加强城建档案信息化管理的建议

1/6加强城建档案信息化管理的建议城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。人类社会正在从工业社会迈向信息社会，信息化已成为当今世界社会经济发展的大趋势。面对新形势，城建档案工作如何运用现代信息技术，加快数字化城建档案馆建设的步伐，全面推进信息化、数字化和络化，最大限度地发挥其特有的经济效益、社会效益，有效地为社会各界提供服务，是摆在我们面前的一个急迫解决的新课题。我们要发扬与时俱进、只争朝夕的精神，加快推进城建档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务络化的进程，为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供高效、优质的公共服务。一、城建档案信息化管理的必要性城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门，载体形式主要有文字、图纸、图表、照片、磁盘、光盘及录音、录像等。城市管理工作自身具有综合性、多样性的特点，做好城建档案管理工作对促进未来城市建设发展尤为重要，它促使档案管理要深层次地开发档案信息资源为城市文化建设服务，通过档案真实反2/6映一个城市过去的面貌，扩大城市知名度，增强城市市民的荣誉感和使命感。档案工作要紧紧围绕城市中心工作，开拓新的服务领域充分利用各种方式方法，广泛收集各类技术、管理等方面的动态资料编写不同类型的参考资料，主动选择、分析、汇总信息资源，提供档案资料，扩大服务对象和服务范围，以提高城市文化建设的品牌形象。开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段。作为城建档案的存储介质，目前我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等。这些传统的纸制档案存储空间大、维护成本高、查阅不便，难以适应数字化时代的飞速发展，随着计算机技术尤其是办公自动化技术和络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中。而录音、录像带作为声像档案的重要组成部分，如何保管和有效利用也是一个值得研究的问题。从构成录音、录像带的档案看，其载体均为磁性物质，该物质容易受外界环境如空气、温度、湿度等的影响而改变，从而影响其寿命。因此，将录音、录像带通过计算机技术转化为数字化电子文件，延长其寿命是声像档案保管利用的最佳途径和必然趋势。通过管理内容数字化，新的管理模式采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，整合档案信息，优化信息源，实现业3/6务工作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配置、最大开发利用，实现对档案实体的保护，方便了利用者，减少了中间环节，也大大方便了上传输，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。二、城建档案信息化管理的主要历程城市建设档案工作，是20世纪80年代在改革开放大潮中伴随突飞猛时宜的城市建设而产生的一项新兴事业，20世纪80年代的初创阶段、90年代快速发展阶段，短短十几年时间从无到有，从小到大形成了全国规模的城建档案管理体系，从而彻底改变了过去“管建设、不管档案，只建设不存档”以致埋下种种隐患，建设事故屡屡发生的混乱状态，使城建档案资料得到妥善保管和开发利用，并在城市规划、建设及管理中发挥了重要作用，城建档案馆也成为我国城市建设走向科学管理的标志。随着高科技在各领域的渗透，90年代末城建档案开始向现代化管理和信息化建设迈进。跨入新世纪，“数字城建档案馆”成为城建档案信息化建设的目标和宏伟蓝图，关于“数字城建档案馆”的讨论异常热烈。通过积极的探索与实践，逐步认识到城建档案信息化建设是一项复杂的系统工程，是一个循序渐进的过程。当前，城建档案管理引入4/6信息技术，改进工作方式和管理模式势在必行，如何指导和推动城建档案工作的信息化建设，是新形势下行业管理部门应该重点思考的问题。为顺应时代发展的潮流，充分发挥档案工作在城市管理中的重要作用。城建档案工作，作为国家档案事业的重要部分，作为城市规划、建设、管理中重要的信息资源的支持保障，应积极地将现代信息技术与档案管理技术和方法结合起来，目前国内多数城建档案馆已经启动了信息化建设工程。三、城建档案信息化管理的关键环节档案的信息化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。在信息化城建档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题。一是电子档案的法律凭证问题，电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题，否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。二是数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。三是统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括档案业务5/6管理规范化、档案馆运作规范化、络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案数字化的进程。四、树立城建档案信息化建设的规划理念城建档案信息化建设规划是城建档案发展的蓝图，是城建档案馆发展的方向，其建设水平如何，将直接影响着城建档案馆在信息时代的地位。城建档案信息化建设是用新的管理理念，采用新设备、新技术对传统的档案管理模式进行逐步更新改造的过程。其目的是实现高效、便捷的管理效能。目前，我国城建档案馆信息化应用总体上还处干在初步发展阶段，这一现状与知识管理的要求不相适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这种不适应集中表现在自身技术和信息化基础设施落后，档案馆仍未走出封闭状态档案介质仍囿于传统形式，资源共享观念淡薄档案资源的深度开发远不能满足社会需要，档案馆信息化水平极不平衡。因此，这就要求我们要从认识上根本改变过去那种传统的封闭式、坐等式的狭隘思想观念，正确认识城建档案在现代化建设中的作用，制定城建档案信息化建设的规划，以使城建档案信息化建设与城市建设、社会需求同步发展。要建立数字城建档案馆，通过建立互连6/6互通的电子文件中心或数据交换平台对城乡规划、建设及其管理活动的部门与机构产生的电子文件进行在线收集；指导、督促工程建设单位应用相应的管理系统管理建设工程电子文件，实现对城建档案电子文件的前端控制管理，保证建设工程档案电子文件的真实、完整和有效，实现建设工程档案电子化报送；建立数字城建档案管理系统，确保数字城建档案的真实性、完整性、永久保存和长期可读性；通过内门户站提供城建档案数据信息的利用服务；通过接收数字化档案、馆藏数字化等手段，建立电子政务信息和各类城建档案信息