会计凭证票据填制的误区与技巧

会计凭证票据填会计凭证票据填 制的误区与技巧制的误区与技巧 细节反映素养细节反映素养 的高度的高度 填制会计凭证的填制会计凭证的 目的 目的 准确记录经济业准确记录经济业 务 务 方便日后查询方便日后查询 为经营管理提供为经营管理提供 必要信息 必要信息 一 填制凭证的一 填制凭证的 坏毛病 坏毛病 1 1 不闻不问 埋 不闻不问 埋 头做账头做账 典型表现 拿到典型表现 拿到 原始票据 也不问清原始票据 也不问清 票据所代表经济业务票据所代表经济业务 事项的来龙去脉就做事项的来龙去脉就做 账 账 2 2 根据单据种类 根据单据种类 做账做账 典型表现 凡是典型表现 凡是 餐饮票都计入业务招餐饮票都计入业务招 待费待费 做账时应该按业做账时应该按业 务的性质来确定成本务的性质来确定成本 费用的归集科目 而费用的归集科目 而 不是根据单据的种类不是根据单据的种类 来确定会计科目 如来确定会计科目 如 餐饮票可能是业务招餐饮票可能是业务招 待费 也可能是职工待费 也可能是职工 福利 福利 3 3 凭证摘要写得 凭证摘要写得 不清楚不清楚 典型表现 摘要典型表现 摘要 要素不齐 含糊不清 要素不齐 含糊不清 有时连最基本的时间 有时连最基本的时间 人物 事项都不写 人物 事项都不写 如如 报销费用报销费用 危害 摘要写得危害 摘要写得 不清楚 不利于日后不清楚 不利于日后 查账 更不利于分析查账 更不利于分析 取数 例如 销售部取数 例如 销售部 门报销展会费用时 门报销展会费用时 摘要只是写摘要只是写 销售部销售部 报销展会费用报销展会费用 如果 如果 销售部对费用支出有销售部对费用支出有 疑问时 财务只得将疑问时 财务只得将 报销凭证一一翻出与报销凭证一一翻出与 销售部对账 如果在销售部对账 如果在 摘要写得很清楚 如 摘要写得很清楚 如 小行星报销小行星报销 2013XX2013XX 展展 会费用 会费用 则仅看摘要 则仅看摘要 就可核对 避免无谓就可核对 避免无谓 的劳动 又如 支付的劳动 又如 支付 货款时 摘要只写货款时 摘要只写 支付货款支付货款 则不知 则不知 道是为生产支付的货道是为生产支付的货 款还是为购建固定资款还是为购建固定资 产支付的货款 手工产支付的货款 手工 编制现金流量表时就编制现金流量表时就 无从判断 无从判断 4 4 凭证摘要写得 凭证摘要写得 太清楚太清楚 典型表现 无税典型表现 无税 务风险意识 摘要写务风险意识 摘要写 得清清楚楚 明明白得清清楚楚 明明白 白 白 某些时候 凭证某些时候 凭证 摘要应该写得象雾象摘要应该写得象雾象 云又象风 否则就会云又象风 否则就会 象沐浴阳光温暖的冰象沐浴阳光温暖的冰 块 全然忘了自身在块 全然忘了自身在 逐渐地消融 最终化逐渐地消融 最终化 为一缕空气 为一缕空气 5 5 将不同事项登 将不同事项登 在同一张凭证在同一张凭证 6 6 将多笔金额合 将多笔金额合 并成一笔并成一笔 典型表现 将多典型表现 将多 笔现金或银行存款合笔现金或银行存款合 并成一笔记账 并成一笔记账 什么 这个也算什么 这个也算 坏毛病 是的 尽管坏毛病 是的 尽管 会计基础工作规范会计基础工作规范 第五十一条第三款规第五十一条第三款规 定可以根据若干张同定可以根据若干张同 类原始凭证汇总填制类原始凭证汇总填制 记账凭证 但这是理记账凭证 但这是理 论上的 实际工作中论上的 实际工作中 不可以 除非你想通不可以 除非你想通 过无尽的查账 对账过无尽的查账 对账 来消磨你漫长的人生 来消磨你漫长的人生 7 7 按报销单合计 按报销单合计 金额入帐 不按部门金额入帐 不按部门 拆分拆分 8 8 金额错误时调 金额错误时调 整分录仅按差额调整整分录仅按差额调整 会计基础工作会计基础工作 规范规范 第五十一条第第五十一条第 五款规定 如果在填五款规定 如果在填 制记账凭证时发生错制记账凭证时发生错 误 应当重新填制 误 应当重新填制 如果会计科目没有错如果会计科目没有错 误 只是金额错误 误 只是金额错误 也可以将正确数字与也可以将正确数字与 错误数字之间的差额 错误数字之间的差额 另编一张调整的记账另编一张调整的记账 凭证 调增金额用蓝凭证 调增金额用蓝 字 调减金额用红字 字 调减金额用红字 是的 理论上是是的 理论上是 可以这样 但在实际可以这样 但在实际 工作中 你会发现这工作中 你会发现这 会给日后查账时带来会给日后查账时带来 无谓的烦恼 无谓的烦恼 二 填制凭证的二 填制凭证的 误区误区 误区误区 1 1 所有的白 所有的白 条都不能入账条都不能入账 什么是白条 通什么是白条 通 常意义上讲 白条就常意义上讲 白条就 是指在白纸上书写的是指在白纸上书写的 收支证明 或收发证收支证明 或收发证 明 明 很多财务人员认 很多财务人员认 为所有的白条是不可为所有的白条是不可 以入账的 其实并不以入账的 其实并不 是这样 支付对方是是这样 支付对方是 个人且不属于应税劳个人且不属于应税劳 务的支出是可以用白务的支出是可以用白 条入账的 而并不需条入账的 而并不需 要发票 如 要发票 如 支付给个人支付给个人 的各种补偿 赔偿费的各种补偿 赔偿费 用 用 如拆迁赔偿 青如拆迁赔偿 青 苗补偿费 但需有相苗补偿费 但需有相 应的赔偿协议等证明应的赔偿协议等证明 文件 文件 独生子女补独生子女补 助 取暖费补助 防助 取暖费补助 防 暑降温费等补助 暑降温费等补助 抚恤金 救抚恤金 救 济金等福利补助 济金等福利补助 离职补偿 离职补偿 丧葬费 丧葬费 死亡赔偿 死亡赔偿 按经济合同按经济合同 规定支付的罚款 规定支付的罚款 可根据法院判决可根据法院判决 书或调解书 仲裁机书或调解书 仲裁机 构的裁定书 双方签构的裁定书 双方签 订的提供应税货物或订的提供应税货物或 应税劳务的协议 双应税劳务的协议 双 方签订的赔偿协议等方签订的赔偿协议等 书面文件 作为记账书面文件 作为记账 的依据 的依据 如对以上有疑问 如对以上有疑问 请翻阅请翻阅 税收征管法税收征管法 第十九条规定 第十九条规定 会计会计 法法 第十四条规定 第十四条规定 企业所得税法企业所得税法 第第 八条 还可参看江苏八条 还可参看江苏 省地方税务局省地方税务局 20112011 年年 1212 月月 2121 日颁布的日颁布的 企企 业所得税税前扣除凭业所得税税前扣除凭 证管理办法证管理办法 苏地税 苏地税 规规 2011 13 2011 13 号 号 注 注 这是目前对扣除凭证这是目前对扣除凭证 规定较系统较详细的规定较系统较详细的 地方法规 地方法规 误区误区 2 2 收据不能 收据不能 做为记账的凭证做为记账的凭证 凡是收据就不能凡是收据就不能 做为记账的凭证 不做为记账的凭证 不 是 有此观念的同志是 有此观念的同志 是将做账与税前扣除是将做账与税前扣除 相混淆了 理由如误相混淆了 理由如误 区区 1 1 所述 不赘述 所述 不赘述 凡是收据都不能凡是收据都不能 税前扣除 非也 部税前扣除 非也 部 分收据 如政府部门分收据 如政府部门 开具的专用票据也是开具的专用票据也是 可以税前扣除的 例可以税前扣除的 例 如 如 由政府各部由政府各部 门开具收费票据 门开具收费票据 由各事业部由各事业部 门开具收费票据 门开具收费票据 捐赠收据 捐赠收据 工会经费收工会经费收 据 据 法院的诉讼费法院的诉讼费 执行费收款收据 执行费收款收据 军队收据 军队收据 具体规定请参见具体规定请参见 财综财综 2010 1 2010 1 号号 行政行政 事业单位资金往来结事业单位资金往来结 算票据使用管理暂行算票据使用管理暂行 办法办法 误区误区 3 3 收谁的钱 收谁的钱 挂谁的账 向谁开票 挂谁的账 向谁开票 正常情况下 是正常情况下 是 收谁的钱挂谁的账 收谁的钱挂谁的账 但也有例外 如委托但也有例外 如委托 代收 委托代付的情代收 委托代付的情 况 这时就不能收谁况 这时就不能收谁 的钱挂谁的账 故 的钱挂谁的账 故 填制凭证时一定要问填制凭证时一定要问 清楚业务事项 清楚业务事项 误区误区 4 4 职工借款 职工借款 出差回来报账后单位出差回来报账后单位 不开收据 不开收据 职工借款出差 职工借款出差 出差回来后 用票据出差回来后 用票据 报账 多退少补 不报账 多退少补 不 管员工是否交回现金 管员工是否交回现金 均应该开给冲账收据 均应该开给冲账收据 否则 假如财务入账否则 假如财务入账 错误或将票据弄丢后 错误或将票据弄丢后 出差员工就有口难辩 出差员工就有口难辩 无法证明自己借款已无法证明自己借款已 冲销 冲销 误区误区 5 5 从 从 A A 公司公司 采购货物 却将货款采购货物 却将货款 付给付给 A A 的老板或员工的老板或员工 此种情况除非有此种情况除非有 A A 公司的委托收款证明 公司的委托收款证明 否则一旦否则一旦 A A 公司追索公司追索 货款 将有口难辩 货款 将有口难辩 还得再付一次货款 还得再付一次货款 误区误区 6 6 差旅费津 差旅费津 贴 误餐补助需要发贴 误餐补助需要发 票票 此类补贴津贴 此类补贴津贴 不需要发票 但是要不需要发票 但是要 注意个税问题 差旅注意个税问题 差旅 费津贴免征个人所得费津贴免征个人所得 税 具体标准按照财税 具体标准按照财 政部规定执行 而误政部规定执行 而误 餐补助要分情况对待 餐补助要分情况对待 根据财税根据财税 1995 82 1995 82 号号 文件规定 国税发文件规定 国税发 19941994 089089 号文件规号文件规 定不征税的误餐补助 定不征税的误餐补助 是指按财政部门规定 是指按财政部门规定 个人因公在城区 郊个人因公在城区 郊 区工作 不能在工作区工作 不能在工作 单位或返回就餐 确单位或返回就餐 确 实需要在外就餐的 实需要在外就餐的 根据实际误餐顿数 根据实际误餐顿数 按规定的标准领取的按规定的标准领取的 误餐费 一些单位以误餐费 一些单位以 误餐补助名义发给职误餐补助名义发给职 工的补贴 津贴 应工的补贴 津贴 应 当并入当月工资 薪当并入当月工资 薪 金所得计征个人所得金所得计征个人所得 税 税 误区误区 7 7 凭证后必 凭证后必 须附原始凭证须附原始凭证 不完全正确 凭不完全正确 凭 证后除结帐和更正错证后除结帐和更正错 误的记账凭证外必须误的记账凭证外必须 附原始凭证 有些业附原始凭证 有些业 务不一定有发票类的务不一定有发票类的 原始凭证 还可能是原始凭证 还可能是 外单位做的分割单 外单位做的分割单 参见参见 会计基础会计基础 工作规范工作规范 第五十一第五十一 条第三款第四款条第三款第四款 除结除结 帐和更正错误的记账帐和更正错误的记账 凭证可以不附原始凭凭证可以不附原始凭 证外 其他记账凭证证外 其他记账凭证 必须附有原始凭证 必须附有原始凭证 如果一张原始凭证涉如果一张原始凭证涉 及几张记账凭证 可及几张记账凭证 可 以把原始凭证附在一以把原始凭证附在一 张主要的记账凭证后张主要的记账凭证后 面 并在其他记账凭面 并在其他记账凭 证上注明附有该原始证上注明附有该原始 凭证的记账凭证的编凭证的记账凭证的编 号或者附原始凭证复号或者附原始凭证复 印件 一张原始凭证印件 一张原始凭证 所列支出需要几个单所列支出需要几个单 位共同负担的 应当位共同负担的 应当 将其他单位负担的部将其他单位负担的部 分 开给对方原始凭分 开给对方原始凭 证分割单 进行结算 证分割单 进行结算 误区误区 8 8 冲销凭证 冲销凭证 反向蓝字冲销反向蓝字冲销 做冲销凭证时应做冲销凭证时应 该同方向红字冲销 该同方向红字冲销 而非反向蓝字 而非反向蓝字 只有同向红字冲只有同向红字冲 销 科目余额表借 销 科目余额表借 贷方向的发生额才会贷方向的发生额才会 准确地反映真实的数准确地反映真实的数 字 字 三 填制凭证应三 填制凭证应 具备的素质具备的素质 1 1 望闻问切 望闻问切 填制凭证前应先填制凭证前应先 仔细审查原始凭证 仔细审查原始凭证 审核原始凭证 不是审核原始凭证 不是 简单的加计金额 看简单的加计金额 看 费用是否符合公司的费用是否符合公司的 报销制度 而应该象报销制度 而应该象 福尔摩斯探案一样对福尔摩斯探案一样对 凭证进行审查 这需凭证进行审查 这需 要我们具备医生要我们具备医生 望望 闻问切闻问切 的本领 的本领 望 仔细审查凭望 仔细审查凭 证 主要审查票据真证 主要审查票据真 实性 合法性 合规实性 合法性 合规 性 还有各项要素是性 还有各项要素是 否填写齐备 准确 否填写齐备 准确 报销程序是否合理 报销程序是否合理 签字是否完备 审批签字是否完备 审批 权限是否适当等等 权限是否适当等等 闻 此闻者 听闻 此闻者 听 也 非嗅也 一般来也 非嗅也 一般来 说部门主管对业务的说部门主管对业务的 真实性负责 财务部真实性负责 财务部 门无法一一确定业务门无法一一确定业务 的真实性 但要将票的真实性 但要将票 据所反应的经济业务据所反应的经济业务 与自己的所知所闻相与自己的所知所闻相 印证 如有不符 应印证 如有不符 应 仔细询问并核实 这仔细询问并核实 这 就需要平时多了解公就需要平时多了解公 司的生产经营情况 司的生产经营情况 多与其他部门沟通交多与其他部门沟通交 流 流 问 审查凭证时问 审查凭证时 一边审查 一边与报一边审查 一边与报 销人聊天 尽量多问 销人聊天 尽量多问 对有疑问的地方要多对有疑问的地方要多 方询问并相互印证 方询问并相互印证 切 是指运用逻切 是指运用逻 辑分析和职业判断 辑分析和职业判断 审查票据要素审查票据要素 时间 地点 金额 时间 地点 金额 票据号 与业务内容票据号 与业务内容 是否相符 对各要素是否相符 对各要素 的合理性做出职业判的合理性做出职业判 断 例如过路费票据断 例如过路费票据 的审查 要仔细审查的审查 要仔细审查 票据的时间 地点与票据的时间 地点与 其路线是否相符 对其路线是否相符 对 出租车票的时间与业出租车票的时间与业 务发生时间相核对 务发生时间相核对 如果某业务员报销定如果某业务员报销定 额票据较多 或出租额票据较多 或出租 车票较多 怀疑其有车票较多 怀疑其有 虚报行为 还可将其虚报行为 还可将其 最近几个月报销的此最近几个月报销的此 类票据一一登记在类票据一一登记在 ExcelExcel 中 按票据号和中 按票据号和 发生时间排序 是否发生时间排序 是否 虚报 立马知晓 虚报 立马知晓 2 2 全局观 全局观 要有 要有 全局观 费用报销时全局观 费用报销时 就要有预算控制的意就要有预算控制的意 识 招待费 广告费识 招待费 广告费 等还要时刻关注是否等还要时刻关注是否 超所得税扣除限额 超所得税扣除限额 3 3 税务筹划理念 税务筹划理念 税务筹划本应在业务税务筹划本应在业务 发生前 但做为补救发生前 但做为补救 措施 会计凭证的制措施 会计凭证的制 单人应该是守门员 单人应该是守门员 业务已经发生 在填业务已经发生 在填 制凭证时就应督促相制凭证时就应督促相 关人员采取措施进行关人员采取措施进行 补救 至少要从形式补救 至少要从形式 上满足国家税收法律上满足国家税收法律 法规的规定 减少税法规的规定 减少税 收支出 避免税务处收支出 避免税务处 罚 罚 4 4 后期服务理念 后期服务理念 填制凭证一定要有后填制凭证一定要有后 期服务的理念 方便期服务的理念 方便 后期查账 因而一定后期查账 因而一定 要核算规范合理 摘要核算规范合理 摘 要清晰明了 摘要中要清晰明了 摘要中 时间 人物 单位 时间 人物 单位 事项 甚至数量 单事项 甚至数量 单 据号 一定要齐备 据号 一定要齐备 否则后期查账非常麻否则后期查账非常麻 烦 烦 5 5 风险防范意识 风险防范意识 填制凭证时一定要有填制凭证时一定要有 税务风险 法律风险税务风险 法律风险 意识 你懂的 不详意识 你懂的 不详 述 述 四 凭证填制的四 凭证填制的 实战技巧 实战技巧 1 1 摘要根据实际 摘要根据实际 情况该详细的详细 情况该详细的详细 该模糊的模糊的该模糊的模糊的 2 2 某些凭证应从 某些凭证应从 中间科目过账中间科目过账 以便 以便 查账 统计 如现款查账 统计 如现款 销售 也从销售 也从 应收账应收账 款款 过一下 发放工过一下 发放工 资或福利 通过资或福利 通过 应应 付职工薪酬付职工薪酬 过一下 过一下 3 3 错误凭证调整 错误凭证调整 或冲销应在原始凭证或冲销应在原始凭证 备注说明备注说明 4 4 替票问题的处替票问题的处 理理 此处作者删此处作者删 除除 XXXXXX 个字个字 J J 五 其他规范事五 其他规范事 项 项 1 1 凭证附件的张 凭证附件的张 数如何计算数如何计算 记账凭证附件张记账凭证附件张 数计算的原则是 没数计算的原则是 没 有经过汇总的原始凭有经过汇总的原始凭 证 按自然张数计算 证 按自然张数计算 经过汇总的原始凭证 经过汇总的原始凭证 每一张汇总单或汇总每一张汇总单或汇总 表算一张 因为原始表算一张 因为原始 凭证张数已在汇总单凭证张数已在汇总单 的的 所附原始凭证张所附原始凭证张 数数 栏内已作了登记 栏内已作了登记 2 2 原始凭证丢失 原始凭证丢失 的处理方法的处理方法 从外单位取得的从外单位取得的 原始凭证如有遗失 原始凭证如有遗失 应当取得原开具单位应当取得原开具单位 盖有公章的证明 并盖有公章的证明 并 注明原来凭证的号码 注明原来凭证的号码 金额和内容等 由经金额和内容等 由经 办单位会计机构负责办单位会计机构负责 人 会计主管人员和人 会计主管人员和 单位领导人批准后 单位领导人批准后 才能代作原始凭证 才能代作原始凭证 如果确实无法取得证如果确实无法取得证 明的 如火车 轮船 明的 如火车 轮船 飞机票等凭证 由当飞机票等凭证 由当 事人写出详