大学计算机基础04-电子表格软件

1,第4章 电子表格软件,第4章 电子表格软件,主要内容：4.1 电子表格软件概述4.2 电子表格的基础知识4.3 工作表的编辑4.4 工作表的操作与格式化4.5 数据的图表化4.6 数据的高级管理4.7 综合应用,4.1 电子表格软件概述,Microsoft ExcelWPS Office ExcelOpenO Calc和Lotus 1-2-3,电子表格软件: 是专门进行这类表格绘制、数据整理、数据分析的数据处理专业软件.,4.1 电子表格软件概述4.1.1 Excel电子表格,从1983年起微软公司开始新的挑战，他们的产品名称是Excel，中文意思就是超越。先后推出了Excel 4.0、Excel 5.0、Excel 6.0、Excel 7.0、Excel 97，Excel 2000，直至目前的Excel 2007。Excel具有十分友好的人机界面和强大的计算功能，使其在电子表格领域独领风骚。已成为广大用户管理公司和个人财务、统计数据、绘制各种专业化表格的得力助手。,Microsoft Excel2003版本增添的功能,1任务窗格的完善2并排比较工作簿3改进的统计函数4信息权限管理,4.1.2 WPS电子表格,WPS：Word Processing System，即文字编辑系统，是金山软件公司自主研发的一系列办公软件现在WPS最新发布WPS Office 2009测试版，现在普遍使用的是WPS Office 2007版本面对微软办公产品在国内的广泛普及，WPS Office 2007实现了与微软Office在内容和格式上的“双向深度兼容”,4.1.2 WPS电子表格,1.直接PDF格式输出功能2.编辑框的伸缩 3.用“浏览显示结果”切换编辑框显示内容：4.WPS表格增加文档切换方式5.方便的并打和缩放打印功能,WPS的特有功能,4.1.3 OpenO Calc电子表格,2000年升阳公司将大部分StarOffice的源代码及相关开发技术移交给自由软件社区OpenO，任何使用者可以自由取用 OpenO 的功能及其档案中的资料，成为著名的开源软件无论是操作上还是功能上，二者都很相似，这里不再赘述。但它们在格式上还有一些兼容问题，,常用的以下五种方式启动Excel 2003：（1）单击“开始”程序菜单中的“所有程序”，选择Microsoft Office中的Microsoft Office Excel 2003，启动Excel 2003。（2）双击桌面的Excel 2003快捷方式图标，快速启动。（3）在桌面上单击右键，选择“新建”|“Microsoft Excel”工作表，双击新建工作表。（4）在“开始”菜单中，选择“运行”，在运行对话框中输入“excel”程序文件名。（5）直接双击已存在的Excel 文件。,4.2 电子表格的基础知识,工作簿（Book）Excel中用来存储并处理工作数据的文件，以.xls扩展名保存,.xls,4.2.1 Excel2003的启动与退出,退出,4.2.2 Excel 2003的工作界面,4.3 工作表的编辑 4.3.1 数据区域选取,单元格选取单个单元格：单击所需的单元格连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格整行或整列：单击行头或列头全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮清除选定的单元格：工作表任意处单击,直接的数据数据 文本输入：文本型数据数字前加单引号 长度超出单元格时截断显示,数值输入：太长时以科学技术法显示,日期输入：mm/dd/yy, dd-mm-yy, hh:mm (AM/PM),4.3.2 数据的输入,更改以下字号大小为105：输入数据的有效性,思考：,4.3.2 数据的输入,单击单元格 直接在单元格输入数据 双击单元格 在编辑框内输入数据,有规律的数据，例如等差、等比数列可自动填充。,拖曳填充柄到结束,单元格数据的输入,系统提供的序列数据和自定义的系列数据 例：甲、乙、丙.；星期一 、星期二.方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充,公式形式：操作数和运算符操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域、函数 算术运算符：、*、%、（）字符运算符： 关系运算符：=、=、,运算符,=（B4 + 25）/ SUM（D5:F5）,公式符,区域范围引用,常量,函数,单元格地址,4.3.3公式的输入与编辑,基本操作-使用求和函数,2.单击看到计算公式,1.选取存放结果的单元格,概念 相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整 绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变表示 相对引用：列坐标行坐标B6，A4,C5:F8 绝对引用：$列坐标$行坐标 $B$6,$A$4,$C$5:$F$8 混合引用：列坐标$行坐标 B$6,A$4,C$5:F$8 $列坐标行坐标 $B6,$A4,$C5:$F8,基本操作-单元格引用,基本操作-使用函数,函数形式：函数名（参数表）参数：常量、单元格、区域、区域名、公式或其他函数,函数输入：粘贴函数法直接输入法,总分大于225的学生的总评为良好否则为一般,4.3.5 数据的移动、清除与删除,1复制与移动数据（1）复制与移动数据（2）选择性粘贴2数据清除与删除在“编辑”|“清除”命令，针对单元格中的数据对象，可以进行包括全部、格式、内容、批注等选择的清除操作。,4.4工作表的操作与格式化4.4.1工作表的操作,演示操作1插入与删除工作表2工作表重命名与标签着色3复制或移动工作表4隐藏与显示工作薄5工作表中行、列操作,4.4.2工作表窗口的拆分与冻结,1.工作表的拆分 把工作表窗口拆分成若干窗格，在每个窗格中显示工作表的一个部分，每部分都可以通过滚动条显示所需要的位置。利用拆分窗口，可在一个文档窗口看到工作表的不同部分内容。2.工作表的冻结 将拆分后的工作表的上部分固定下部分移动，或者左部分固定右部分移动 3.多个窗口的显示 “窗口”|“新建窗口”为每一个工作表新建窗口，之后点击“窗口”|“重排窗口” ，选择需要的窗口排列效果。,5.3.3 数据的图表化,4.4.3 工作表的基本格式化,4.4.4工作表的高级格式化,1快速复制格式刷2条件格式,通过格式设置需要的效果,3自动套用格式4样式,4.4.4工作表的高级格式化,4.5.1 图表分类与生成,（1）打开工作表；（2）选择建立图表所用的数据区域（3）单击工具栏中的“图表向导”按钮根据需要进行设置即可,4.5.2 图表的编辑,图表对象的编辑图表的移动、复制与缩放绘图工具使图标更专业改变图表的数据区域 改变图表类型 删除图表恢复被删除的图表,操作完成图表的格式化,4.6数据的高级管理4.6.1数据库的记录单,在Excel中，数据清单可以看成是一个数据库，其中行作为数据库的记录，列对应数据库中的字段，列标题作为数据库中的字段名称。在Excel中建立一个数据清单必须遵循以下原则：（1）在一个工作表中，只能建立一个数据清单；（2）字段名必须位于数据库区域的第一行并且唯一；（3）在一个数据清单中，避免出现空列或空行，避免使用空格； （4）一个工作表内除数据库数据外，可以有其它不属于该数据库的数据，但是数据库与其它数据间至少留有一个空白列和空白行；（5）字段名格式与字段值格式可以不同，但字段名外的单元格格式应统一。,4.6.1数据库的记录单,数据清单的建立通常有两种方法：一种是使用工作表建立；一种是使用记录单建立。 2记录单的使用（1）利用工作表建立数据清单 （2）利用记录单建立数据清单（3）利用记录单编辑数据清单,4.6.2数据排序,排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。,简单排序选中要排序的区域,复杂排序单击列表，“数据排序”命令,设置条件,升序,降序,4.6.2数据排序,注意事项：工作表中的表格有些很不规则，可能在头两行中有合并单元格的数据，这时进行排序时，注意需要先选择好数据操作区域再进行相关排序设置即可。选择数据区域时，切忌不要单选一列，而是将需要排序的所有记录都选中，否则会发生数据串行的错误。建议：在排序后都要与没排序前的数据进行一条记录的比对，来保证数据的准确性。 在排序前，将数据清单插入一“序号”列，并通过自动填充给数据加上编号。这样无论经过多少次数据排列都可以恢复原状。但前提是没有发生过数据串行。,4.6.3筛选数据,1.简单筛选2.自定义自动筛选3撤消自动筛选4高级筛选,4.6.4 数据分类汇总,分类汇总： 就是对数据清单中排好序的数据，按照指定的字段进行分类，然后统计同一类记录的有关信息。,公式计算,必须排序,计算项,4.6.4 数据分类汇总,嵌套汇总 对同一个字段进行多种方式的汇总。,不能选中,4.6.5 数据透视表与透视图,数据透视表是一种交互式数据分类功能，可以把一成不变的数据，依照需要加以重整，可以任意移动、添加表中的字段、变换字段的位置，产生全新的报表,4.6.7 数据的合并,通过数据合并计算可以把一个或多个数据区域的数据进行汇总并产生合并计算表,4.7综合应用4.7.1 Excel与Word的结合使用,可以在Word中插入专业的工作表数据，如在Word的常用工具栏中“插入MicroSoft Excel工作表” 按钮，进入Excel界面，建立、编辑工作表。还可以打开Word文档，将其中的表格复制到Excel环境下粘贴后进行编辑，在得出较好效果的图表后，再复制将Excel中已经编辑好的工作表复制粘贴到回Word文档中。,4.7.2页面设置和打印,注意事项： 打印之前必须“打印预览”，观察打印纸的纸型，打印区是否完全，其他各式设置是否符合要求，打印机电源是否打开，打印纸是否型号正确和充足等,4.7.3共享工作簿,Excel提供了共享工作簿的功能，可以使一个工作组的每个成员都可以同时编辑工作簿。打开需要设置共享的工作簿，打开“工具”|“共享工作簿”，弹出对话框。选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，确定后弹出是否继续操作保存文档对话框，点击确定之后将工作簿保存为共享，并放在共享网络上（而不是 Web 服务器上），便可供工作组成员使用,4.7.4数据的导入与导出,1.数据的导入（1）导入文本文档中的数据准备工作：文本文档需要为成为一个表格做出准备，在文本文档中的一行可以转化为表格中的行，而列需要分隔符的设置来确定，分隔符号有逗号、Tab键、分号、空格等，还可以自行设定分隔符号。过程：选择“数据”|“导入外部数据”|“导入数据”，弹出对话框在文件类型中，选择文本文件类型，通过查找范围找到需要导入的文本文档，双击打开后根据需要 进行设置即可,（2）导入Web页中的数据,选择“数据”|“导入外部数据”|“新建Web查询”，在弹出的“新建Web查询”对话框中输入需要的Web页地址，地址可以通过单击右侧的“浏览Web”按钮启动Web浏览器，找到所需网页，或者事先找到复制过来等方式实现。在地址栏下方会有“单击要选择表格旁边的” 后变成，然后单击右下方的“导入”。在弹出的“导入数据”对话框中，选择导入数据的放置位置，选择后确定完成Web页的数据导入。,思考题,1. 举例