尽量在15天内完成报销。4.4 应酬费用管理规定1、 原则上，一切的应酬费开支必须事先经过OA申请审批流程通过，若特殊情况可在后补OA流程后给予报销。2、 所有应酬费开支都需开具真实有效的发票，若因特殊情况产生无发票消费支出时，必须说明情况报批总经理审批同意，补发票支出，无票一律不予报销。3、 大额应酬费支出，需在OA或邮件申请中写明：应酬理由、几人同行、消费地点、预算额度等内容，经总经理批准后方可支出核销，凡未经批准或超额部份由个人自行承担。4、 报销应酬费时须注明：应酬人员、应酬时间、应酬事项、应酬地点、应酬结果等简要情况说明，交该上级领导和财务部审核5、 凡不属于公司的应酬费用，一律不予报销。如有弄虚作假，一经发现则全额扣减或限期退还公司，并视情节轻重给予经济处罚。6、 以上应酬费额度，不包括实物礼品、礼金赠予。凡实物礼品和礼金赠予的公关费用都必须先OA或邮件申请，经总经理审批同意后方可列支、报销。4.5 加班。一般情况下，在境外出差的性质，不接受加班申请。如遇特殊情况再根据业务情况特批。6 费用审批流程:6.1 费用报销：出纳支付经办人申请直接上级审 批财务部复 核管理部审 核总经理6.2 借支、冲借支流程1）借支流程：经办人申请直接上级审 批财务部复核总经理管理部复核出纳支付冲借支流程：经办人申请直接上级审 批财务部复核总经理管理部复核财务冲账6.3 物品申购流程：经办人申请直接上级审 批财务部复核总经理管理部复核管理部登记6.4 送礼、招待费申请流程经办人申请直接上级审 批财务部复核总经理管理部复核管理部登记（11）特殊申请流程7 报销需注意事项和对单据的要求1、 在支付证明单“科目”处填上费用发生公司名称。2、 报销事由须填写详细（发生日期/月份、事由），如X月话费费用，公司X月X日X月X日租金一定要注明清楚，并在备注栏填写附件（发票）张数；特别事项应以黄色告示贴写清楚贴在支付证明单上；3、 所有的签名需用中文全名；4、 不要涂改任何地方，金额处涂改无效；5、 大小写金额必须填写一致；6、 使用的支付证明单按公司提供样式购买；7、 固定费用（房租/管理费/税金/等）不可和其他日常支出填在同一张支付证明单上；8、 当月费用必须在次月报完，以发票日期为准，如超期，不给予报销。如特殊情况无钱垫付的费用，须填写借支单；9、 费用报销需凭合法凭证报销，发票内容完整。发票抬头按公司全称打印。原则上无发票不能报销，如因特殊原因未取得发票需要报销的，由报销人自行负责提供相应的发票，再附上相关原始单据，并用“黄色告示贴”注明原因贴在单据上，证明人签字证明，或购买无发票的物品，必须有购买商家开具盖章的收据或者小票，财务才给予报销；10、 原始单据必须用胶水粘贴在支付证明单后面，个人的应酬费、差旅费、交通费等各项支出，请报销人按填写顺序粘贴相关发票并在票据后作出相关说明事项，不得使用订书机装订；如所附发票太多，需分层次粘贴，且粘贴面积不要超过A5大小；单据粘贴时，正面朝上，金额栏向右；11、 报销单，每周二日前将上周报销单送达财务部会计；12、 公司实行报销款打入工资卡，请在报销时将开户银行与账号写在支付证单背面和OA指定的账号上；13、 如报销时不能提供发票，请先走借支流程，待发票回来以后冲减借支；14、 在出差行程中因非工作原因修改行程的，须先经OA申请，否则不予报销该行程费用，并给予违规警告处分。15、 不符合以上规定的报销单据，一律不予报销，退回报销人重新整理。8 财务人员审批、支付费用报销单规定1、 会计审核费用报销单时，必须核查费用报销是否在规定的标准内，核查报销金额是否准确，发票是否符合报销业务要求、是否真实，无发票的报销单有否备注说明。对不符合要求的费用报销单必须告之报销人退单理由； 2、 费用报销如属于冲借支的，必须核查所冲借支是否与实际借支相符合，如有不符财务审核人员有权提出异议；3、 出纳不得支付未经审批核准或审批核准手续不全的报销单；4、 财务人员坚持原则，不符合规章制度的支出必须坚决予以抵制