前期物业管理服务方案.doc

.前期物业管理服务方案 一、物业管理接管验收方案物业验收、接管前的工作 1) 成立验收、接管小组：由物业管理有限公司在接管物业竣工前组织、经营、管理、工程、保安和清洁等部门有关人员前往现场，对验收、接管工作中所涉及问题等进行考察。在此基础上，提交公司董事会或总经理办公会议讨论确认，并制定验收、接管工作方案，在公司领导下成立接管验收小组。 2) 有关专业人员提前进驻小区：提前派出工程技术专业人员进驻现场，与地盘的工作人员一起，参与机电设备的安装调试，了解整个物业内所装备的设备设施，熟悉各类设备的构造原理、性能，熟悉水、电、气管道线路的铺设位置及走向等，为下一步实物验收、资料移交等工作做准备。 物业验收、接管中的工作 1) 组成联合交接小组，商定交接注意事项和交接日期：管理处验收、接管小组主动与开发商和承建单位联系，协商物业交接问题，及时将协商情况汇报给总公司。由开发商、承建单位和物业公司三方共同组成联合交接小组，制定验收方案，统一验收标准，商定交接注意事项和交接日期。 2) 印制验收、接管工作表格：物业公司对所接收的建筑物、设备设施，要分别列项印制验收记录表格。主要有：物业接管验收移交工程资料清单，公用机电设备验收单，公用建筑、小型设施验收单，公用机电设备验收单，室外给排水验收单，绿化验收单，单元建筑接管验收记录表，单元室内电气设施接管验收记录，单元室内给排水接管验收记录表等。 3) 全面验收、交接：验收时须有开发商、承建单位和物业公司三方共同参加，逐项进行验收，填写记录单，每份验收记录单上均须有三方人员的签名，验收记录单一式三份，三方各执一份。对验收合格的项目，列出清单，进行交接，交接双方在清单上签字；对不合格的项目，注明存在的问题，提交地盘和施工单位，限期整改，整改项目须经复验，合格后方可接收，物业公司将接收清单交管理处保存。开发商、承建单位把小区的各项资料（包括产权资料，技术资料，政府验收合格证明，水、电、气供应合同等）全数移交管理处，双方注意做好移交工作的相关登记、签字手续。物业验收、接管后的工作：1) 已接收项目的管理：管理处从接收签字起，即组织人力对建筑物和机电设备进行保护，防止被盗和破坏，同时，组织人员对已接收项目进行清洁和环境整理。认真清点、检查、复核室内和小区的各种设施设备及有关物品，发现问题及时登记、反映、整改。2） 入伙时业主及物业使用人收楼验收：管理处与开发商在入伙接待处联合办公，实行一条龙服务。先由开发商为业主及物业使用人办清购楼手续，再由管理处收取入伙费用，并安排专人陪同业主及物业使用人视察房屋、验收设施设备，办好交接手续、交付钥匙，对业主及物业使用人提出的房屋质量方面的问题，逐项记录在接管验收记录四联单上（承建商、缇香名苑管理处、业主及物业使用人、开发商各一份），并负责与承建商联系，限期修好，保证业主及物业使用人按时入住。3） 归档小区各种资料：建筑施工图纸、隐蔽工程资料 、各种交工验收证书复印件、各种设备使用说明书、合格证书复印件等。4） 拟定小区设施中不完善方面的改进计划，并与有关方面联系实施。 各项工作执行企业的质量方针和目标，以及ISO9000质量管理体系标准，为物业使用人创造安全、清洁、优美、舒适、方便的生活环境。五、物资装备物资装备以满足现代化管理需要为目的，以确保管理服务质量为根本，以为机关工作人员提供文明、舒适的办公、生活环境为追求，结合实际情况拟定。（一）管理用房1.办公用房安排管理处前期办公安排。关于前期维修间和仓库位置，根据现场情况临时协商解决。 2.宿舍与食堂安排前期保安及工程技术人员宿舍在办公大楼临时解决，综合服务楼交付使用后，管理骨干和保安员等住宿由管理处统一解决，在某某市聘用的非保安员工尽量自行解决住宿问题。前期员工就餐问题拟与快餐公司协调解决。综合服务楼建成后统一在正规食堂就餐。二、业主入住管理方案住户入住期间的管理方案，包括入住仪式、办理有关手续、便民服务、为住户排忧解难的措施l 一旦我司中标，我司将立即组织资深专家组为某某小区提供全面的前期服务，结合物业管理角度在项目规划、设计、施工、验收等阶段提供合理化建议，为今后开展物管工作及控制管理成本打下良好的基础，同时为进入实操阶段做好充分的准备工作：（一） 入伙（住）管理方案1做出入伙方案。主要包括：（1）做出明显的指引标识；（2）入伙车辆的引导工作；（3）保安的安全保卫工作；（4）入伙期的日常保清工作；（5）办公家具的包装物及杂物的及时收拾工作；（6）协助物品的搬运及摆放工作；（7）小区内搬运小车及搬运工具的配备准备工作；（8）水电工的供水、供电的保障工作；（9）欢迎入伙的准备工作；（10）确定入伙时间。2每个房间的通电、通水检查和最后一次清洁开荒在入伙的前一个星期，由工程部主管带领水电维修人员，对供电供水情况进行每个房间的仔细检查，以确定入伙后水电畅通。在入伙的前一个星期，在水电维修人员检查后的房间，进行最后一次的清洁开荒，然后关闭门窗，锁好房门。3挂彩旗等迎接准备工作在入伙的前二天，我们根据事先的准备安排，做好入伙欢迎工作。 （1）在小区现场的主要出入口挂职出横幅标语； （2）在南北方向的两个门口设置充气拱门； （3）在小区的四周设立彩旗； （4）在建筑物的周围悬挂气球等。4现场的保障及配合 按照入伙方案中的相关内容，入伙的当天和入伙阶段，切实做好现场的保障和配合工作，以使业户方便、快捷、安全、省时、省力地顺利地入住。l 提示业主在入伙前明白办理入伙手续时应带的文件资料及准备工作，以免办理手续时徒劳往返。l 为业主办理入伙手续时，应程序顺畅，手续完善，票据正规。l 即时完成入伙注记。l 受理代办服务手续齐全、收费合理、守时守约、保证质量。5、业主入伙流程 1）业主向售房单位/发展商办理售房手续后，签订售房合同并开出入伙通知书。2）凭售房合同与入伙通知书到物业管理公司办理入伙手续。 3）物业管理公司在审核资料无误后，向业主介绍物业管理服务情况、收费情况；代发展商与业主签订使用公约。6）若业主验房发现并提出质量问题，经确认，填写返修表送交发展商，管理处应协助发展商对房屋进行整改后，请业主再次验房。7）如需二次装修的，需到物业管理公司办理装修手续。8）业户入伙流程图如图所示。 2、租赁住户入住流程 1）签订租赁意向书，并交付定金。如一次看中房子的可直接签署租赁合同。 2）签订租赁合同书。合同应附有管理公约等有关附件。 3）由物业管理公司工作人员带业户到现场验收房屋，如发现有房屋质量问题的，由物业管理公司通知工程队整改。 4）整改后或验收房屋没问题，业户就同物业管理公司签验收单，并从物业管理公司领取房屋钥匙。 5）交付押金和首期租金。 6）如需二次装修的，需到物业管理公司办理装修手续。 6、 入伙作业标准l 入伙接待工作应做到耐心、细心、百问不厌。l 入伙各项资料齐全，记录规范完整，按户建立业户档案。l 入伙各项收费正确，做到日结月清、帐表相符。l 特约服务手续齐全，收费合理，守时守约，保证质量。l 内部手册登记及时，即时完成注记。l 入伙按户汇总，次月5日前全部归档。4、入伙作业规程l 由房产发展商或物业管理部门向业户发出入伙通知书。l 业户携带购房合同书、入伙通知书、入伙手续书前往指定地点办理手续。l 业户到管理处签收入伙资料，付清物业管理费用。l 由指定的业户服务人员和维修技术人员陪同业户验房，抄录水电表底数并共同确认。l 业户验房后若提出质量问题，填质量返修表，管理处加签意见后，由管理处协助发展商进行工程质量问题的返修工作。l 如发展商或施工单位将工程质量问题委托物业管理公司返修时，双方须签字确认。l 业户验房确认后领取钥匙，办理签收手续。7、入伙作业检查规范为了保证入伙工作正常有序，管理处经理负责对入伙工作的各个环节进行检查以保证工作规范和服务质量。 1）集中入伙时管理处经理每天巡视各个接待环节，发现问题，分析原因予以解决。每月4次抽查入伙资料、记录，发现不符合作业要求，用书面通知相关人员整改，对确属运作上的不完善处，经分析后开具纠正/预防措施通知单加以落实完善。 2）正常情况入伙阶段，管理处经理每月一次抽查入伙工作资料，收费情况、记录情况及归档情况，发现问题应以不合格项发书面通知并整改。入伙通知书 女士先生： 您好!您所认购的 弄 号 室的商品房， 日前已经政府有关部门检查验收合格，准予入住。现将有关入伙事项通知如下： 一、我公司拟定于 年 月 日至 月 日，集中办理入伙手续。您可在回执中选定具体入伙日期前来办理，并在收到本通知后一周内将回执寄回我公司。如您不能按时前来，在 年 月 日后，请到销售中心办理入伙手续（法定节假日休息，恕不受理）。 二、集中入伙办理地址： 三、办理时间：上午 至 ，下午 至 。 四、集中入伙期间，我公司有关部门和物业管理公司将派员现场接待办公服务。 五、回执邮寄地址： 邮编： 传真： 特此通知。 房地产开发公司 年 月 日入伙通知书回执入伙通知书回执 公司： 兹接贵公司入伙通知书，本人购买的 号 室商品房，拟定于 年_月 日前来现场办理入伙手续。此复。 业主（签章）： 年 月 日 入伙须知入 伙 须 知 女士/先生： 欢迎您成为 的业主！ 我公司为提供良好的管理服务，兹先介绍有关入伙事项和有关收楼程序，以免您在接受新楼时，产生遗漏而导致不便。请您认真阅读，以免产生麻烦。1、 请您在接到入伙通知书后，按约定的日期来办理入伙手续，以便我们及时为您提供服务。2、 您来办理入伙手续时请带齐以下物件：（1） 购房预售合同；（2） 业主身份证（或护照）及印章；（3） 公司购买的还应带公司法人证件和公章；（4） 入伙通知书；（5） 已缴款项的收据（调换正式发票）；（6） 未缴的购房款和物业管理应缴的款项。3、 如您委托他人来办理，还应带上：（1） 您（业主）的委托书，应由律师见证；（2） 您（业主）身份证（或护照）的复印件；（3） 代理人的身份证或护照。4、您办理手续时请按入伙手续书的排列顺序依次进行。5、您收楼时，请认真检查室内设备、土建、装修是否有缺少、损坏等质量问题。如有问题，请填入房屋验收表中，管理处将代表业主利益向发展商协商解决。 祝您顺利入伙！ 物业管理有限公司 管理处年月日 入伙手续书 入伙手续书 业主：2、合同组您认购的 号 室，现已具备入住条件，请您按如下顺序办理入伙手续。谢谢您的合作。1、房产收款组 业主已付请房款、有线电视初装费、地籍图费。并开具收费凭证。 经办人： 部门签章： 年 月 日 业主已签合同。并领取质保书、电视线、地籍图（两份）、水表封卡、纪念品。业主签章： 经办人： 部门签章： 年 月 日3、物业组3.物业组 业主已领取业主手册等入伙资料。 业主已付清物业管理服务费（三个月）、装修垃圾清运费， 并开具收费凭证。 经办人： 部门签章： 年 月 日 二、 根据入住前后及各个管理时期的特点，采取相应的安全防范措施；1. 管理区域的门岗实行全天24小时立岗保安服务。2. 保安人员应按公司规定统一着装、佩带胸牌、值岗前应列队整装、仪表仪容整洁端庄；值岗时应佩带通讯、警械装备、精神饱满、微笑服务。不准吸烟、闲聊、阅读书报、做与保安服务无关的事。3. 值岗时与业户、访客交谈应使用文明、规范用语，不得使用“命令”、“要求”类用语及禁忌语。4. 为保障业户、访客的人身、财产及项目的安全，保安人员应认真值守，实施正常的小区公共部位的安全保卫防范性工作，尽到善良管理人的注意义务。对突发事件应按各类应急预案迅速作出反应，果断作出适当处置，即时报告上级，并做好记录。5. 门岗保安人员应熟悉项目常住人员及私家车辆状况，并严格实行访客出入登记制度，不准拾荒、小摊贩、推销人员及其他闲杂人员进入管理区域。6. 雨天为业户提供方便伞等便民服务。7. 对装修民工出入小区严格验证，对装修民工携带工具出小区，应查验由管理处签发的出门证，对携带大宗材料及贵重物品出门，应查验由业户签证的、由管理处签发的出门证，并做好相应记录。8. 管理区域内实行全年365天24小时全天候保安巡视服务，对重点区域、重点部位每1小时至少巡查1次。9. 为防盗、防火、防灾和维持管理区域的公共秩序，按不同方案的巡视路线，确保每小时巡遍全部公共区域。10. 严密巡查公共区域的保安防范动态、道路畅通及车辆停放状况、各类标识、消防设备、设施完好状况、公共区域的环境卫生状况及小区周界报警系统状况。发现异常情况及时向有关部门反映，并做好巡视记录与巡逻到位仪（点）的签到。夜间巡视，应佩带警棍、应急电筒，保持高度警惕性，并加强自我保护意识。并对路灯的损坏情况做好记录，及时报修。11. 加强装修管理，阻止违规装修，制止占用公共场所任意施工的行为，确保夜间（18:00-次日08:00）及国定节假日不发出影响他人休息的装修、施工噪声。12. 对进出小区的装修、家政等劳务人员实行临时出入证管理。13. 为应对突发事件，应制定相应的应急预案并定期演习（每年12次）。14. 管理区域内监控系统全天24小时开通运行，并实行24小时不间断轮岗监控值班服务，严密监视出入口探头监控屏；通过小区红外线联网、周界报警系统及业户家庭报警系统全面监视管理区域内的安全动态，发现疑问应立即定点监控录像，并对可疑情况作跟踪监视及同步录像，做好监视记录；当值人员应对监控的私密性内容及现场记严格保密，不得泄漏，未经管理处经理许可，不得擅自放像、切换监控录像资料。15. 监控录像保存一个月，循环使用。16. 做好监控室内务及清洁卫生工作。17.监控室内无关人员不得进入，有关人员进入都应做好详细记录。安全管理的重点1 日常管理每天的人流量大，素质良参差不齐，为防止出现盗窃、破坏等问题，我们将充分利用小区内的闭路监控系统，密切注意营业场所的异常情况，对可疑人员进行重点监视。并利用出入口处设置的防盗安全门，交替巡逻，关门时，协助工作人员清理现场，采取人防与技防相结合的方法，制定一套行之有效的安全管理措施，确保安全。2 消防管理消防工作是各项管理工作重中之重，一旦发生火灾，其损失将是无法估量的。消防工作的方针是“预防为主，防消结合”，实行人防、技防的有效结合，消防工作常抓不懈,加强员工的消防意识培训和技能培训,对大楼消防系统和内部消防设施定期联动测试。冬春两季气候干燥，是火灾高发期，需特别注意防火，我们将制定严格的消防管理制度，结合现场的具体情况制定切实可行的灭火方案，在出入口处及醒目位置处设置“严禁火种入内”、“严禁吸烟”、“严禁烟火”等标示牌，禁止租户和外来人员携带易燃、易爆物品进入楼内，在入口处设置存物柜，大件物品、提包等在入口处存放。3 防火管理特色4.防火是安全管理工作的重中之重，消防工作的方针是以“预防为主、防消结合”，实行人防、技防的有效结合，消防管理工作必须常抓不懈。经常举办消防知识和意识的讲座，加强消防意识培训和技能培训，在宣传栏加强消防知识宣传，建立义务消防队，消防系统的设备设施每月联动测试一次，每年至少进行两次消防演习，提高员工防火、灭火技能。采取的具体措施为5.严禁易燃、易爆物品进入楼内和在楼内存放。6.严禁携带火种进入机房及库房，在楼内严禁吸烟和明火操作。7.严禁乱拉临时电源和私接电器设备、改动线路，遇特殊情况，严格执行报批手续，由物业管理处派专业人员进行操作。8.下班后对楼内进行全面检查，并切断有关电源。9.每天检查消防设施，定期检测消防设施的性能，发现问题及时整改。10.请消防局专家进行消防知识讲座，现场指导消防灭火技能，针对其保护特点确立灭火方案。小区安全宣传和防范1、 管理处坚持以安全责任制为抓手，认真贯彻政府倡导的“政府领导、法人管理、社区自治”的原则，加强防火安全宣传机制建设；2、 进一步加大防火安全工作基础，全面提升防火工作的管理水平。3、 工作目标：通过各部门、各级防火组织和全体员工的共同努力，不断探索管理处消防管理机制，完善防火工作机制，提高依法治火的能力和水平；4、 通过整治防火安全薄弱环节加大小区消防安全宣传力度，有效预防和控制一般火灾事故；有效实施小区防火安全监管，为项目提供良好的防火安全保障。消防安全宣传和防范 通过在设立公告栏，向小区住户宣传消防安全，深入贯彻消法，加强消防宣传教育，传播居家防火知识，提高全民的消防防范意识。 通的形式，向小区业主普及消防安全法律法规等行业规定 通过研讨会的形式讨论过小区内部网络发布防火安全基本常识，开设家庭防火知识专栏，向业主（用户）普及居家防火常识，帮助业主（用户）消除家庭火险隐患 通过开设座谈会新近消防问题的热点 组织业主参观消防设施系统，现场讲解小区消防系统的管理和运行情况。6、物业管理法律法规及常识向住户的宣传设想 通过在设立法律法规常识专栏，向小区住户宣传法律法规知识，深入贯彻物业管理条例、消法等相关法律，传播法律法规常识，提高全民的法律意识。 通过小区内部网络发布法律法规基本常识，设立主页公告栏，向业主（用户）普及法律法规常识，帮助业主（用户）提高法律意识。 通过开设座谈会的形式，向小区业主普及法律法规知识。 通过研讨会的形式讨论新近法律法规的热点问题。三、 业主装饰装修管理方案对房屋装修的监督方案、措施和所达到的效果，特别是对不出现违章搭建和保证房屋外观整洁统一所承担的责任及承诺； 为保证的高雅性和统一性及领先于同档次物业的特殊性，特制定严格的装修管理规定（1）设立装修管理领导小组以管理处经理为总负责人，管理处经理助理、保安主管、保洁主管和设备主管为组员，负责协调装修过程中的有关事项。（2）装修管理流程l 业户向管理处装修管理小组提出装潢申请，携带装修图纸、施工单位资质证书及施工人员的身份证复印件到管理处填写住宅装修申请表与施工人员登记表，签署安全责任书、装修协议书，经管理处审批合格后，并办妥以上手续后，接待人员办理施工人员临时出入证方可施工。l 管理处经理助理协同保安主管向业户和施工队介绍小区管理规定。l 现场跟踪：保安部主管和领班必须每天到装修户施工现场跟踪视察，了解施工情况并做好记录，必要时请设备人员同往。l 装修完毕后，经保安主管或设备部主管验收后，在装修申请表上填写装修验收情况，并签名。l 跟踪时，如发现有违章和妨碍公共利益的行为，应及时采取措施进行整改，必要时填写整改通知单，并现场拍照，以备留用与归档。l 对违反装修规定者将依照有关条例采取如下措施： a.批评、规劝 b.责令停工整改 c.报发展商、或政府有关部门。l 对于材料进出、施工人员办证、施工工具的管理：业主的装修材料搬运出小区时，必须由业主亲自到管理处办理出门证，签字认可，否则任何人一律不准把材料带出小区。办理临时施工人员出入证和工具出小区手续必须由业主或施工负责人来管理处办理，其它人不得办理。l 管理处经理每月不定期抽查4次装修管理情况。 （3）装修管理办法装修申请登记程序：业主办完所有入伙手续并仔细阅读装修管理办法。业主携带装修图纸、施工单位资质证书到管理处填写住宅装修申请表，签署装修协议书。施工单位填写施工人员登记表。管理处审验业主、施工单位装修资料时，如发现有不合理处，应立即告知业主、施工单位对方案进行修改，直至修改合格后，方准予施工单位办理施工管理手续，开始施工，发放施工许可证。施工单位负责人带好施工人员身份证或暂住证到管理处办理施工管理手续，交纳管理工本费，领取施工人员出入证。为避免有损政府和邻居的利益，维护全体业主的共同利益促进物业的保值升值，在装修过程中，请业主和施工单位在装修前仔细地阅读有关规定。（4）装修资料管理办法l 业主室内装修资料整理、归档工作由管理处经理助理负责。l 装修资料包括：住宅装修申请表、施工人员登记表、装修协议书、安全责任书等。l 施工队伍联系地址及施工人员身份证复印件。l 每户的装修资料必须齐全，每户装修资料与入伙资料放在一起，一户一袋，作为业户资料的一个组成部分，以便将来查阅。l 资料中的所有文字，按规范填写，表格和责任书需打印，更正内容需规范。l 业户装修结束，设备主管或保安主管验收房屋合格后，在申请表上签字，档案由管理处经理助理整理和归档。【相关表式及告知性文件】装修申报表 年 月 日 物业编号 住户姓 名电 话地 址装修公司名称注册地址法人代表电 话工地负责人电 话项目主要材料时间 年 月 日起至 年 月 日止物业管理处审批意见： 年 月 日批准人验收意见： 年 月 日验收人装修管理协议甲方：物业有限公司乙方：（装修业主）为了共同维护本物业的房屋完好、环境整洁、优美，维护广大业主的利益，甲、乙双方根据安徽省物业管理条例和房屋使用说明书特制订本管理合同。一、 甲方作为本物业的管理单位，有责任对业户的装修工作进行检查、监督和管理。二、 乙方在实施装修过程中，愿意接受物业管理单位的监督和管理，遵守房屋使用说明书。三、 乙方应严格按照管理处审验备案的装修方案施工，不得擅自增加项目，改变施工图纸，不得擅自变动户内原有的设备及设施，严禁损坏承重墙。四、 乙方装修施工期为 天，自 年 月 日起，至 年 月 日装修施工结束。五、 乙方把装修建筑垃圾袋装后，集中堆放至小区 处，并保持周边环境的整洁。六、 乙方应督促所委托装修房屋的施工队到管理处办理施工许可证和施工人员出入证。 七、 管理处的服务人员有权查验施工人员的出入证和身份证，如发现伪造、冒用、证件过期、无证作业，甲方可向施工单位罚款100元/人次，同时停止违规者进场作业。八、 乙方装修施工时间为8：0020：00之间，并确保20：00次日8：00期间不发出影响他人休息的噪声；提倡使用绿色涂料，在周围业户休息或做饭时，不宜进行污染性涂料施工。九、 乙方搬运装修材料，须听从甲方的指挥，搬运时间为周一至周五10：0015：00，节假日不可搬运装修材料。十、 乙方装修施工时遵守下列禁止行为：1、 在外墙上开门、窗，在承重墙上凿、拆、打洞，扩大承重墙上原有的门窗尺寸，拆除连接阳台的砖、混凝土墙体；2、凿、挖地坪、顶面；3、随意封闭阳台。4、侵占公共部位、走道。5、在指定以外的位置安装空调机、排放冷凝水。6、在阳台、外墙、门外塔建、加建、悬挂任何建筑物及晾衣架。7、随意改变或移动电话、电视、煤气、水管、电线管等设施。8、将没有防水要求的房间改为卫生间、厨房间；9、损坏房屋原有节能设施，降低节能效果；10、其他影响建筑结构和使用安全的行为。十一、 乙方装修施工而造成的漏水、渗水等，应立即整改修复，并作相应赔偿。十二、 乙方应督促施工队在搬运建筑材料和建筑垃圾时要注意保护楼内公共设施、设备，不损坏、污染楼梯、台