某地产公司行政管理制度

某地产公司行政管理制度第一章文件管理制度第一条总则11为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。12公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。13公司全体员工都应发扬结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。14文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由文秘统一发放、传递、和立卷归档。第二条文件分类21类别211制度类如制度、规章、规定、办法、通知等212申请类申请、报告、批示等22文件用途221规定发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。222决定、决议对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。223通知转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。224通报表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。225请示向上级请求批示与批准，用“请示”。226向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。227批复。答复请示事项用“批复”。228函商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。229会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。第三条发文31发文程序发文程序包括起草、校对、签发、发送、归档等。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工作单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。具体详见文件审批流程图。311起草发文的草稿由总经理指定专人撰写，文稿拟成后，拟稿人填写发文稿笺，经管理部负责人核稿后，到总经理再次核稿和领取文件编号，审批，是否要求会签。312会签发文对涉及管理范围或事关重大涉及面广的内容应让相关部门负责人会签。313发送经各部门负责人会签完毕，总经理审批后，由文秘统一按发放对象发文发送。314文件经装订后由文秘按发文稿笺上注明的发放对象发文，整理归档，并请收文人员在收文登记表上签字。315收文部门做好传阅工作。316文秘保存原稿、发文稿笺，并做好归档整理工作。32内部发文流程拟稿人管理部经理核准总经理审核文秘统一编号打印盖章（签字）发文备案33对外发文流程拟稿人管理部经理核准总经理审核总经理审批文秘统一编号打印盖章（签字）发文备案第四条文件格式41文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。42文件标题应准确简要概括文件的主要内容。43发文字号包括代号、年号、顺序号。431公司各部门对内发文代号为金环球地产XX1字XX2第XX3号,XX1为部门简称，XX2年份,XX3为公司各部门收发文流水号,具体简称如下管理部金环球地产管字2007第号财务部金环球地产财字2007第号销售部金环球地产销字2007第号设计部金环球地产设字2007第号策划部金环球地产策字2007第号432以公司名义对外发文代号为金环球地产总字2007第号44文件必须盖章或签字。45密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。46紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。47文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。48发文单位必须注明全称。49多页文件应标明页码。410文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。411文件纸一般使用A4型。第五条收文外单位来文均由文秘收文，一律使用收文登记簿登记，根据文件属性及时分送相关部门。第六条其他61时限要求611特急限个工作时内完成。612急限个工作时内完成。613平限个工作时内完成。62文件的保密要求621绝密文件阅后，不能记录，不能复印应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内，不能带离公司。622机密文件阅后可记录，不能复印应立即保存在保险柜内，不能带离公司。623秘密文件阅后可记录，不能复印立即保存在文件柜内，不能带离公司。63文件立卷归档按照档案管理制度执行。第七条文件管理表格文件71发文稿纸72制度文件编制格式73行文格式74收文登记薄75来文处理笺76传真标准格式编号管理001发文稿件日期年月日文件名称编号主要内容拟稿单位负责人意见年月日拟稿人（签字）年月日管理部意见年月日会签意见总经理意见年月日校对签字主送抄送发出时间共（）份（）页编号管理002（制度文件编制格式）广西金环球房产投资策划有限责任公司部文件（宋体小四加黑）制度（宋体三号加黑）1（加黑、宋体四号）11（宋体四号）12（行距15倍）1211222（加黑）2122221密级内部（宋体小四）编号管理003（行文格式）广西金环球房产投资策划有限责任公司金环球总字2007第号主题词拟制校对签发抄报抄送抄发编号管理004收文登记薄序号发文日期发文部门发文字号文件标题收文部门及签收记录归档情况编号管理005来文处理笺发文部门文件字号收文日期文件标题拟办意见部门意见领导审批办理结果编号管理006（传真标准格式）广西金环球房产投资策划有限责任公司致TO日期（DATE）联系人ATTN本件（PAGE）页，附件页联系电话TEL请核对页数，如有疑问，请电话联络传真FAXPLEASECHECKTHEPAGENUMBERS,IFYOU发件人FROMHAVEANYQUESTIONS,PLEASEPHONEUS主题SUBJECT电话TEL第二章档案管理制度第一条目的档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第二条档案范围21公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。22文件包括规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。第三条档案分类及编号31档案按其内容及关联部门可分为四大类311行政类312财务类313人事类314业务类32机要档案分为绝密、机密、秘密三级，须在档案编号后注明321绝密档案包括公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。322机密档案包括3221财务资料；3222公司重要会议纪要；3223公司经营情况；3224人事档案、薪资性档案、劳动合同；3225技术资料；3226金额在10万100万元的合同。323秘密档案包括3231重要项目资料；3232项目合同协议。第四条档案保存期限保存期限档案内容永久保存公司章程/公司证照/各级批文/印鉴/公司年度经营计划/公司年度经营总结/年度财务报表/技术资料/不动产所有权状及其他债权凭证/人事资料/大型活动图片、音像资料/其他核定须永久保存的文书十五年保存会计凭证/其他经核定须十五年保存的文书其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行五年保存期满或解除的合同协议/完结后的项目方案/其他经核定须保存五年的文书一年保存部门工作计划及工作总结/完结后的部门请求报告/完结后无长期保存必要文书。其他公司规章制度由办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第五条保管部门51财务专项机要档案由财务会计部负责保管。52人事专项机要档案由管理部负责保管。53其他档案均由总经理指派专人保管。第六条档案装订61以左方装订为原则，右上角标明档案号。62文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。第七条档案移交71移交办公室的档案档案移交期限公司各类证照、批文颁发之日公司章程，会议纪要、决议签发之日起三日内合同协议签订之日部分文件每年的月和月72财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。73档案移交须填写档案移交清册（附表3）。74档案移交清册一式三份，移交双方各一份，总经理留存一份。第八条档案调阅81因工作需要需调阅档案时，须到填写档案调阅登记表，并经相应核准人核准后方可调阅。82行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案的调阅须管理部经理核准，跨部门档案调阅，查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。83管理部人员必须严格按照档案调阅登记表的内容，将档案调出，供调档人查阅。84调档人必须是档案调阅申请单里注明的查阅人。85档案调阅申请单由管理部人员留存备查。86档案借阅时间最长不超过8个工作时。87如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第九条档案销毁91超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。92需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表，经相应核准人核准后方可销毁。93部门内部档案由管理部经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁。94销毁档案须两人以上人员共同完成，总经理指定专人监督销毁，并填写档案销毁登记表95档案销毁每半年进行一次，即每年的月和月。96档案销毁申请表、档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份，总经理一份。第十条其他101档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。102所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。103所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。104各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。第三章印章使用管理规定第一条目的根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围，保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生。第二条使用范围公司全体人员第三章印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由管理部统一办理。印章刻好后由管理部经理办理印章登记手续，填写印章管理登记表备案并留好印章样图。第四章印章的保管41总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在总经理处签字领取印章，指定专人保管。42公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表序号印章名称使用范围保管部门使用审批人使用规定备注1公章公司对外所有正式文件,对内通知等正式行总经理办公室总经理文2财务专用章公司正式财务文件、报告、证明、票据等财务会计部财务财务报表使用时，由财务会计部经理审批，除支票用印按照财务管理制度相关规定外，其余均由主管副总经理核准3合同专用章公司各类合同总经理办公室总经理4法定代表人印（支票）支票财务部总经理5法定代表人印（除支票外）公司正式的合同，财务报表文件、票据总经理办公室总经理或授权人7人力资源部章公司人事证明员工聘用、解聘等各类通知工资发放,调整通知对口单位函件往来管理部管理部经理重大事项与外单位人员出具证明，需总经理审批43印章由指定保管人专人妥善保管。保管人对所负责的印章丢失或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。44当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时，应及时办理交接手续，填写印章管理登记表第五章印章的使用51每枚印章使用前要由经办人填写印章使用登记表并经指定的审批负责人进行审核。审批通过后通知印章保管人员后，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。52公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写印章借用申请表原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。53员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，总经办签字后方可盖章。第六条责任61印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。62若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。印章管理登记表印章名称管理期限授权人审批管理员移交日期授权人审批递交人接受人印章使用/借用登记表姓名部门使用印章用途使用时间审批人管理员备注第四章证照管理制度第一条证照范围证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等，包括营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、广告经营许可证等等。第二条证照管理由总经理指定专人统一保管和管理。第三条证照使用证照的使用包括借用、复印等，证照使用必须填写证照使用/复印登记表。31证照借用程序借用人申请管理部经理审核总经理审核办理借用手续归还借用完毕后，应在时限内归还。32证照复印程序借用人申请管理部负责人复核总经理核准办理借用手续归还如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。33证照复印件必须加盖“再复印无效章”。证照使用/复印登记表姓名部门证照名称用途使用时间审批人管理员备注第五章会议管理制度第一条会议类别11总经理办公例会总经理办公例会分工作例会和专题会议12重大事项专题会议第二条会议召开21总经理办公例会211总经理办公例会每周六或者下周一定期召开，会议由管理部负责组织，由总经理主持。212专题会议由总经理主持，文秘做好会议记录，必要时应形成会议决议。213总经理会议都应由文秘做好会议记录。22重大事项专题会议221需由部门经理提议，由总经理核准后实施。222会议由部门经理召集、主持、管理部统一安排。223文秘做好会议记录，必要时应形成会议决议。第三条会议注意事项31会务工作311由办管理部安排并做好所有会议的会议记录。312总经理专题会议和重大事项专题会议，必要时形成会议纪要，由管理部以下发文件的形式及时传达会议精神。313管理部负责会议考勤工作32会议纪律321与会者应做好会议准备，准时出席。322因故无法出席或无法准时出席者，应以书面形式请假，报上级领导批准，否则作无故缺席处理，按照公司的考勤制度，会议缺席者予以每次10元的处罚。323会议期间应关闭手机，或将调至振动。第六章固定资产管理规定第一条目的加强固定资产管理，提高使用效益，保护公有财产安全，促进管理工作和业务活动的开展。第二条适用范围本规定适用于公司各部门第三条固定资产分类31具备以下任何一个条件的物资为固定资产311使用年限超过一年且单位价值在2000元以上的房屋、建筑物、经营用的设备、器具、工具等；312指单位价值低于2000元的各种为生产或办公服务且使用期限较长的设备、器具、工具等。32公司将固定资产分成房屋、管理设备三大类第四条固定资产采购41审批流程411各部门于每年的1月25日填报部门年度固定资产购置申请单，交管理部汇总，管理部并会同财务部共同拟定年度固定资产购置计划,报总经理审批。412预算内购置固定资产5，000元（不含）以下由财务部和总经理共同审批；5，000元一30，000元（不含）由总经理审批，三万元以上的由董事长审批。413凡预算外购置固定资产一律由总经理批准。42经批准购置的固定资产，由管理部负责统一购置第五条固定资产入库管理51公司所有物资采购均应在管理部办理入库手续。管理部应根据物资采购申请单或立项报告，会同相关部门对物资的数量、质量进行验收,并填写验收报告。52采购物资验收合格后由管理部签发一式三联入库单，入库单由管理部及验收部门的相关人员共同签字确认。53三联入库单一联为办公室做帐登凭证，一联作为报销的辅助凭证，第三联为会计核对后做帐凭证。第六条固定资产领用管理61固定资产类物资的领用应根据公司固定资产需求计划，管理部负责人审核，总经理签字方可发放。62管理部发放固定资产，如网络设备、计算机、软件、通讯设备、交通器材、办公家具等，应设置部门（保管卡），由使用部门负责人及使用个人签字共同签字，并由使用人承担固定使用保管责任；无法确定使用责任人的，由使用部门负责人承担物资使用保管责任。第七条固定资产借用管理71凡借用公司固定资产，需填写物品借用登记表，并由管理部经理签字认可和总经理审批。72借用物品超时未还的，管理部有责任和权利督促归还73借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿第八条固定资产使用管理81管理部统一负责固定资产的实物管理，应对所有固定资产进行分类，设置固定资产卡片并详细登记，年内会同财务部进行固定资产盘点。82固定资产入库后，由管理部设立固定资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状。83财务部负责固定资产的价值管理，应根据固定资产实物的增减（购置、报废、盘盈、盘亏、毁损等）及时按有关规定进行帐务处理。84固定资产的日常维护、保养以及修理由各位用部门负责。各部门对固定资产的维护和管理应建立岗位责任制度，落实到人。第九条固定资产折旧91公司计算提取固定资产折旧，采用平均年限法（下称直线法）。净残值率按3计算。92当月增加的固定资产当月不提折旧，当月减少的固定资产当月照提折旧。93直线法的折旧额按下列公式计算931固定资产年折旧额（固定资产原值净残值）/预计使用年限932固定资产年折旧率固定资产年折旧额/固定资产原值933固定资产月折旧额（固定资产值固定资产年折旧率）/12第十条固定资产报废101各部门报废固定资产应向管理部报送固定资产报废申请表,并备有报废或损失清单及有关机关之核准或证明文件，经管理部鉴定并签署意见后，呈总经理批准报废。102原则上维修费用小于净值的固定资产不予报废。103管理部根据固定资产报废申请表,应依核准的相关事项,填入固定资产台帐，并将固定资产报废申请表存档。第十一条固定资产清查111清查职责管理部和财务本部对固定资产进行定期或不定期的清查（至少年终清查一次），固定资产清查主要是通过对固定资产实物盘点进行帐物核对，以便真实地反映其实有数量和分布情况。如有盘盈盘亏还应查明原因。112清查的程序1121固定资产全面清查时，由管理部和财务本部组成清查小组，编制“固定资产盘点表”，经查核后确定出固定资产盘盈盘亏数额1122根据“固定资产盘点表”填制“固定资产盘盈表”和“固定资产盘亏表”，经有关人员签字或盖章后，财务本部据以进行有关的帐务处理。113清查注意事项1131财产清查中发现盘盈的帐外固定资产，应按重置完全价值作为原值，按新旧程度估计确定折旧额，并按重置完全价值减去累计折旧额后作为净值。1132固定资产有偿转让收入或清理报废变价收入扣除清理费后的净收入与其帐面净值（固定资产原值减累计折旧）的差额以及固定资产盘盈、盘亏、毁损、报废的净收益或净损失，计人营业外收入或营业外支出。毁损、报废损失较大的，可分期摊销，摊销期限不得超过2年。第十二条办公设备管理规定121电脑1211使用规范12111电脑是用来处理日常工作中领导起草的各种文件、报告、通知、指令以及查找信息的工具。12112文秘根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统。12113根据保密原则需要，由管理部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码，员工不得私设电脑密码12114员工在所属部门目录下设立个人子目录12115使用人在离开前应退出系统关机。1212安全保护12121对于联网的电脑，任何人在未经批准的情况下，不得向电脑网络拷入软件或文档；不得下裁软件或游戏，不准聊天与玩游戏。12122任何电脑需要安装软件时，由相关专业负责人提出书面报告，经管理部同意后，才能安装。12123不得使用未经杀毒的软盘；不得利用电脑玩电子游戏。所有电脑不得安装游戏软件。12124除信息部负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的电脑或相关的电脑设备。122复印机1221由文秘统一管理与使用，包括日常的清洁与维护、维修,保证设备的可运用状态1222建立严格的使用登记制度，员工复印资料10份以下,须由办公室审核签字。员工复印资料10份以上，须由管理部经理审核签字。需要。1223未经许可，个人不得自行操作使用1223员工复印资料的费用记入部门月度办公用品费用中。123传真机1231由公司文秘统一管理与使用，包括日常的清洁与维护、维修,保证设备的可运用状态,并及时更换传真纸。1232员工发送或接收时需填写“使用登记表”1232员工收发传真的费用记入部门月度办公用品费用中。第十三条固定资产管理流程及执行表格固定资产报废管理流程填报申请单部门负责人审批管理部审核财务部审核总总经理审批领用报废年度固定资产购置申请单部门领用人申请时间固定资产名称型号规格单位数量供应商名称、电话供应商报价与服务购置事由预算合计部门经理意见专业部门经理管理部意见财务部门意见总经理意见注每项固定资产提供三家供应商的资料与报价固定资产购置申请单部门领用人申请时间固定资产名称型号规格单位数量供应商名称、电话供应商报价与服务购置事由预算合计部门经理意见专业部门经理管理部意见财务部门意见总经理意见注每项固定资产提供三家供应商的资料与报价固定资产报废申请单部门申请人申请时间编号名称规格型号领用时间现净值报废原因鉴定意见申请人部门负责人鉴定人负责人管理部办意见财务部意见总经理意见固定资产管理台帐资产类别编码名称规格型号出厂日期单价单位数量使用部门使用情况存放地点保管人员入帐日期原值残值折旧年限折旧法备注第七章办公用品管理规定第一条目的使办公用品进一步做到规范、标准的管理，合理、有效地控制办公费用。第二条适用范围公司各部门第三条办公用品的分类办公用品主要是指公司员工日常办公使用的价值较低的各类消耗性物品，根据公司实际情况分为以下几类31低值易耗品铅笔、圆珠笔、纸、电池、订书钉、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、钉书钉等。32管制易耗品签字笔、白板笔、修正液、打（复）印纸等。33管理品剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒、文件夹等。34特殊办公用品，特殊办公用品指个别职能部门所用或服务于全公司的办公用品帐页、帐皮、各类表格单据，灯泡、日光灯、节能灯，清洁用品；手提袋、记事本、纪念品、宣传品及其它小礼品等；第四条办公用品管理41办公用品由管理部专人采购、保管、配置；42办公用品的采购和领用，由文秘建立办公用品台帐，保证帐实相符；43公司的办公用品实行个人责任制，每月各部门按10元/人的费用标准领用办公用品，超出标准，个人负责。第五条办公用品采购和领用51每月25日由各部门报办公用品领用申请单，由文秘汇总，经管理部报总经理审批后，由管理部专人负责采购。52公司物资的采购，原则上由管理部统一购买。53如部门本月申请的办公用品超过费用标准，原则上管理部不予以审批采购，属特殊情况，必须要经总经理审批同意。54各部门领用办公用品需填写办公用品领用登记表第六条办公用品（名片、信封、稿笺、票据）印制规定61员工印制名片按公司规定的统一格式由总经理安排专人负责印制；62员工印制名片需填写名片印制申请单，经总经理批准后印制；63新印制的名片如有错误需查出原因，由责任者承担费用；64印制和发放的名片，必须建立名片发放档案；65信封、稿笺、单据等的印制需按公司规定格式统一由管理部联系印制；第七条办公用品管理流程及执行表格71办公用品管理流程72办公用品申请表73办公用品台帐74名片印制申请表75名片印制档案办公用品管理流程超支预算内领用人填写申请表部门负责人审批办公室审批费用预算管理部采购总经理审批文秘登记台帐领用登记办公用品申请表部门申请时间序号名称规格数量序号名称规格数量12345678部门负责人审核管理部负责人审批总经理审批发放人签收人办公用品台帐制表人时间年月本月购入实际发放情况品名上月库存数量单价领用人数量本月库存名片印制申请表姓名部门职务电话传真邮编手机EMAIL印制盒数时间要求管理部负责人审批总经理审批名片印制档案部门姓名职务数量印制时间费用第八章员工管理第一条仪容仪表周一到周五的上班时间员工必须保持仪容、仪表整洁大方，要求着商务装；周六上班时间员工可以着休闲装。第二条员工牌21员工上班时必须佩带员工牌；22如员工丢失员工牌，必须立即向管理部报告；23员工不得佩带他人的员工牌，否则立即受到违纪处分；24员工牌是公司的财产，在解除劳动关系时，员工必须交还管理部，否则将赔偿五十元人民币。第三条办公规范31员工相互商讨工作、接电话时应尽量低声以免影响他人工作；32员工上班时间不得擅离岗位、办理私人事务或长时间打私人电话（不超过3分钟）；33严禁上班时间上网聊天、玩游戏；34严禁用公司的电话拨打私人电话，违者一次予以五十元的处罚；3512001430为休息时间，员工可以在办公室休息和学习，但不能在办公室上网聊天、玩游戏、看碟；36公司的办公设备、办公用品由办公室专人负责，员工因工作需要试用办公设备时，由专人负责登记使用；第四条访客接待详见参考秘书工作手册41来本公司之宾客由秘书负责接待。42接待来访宾客须热情、大方、并迅速与有关部门的主管联系接洽。43秘书做毕接待须做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约定等事项并向有关主管汇报。第五条办公环境51办公室的卫生由员工轮流每天打扫，当日负责打扫的员工需提前十五分钟到办公室进行打扫。52每周五由办公室安排专门的清洁工打扫。53员工应保持办公室公共卫生和人办公区域内的整洁，按公司统一要求摆放办公桌上的物品，并在每天下班前收拾整齐干净。54办公室的空调开放时间由办公室根据季节工作的需要，发通知规定员工不能在规定时间外擅自开放空调55办公安全551公司要求每一位员工签订办公安全责任状，员工有责任保证办公室安全，包括办公用电、安全防盗；552禁止员工在办公区抽烟；553未经办公室允许，不得将非公司人员带进总经理室。554员工下班离开办公室时,须关闭窗户、大门，切断电源，切实做好办公安全工作。第六条流程61访客接待流程访客接待流程访客总台询问推销商总台应对客户电话业务员出迎进专案室文员上茶朋友电话受访人出迎进接待室董事长/朋友电话秘书出迎进办公室秘书上茶责任人总台、秘书、文员监督人管理部经理第九章出差管理制度第一条目的加强员工出差的有序管理，严格控制费用开支。第二条出差类别员工出差分为21短途出差出差当日可能返回者。22远途出差出差必须在外住宿者，区内；区外；经济特区、