文件编号规则.doc

精品文档云南方策科技有限公司文件编号标准一、目的为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。二、适用范围本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。三、总则 （一）凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本标准规定的要求接受管理。 （二）行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。 （三）根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。四、文件编号规则 （一）编码元素使用规则 1、公司名称公司全称为：云南方策科技有限公司 公司简称为：ACE 2、部门标识代码 部门标识代码统一使用英文简写，如下：部 门部门代号总经办GM行政部AD人事部HR技术部TD市场部MD客服部SD财务部FD 3、日期代号格式： yyyymmddyyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如01表示1月。dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如20表示第20号。例如： 20160120 表示（2016年01月20日） 4、流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如 ：“01”代表第一份文件。 5、版本编号下面是对版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ., 0.9，版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0，版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ., 1.10。 （二）文件分类编码规则 1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：XX-DN-TT-dd-nn。格式说明：公司简称-部门代号-文件类型-文件版本号-流水号。XX:公司简称。DN：大写英文字母，部门代号，如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用。TT：文件类型，用大写中文字母简写表示, 如:ZL：质量手册XU：程序文件LC：工作流程BZ：工作标准ZD：制度 dd：文件版本号。nn：流水号。 （1）质量手册 格式：XX-ZL-1.0 如：ACE-ZL-1.0 含义：方策公司1.0版质量手册。（2）程序文件格式：XX-CX-1.0-nn 如：ACE-CX-1.0-001 含义：方策公司第1个程序文件，此文件版本号是1.0。（3）工作流程格式：XX-GM-LC-dd-nn 如：ACE-GM-LC-1.0-01 含义：总经办第1个工作流程，此流程文件版本号是1.0。（4）工作标准格式：XX-HR-BZ-dd-nn 如ACE-HR-BZ-1.0-01 含义：人事部第1个工作标准，此工作标准文件版本号是1.0。（5）管理制度格式：XX-ZD-dd-nn如：ACE-ZD-1.0-01 含义：方策公司第1个管理制度，此管理制度文件版本号是1.0。2、技术类文件公司技术类文件的编号格式为：XX-DN-JS-TT-dd-nn。格式说明：公司简称-部门代号-技术文件-文件类型-文件版本号-流水号XX:公司简称。DN：大写英文字母，部门代号，指此技术文件出自哪个部门。 JS:技术文件简写。TT：技术文件类型，采用大写中文字母简写表示。dd：文件版本号。nn：流水号。如:ACE-TD-JS-SYSC-1.0-01 含义：方策公司技术部技术文件，其文件类型是使用手册，该手册的版本号是1.0，流水号是01号。3、合同协议合同协议的编号格式为：XX-DN-TT-yyyymmdd-nn。格式说明：公司简称-部门代号-合同类型-签订合同年月日-流水号XX:公司简称。DN：大写英文字母，部门代号，指此合同协议出自哪个部门。 TT：合同类型，采用大写中文字母简写表示,如： XS-销售合同 CG-采购合同 HZ-合作协议 LD-劳动合同 JK-借款协议 yyyy：阿拉伯数字，签订合同的年份。nn：合同流水号。如：ACE-MD-XS-2016-01 含义：2016年方策公司市场部签订的第1份销售合同。4、外来文件外来文件的编号格式：XX-W-yyyymmdd-nn 。格式说明：公司简称-外来-来文年月日-流水号。XX:公司简称。W:中文大写字母简写，表示外来。yyyymmdd:年月日。nn:流水号。如：ACE-W-20160201-01,表示方策公司2016年2月1日第1份外来文件。5、发文1、对外发文：指公司发给公司外部的通知、公函等。格式：XXyyyy（外）第nn号。XX:公司简称。yyyy：阿拉伯数字，发文的年份。nn：流水号。如：2016(外)第01号 含义：方策公司2016年第1份外部发文.2、对内发文：指公司发给公司内部的通知、公函等。格式： XXyyyy（内）第nn号。XX：公司简称。yyyy：阿拉伯数字，发文的年份。nn：流水号。如：ACE2016(内)第02号 含义：方策公司2016年第2份内部发文.6、会议纪要格式：XX-DN-HY-yyyymm-nn。 格式说明：公司简称-部门代号-会议简写-年月-流水号。XX:公司简称。DN:大写英文字母，部门代号，如会议纪要是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该会议纪要是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用。HY：会议中文大写字母简写。yyyymm：年月。nn：阿拉伯数字，会议流水号。 7、工作总结或工作计划格式：XX-DN-ZJ/JH-yyyymm-nn。格式说明：公司简称-部门代号-总结/计划简写-年月-流水号。XX:公司简写。DN:大写英文字母，部门代号，指此总结/计划出自哪个部门。 ZJ/JH：总结/计划中文大写字母简写。yyyymm:年月。nn:流水号。8、文件附件所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加：-M-nnM：附加内容类别T：表格