时间管理的目的与方法(ppt 44页).ppt

时间管理 课程内容 在你的生命中 你怎样诠释时间 时间是什么 导语人生最宝贵的两项资产 一项是头脑 一项是时间 无论你做什么事情 即使不用脑子 也要花费时间 因此 管理时间的水平高低 会决定你事业和生活的成败 1 供给毫无弹性 时间的供给量是固定不变的 在任何情况下不会增加 也不会减少 每天都是24小时 所以我们无法开源 2 无法蓄积 时间不象人力 财力 物力和技术那样被积蓄储藏 不论愿不愿意 我们都必须消费时间 所以我们无法节流 3 无法取代 任何一项活动都有赖于时间的堆砌 这就是说 时间是任何活动所不可缺少的基本资源 因此 时间是无法取代的 4 无法失而复得 时间无法象失物一样失而复得 它一但丧失 则会永远丧失 花费了金钱 尚可赚回 但倘若挥霍了时间 任何人都无力挽回 时间是什么 我们是每分钟的主人 否则便是每分钟的奴隶 我们利用时间 否则时间利用我们 一年有365天 其中双休日共 天 法定假日 天 公司带薪休假 天 带薪病假 天 实际工作 天 共 小时 我们退休还有 年 还有工作时间 小时假定有效工作时间为 全年有效工作时间为 小时到退休前有效工作时间为 小时 时间计算练习 时间管理是什么 时间本身不是问题 因为每个人拥有的时间都是一样多所以时间管理的问题不在于时间 而是在于如何善用及分配时间 时间管理是什么 自我管理 改变习惯 让自己更富绩效 更富效能 效率 效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划 时间管理的原因 1 时间是企业和个人最稀缺的资源之一 2 有效的时间管理能够以最高的效率完成重要的事情 3 有效的时间管理可以减少加班时间 提高个人生活品质 管理好你的时间就能管理好你的生活 时间 是否能管理 事实 你绝对不能够让时间停止下来 所以 能够被管理的是你和你的选择 时间管理的目的 高效能 把事情做完 叫做效果把事情很快地做完 叫做效率把事情很快又很对地做完 叫做效能 效能与效率 用正确的方法做错误之事 用正确的方法做正确之事 用错误的方法做正确之事 用错误的方法做错误之事 效能与效率 如何进行时间管理呢 Parkingson sLaw帕金森原则 时间象一根弹筋 设立期限 Pareto sPrinciple帕雷托原则 80 的结果来源20 的努力 ConcentrationEnigmas注意力之谜 注意力需要及时恢复 InternalEnergyLevels内在能量水平 有效地利用你的生物钟 Efficacy Efficiency效能与效率 做正确之事 做好它 时间自然法则总结 以终为始 先规划 再计划 方法一 必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行 去实施必须留出处理不可预计事务的时间 目标 计划 要完成某个目标 我们往往反复地计划 实施 修订 形成这样的循环圈 如何制定目标一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的 具体的可衡量的可行的现实的基于时间的 好的目标是这样写的 谁在什么时间内完成什么工作并以什么标准为衡量 设定目标 实现目标 剥洋葱法目标设定 设定目标 帕累托原则 方法二 集中精力在能获得最大回报的事情上 而不要花费在对成功无益的事情上 80 20法则 花80 的时间 精力和资金做20 的最有价值的事情 花80 的时间 精力和资金建立和不断维护20 的最优质的人际关系 成功基本法 20 80定律 对人生与成功的理解 成功20 靠自己 80 靠他人 花80 的时间 精力和资金学习20 的最基本的观念和方法 花80 的时间 精力和资金为20 的优质客户提供超出他们期望值的满意服务 M2高度重要低度紧迫 M1高度重要高度紧迫 M4低度重要低度紧迫 M3高度紧迫低度重要 重要性 高 紧迫性 高 方法三工作价值矩阵 M2防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划 休闲 M1危机急迫的问题有期限压力的计划 M4繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动 M3不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题受欢迎的活动 重要性 高 紧迫性 高 工作价值矩阵事务分类表 M2有远见 有理想平衡纪律自制少有危机 M1压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局 M4全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生 M3短视近利危机处理轻视目标与计划缺乏自制力 怪罪他人人际关系浮泛 甚至破裂 重要性 高 紧迫性 高 工作矩阵结果 轻重缓急应 着重 而非 着急 重要 与否是一种价值判断 紧迫 与否则属客观情势 先做 必须做 的 再做 应该做 的 最后做 可以做 的 在过去的半年中 这三件事你曾经做过吗 在未来的半年之内 你的时间计划中安排这三件事了吗 问题 人们往往对偶然突发事件更加关注 但是对稳定 缓慢 必然的事件常常忽视 所以 内心渴望的 重要的事情 如果不列入时间计划中 将永无时间去做 也无法实现 智者名言 请优先关注M2 重要但不紧急 做一个富有成效的工作者 方法四 利用生物钟 方法五合理制定日程表 找到大石头2 ABC法则3 事件优先 方法六 简化工作 创造大块时间 方法七 坚持 习惯成自然 习惯是逐渐养成的习惯是可以改变的改变习惯是一件不舒服的事情改变习惯是一个过程改变是一种高层次的享受 时间管理应用制定行动计划 行事月历制定方法 1 根据职责确定常规项目 2 根据阶段目标制定行动计划 3 确定私人重要事件 4 常规事件和私人重要事件填入 5 将重要目标的行动计划填入 6 其他重要项目临时加入 7 定期检查和填写 年 季 月 周 运用待办单的原因 1 作为检查2 确定当日优先完成的事项3 今天完不成的事情列入明天所要完成的待办单4 合理安排突发事件 待办单的使用 待办单制定和使用方法 1 列出当天所有任务月历或计划中的事项 前一日的转移任务 新的日常工作 周期性重复任务 需应付的约会 会议 交流 电话 2 估计各项工作时间 保留弹性60 40规划 3 确定工作事件重要性和紧迫性4 排定时间5 抓住正在做的工作6 完成后划掉 盯住下一个目标7 临时插入的工作 先记录 评估 然后安排时间 待办单制定常识 1 60 时间安排计划好的事 20 时间为未计划好的事预留 20 时间安排突发事件2 上午8 10点是人头脑最清醒时间 一般安排最重要的事3 一般人工作1小时效率就会大幅度降低 建议做5 10分钟的休息 如喝水 上卫生间 运动 工作交流等 确定时间优先顺序 1 今天必须完成2 2天内完成3 几天内完成 1 每天在同一时间制定 建议在下班前 2 只定一个 3 规划出干扰时间 4 要有弹性 5 要长期坚持 养成习惯 有效制定待办单的几点建议 工作进程的规则 1 充分工作准备2 做一件事要一气呵成做完 不做 工作跳蚤 3 适当工作速度 定时休息4 集中处理较小的同类任务 批处理 5 利用零星时间 准备 计划 事务性工作 6 安排无干扰时间 安静时间 7 避免盲动和负面行动8 适时说不 减少干扰 提高效率的具体方法 1 保持桌面整洁2 批处理3 善用等候与空档时间4 避免拖延5 常规工作流程化 标准化 时间的价值花点时间工作 那是成功的代价花点时间思考 那是力量的来源花点时间读书 那是智慧的基础花点时间恋爱 那是神仙的特权花点时间欢笑 那是灵魂的音乐花点时间游玩 那是青春