竣工资料编制管理实施细则

竣工资料编制管理实施细则目录1总则211目的意义212竣工资料编制管理依据213竣工资料的定义314编制管理总要求32保证体系421组织机构422组织管理机构的主要职责423竣工资料收集编制管理人员的要求724人员培训825竣工资料管理工作程序83竣工资料内容框架及分工931竣工资料内容框架932竣工资料收集编制分工104准备工作1341人员配备及素质要求1342单位、分部、分项工程的划分1343建立计量台账1344拟定计划1445第一次报送资料内容145竣工资料收集编制的具体要求1551格式要求1552竣工资料的收集提供53竣工资料的报送1754竣工资料的整理186动态管理及信息应用227竣工资料编制管理的监督和检查2371竣工资料形成过程中的管理2372竣工资料检查的内容2373竣工文件质量控制方法248竣工资料的验收和移交249附则241总则11目的意义竣工资料是工程建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及设备养护、维修的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证，对建设单位、使用单位日后进行运营管理有着重要作用，同时，竣工资料凝聚着工程建设人员的智慧、心血和汗水，是TRANBBS施工TRANBBS技术、管理经验和科研成果的总结，是质量终身制可追溯的文字体现。竣工资料收集编制管理工作既是邵怀高速公路建设项目的基础工作，也是我省交通系统档案事业的组成部分。因此，为了加强邵怀高速公路竣工资料编制管理和利用工作，以便本项目充分利用资料信息和更好地我省公路建设项目服务，根据有关基本建设项目档案管理的法规，结合本项目实际，制定本实施细则。12竣工资料编制管理依据编制公路工程竣工资料涉及到许多方面，其法规文件较多。公路工程项目的提出、立项、可行性研究、招投标、TRANBBS设计、施工、监理、验收等各方面的资料都应该有序地编入竣工资料中，竣工资料的归档、移交又将涉及到档案方面的问题。邵怀高速公路竣工资料编制的依据主要如下中华人民共和国档案法及中华人民共和国档案法实施办法；科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222000）；公路工程竣工验收办法（交公路发19951081号）；湖南省公路工程竣工资料编制及档案管理办法（2000年）；公路工程竣工资料立卷归档管理办法（交办发2001390号）；湖南省高速公路工程竣工资料编制范本（省高管局、省公路学会，2000年8月）；邵怀高速公路工程竣工资料编制管理实施细则（邵怀公司业主、总监办，2004年）照片档案管理规范（GB/T1182189）；现行公路工程标准、规范、规程。13竣工资料的定义邵怀高速公路的竣工资料是指从邵怀高速公路建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工和竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。14编制管理总要求工程竣工资料是邵怀高速公路建设过程中形成的原始记录，不能随意增加、减少和更改，必须保证各类资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观，立卷时做到科学分类，组卷合理，工程的全套资料归档时必须完全符合档案工作目标管理的标准，以达到查找便捷，方便利用的目的。竣工资料的编制与管理必须符合湖南省高速公路工程竣工资料编制范本和湖南省公路工程竣工资料编制及档案管理办法的要求。因此，对于竣工资料编制工作总的要求是在保证竣工资料的内在质量的基础上，注重提高外在品质，并要求及时收集，及时分析，及时报送，以便指导管理和施工。所谓内在质量是指竣工资料的内容要准确、真实、完整、规范；外在品质则是指及时和美观。具体要求如下141及时，是针对竣工资料的时效性而言，在每个施工工序和管理过程中所发生的资料都应该及时收集和整理，并按要求报送审核和归档，为动态管理提供最快的信息和资讯。142准确，是指必须坚持一丝不苟的科学态度和认真负责的工作精神，严格按程序，严禁采用“回忆录式”编写资料，以保证资料的准确无误，如控制的技术指标符合规范要求，数据的记录、计算、审核准确等。143真实，是指坚持实事求是和求真务实的科学态度，严禁伪造证件，闭门造车等捏造数据来满足试验和检测频率要求，以保证数据真实可靠等。监理应重点对承包商的资料真实准确性进行审查。144完整，是指图纸、资料齐全、规范、无遗漏，如停工令整改报告复工令等资料的闭合，试验和检测频率符合规范要求等。145规范，是指表格填写、文件分类、科目编排科学、合理，符合规范要求，容易查找；146美观，则要求竣工资料文字清晰、幅面整洁，成品符合档案存档规定，适于长期保存。2保证体系21组织机构本项目竣工资料收集编制管理工作，由业主和总监办统筹TRANBBS规划、组织协调、制定制度，成立项目竣工文件管理组，并授权管理组进行指导、监督和检查。业主和总监办的主管部门要加强对本项目竣工资料收集编制工作的宏观管理，将竣工资料收集编制工作纳入项目管理之中，在下达项目计划、检查项目进度、验收已完工程项目时，要同时部署、检查、验收竣工资料及其编制管理工作。22组织管理机构的主要职责业主、承包商、勘察设计单位、监理单位等应当明确分管竣工资料编制工作的负责人，建立与竣工资料编制工作任务相适应的管理机构，配备档案管理人员，制定内部管理制度，建立健全竣工资料临时档案管理工作。221参加竣工资料编制的各有关单位管理工作机构的共同职责2211贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策。2212建立健全本单位竣工资料收集编制工作的规章制度。2213统一管理本单位在本项目职责范围内的竣工资料编制工作，并维护其完整与安全，开发利用信息资源，为本项目建设和我省公路工程建设服务。2214负责对有关部门和文件材料形成者进行监督、检查和指导。222业主和总监办对竣工资料编制管理的职责2221明确竣工资料编制管理负责人，履行竣工资料编制咨询服务协议书约定的责任，根据竣工文件管理组的建议及时发布与竣工资料收集编制管理有关的通知指令。2222协调业主有关部门、设计单位、承包商、监理单位和竣工文件管理组之间的关系，为竣工资料的管理提供有利的工作条件和环境；并督促各职能部门及时履行竣工文件编制管理的相应职责1工程部（资料室）及时、准确、完整地收集从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工竣工验收的全过程中形成的与业主总监办有关的文件材料，包括提供项目的各种批文、全套施工图设计文件、征迁资料、建设过程中下发及上报的各种文件、总监办和业主主持的各种会议纪要、工程决算及有关资料、交工及竣工验收全套资料、工程交接表及交接会议纪要、中心试验室抽检评价等资料、全套工程量清单及每个月清单累计、执行情况表、政府监督提交的各种资料、项目建设以及科研工作总结报告等。2合同部承包商在每次计量之前必须提交上期的相关竣工资料，并得到竣工文件管理组的签认，否则，不能办理当期计量与支付，并协助完成各期计量的相关质检资料的收集。3监理部统一分项工程划分标准，督促各监理处、承包人完成分项工程划分；督促各监理处及时全面审查承包商上报的竣工文件，责成监理处对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和承包商之间的交叉资料；同竣工文件管理组一起指导和检查质检表格的填写和质量评定并督促各监理处完成自己的竣工文件（监理部分）。4中心实验室督促各监理处和承包商拟定工地试验计划（包括检验项目和频率等），并按时按量完成试验计划的实施；拟定中心实验室的抽检计划，并将抽检试验资料报送整体归档；督促监理处对承包商自检资料和监理处检验资料的检查，指导和检查试验表格的填写。2223及时、准确、完整地收集从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工竣工验收的全过程中形成的与业主总监办有关的文件材料，包括提供项目的各种批文、全套施工图设计文件、征迁资料、建设过程中下发及上报的各种文件、总监办和业主主持的各种会议纪要、工程决算及有关资料、交工及竣工验收全套资料、工程交接表及交接会议纪要、中心试验室抽检评价等资料、全套工程量清单及每个月清单累计、执行情况表、政府监督提交的各种资料、项目建设以及科研工作总结报告等。2224承包商在每次计量之前必须提交当期的相关竣工资料，并得到竣工文件管理组的签认，否则，不能办理当期计量与支付。223项目竣工文件管理组对竣工资料编制管理的职责2231在业主和总监办的领导下，对竣工资料收集编制的各方进行培训、指导，对疑难问题进行解决，并逐步完善竣工资料收集编制体系。2232对业主和总监负责，认真收集、整理、保护、编制和分析资料，按时完成协议书约定的任务并履行其责任。2233对竣工资料编制工作进行统一管理和指导，及时检查竣工资料的收集编制情况，包括资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观等。审查承包商、监理单位上报的资料，及时签认或反馈审查结果。2234对业主、总监办、监理单位、承包人和质检部门提供的竣工资料进行整理、汇总和归档。工程完工，竣工资料的编制也进入尾声。交工验收前，对基本的竣工资料进行装订，接受交工验收检查并符合交工验收要求，移交给邵怀高速公路档案管理部门。2235同监理部一起指导和检查质检表格的填写和质量评定。2236实施全过程的动态管理，为业主和总监办决策提供依据。224监理单位对竣工资料编制管理的职责2241按时完成与监理工作有关的资料收集、整理、保护和编制工作，包括提交抽检和试验资料、质量评价资料、已审批生效的变更资料和计量支付资料、指令及反馈资料、事故处理有关资料、下发和上报各种文件及内部自身建设的有关文件和制度等、各种会议纪要、监理月报（包括本月计划完成数、累计计划完成数、本月实际完成数、累计实际完成数、下月计划完成数）、索赔有关资料及处理结果资料、监理总结等。2242明确竣工资料编制管理的负责人，根据竣工文件管理组的建议及时发布与竣工资料编制管理有关的通知，积极协调承包商与竣工文件管理组的关系。2243及时全面审查承包商上报的竣工资料，监理必须慎重行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和承包商之间的交叉资料。225承包商对竣工资料编制管理的职责2251承包商必须成立与竣工资料编制管理相适应的管理机构和人员，而且在整个管理过程中不允许私自更换竣工资料收集编制管理人员（竣工文件管理组要求更换除外）。2252按时完成与工程施工有关的资料收集、整理、保护和报送，按规范要求自检，提供计量附件资料（开工报告、自检自评资料、竣工图纸等）、计量资料、进度计划及执行情况报告、提交变更申请、施工总结（包括阶段总结和竣工总结）。2253对上报的竣工资料的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、竣工文件管理组和业主的签认，承包商仍不能免除在该方面的责任。2254在每期计量前必须将监理已签认的竣工资料报送竣工文件管理组，只有得到竣工文件管理组的签认，才能上报业主审批当期的工程计量与支付。226竣工资料按“谁经办谁负责”的原则进行。承包人和监理单位对报送的原始资料的内在质量负责，竣工文件管理组对编制质量和动态管理负责。在编制过程中，各单位有责任提供本单位在工程管理中的相关资料。23竣工资料收集编制管理人员的要求为了使本项目竣工资料收集编制管理达到规范化、标准化、科学化的要求，确保竣工资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观，各相关单位应该把竣工资料的形成积累纳入工程建设计划，纳入工作程序，纳入有关部门和工程技术人员的岗位职责。各单位要建立与任务相适应的工作机构，配备专兼职人员，且保持稳定，以保证工作顺利进行。竣工资料收集编制工作专、兼职人员应当忠于职守，遵守纪律，具有专业技术技能，并具备对资料的收集、整理、保护和分析的能力。对在竣工资料的收集、整理、保护和分析等方面成绩显著的单位或者个人应给予奖励。竣工资料编制管理单位和相关人员要严格履行职责，对失职的单位和人员要依法严肃处理，擅自损毁、丢失有保存价值的竣工资料，要追究有关单位和当事人的责任。24人员培训承包商和监理单位全部进场到位后，竣工文件管理组要求各单位明确竣工资料收集编制负责人，并将名单报送竣工文件管理组，竣工文件管理组将本细则和有关资料分发给所有负责人，然后委派专职人员主持档案管理与竣工文件编制培训，培训的对象为竣工资料收集编制工作的相关人员，培训的主要内容为241竣工资料收集编制的依据及其部分内容。242竣工资料收集编制的程序、要求和注意事项。243竣工资料收集编制的分工和职责。25竣工资料管理工作程序251竣工资料的编制程序因各个参与单位的工作性质不一致，资料报送周期也不一样，详见如下框图。252承包人是以计量期数为报送周期，其流程为承包人专项技术人员资料收集现场监理审核签字承包人资料整理汇总每期计量前报送监理处审核汇总（审核合格）工作组审核（审核合格）竣工文件管理组核签（审核合格）业主总监办签准计量支付。报送时间与每期计量的报送时间同步，报送的竣工资料为上期计量的相关资料，以确保资料的完整性。253监理处以单位工程为报送周期，其流程为监理资料收集（包括实验室、专业工程师、监理组、监理处的所有工程监理资料）监理处资料汇总竣工文件管理组审核归档。254公司和总监办在合适时间内报送资料，其流程为业主资料收集（中心实验室、各职能部门、工作组的相关工程资料）工程部资料室审核资料汇总竣工文件编制管理组复核归档。3竣工资料内容框架及分工31竣工资料内容框架竣工资料内容分为综合文件，竣工决算，竣工图表，设计、施工文件，工程监理文件五个部分32册48分册。具体内容详见下表。32竣工资料收集编制分工具体分工详见下表公路工程竣工资料收集编制内容及分工一览表编制内容收集提交负责单位审查或抽查编制管理第一部分综合文件竣工文件管理组第一册竣工验收文件初设批复机关第二册工程总结一、施工总结承包商监理、业主审查二、监理总结监理单位业主审查三、设计总结设计单位四、建设管理总结业主五、质量监督工作总结质监单位第三册征地拆迁资料业主第四册上级批准文件及有关指示业主第五册建设项目承发包合同、协议文件业主第六册工程交接及有关资料业主第二部分竣工决算竣工文件管理组第一册竣工决算报告第二册桥梁、互通工程决算表承包商、监理第三部分竣工图表承包商监理、业主审查竣工文件管理组第一册路线平面、纵断面竣工图表第二册路基竣工图表一分册路基横断面竣工图二分册路基土石方竣工图表三分册排水工程竣工图表四分册小桥、渡槽竣工图表五分册涵洞、通道竣工图表六分册防护工程竣工图表七分册大型挡土墙竣工图表第三册路面竣工图表第四册大桥、中桥竣工图表第五册立交工程竣工图表一分册互通式立交竣工图表二分册分离式立交竣工图表三分册平面交叉工程竣工图表第六册接线工程竣工图表第七册隧道工程竣工图表第八册交通工程竣工图表一分册标志标线竣工图表二分册护栏、隔离栅（墙）防眩板竣工图表三分册通讯系统竣工图表四分册照明设施竣工图表五分册环保、绿化工程竣工图表六分册收费系统竣工图表七分册服务系统房屋建筑竣工图表第四部分设计、施工文件竣工文件管理组第一册技术设计文件一分册技术设计综合文件设计单位二分册变更文件监理单位、业主第二册工程质量文件承包商监理业主审查一分册合同段工程质量文件二分册路基工程质量文件三分册路面工程质量文件四分册桥梁工程质量文件五分册立交工程质量文件六分册隧道工程质量文件七分册交通安全设施质量文件第三册施工综合文件承包商第四册路基工程承包商一分册土石方工程二分册排水工程三分册小桥、渡槽工程四分册涵洞、通道工程五分册防护工程六分册大型挡土墙第五册路面工程承包商第六册大、中桥梁工程承包商第七册立交工程承包商一分册互通式立交二分册分离式立交第八册隧道工程承包商第九册交通工程承包商一分册标志标线二分册护栏、隔离墙、隔离栅、防眩板三分册通讯系统四分册照明设施五分册环保、绿化工程六分册收费系统七分册服务系统及房屋建筑第十册进度控制文件承包商、监理单位第十一册投资控制文件业主第十二册施工原始记录承包商、监理单位第五部分工程监理文件监理单位竣工文件管理组第一册综合管理文件一分册监理情况二分册与业主往来文件三分册监理处下发文件与阶段性工作总结四分册监理处会议纪要五分册监理处书面指令及回复六分册工程质量事故处理资料七分册工程质量评定资料第二册监理抽查的试验检测记录和报告第三册监理抽查检验汇总表第四册计量支付文件4准备工作41人员配备及素质要求411业主和总监办应设置专职或兼职人员管理工程竣工资料的工作，组建竣工文件管理组，并授权其行使竣工资料编制管理的前期工作权利。412驻地监理处应设置专职或兼职人员，负责收集和报送监理处的竣工资料，并及时审核承包商的报送资料。413承包人设置专职或兼职人员管理本单位工程竣工资料的收集和报送工作。414上述专职或兼职人员不仅具备公路工程专业技术知识，而且熟悉工程管理及竣工资料编制的依据和要求。415监理部应在第一次报送时间内向管理组报送完整详细的承包商和监理处的竣工文件编制负责人名单及联系方式。42单位、分部、分项工程的划分工程开工之前应按公路工程质量检验评定标准（JTJ07198）的要求进行单位、分部、分项工程的划分，为竣工资料的编制做好准备工作。由监理处与承包人协商划分，划分体系应保持一致，报总监办审批。经总监批准的工程划分方案最终作为施工单位、监理单位、质监部门进行工程质量评分的依据。监理部应在第一次报送资料时向管理组报送完整全套的单位、分部、分项工程划分表。43建立计量台账监理处和承包商分别组织专业工程师和工程技术人员在审查设计的基础上建立计量台帐，当计量台帐数量与工程量清单细目数量不符时，应通过纠错、变更、修改清单数量，使两者的工程量一致，修改后的工程量清单将作为基数来实施变更控制，合同部应在第一次报送资料时向管理组报送完整全套计量台账。44拟定计划441拟定试验计划根据工程量分解、计量台账和规范要求的公路工程试验、检验频率要求，分别拟定承包商试验和自检计划、监理处试验和抽检计划、中心试验室试验和抽检计划。承包商将计划报送监理和中心试验室审核，合格后由中心试验室汇总并报送竣工文件管理组；监理单位将计划报送中心试验室审核，合格后由中心试验室汇总报送竣工文件管理组；中心试验室将抽检计划直接汇总报送竣工文件管理组。竣工文件管理组以此计划来控制各部门的试验和检验频率是否符合规范要求，便于对工程质量的动态管理分析，以满足竣工资料编制的完整性。442拟定进度计划承包商应拟定项目总体计划、本年度计划、季度计划、月计划，并得到监理、总监办和业主的审批，同意后经合同部汇总统一报送竣工文件管理组；业主及总监办对整个项目的总体计划、本年度计划，以及为各监理处和承包商下达的季度和月计划，也应由工程部汇总报送管理组，以便于竣工文件管理组对进度的动态管理分析。443拟定投资计划承包商应拟定项目投资完成的总体计划、本年度计划、季度计划、月计划，并得到监理、总监办和业主的审批，同意后经工程部汇总统一报送竣工文件管理组；业主及总监办对整个项目完成投资的总体计划、年度计划，以及为各监理处和承包商下达的季度和月投资计划，也应由工程部汇总报送管理组，以便于竣工文件管理组对投资的动态管理进行分析。45第一次报送资料内容451第一次应报送包括41（监理部）、42（监理部）、43（合同部）、44（其中441为中心试验室、442和443工程部）的所有资料。452承包商已计量支付工程的所有质量文件，包括试验和检测资料等。453本次计量支付所涉及的质量文件以及下个月的进度计划、完成投资计划。454业主和总监办应完成前期文件的临时归卷工作（工程部资料室），这些前期文件包括从立项、可行性研究、招投标、征地拆迁资料、上级批准文件及有关指标（含工可、预可）、承发包合同或协议等文件，并视情况送竣工文件管理组。455业主和总监办应将本项目所有承包商、监理单位的完整名称，所辖工程内容、里程桩号、合同号等具体情况由监理部汇总报送竣工文件管理组。5竣工资料收集编制的具体要求51格式要求按照竣工资料编制的依据要求，编制归档的文件材料除应遵循总要求外，还必须符合并达到归档要求。为此按照案卷构成一般要求，所有邵怀高速公路工程竣工资料必须是原件（特殊文件除外），归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3），禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。511尺寸要求竣工资料采用A3、A4两种尺寸，图纸允许加长，但不准加宽，如桥梁布置图可以加长粘贴，但不能加宽。512装订预留位置要求“竖页纸”左方为装订线，“横页纸”上方为装订线；注意不得倒装，装订预留尺寸一般以25公分为宜。513组册要求每册文件应依次有封面、扉页、总目录、本册目录、本分册目录、备考表及封底。工程竣工资料归档、分类、组卷、编目、卷皮规格及其制作材料的质量应符合要求。组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，并便于档案利用和保管。组卷后的科技文件材料一律采用软卷皮装订成册硬卷合包装，省局统一制作硬卷盒。514立卷厚度及编号工程文件材料立卷厚度应小于3公分（200张），立卷时要标明页号，正面标在右上角，背面标在左上角，空白页不标页号。托裱时，页号标在文件上。515版本要求5151凡合同、协议、签证、启动验收交接书等文件均应为正本归档，不得用副本或复印件归档。5152施工技术记录、工程签证单、事故记录、试验单、设计变更单等表式和数据均应用合格的书写材料书写并要求原件归档。5153措施、方案、会议记录和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色打印件以保证字迹耐久性。5154主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件归档，不能用复印件。5155如特殊要求,需保留原件时且具备专业档案馆保存条件,可向归档部门报复印件,但要在复印件上注明原件保留单位并加盖公章。5156施工记录表式应符合部颁的有关规定。5157重大质量事故处理、重要设备缺陷处理、重要会议除文字材料，要求尽量收集声像材料，永久存放、归档。5158原始资料报送竣工文件管理组，承包商与监理留一份复印件；报送一份监理审查认可的竣工图以及电子版资料一份，若质量评定为计算机自动评定，则同样报送一份原始资料和一份电子版资料；即最后由竣工文件管理组编制成的整套竣工资料为原始资料和必要的电子光盘资料。516笔迹要求5161所有的签名都应该是本人签名或授权代签名，但代签名必须是代理人的本人名字，不允许代替别人签名；必须按要求在表格中的签名，不允许出现一人完成所有签字，如计算与复核不能是同一个人签名等情况，以此类推。5162所有资料中的各方人员必须手签全名，不能以盖章或复印代替手签名。5163原始记录资料不得随意更改，如测量资料、试验资料、检测资料等，如果必须更改的话，应在旁边签名。52竣工资料的收集提供凡是反映与公路工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体形式的文件材料，都应收集齐全，归入竣工资料成套档案。521竣工资料按下列分工收集和提供5211本项目从立项、项目准备阶段、建设阶段、工程交工、竣工验收阶段形成的上级来文、批文及业主总监办的管理性文件材料，由工程部资料室负责收集汇总提供。5212本项目的勘察设计文件由勘察设计单位负责收集提供。5213本项目在施工阶段形成的与承包商有关的文件材料，由各承包商负责其全部文件的收集；若有分包商，则先有分包商收集，然后由承包商进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关。5214本项目工程监理文件由监理单位负责收集提供。522公路工程文件材料必须按文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况，及时收集。53竣工资料的报送531承包商资料报送要求5311施工过程中与本项目承包商相关的所有往来文件、填报的各种工程管理表格、记录、工程资料等，作为竣工资料的一部分，及时的收集并临时成册。5312工程施工资料（质量文件、试验检测报告、检查记录、进度控制文件、投资控制文件、施工原始记录）应随同下一期的计量支付文件报送监理处审查，并填写竣工资料审查申请表，监理处审查合格后报送竣工文件管理组，竣工文件管理组审查合格后方可进行当期计量。5313工程竣工图应报送一份监理审查合格的图纸和一份电子版资料，竣工图报送应坚持宜早不宜迟的原则，尽可能早地绘制和报送，同时根据工程大小的不同提出不同的报送时间要求（1）（特）大桥梁工程的竣工图按基础工程、下部工程、上部工程及桥梁防护工程四部分报送，报送时间为各部分的最后一次计量；中、小桥和通涵构造物的竣工图报送时间均为该结构物最后一次计量。（2）路基工程、路面工程、隧道工程、交通安全工程、绿化工程的竣工图报送时间均为该主体工程最后一次计量。（3）互通工程应分为结构物和路基路面两部分分别报送，其中结构物按（1）要求报送，其余在该互通工程的最后一次计量时报送。532监理资料报送要求监理处资料报送以单位工程为报送单元，当承包商完成某一单位工程计量支付后，监理处应尽快将该单位工程报送竣工文件管理组。533业主和总监办资料报送要求报送周期为六个月，所有相关资料均由工程部汇总统一报送竣工文件管理组归档。534承包商、监理、竣工文件管理组、业主、总监办必须建立严格的文件签发制度，对任何来往文件都要有详细的记录，以方便资料管理，防止资料丢失，保证资料的完整性和安全性。54竣工资料的整理541公路工程竣工资料由竣工文件管理组代表建设单位组织勘察设计、承包商、监理等单位，根据湖南省高速公路工程竣工资料编制范本和湖南省公路工程竣工资料编制及档案管理办法所确定的竣工资料编制的具体分工和要求，分别整理组卷。542公路工程竣工资料归档前，均需按要求由文件材料形成单位临时组卷后，再由竣工文件管理组分别进行整理组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。5421公路工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算等有关文件材料应分别由业主临时汇总，竣工文件管理组根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。5422公路工程设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位临时汇总，竣工文件管理组按项目、阶段、专业、单位工程、分部工程、分项工程分别整理组卷。5423公路工程施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责临时组卷。各项施工原始记录、监理工作记录按路线进行方向，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理临时组卷，其中包括开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等，最后由信息组按各合同段的分别集中组卷。5424公路工程监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及业主的来往函等由监理单位按阶段、问题分类整理临时组卷，最后由信息组按监理处为单位分别集中组卷。543卷内文件材料按以下要求进行排列5431管理性文件按建设程序、问题、时间或重要程度排列，分别放在规定的文件中。5432设备文件按依据性材料、设备开箱验收、随机文字材料、设备安装调试和运行维修材料等顺序排列。5433工程前期及竣工验收文件材料，按先批复后请示，先正文后附件，先文字材料后附图组卷。5434工程设计文件材料，按设计程序组卷。5435施工技术文件材料，按单体组卷，其中设计变更的依据性文件材料，按项目或单体集中组卷，竣工图按里程、图号排列。5436监理文件材料，按监理程序组卷。544竣工图的编制竣工图的绘制和临时成册由承包商完成，应做到文、图、物三者相符，即工程全部技术文件及竣工图真实、准确地反映本项目工程实况。5441竣工图的编制形式本项目要求承包商重新绘制竣工图，同时制作一份电子版竣工图。5442竣工图的签证竣工图的图签栏中必须有原设计单位名称的签证，技术负责人、监理人员必须在审核后签字。5443竣工图均按A3号纸（420MM297MM）大小装订，对某些大的或结构复杂的结构物图纸，应先绘制A1号图纸，然后再缩小到A3图纸上；对于超长的桥梁布置图等可以加长粘贴。545声像档案的编制建设工程声像档案，是竣工档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像档案。声像档案由各相关单位收集和临时成册，最后由竣工文件管理组组卷。5451工程声像档案归档内容包括如下（1）原址、原貌、原重要地物、纪念物的照片、录像。（2）地基及基础录像建（构）筑物基础类型及施工技术工艺制作的照片、录像；建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理的照片、录像。（3）主体工程施工项目某些工程的设计模型照片；施工现场整体工程施工情况照片、录像；隐蔽工程的工艺制作及处理照片；钢筋制作工程的钢筋布局，型号及节点焊接等照片；反映重点工程的结构布局，混凝土灌注质量等照片；管道及设备工程、安装工程的管沟类型。（4）工程施工组织及工程质量工程开、竣工仪式形成的各种照片、录像；工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像。（5）工程建设过程中有关庆典和重要领导的现场指导照片、录像等。5452工程照片质量要求图像清晰，对同一拍摄对象能提供不同角度（阶段）的照片。5453工程照片应包括底片和文字说明。5454工程照片文字说明内容包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。5455工程录像档案质量要求图像清晰，解说正确。5456工程录像档案规格为专业带。5457工程录像档案带盒上应标有简要说明，内容包括工程名称、录制人、审核人及批准人。546案卷应由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成，具体格式详见范本。5461案卷封面由下列项目组成（1）案卷题名，应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称，案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容。（2）编制单位，是指案卷形成单位；（3）编制日期，是指案卷形成日期；（4）保管期限，填写其划定的保管期限；（5）密级，依据保密规定填写；（6）档号，填写档案分类号和案卷顺序号。5462卷脊需填写案卷题名和档号。5463卷内文件目录由下列项目组成（1）顺序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注；（2）文件编号或图样图号，填写文件材料的原始编号或图号；（3）责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称；（4）文件题名，应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容，应自拟标题；（5）日期，是指文件材料的形成日期；（6）页次，填写每份文件首页上标注的页号，最终件注起止号。页号的编号方法是在有文字和图样材料正面的右下角、反面的左下角填写页号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数。5464卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。5465备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。其内容应标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。5466案卷的编制单位应当按照工程进展的顺序，对案卷进行系统排列，并用铅笔在封面和卷脊编写案卷流水号，根据有关保管期限的规定，将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限，并依据交通部有关保密规定，标明案卷密级。6动态管理及信息应用竣工文件管理组根据已完工的工程和报送的竣工资料，编写项目进度、质量、投资和合同管理状态的分析报告，及时总结经验，指出存在的问题和由此可能导致的不良结果，为业主的项目管理提供及时工程信息和管理依据，以便及时做出决策。竣工文件管理组递交分析报告的形