某酒店部门综合办公室管理实务

综合办公室管理实务部门慨述协助总经理管理好总经理室的日常行政事务；协助总经理协调好各部门工作；主持酒店行政会；审核管理好行政费用开支；审核签章及酒店法律事务协调；组织制定、修改、充实各项规章制度，做好招聘、培训工作；制定酒店工资结构、员工福利的标准；管理酒店人事档案及酒店后勤工作 ，确保酒店经营活动正常进行。一、具体工作内容：1、全面领导办公室工作并具体主持酒店行政事务工作。2、负责召集部门例会并做好记录。3、审核批准酒店1000元以下行政费用开支报告。4、审核上报酒店1000元以上行政费用开支计划。5、负责酒店防火、防盗及交通安全管理工作。6、管理酒店员工食宿问题。7、负责对外经济合同的审核签章及酒店法律事务协调。8、管理好总经理室人员编制。9、负责对外联系的工作计划的制定与实施。二、岗位职责：A、行政办公室主任：1、协调各部门的工作，协助总经理监督，检查对各项方针政策、上级指示的落实与执行情况。2、掌握市场情况，收集行业信息，为总经理决策提供咨询，当好参谋。3、安排总经理办公会议，并减产会议决定事项的执行情况。4、按照总经理的意图，组织起草综合性的报告，规划、总结、请示、通知等信涵，并审查签发前的文稿。5、领导本部门工作人员做好文件的归档、收发、打字、接待、用车管理和印章管理工作。6、抓自身管理、本部门的学习、考评等提高工作效益。7、协调、平衡各部门关系，发生矛盾，应及时疏导，调查研究，明确责任，必要时报告总经理处理。8、组织制定酒店行文管理的各项规定，努力使公文规范化、科学化、提高办事效率、9、完成总经理临时交办的各项工作。B、行政主管：1、按合同实施物资采购和小型用品采购；2、计划安排好酒店员工午餐；3、协助主任做好日常工作及管理好酒店环境卫生和绿化工作4、安排好外来宾客的食宿和活动5、具体办理酒店车辆的年检、年审、保险、维修并与管理部门做好联系工作；6、办理酒店员工的暂住证、体检证；7、负责与保安部联系有关工作；8、办理上级领导交办的工作。三、行政办公室纪律管理制度：1、上班着制服及配戴员工名牌。不能穿超短裙与无袖上衣和休闲装。2、坚守岗位不串岗；3、上班时间不看书、看报，不玩电脑游戏；不打磕睡及做与工作无关的事；4、不准在岗位上化妆；5、接待来访和业务洽谈应在会议室进行；6、不准因私事占用电话；7、不经同意不准随意上网，更不能用酒店的电脑发送私人邮件或上网聊天，未经批准不得使用酒店其他部门的电脑；8、所有电子邮件的发出，必须经部门经理的批准；以酒店名义发出的邮件需经总经理或主管副总经理的批准；9、未经总经理或部门经理的授意，不能索要、打印、复印其他部门的资料；10、不迟到、早退；11、平时加班、请假需经部门经理批准；12、更要严格遵守打卡制度，不论任何理由，不得代他人打卡，违者开除。13、无工作需要不得随意进入总经理办公室、计算机房、客户服务中心、档案室、打字室、财务室、会议室及接待室。四、印章使用管理制度1、酒店印章由集团驻店经理保管，各部门的印章应由各部门经理或各部门指定人员保管。未经领导批准，印章保管员不得委托 他人代管，并且不得带出办公室使用；2、以酒店名义签署的意见书、协议书、合同书，各部门以酒店上使用酒店公章。3、未经允许，不得私自使用酒店公章。五、电脑室岗位职责1、业务培训：（1）组织对电脑操作人员、前台收银员的技术培训、考评员工工作质量和工作效率；（2）结合电脑、收印机操作过程中出现的各类问题，组织制定相应的注意事项和操作规程；（3）更多地掌握电脑新技术，参加有关电脑的学术活动，不断提高业务能力，更好地为酒店服务；2、硬件维护：（1）负责酒店电脑设备、收银设备的管理和维修，及时组织排除各设备出现的故障，修理更换损坏的零件；（2）负责酒店电脑设备、收银设备的日常保养，定期检查、清洁各设备及线路，防止尘埃、虫害的损害，确保各设备正常运行，以保证酒店营业的需要；（3）对酒店各电脑设备的更新换代及技术引进提出可行性建议，并负责组织实施。3、软件维护（1）处理电脑系统、收银机在使用过程中出现的故障，确保运算数据的正确性和系统正常运行的可靠性；（2）按电脑使用部门的要求，逐步实行自编软件，修改、扩充、完善电脑系统的功能，以适应酒店业务发展规律的需要；（3）扩大电脑应用范围，为各部门装置电脑，开发设计管理程序。（4）管理电脑室内部事务，包括工作安排、调配、检查、落实等。（5）完成总经理临时交办的其他工作。六、会议管理规定1、酒店会议是由：办公例会、日常工作会议组成。2、最高级会议通常情况下每月至少召开一次，就一定时期工作事项作出研究和决策。会议由酒店总经理主持、参加人员为：总经理、副总经理、各部门经理等领导。3、酒店办公例会是为贯彻落实作出的决议、决定召开的会议。会议由总经理组持，参加人员为：各部门经理及有关人员。4、酒店办公例会由酒店行政办公室组织。应于会前3天将主要内容通知于会人员，会后14小时之内整理、发布会议纪要。 （1）会议纪要的形成与签发A、公例会会议纪要、决议，由行政办整理成文。B、行政办根据会议内容需要在限定时间内完成纪要的整理工作。C、会议纪要和决议形成后，由与会的酒店成员签字确认。D、纪要发放前应填写会议纪要发放审批单，审批单内容包括纪要编号、发放范围、主管领导（或主持会议的领导）审批意见。E、纪要应有发文号，发放时应填写文件签收记录表，并由接受人签字。F、纪要应分类存档，并按重要程度确定保存限。（2）会议纪要作为酒店的重要文件，备忘已研究决定的事项，发给与会人员，以便对照核查落实。5、日常工作会议由会议召集人填写会议申请单，经主管副总经理批准方可召开，会议通知由行政办公室根据申请部门的要求发出。如会议需要撰写会议纪要，由会议召集部门撰写完毕后报有关及行政办公室。七、酒店每周例会制度1、部门领导例会每周举行一次，由总经理主持，副总经理及各部门经理级人员参加。2、主要内容：（1）总经理传达上级主管部门有关部门文件和总经理室有关精神。（2）各部门经理汇报工作情况，以及提出需要提请总经理或其他部门协调解决的问题。（3）总经理对各部门工作进行讲评，布置和安排下周工作。（4）其他需要解决的问题。3、例会参加者在会上要踊跃发言，允许持有不同意见、不同见解、不同观点和保留意见，但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真执行。4、严格会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布前，不得私自泄露会议记录。八、日常部门经理例会制度1、部门经理必须提前五分钟到达会场。2、与会期间，所有人员必须保持安静，认真听取总经理的指示。3、各部门经理按顺时针方向逐个限时汇报本部门的工作情况，各部门经理汇报应用规范语言，汇报内容为前一天部门工作情况、存在问题、建议等，汇报完毕请总经理指示。总经理做指示时，相应的部门经理应做好记录。九、档案管理：（见工作流程）十、人事经理岗位职责：1、组织制定人事计划，经酒店总经理批准后执行。2、负责酒店人事工作，掌握业务计划，拟定工作计划，及时向有关部门领导汇报并共同研究、讨论。3、抓好管理工作，经常深入基层，掌握情况，合理安排使用干部，发现人才，及时提出调整意见。4、组织本部门工作人员学习，提高管理水平和业务能力，做到管理规范化。5、根据用工计划组织招聘工作，负责招聘、辞退、停薪留职员工的审核，负责员工内部调配的审核，6、结合酒店实际，制定本酒店工资、奖金、福利标准，报领导审核批准；负责工资、奖金、福利、加班夜班费及各种津贴报表的审核。7、负责审核、办理各类休假期的期限和有关费用报销标准；8负责人事档案的管理工作。9、完成总经理交给的其他各项工作。十一、培训管理制度培训内容：（1）员工培训应根据其所从事的工作，以专业对口培训和岗位培训为主；（2）管理人员应充分了解政府的方针、政策规定、学习现代管理理论和技术，提高市场预测能力、控制能力，决策能力；（3）专业人员和财务人员、工程人员，厨师等，应接受各自的专业对口技术培训，提高专业技能。（4）基层管理人员应通过培训充实知识，提高实际工作能力。2、培训形式（1）脱产学习。主要是培养有发展前途的骨干力量。（2）半脱产培训。主要是专业对口培训。（3）业余培训。鼓励员工积极参加各种不同类型的，与本职工作有关的培训。十二、酒店总值班制度1、由总经理办公室负责安排。值班者为：部门经理以上的管理干部。2、值