35机关通信管理程序

LOGO XXX（集团）总公司综合管理体系程序手册编码：070520035 版次：4修改次数：0受控状态：受控 批准人：XXX批准日期： 2001-03-09实施日期：2001-03-12 XXXX（集团）总公司 机关通信管理程序_1范围本程序规定了XXX（集团）总公司对通信设备及费用管理的具体内容,适用于XXX(集团)总公司对集团总公司机关所管理的通信设备和费用的管理工作。2职责2.1由总裁办公室行政管理处对XXX（集团）总公司所管理的通信设备进行管理并制定相关要求。2.2由总裁办公室行政管理处委托XXX信息科技公司收集、统计、分析XXX（集团）总公司各部门及集团总公司所管理的通信设备资料，计算、汇总通信费用，并对XXX（集团）总公司各部门及集团总公司所管理的通信设备进行保管、维护。2.3负责增加新通信设备的申请与办理工作。2.4负责淘汰设备的报废工作。2.5对XXX（集团）总公司所管理通信设备(移动电话、无线寻呼机和电话)的使用有监督的职责，如有损坏或遗失，有权责令使用者照价赔偿。3程序3.1通信设备管理程序工作步骤执行人员控制要求参照文件记录档案01现场调研总裁办公室1各部门使用需求；2集团总公司通信设备使用情况及需求02确定需求来源总裁办公室1汇总调研情况2分析需求，确定范围03制定计划总裁办公室1根据集团总公司及各部门需求，制定购置计划a名称、用途b功能、性能c品牌、规格d数量e价格2根据上年度通信费用使用情况,制定通信费用预算年度计划及任务下达程序计划费用预算04通信设备的购置总裁办公室、财金部、监督部通信设备的购置执行“行政管理程序”行政管理程序05通信设备的委托代管总裁办公室、财金部、监督部1按计划每年对总公司需要委托代管的通信设备开列清单2确定通信设备的维护和代管的相应要求，主要包括：a通行设备维修、维护、保管、报废b通信费用统计、分类c应急情况处理d教授使用方法e充分考虑质量、环境和劳动安全的要求3确定侯选公司并对侯选公司提出的维护支持方案比较分析，或采取招投标方式确定意向在总公司机构改革初期及考虑集团整体利益最大化，目前暂定“XXX科技信息公司”为代管公司4谈判并草拟合同，合同中还应充分考虑环境和劳动安全的因素5合同评审并签报报批6正式签定合同环境因素/职业安全卫生风险控制程序签报合同06公布技术支持方式总裁办公室1在OA中公布代管公司的具体维护方案，将其纳入总公司综合质量管理体系。2公布代管公司中具体各项相关业务的联系人和联系方式，如热线电话等记录07使用过程中的监控总裁办公室1及时向代管公司宣布总公司关于环境和劳动安全方面的重大方针和政策2对委托代管期间出现的纠纷和重大问题进行调解3针对代管公司提出的修改完善内容做出响应4验证是否达到预期目的5执行综合管理体系过程控制程序综合管理体系过程控制程序08跟踪管理总裁办公室1在OA中不定期征求对代管公司的意见和建议2收集整理意见与建议后反馈代管公司，要求其提出纠正与预防措施3对纠正与预防措施进行验证综合管理体系过程控制程序记录09代管公司评价总裁办公室、财金部、监督部1组成评价小组2根据委托代管合同进行评价。评价主要内容有：a合同履行情况b技术力量c服务质量d价格e环境和劳动安全的因素3完成评价报告报主管副总裁评价报告10通信费用总裁办公室1通信费用预算报财金部审批2将财金部下达的通信费用预算,分摊到各部门3由各部门对本部门的费用进行控制4年终汇总各部门费用使用情况,出具汇总报告报主管行政费用的领导汇总报告本过程所规定的程序，在执行过程中通过年度计划和任务下达控制程序对其效率进行监控，由各级管理人员对所管辖的下级人员的操作过程进行控制，由监督部门和各相关业务部门进行监督，发现过程存在效率低下、遗漏、重叠、失控等问题，由主管部门牵头相关部门参加进行整改，制定预防和纠正措施方案并实施。涉及程序文件修改的按照文件处理和控制程序和综合管理体系过程控制程序进行修改完善，必要时进行流程再造。4定义4.1通信设备:是指用户交换机、无线寻呼机（BP机）、移动电话（手机）、无线对讲机、数字电话机、模拟电话机、录音电话机、传真机、电传机、多轨录音机、计费设备、交换机维修终端、配线架、会议电话设备和通信线路等设备。4.2通信线路：是指分机线路、直线线路、中继线路、专线、网络线路、