固定资产及低值易耗品采购作业管理办法

固定资产及低值易耗品 采购作业管理办法 【人事行政部】 文件名称：文件编号：固定资产及低值易耗品采购作业管理办法拟制单位：审核：批准发布：人事行政部版本：发布日期：密级：发布部门：人事行政部发 送全体员工附 件 1. 采购申请报告 2. 资产验收报告 3. 供应商评估表 4. 合格供应商名录 5. 资产转移申请表 第 一 章 总 则第一条为使公司日常办公采购工作，能依照统一规范及原则办理，特此制订本办法。第二条本公司重要资产包括固定资产、低值易耗品的采购作业及管理依本规范办理。第三条本公司运营机具的采购及管理作业规范另文规定。第四条本公司日常办公用品的采购管理见行政事务管理办法的有关规定。第五条本公司固定资产和低值易耗品的采购及管理责任部门为人事行政部，相关资产的采购作业均须向公司总经理汇报。 第六条名词定义如下：固定资产 ： 使用年限在一年以上，且单价在 2000 元(含)以上之公司资产。 低值易耗品：使用年限在一年以上，且单价在 8002000 元之公司资产。 合格供应商：凡公司上述资产采购作业前，供应商应具备一般管理、品质管 理及财务能力、且政府核准，领取正式营业执照，必须经过评 估符合本公司供应之标准。 第 二 章 采 购 作 业 流 程 第七条 为有效整合公司采购资源，争取优惠采购价格，本公司采购管理原则为集中 采购、集中支付，以人事行政部为专责采购主办单位，各部门自行采购之 作业必须经公司总经理核准。 第八条核准权限：年度预算核准编制内的固定资产、低值易耗品之采购，由公司总经理核准，年度预算核准编制外的固定资产、低值易耗品之采购，由公司总经理核准。 第九条采购申请报告各部门申请采购时，应事先叙明理由并查明有无编列预算，由人事行政部 办理分供商评价后，呈请权限主管核准后方可办理。 各部门申请采购时，采购主办单位应于采购前，先做财产库存查询，在库 存品中有符合申请提出之规格、品质、使用年 限等需求品时，应优先调度 使用避免闲置浪费。 申请部门提交采购申请报告，先由部门经理签字确认转人事行政部主管复核签字后，提交总经理审批后，作为采购依据，转交财务部请款。 第十条 合格供应商评估：采购前，人事行政部依据供应商评估表，必须对供应商 进行评估，凡符合本公司供应之标准可列入合格供应商名录，方可采购。 供应商的评估至少每年进行一次。为了便于管理及售后维修，电脑设备要求 均采购品牌机。 第十一条 采购案议价比价原则 1、 采购案件应择二家（含）以上供应商办理议价比价。如因事实需要或产 品之独特性、专利权或著作权等，也可改以独家议价方式办理，应确认厂 商具备履行合约的能力。 2、 以二家（含）以上供应商办理议价比价时，采用最适价原则。价钱 即使最低者，仍应考虑交货期限、产品功能、产品品质、日后保养维护等 状况，在合理维持采购质量之前提下，应叙明理由，改选择次低标或在适 当之价格范围内，以高于最低价之金额选购符合申请单位需求之财物。 第十二条 采购案议价比价主导及作业 1、 总公司主导议价比价案： 资产单价 10000 元以上（含）、请购总价 50000 元以上（含）的采购案， 均依规定转送总公司办理议价比价，并不得以化整为零分批请购之方 式意图规避本项规范。行政部依采购权限呈报核准后，办理购置事宜。 2、 本公司主导议价比价案： 资产单价 10000 元以下、请购总价 50000 元以下的采购案，由本公司行政 部会同申请部门，并选至少二家厂商进行议价比价，议价结果需申请部 门签字确认，依采购权限呈报核准后，再办理购置事宜。 第十三条 采购合约签订标准一般依以下情况办理：采购有分期支付款项需求或采购金额 50000 元以上，均须签订合约。 采购金额 10000 元以上，50000 元（含）以下者，议价单位依需求共同决 议是否签订合约。 采购金额 10000 元（含）以下者，可免定合约以传真或邮件提供估价单并 直接议价后办理下单订购。采购合约由人事行政部归档管理。 第十四条 验收 资产管理员会同使用人员及时对购入的固定资产、低值易耗品等资产，进行开机检验及试运行，并根据原始发票逐项、详细填写资产验收报告（非 机具类）（只有照相机单独填写资产验收报告（照相机），经核准无误 后由资产管理员填写入库单，经编号确认后交财务部入帐，验收报告留行政部存档管理。签约采购案需分付期款时，因该案件尚未完成无法确实验收，依合约规定 支付期款，待整个案件完成后，再办理验收程序支付尾款。 第 三 章 资 产 管 理 第十五条 公司固定资产和低值易耗品的管理责权部门为行政部，对验收合格的固定资 产和低值易耗品，行政部应及时进行管理：资产分类、编号、建立台帐、出 入库记录、日常维护、定期核查等。 第十六条 资产分类代码定义 级别资产分类代码一级固定资产G低值易耗品Y电脑/服务器D二级电子设备（传真/打印机/交换机等）T家具J其它Q。 第十七条 资产编号方法 ZJSD- 一 级 代 码 二 级 代 码 - 购 买 年 月 - 总 序 列 号 其 中 ： 总 序 列 号 - - - - -为 一 级 资 产 数 量 的 总 排 列 序 号 ； 购 买 年 月 - - - - -固 定 资 产 须 标 识 。 例：2014 年 8 月购入电脑一台，资产编号为：ZJSD-GD-1408-011 第十八条 资产的日常管理 公司须明确指定专人负责本区资产的管理，接受人事行政部业务指导。资产管理员承担本区资产的管理和落实各项管理办法的责任，经常 性地保持帐物相符，并检查督促使用人员履行相应的义务，及时办理变更 和移交手续。 资产的日常维护由使用者负责并接受行政部和财务部管理，保证物、卡、 帐相符，资产完好。使用人员须承担对应资产的完备和充分利用的责任， 切实做到责任到人。 使用者应自行保管好领用的资产，个人无权决定资产的转移，如需要移交 他人使用时，必须及时到管理人员处办理移交手续。员工如果离开公司， 必须到管理人员处退还领用设备，否则将不予办理离职手续。移交手续须 报行政部注册。 资产管理员负责建立资产的计算机管理信息，及时将新增的资产的数据分 类进行登记，资产变更时及时对数据做相应的变动。 第十九条 资产的维修、升级、报废 需维修或升级的资产及时通知行政部协助定损、估价须进行鉴定认可后方 可修理或升级。维修费 2000 元以内的由本部门经理批准；维修费在 2000 元以上需报总经理。 资产报废由行政部填写报告，总经理审批，并书面通知财务部做帐面处理。 固定资产在折旧期内如有任何损坏，则按其修理费的 30%给予使用者处罚； 无法修复或丢失的固定资产，按原资产折旧后的净值作为该使用人的罚款 额；超过折旧年限丢失或无法修复的固定资产，按其原值的 10%作为对该 设备使用人的罚款额。 二十条 资产的定期核查 行政部负责组织资产管理办法的实施，组织定期的盘点和工作检查并负责 资产数与财务部帐目数相符。盘点工作每半年一次，由各部门资产