精拓物业管理系统使用说明书

封面精拓物业管理系统精拓物业管理系统精拓物业管理系统（精拓物业宝）（精拓物业宝）（精拓物业宝）网络版网络版网络版使用说明书使用说明书使用说明书目录封面1精拓物业管理系统精拓物业管理系统精拓物业管理系统（精拓物业宝）（精拓物业宝）（精拓物业宝）11概述32实施步骤33使用说明531登录系统532基础资料管理5321物业资料设置6322用户资料设置8323计费项目设置8324用户承担费用项目设置11325工作人员及其权限设置1233计费管理13331公用水录入分摊管理13332公用电录入分摊管理14333用户用水录入管理16334用户用电录入管理17335费用通知管理17336银行扣费管理19237收款管理2234物业账务2435仓库管理2636其他管理28361用户报修管理28362用户投诉管理29363车位交租登记管理3037经理查询3138系统维护32381系统默认设置32382账套及其参数设置33383数据库备份与接收33384数据库维护344操作技巧3441按钮快捷键的说明3442回车键在编辑过程中的重要作用3543同时打开多个窗口及窗口隐藏3544如何进行汉字拼音首码、数字或字母模糊筛选3645如何全选或部分选择表格中的内容3646如何改变浏览表格各列的大小及前后布局375登录时未能连接后台数据库的原因376如何知道服务器的IP地址397后记401概述精拓物业管理系统（精拓物业宝）是一款以物业收费管理为核心，以物业基础资料、用户资料、费用项目设置（含计算公式设置）、用户公摊水电等数据为基础，结合报修管理、投诉管理、仓库物资管理、内外部电子邮件等业务，实现物业计费自动化、银行扣费简便化、跟踪收款智能化、查询统计人性化的小区物业管理软件。通过对物业管理中的各种业务数据进行充分整理、有效传递，使企业更加合理地配置与利用各种信息资源，从而实现提高企业经营效率和增加用户的满意度，最终提高企业的综合竞争力。2实施步骤1业务数据初始化。从“超级用户账套管理”中登录进入系统（管理员初始账号为LDX，密码1234），在系统维护桌面中，点击“账套及其参数设置”按钮，进入账套管理窗口，设置好账套名称、使用单位名称、小区名称、联系电话等参数。然后执行账套初始化，清空账套中除了基础数据外的所有摸拟业务数据（如费用通知单、收款回执、银行扣费清单等）。2重新登录，从设置好的账套名称登录进入系统，设置物业基础资料。首先将模拟的物业基础资料、用户资料删除，然后重新建立。建立之前，须对所有物业进行合理的分类，分类的原则是，将共同分摊水电费的用户归成一类。如某楼梯的公共水电为此楼梯的用户来共同分摊的，则应将此楼梯用户归在同一类别之下。如下图3设置费用项目及项目计算公式。在费用项目设置中，需要注意公摊水电费的分类结构，一般根据本小区的实际情况来设置的。公摊水电费的分类结构将会直接反映到公用水电分摊报表中。如下图以上的费用项目中，其中的一级分类“公摊水费”、“公摊电费”、“物管费用”、“用户用水”、“用户用电”是系统保护的默认分类，请不要删除他们。而二级分类则根据小区的实际来设置，明细费用项目中，“欠费或预收（负数）累计”为系统保护的默认项目。4设置用户承担的费用项目。不同的用户，或许所应承担的费用项目有所不同，这就要我们通过此功能来进行设置，以便准确地分摊计算用户的各项费用。为方便操作，可以首先导入所有用户的所有项目，然后根据各类用户的实际情况，移除不须承担的费用项目。如下图5现在已经可以进行日常的计费工作了。例如公摊水电费的录入、用户室内水电费的录入、生成费用通知单、生成银行扣费清单、导入银行扣费结果、统计欠费清单、生成收款回执（收据）等。3使用说明31登录系统安装本系统后，在首次登录时，须将数据库服务器名称（或IP）输入在数据库连接框中（如果是远程服务器，则须输入服务器的域名或外部IP地址），然后输入连接账号及密码，重新连接即可建立数据库的连接。首次登录成功后，以后再次登录时，都将以此设置自动连接数据库，只需验证用户的账号及密码即可登录。如果数据库连接账号及密码更改了，则须重新设置连接。在客户端登录前，必须首先启动数据库服务器。32基础资料管理在基础资料管理中，有物业资料设置、用户资料设置、费用项目及公式设置、公式学习、用户承担项目设置、工作人员设置、报表打印备注设置、数据合理化报警设置等。321物业资料设置设置好物业的基础资料是使用好本系统的关键。所以首先应对物业资料进行一个合理的分类，一般以方便公摊计费为原则。例如一个小区按开发时间分了三期，每一期分了几栋，每一栋又了几条楼梯。由于相关的费用（电梯用电、梯电照明用电）在每条梯中各装有分表，每条梯的用户都需要根据各自的分表来分摊费用。所以在这种情况下，我们首先应按期来分，每一期下再分栋，在每一栋下再分楼梯。如图1窗口左边的树形分类物业类别（分类）编辑窗中包含了以下内容上级类别名称和编码、当前类别的编码、类别名称、下级编码长度（建议在26的范围内）、是否公摊费用（如类别项目需在水电公摊报表中出现，则请打上）。例如建立一级类别首先请用鼠标右击“全部显示”项，然后在弹出快捷菜单中选择“增加下级类别”菜单项，系统弹出物业类别（分类）编辑窗口，将上述内容填上后，保存就可以建立一级分类了。右击一级分类的菜单，选“增加下级类别”，填好名称、编码等项目后保存就可以建立二级分类了。如有必要，我们还可以按同样的方法再建下级分类。本系统物业类别的编码只能使用数字或字母，建议用数字。因为这样系统以后可以按顺序自动递增编码了。物业资料的分类和下面用户资料的分类是联动的，在物业资料分好类后，用户资料中就会自动作出相应的分类，无须另行分类。请注意只有在最下层子类下才能增加物业基础资料，比如最下层分类为楼梯，则首应该选择某楼梯，然后再按下“新增”按钮增加物业资料；本软件中各种基础资料的分类及基础数据的录入与此雷同。设置好物业分类后，就可以建议物业的详细资料了。在物业资料设置窗口顶部的按钮条中按下“新增”按钮，弹出如图2的画面物业资料主要信息有物业编号、建筑面积、使用状态、是否银行扣费、车位信息、业主、计费用户等信息。使用状态的设置有正常使用、出租、空置（已售未使用）、未售四个设置，当设置为“未售”时，图1图2系统将不予计费。在设置开始计费日期时，如需开始计费，请注意将开始计费日期设置在计费月份之前。如有期初应收欠费或预收款时，请将余额输入在“期初应收款余额”栏中，负数为预收款。如需通过银行扣缴费用时，请设置好银行账号并将是否银行扣费打上。如用户除了拥有房屋物业外，同时拥有车库，请同时将车库的资料设置上去，以便计算车库的管理费或公摊水电费。一处物业允许记录多位成员。在录入物业基本信息的同时，可以添加、移除或修改用户的基本信息，在建立用户基本信息时，用户编码与物业编码一般是相关联的，如物业编号是0101010201，那在建立用户基本信息时，此物业的第一位用户编码将默认为010101020101，默认时，用户编码是在物业编码后自动加上两位。在设置物业相应的业主、计费人、家庭成员等时，可直接向窗口下部的业主/用户/家庭成员列表框中添加，添加时，如在用户资料查无此用户时（新用户），则需在查询用户资料时按下“新增”按钮，新增用户资料，如图4。在物业资料很多的情况下（如图1），定位所要查找的物业资料时，可以使用精拓软件的特色功能汉字拼音首码或字母数字模糊筛选功能。当焦点在列表框中时，你可以直接按下拼音首码或字母数字的第一个关键字时，系统会自动弹出如图3的窗口，此时将关键字输完，按下回车即可选出我们需要的记录。例如我们想筛选出物业名称为“华宇阁104”的记录，即可输入HYG104,直接按下回车即可筛选出来。使用此功能时，须注意将参与筛选的字段从左边加入到右边的列表框中。在本系统中，所有关于筛选的操作都是如此。322用户资料设置一处物业可能对应着多位用户，而某位用户也可能同时拥有多处物业。为了信息化管理规范的需要，本系统以物业信息作为计费基础，每处物业只允许一位用户作为计费用户。用户资料设置与物业资料的设置是联动的，这体现在用户与物业的编码上。在默认情况下，用户编码是在物业编码的基础上自动加上两位，如物业编号是0101010201，那在建立用户基本信息时，此物业的第一位用户编码将默认为010101020101。在用户资料设置窗口顶部的按钮条中按下“新增”或者“修改”按钮（或用鼠标双击需修改的记录），将弹出如图4的画面图4图3323计费项目设置计费项目可由企业根据小区的实际情况进行设置。根据实践经验，首先应对计费项目进行分类，例如图5将计费项目分为公摊水费、公摊电费、物管费用、用户用水、用户用电、其他收费项目几大类；然后再根据大类进行细分，例如将公摊电费分为以下子类别本栋用电分摊、小区路灯分摊、二次供水用电分摊；然后在子类别下新增建立详细的计费项目，例如在“二次供水用电分摊”子类中可以设置如下计费项目一二期用户二次供水用电分摊、三期用户二次供水用电分摊。本系统的一大特色是可以在计费项目中设置数量计算公式和分摊标准公式（如图6）。因为不同物业小区，费用分摊计算方式往往不同，所以本系统可以方便地适应不同小区的管理需求。如上图，按下“新增”或“修改”按钮（或用鼠标双击需修改的记录），弹出计费项目的编辑窗口，如下图在编辑计费项目时，需要注意的是当需要在“用户公摊用水明细表”和“用户公摊用电明细表”中反映的计费项目类别，如公摊水费和公摊电费属下的各类别，必须将“是否公摊费用”选项打上。计费项目只有在“是否启用”选项打上后才会正式启用。通过计费数量公式的值与设定的计费单价之乘积就是计费金额，计费数量公式的含义请参考图5图6“公式帮助”，如图61公式说明窗口。公式分为系统默认公式和用户定义公式两种。默认公式是由系统定义好的，具有固定含义的公式。用户定义的公式主要是用户根据需要从报表中取数所定义的公式。具体说明如下用户定义的公式是根据不同的报表、报表列次、物业类别码以及计费项目来进行定义的，可分为报表公式和单价公式两种一、报表公式公式数据来源于水电公摊表或用户水电明细表。如B01_06_01_010101，B02_07_00_020103B03_06_01_00，B03_06_03_00B01代表“用户公摊用水明细表“B02代表“用户公摊用电明细表“B03代表“用户室内用水明细表“B04代表“用户室内用电明细表“第一个下划线后的编码代表报表的列；如B01_06用户公摊用水明细表的06列；第二个下划线后的编码代表报表所属的物业类别码（将物业类别码设为XX时，则代表计算过程中当前物业类别码；B01_06_01用户公摊用水明细表06列，物业类别编码为01；B01_06_XX用户公摊用水明细表06列，物业类别编码为计算时当前的物业类别码；第三个下划线后编码在用户水电公摊表（B01，B02表）和用户室内水电明细表（B03，B04表）所代表的含义是不同的1、在B01和B02表中，第三个下划线后代表的是报表中计费项目的编码，如B01_06_01_010101，代表取用户公摊用水明细表的06列，物业类别码为01；计费项目码为010101的数据。2、在B03和B04表中，第三个下划线后代表的是报表中计费的物业编码。报表公式设置举例图61二、单价公式单价公式以D开头，如D030101表示项目编号为030101的项目计费单价，用于取计费项目所设定的单价数据。三、关于公式中“XX”和“00”编码的使用说明1、在用户公摊用水明细表（B01）和用户公摊用电明细表（B02）表中，这两个编码使用在第二个下划线后面，它们的含义如下“XX”代表计算时的当前物业类别码。“00”代表从由“总计项目”所生成的报表中取数。2、用户室内用水明细表（B03）和用户室内用电明细表（B04）表中，这两个编码中只有“00”起作用，而且是使用在第三个下划线后面，它的含义如下“00”代表取报表的合计数。324用户承担费用项目设置由于各物业所应承担的费用项目有可能各不相同，为了准确核算各物业所应承担的费用，必须做好用户计费项目的设置。如图7图7新增建立物业后，在用户承担费用项目中的设置是空白，此时应向新增的物业导入费用项目。导入项目有两种方式，1、导入项目（导入当前物业用户的全部项目）；2、导入当前所有用户的全部项目。如果刚刚使用本系统，物业用户资料等都是新建立的，可以使用以上第2种导入方式导入所有用户的全部计费项目。如果只是新增了某个物业用户，则应使用第1种导入方式导入此物业用户的全部计费项目。导入项目后，应检查一下各物业用户所承担的费用项目，并移除不应由此用户承担的计费项目。移除项目有三种方式（图8）1、移除项目（移除当前物业用户的指定计费项目）；2、移除当前所有用户计费项目；3、移除当前所有用户全部计费项目。除非想清空所有用户的全部计费项目，否则请不要使用第3种移除方式。除了导入项目的进行物业用户的计费项目的设置外，还可通过增加项目功能来设置。增加项目有两种方式（图9）1、增加项目（增加当前物业用户的选定的计费项目）；2、增加当前所有用户的选定的计费项目。325工作人员及其权限设置所有参与本系统操作的人员，须由系统管理员在工作人员设置窗口中进行设置。如图10图8图9图10设置好工作人员后，即可由系统管理员设置工作人员的操作权限。在“系统维护”桌面中单击“用户权限设置”按钮，进入以下窗口（图11），设置各工作人员的登录账号及密码和相应的操作权限。系统管理员在设置操作权限时，至少要将“重新登录”、“在线升级”和“权限设置”这三个权限设置给其他普通工作人员。因为这是最基本的操作权限，设置后，允许普通工作人员在操作时重新登录本系统、升级更新当前的系统版本、重新设置自己的登录密码系统管理员可以查询其他工作人员的设置情况。33计费管理计费管理功能模块包括公用水录入分摊管理、公用电录入分摊管理、用户用水录入管理、用户用电录入管理、用户费用通知管理、银行扣费管理、用户收款管理、欠费统计、费用通知单和用户收款回执批量打印等功能。具体如图12331公用水录入分摊管理用户公摊用水明细表为公用水分摊提供了一个录入编辑和根据公式计算分摊的一个界面。以分图11图12摊报表表格形式出现，简单明了，如图13。点击左上角“生成F2”旁边的小三角，从下拉选项中我们可以看到本报表提供了两种生成方式1、生成当前分类分摊表（如上图例，此种生成方式是按当前条梯，也就是按当前分类生成报表）；2、生成所有明细类分摊表（这是同时批量生成所有明细类的分摊表）；注意在生成报表之前，请选定报表所属月份。在左边树形分类窗口中，根部是“总计项目”，如果是属于整个小区的项目，也就是整个小区只设置一个水表的项目，应在根部的“总计项目”下生成报表。如小区总表用水量、小区水损分摊、小停车场清洁用水等。如果是属于某座（或梯）的水费项目，也就是每座（或梯）装有独立水表的用水项目，则应在相应的物业分类下生成报表。在生成报表时，如果报表中已经存在数据，那么系统将会弹出下面对话窗（图14）此时，请选择相应的生成方式，如果在重新生成时想保留原来已经录入的数据，可以选择“是（Y）”；如果重新生成时想清除原来数据，则可以选择“否（N）”。生成时，报表中的“上月读数”的数据将取自上次最后一个月报表的“本月读数”。报表中的“分摊标准”栏是根据设定的公式进行计算得出的，当然，也允许手工录入。清单式录入点击报表内容中的某一计费项目，然后点击“清单式录入”按钮进入此计费项目的录入清单，从而提高数据录入速度。如图18修改报表中的数据时须注意本月费用通知单是否已经生成，如果原来已经生成通知单的，则在修改报表中的数据后，须重新生成通知单。如果本月的费用通知单已经收款，则不能对本月的用户公摊用水明细表数据进行修改。公用水分摊报表的打印格式大致如下图13图14332公用电录入分摊管理用户公摊用电明细表为公用电分摊提供了一个录入编辑和根据公式计算分摊的一个界面。以分摊报表表格形式出现，简单明了，如图16。点击左上角“生成F2”旁边的小三角，从下拉选项中我们可以看到本报表提供了两种生成方式1、生成当前分类分摊表（如上图例，此种生成方式是按当前条梯，也就是按当前分类生成报表）；2、生成所有明细类分摊表（这是同时批量生成所有明细类的分摊表）；注意在生成报表之前，请选定报表所属月份。在左边树形分类窗口中，根部是“总计项目”，如果是属于整个小区的项目，也就是整个小区只设置一个电表的项目，应在根部的“总计项目”下生成报表。如果是属于某座（或梯）的电费项目，也就是每座（或梯）装有独立电表的用电项目，则应在相应的物业分类下生成报表。如本栋梯灯用电分摊、本栋电梯用电分摊、本栋二次供水用电分摊等。在生成报表时，如果报表中已经存在数据，那么系统将会弹出下面对话窗（图17）图15图16图17此时，请选择相应的生成方式，如果在重新生成时想保留原来已经录入的数据，可以选择“是（Y）”；如果重新生成时想清除原来数据，则可以选择“否（N）”。生成时，报表中的“上月读数”的数据将取自上次最后一个月报表的“本月读数”。报表中的“分摊标准”栏是根据设定的公式进行计算得出的，当然，也允许手工录入。清单式录入点击报表内容中的某一计费项目，然后点击“清单式录入”按钮进入此计费项目的录入清单，从而提高数据录入速度。如图18修改报表中的数据时须注意本月费用通知单是否已经生成，如果原来已经生成通知单的，则在修改报表中的数据后，须重新生成通知单。如果本月的费用通知单已经收款，则不能对本月的用户公摊用电明细表数据进行修改。公用电分摊报表的打印格式大致如下图18图19333用户用水录入管理当利用用户用水情况进行分摊其他费用（如二次供水用电），或者需委托代收代缴水费的情况下，则必须采集用户分表的用水数据，并将用水数据录入在“用户分表用水明细表”中。如图20。在生成报表时，如果报表中已经存在数据，那么系统将会弹出对话窗，此时，请选择相应的生成方式，如果在重新生成时想保留原来已经录入的数据，可以选择“是（Y）”；如果重新生成时想清除原来数据，则可以选择“否（N）”。生成时，报表中的“上月读数”的数据将取自上次最后一个月报表的“本月读数”。修改报表中的数据时须注意本月费用通知单是否已经生成，如果原来已经生成通知单的，则在修改报表中的数据后，须重新生成通知单。如果本月的费用通知单已经收款，则不能对本月的用户室内用水数据进行修改。334用户用电录入管理当利用用户用电情况进行分摊其他费用，或者需委托代收代缴水费的情况下，则必须采集用户分表的用水数据，并将用水数据录入在“用户分表用水明细表”中。如图21。在生成报表时，如果报表中已经存在数据，那么系统将会弹出对话窗，此时，请选择相应的生成方式，如果在重新生成时想保留原来已经录入的数据，可以选择“是（Y）”；如果重新生成时想清除原来数据，则可以选择“否（N）”。生成时，报表中的“上月读数”的数据将取自上次最后一个月报表的“本月读数”。修改报表中的数据时须注意本月费用通知单是否已经生成，如果原来已经生成通知单的，则在图20图21修改报表中的数据后，须重新生成通知单。如果本月的费用通知单已经收款，则不能对本月的用户室内用电数据进行修改。335费用通知管理在物业基础资料、费用项目、用户承担费用项目设置完毕后，即可录入相关的水电费，然后生成用户费用通知单（图22），通知单每月生成一次，可对费用通知单进行批量连续打印。费用通知单的格式是可以调整的，一旦将通知单格式确定下来，建议不要去改动它。费用通知单生成后的数据是允许再次进行修改的，如非特殊情况，自动生成后一般都无须再修改。点击中间框架最下面的“生成以上用户通知单”，可批量生成物业用户的通知单；点击左上角的“生成F2”按钮，则只生成当前物业用户的通知单。点击“修改ENTER”按钮，则可使通知单进入编辑状态，可以对通知单中的项目和数据进行修改。如需调整通知单费用项目，在进入通知单的编辑状态后，可点击具体项目前“编号”后的那个“”小按钮（图23），重新选取费用项目；调整后，如需将通知格式保存起来，则在非编辑状态下，按下“保存格式”按钮即可。费用通知单画面的下部一排按钮是针对编辑通知单内容而设计的。如其中的“增加F2”按钮，是指在通知单内部表格中增加一行；“删除DEL”按钮是指删除一行，DEL为快捷键；“取消ESC”按钮是指取消当前编辑录入状态。“欠费或预收（负数）累计”项目是费用通知单的默认项目，在设置通知单格式时，请保留此项目。图22在物业基础资料中设置为批量打印的用户，可通过批量打印模块将费用通知单连续批量打印出来。如下图费用通知单的打印格式与通知单设定的显示格式是一致的，如图24336银行扣费管理在生成物业用户费用通知单后，即可以生成银行扣费清单（图25），只有设置为银行扣费的物业用户才能生成银行扣费清单。扣费清单内容可以输出到EXCEL表中，便于向银行提交指定格式的电子数据表格。银行扣费后，从银行取回扣费结果的电子文档，然后转换为本系统指定的标准格式，导入到系统中生成“银行扣费结果清单”，经审核后反映到“银行扣费清单”的实扣金额栏中，然后自动生成收款收据。本系统支持多次银行扣费。图23图24在将“银行扣费清单”送给银行扣费之后，请不要对费用通知单进行修改，若需修改，则应保证“银行扣费清单”中的数据与费用通知单中的相一致。在“银行扣费清单”中，可以重新生成未收款（银行扣费）物业用户的银行扣费数据。当某些物业用户因银行扣费不成功而前来缴纳现金，或者在银行扣费之前提前缴纳现金，则须重新生成银行扣费清单，以便筛选出未扣费的物业用户，并输出EXCEL表给银行扣费。按下窗口左上角的“生成”按钮，将会弹出以下对话窗（图26），提示将重新生成未收款用户的数据按下“是（Y）”按钮后，将会弹出以下要求再次确认的对话窗按下“是（Y）”按钮后，即可重新生成银行扣费清单。建议在每一次准备筛选输出EXCEL表给银行扣费之前，重新生成银行扣费清单。为了输出未扣费物业用户的数据给银行扣费，我们首先须对“银行扣费清单”进行筛选，将实扣金额为0的用户筛选出来。点击筛选按钮，弹出如图28窗口，在这里我们使用的是精确筛选，在第一个下拉列表中选择实扣金额，然后在条件下拉中选择号，输入筛选值0，按下回车或占击“筛选”按钮后，即可选出未扣费的用户来，点击清单表格的左上角的空白处，将所选内容涂上颜色（即全选），然后点击窗口上部的“输出”按钮，即可将未扣费物业用户的数据输出到EXCEL表格中。由于各个银行一般都指定自己的格式，所以刚刚输出的EXCEL表格还须针对银行要求的格式稍做修改，修改后即可给交给银行了。图25图26图27从银行取回扣费结果的电子文档后，须将银行电子文档转换为指定格式的EXCEL表格文件图291，然后将此表格文件导入到“银行扣费结果清单”中（图29），系统允许多次导入，如非第一次导入时须选择添加导入。导入后，点击“银行扣费结果清单”表格的左上角的空白处，将所有内容涂上颜色（即全选），然后点击“审核”按钮，即可将扣费金额传至“银行扣费清单”中的实扣金额中。对“银行扣费结果清单”审核后，须到“银行扣费清单”中生成收款收据。点击“银行扣费清单”表格的左上角的空白处，将所有内容涂上颜色（即全选），然后点击“生成收款收据”按钮，弹出如图30的对话框，让你确认生成收款收据的日期，此日期一般以银行扣费的日期为准，未必就是当前显示的日期，所以需要确认一下。建议记录此日期，以方便自己统计收款情况及核对数据。图29图30图28图291237收款管理用户收款管理在计费管理操作流程中是一个非常重要的环节之一，生成费用通知单后，无论是通过银行扣费，还是直接收取现金，最终都需要填制或生成相应的收款回执（收据），以确认费用的收取及登记应收款账簿。如图31按下窗口左上角的“新增”按钮，即可新增加一张收款收据。收据编号是自动生成的，必填的字段有收款日期、物业编码、结算方式和收费项目内容。结算方式有“现金”及“银行扣费”。建议通过优秀的通知单跟踪功能来进行收款的操作。在填写用户收款收据时，按下“跟踪通知单”按钮，即弹出如图32的此用户所有费用通知单中的未收款项目的列表在以上未收款通知单中，可方便地选取需要收款的项目，或者直接在各项目中输入收款金额，确定收款项目后，即可导入选定项目到收款回执中。图31图32一旦跟踪了通知单收款后，费用通知单将会打上“已收款”的标识，如果删除了相应的收据，通知单中“已收款”标识也会被取消。收款回执（收据）填制后，可以在收款收据浏览页中进行查找浏览，如图33，小计之间的行就是一张收据。查询浏览时须注意查询所属期间和审核或未审核的查找选项。经过审核的收款收据是不可修改和删除的，起到数据安全的作用。审核可以集中进行，也可逐张进行，一般建议定时集中审核。集中审核的操作将未审核的收据查询出来后，点击表格的左上角空白处，即可将所有的收据涂上颜色，此时按下“审核F4”按钮，根据提示操作即可完成集中审核的操作。撤消审核请参考审核的操作过程。系统提供了对收款情况进行审查的功能，方便了对收款情况进行核对的工作。在桌面上按下“收款情况审查”按钮，进入审查窗口（图34），填上审查条件，如需对结算方式为“银行扣费”的收据进行核对，则在需审查的结算方式中选择“银行扣费”。按下审查按钮后，即可生成一份审查报告和两份疑似错误收据的列表，给我们提供了核对收款情况的参考。收款收据的打印格式如图35图35图33图34收款回执（收据）除了可以手工填制外，还可以从银行扣费清单中自动生成，生成已经扣费用户的收款收据。如下图，用鼠标点击左上角表格空白处，选择全部后，按下“生成收款收据”即可自动生成已扣费成功用户的收款回收据。按下“撤消收款收据”即可收款回执（收据）也可以从用户欠费情况统计中生成收款收据，看着欠费情况就可以进行收款了。在欠费用户列表中，点击需收款的用户，然后点击“生成现金收据”按钮，即可生成此用户的收款回执（收据）。34物业账务每一处物业，都有一本对应的应收费用明细账（简称应收款明细账）。所以如果某月度的业务已经结束，须对其进行月度结账。如果一个年度中的12个月账簿都已结账完毕，则须对新年度进行开账处理。操作流程如下图36图36图31_1如图36所示，应收款明细账中所登记反映的数据是费用通知单、用户收款收据和应收款补录单中的数据。以上单据在月度结账后，生成用户应收款明细账（图37）和应户应收款余额表（图38）。以便查询的用户欠费的情况。应收款补录单（图36_1），在物业计费的实际工作中，可能会出现需冲减或增加用户欠费的情况，这个时，就需要通过填制应收款补录单进行调账。录入时请注意“借”、“贷”方向，借方代表应收款的增加，贷方代表应收款的减少。如下图例子中，我们冲减了小曾房子属房产公司部分的管理费35元，此应选择“借”方，金额35元。在日常的业务数据录入操作中，虽然可以不理会当前账务所属月份，但在两个月内应对之前的业务数据进行结账处理，如果超过两个月未进行结账，系统将定时在桌面右下角弹出提示框，提示及时进行月度结账处理。在做了月度结账或年度开账后，如果需要恢复到结账或开账前状态，可以使用“撤消月度结账”或“撤消年度开账”功能。图37图36_135仓库管理仓库管理包括仓库物资设置、往来单位设置、进仓管理、出仓管理、调仓管理、盘点管理等的仓库日常管理以及仓库年度开账、月度结账的账务处理等功能，操作流程如下如图39所示流程，首先应设置好仓库的物资，往来单位的基础资料。例如仓库物资的期初库存，就应该在建立物资基础资料时进行设置。做好物资的设置后，就可以对仓库进行年度开账，开账后即对每种物资都建立了一本明细账簿。作为仓库日常的进出仓业务，不受到是否开账或结账的影响，随时可以填制进出仓单。设置仓库物资（如图40），除可以设置物资期初库存外，还可以设置物资库存上下限，以便对物资库存情况进行预警。在设置物资的类别时，还应注意设置此类物资在数量计算时保留的小数位和单价小数位。图40图38图39在进仓管理中，将进仓性质归纳为采购进仓、领用退回、借用退回、转让退回、内部调仓五类。在填制进仓单时，须根据相应的进仓业务性质选择以上选项（如图41），以便在进仓统计中分别对以上进仓性质的业务进行统计。在出仓管理中，将出仓性质归纳为领用出仓、借用出仓、退货出仓、转让出仓、内部调仓五类。在填制出仓单时，须根据相应的出仓业务性质选择以上选项，以便在出仓统计中分别对以上出仓性质的业务进行统计。在调仓管理中，实质上是同时生成一张进仓单和出仓单来完成调仓的过程。如图42，在物资列表中选定需要调出的物资，按下“编辑调仓数量”按钮，进入调仓数量编辑状态，录入调仓数量，退出编辑状态后，按下“调仓F10”按钮，弹出调入目标仓库及类别，选定调入的目标仓库及类别后，即完成物资的调仓操作。在填制进仓单后，即可统计查询仓库物资的库存情况。统计时注意统计期间的设定。在默认情况下，不显示期初库存量、本期进出仓量和本期库存量都为0的物资，除非取消“只显示物数据不为零的物资”选项。默认情况下，只显示数量的库存情况，如果需反映单价金额的库存情况，请取消“只显示数量”的选项。图42图4136其他管理其他管理桌面上有用户报修管理、用户投诉管理、车位交租登记管理等能。如图44361用户报修管理本系统以报修单为依据，控制整个用户报修（或共公报修）的管理过程。如图45。报修单可以分为三部分由不同权限的工作人员来操作。例如1、前台工作人员可以负责报修单第一部分内容的建立，输入报修单的基本内容，如报修单号（自动生成）、接单时间、开工时间、住户编号、报修人和报修内容；2、报修单的信息传递到后台后，由维修人员负责第二部分内容的登记，如是否已处理、维修结果、维修人员、完工时间、服务费用、物料费用等内容；3、回访工作人员负责第三部分内容的登记，如是否已回访、回访人、回访方式、回访图44图45图43时间、满意程度当然，也可以由一个人来完成以上面全部的录入工作。报修单填制后，可以在报修单浏览页中被查看到，如图46，查询浏览时须注意查询所属期间、处理情况、回访情况、满意程度等查询条件。报修单审核后，即表示此报修单已经完结，审核后的报修单不允许修改和删除。362用户投诉管理以用户投诉单为依据，控制整个用户投诉管理过程。如图47。投诉单可以分为三部分由不同权限的工作人员来操作。例如4、前台工作人员可以负责投诉单第一部分内容的建立，输入投诉单的基本内容，如投诉单号（自动生成）、住户编号、接待人员、投诉人、投诉时间、投诉方式、被投诉单位、被投诉人和投诉内容；5、投诉单的信息传递到后台后，由具有处理权限的工作人员负责第二部分内容的登记，如是否已处理、处理人员、处理时间、处理情况（结果）；6、回访工作人员负责第三部分内容的登记，如是否已回访、回访人、回访方式、回访时间、满意程度图46图47当然，也可以由一个人来完成以上面全部的录入工作。投诉单填制后，可以在投诉单浏览页中被查看到，如图48，查询浏览时须注意查询所属期间、处理情况、回访情况、满意程序等查询条件。投诉单审核后，即表示此投诉单已经完结，审核后的投诉单不允许修改和删除。363车位交租登记管理到了车位交租月份，须生成车位交租登记表（如图49），生成时，上月应收金额将自动取上月的未收金额。点击“修改ENTER”按钮，弹出交租登记编辑窗口（图50），录入本月收款金额、收款日期和备注等信息。图48图49图50在录入完毕后可以按下“保存继续”按钮，继续录入下一个车位的交租记录。37经理查询在经理查询桌面上，集中了所有主要的业务资料查询和统计报表。如图51，在查询统计报表时，须注意统计期间或计费月份以及相应的统计选项，确保统计出来的数据是在正确的统计期间或相应的选项条件内。38系统维护为维护整个系统的安全和完整运行，我们需要运用系统的维护管理功能（图52）。系统维护的主要操作有工作人员设置、用户权限设置、系统默认设置、账套及其参数设置、重新登录、数据库备份和接收、数据库维护、在线升级等。其中，工作人员设置及用户权限设置在225节中有介绍。图51381系统默认设置把本系统的默认输入法设置为你常用的输入法，在本系统录入汉字时，将自动转换为你常用的输入法，这将大大方便你的汉字录入工作。由于本软件的最佳屏幕显示分辨率为1024768，为获得最佳的显示效果，建议将屏幕调为此分辨率。如果不是，则建议设为强制1024768分辨率。当你需要记忆调整后窗口大小位置或者调整后的表格各列大小位置时，你须将窗口及网格布局策略设置为“启用自动记忆布局”。当你觉得你的布局很乱，需恢复到默认前的状态，你可以按下“清除当前布局”恢复到默认前的状态。本系统允许你改变界面风格，按下“更改界面风格”按钮，即可选择你喜欢的界面风格方案。本系统具有智能的自动升级更新功能，只要有新的版本面世，系统就会自动检测出来，并提示我们升级更新软件。为达到此效果，“自动检测升级版本”此项设置须打上。382账套及其参数设置设置好账套及其参数是系统正常运行的关键，本系统允许我们设置多个账套，各个账套是独立运行的，我们可以理解为相互独立的不同的数据系统。如图54，账套需要设置的参数有账套编号、账套名称、使用单位、单位地址、小区名称、联系电话、传真、单据编号模式、单据小数位设置和账簿结账时是否进行累计。图53图52图54建立新的账套必须由系统管理员选择“超级用户账套管理”进行登录（图55），登录成功后，系统管理员可新增或删除账套，可进行各参数的设置，还可初始化账套（删除账套的业务数据）。注意这些操作具有一定的危险性，系统管理员在操作前一定要小心谨慎，并做好数据库的备份工作。如非涉及新增、删除账套和初始化的工作，请不要从“超级用户账套管理”处登录。383数据库备份与接收定期做好数据库的备份是一个良好的习惯。只有在服务器那里才允许数据库的备份，所以在客户端是不能做数据的备份的，而这项重要的工作一般建议由系统管理员来负责。在系统的数据出现意外瘫痪时，可以使用数据库接收功能恢复最近备份的数据。由于接收时，备份文件的数据将复盖原来的数据，所以除非系统数据瘫痪，否则不要做数据库的接收操作。384数据库维护数据库的维护其实是对日益庞大的数据库进行压缩处理，维护前请备份数据库，以防断电等不测。如图57图55图564操作技巧41按钮快捷键的说明在本系统的所有窗口中，都有一些操作按钮，操作按钮上绝大多数都有键盘快捷按键。如图58，在按钮的中文名称旁边就有一些符号，这些就是相应的快捷按键。指键盘上的CTRL按键；F2指CTRLF2,F2是指键盘上的功能键F2，这是一个组合键，操作时首先按住CTRL键不放，然后再按下功能键F2。本系统中，一般用在新增按钮上。ENTER指CTRLENTER,ENTER是指键盘上的回车键ENTER键，这是一个组合键，操作时首先按住CTRL键不放，然后再按下回车键。本系统中，一般用在修改按钮上。F10功能键F10，在本系统在一般用在删除按钮上。F指CTRLF,F是指键盘上的F键，这是一个组合键，操作时首先按住CTRL键不放，然后再按下F键。本系统中，一般用在查找按钮上F3在进行第一次查找操作后，可按下F3功能键继续进行查找。P指CTRLP,F是指键盘上的F键，这是一个组合键，操作时首先按住CTRL键不放，然后再按下F键。本系统中，一般用在打印按钮上。F6功能键F6，本系统一般用在输出按钮上，在未选中输出内容的情况下，此按钮是灰色禁止状态，只有在表格列表中选择了输出内容（用鼠标在列表中涂上颜色）后，才是正常颜色（允许状态）。ESC是指键盘中左上角的退出键ESC键，本系统中，一般用在窗口的退出按钮中。42回车键在编辑过程中的重要作用回车键（ENTER）在所有编辑操作中，起到对输入内容的确认和自动跳进下一个编辑框的作用。在每个编辑框录入时，按回车键（ENTER）确认录入结束，此时光标将自动跳进到下一个编辑框，这样可以提高编辑速度，因为这样就不必再将手离开键盘去拿鼠标了。43同时打开多个窗口及窗口隐藏在桌面上可以同时打开多个窗口，在桌面有窗口打开的情况下，点击桌面，可以隐藏所有窗口；当再次点击桌面时，所有窗口将被打开，并重叠在桌面上（图60）。窗口操作菜单如图59图57图5844如何进行汉字拼音首码、数字或字母模糊筛选当光标焦点在浏览表格中时，系统随时处于筛选状态，我们可以随时按下任何筛选关键字（汉字拼音首码、数字或字母），如“华莹阁104”，输入HYG104，即可弹出图61窗口窗口左边字段列表是指当前浏览表格中的所有字段，右上边列表框是指参与模糊筛选动作的字段，如果需要筛选的目的字段不在此列表中，则应从左边的字段列表选择，并下“加入筛选”按钮添加进来，而不必参与筛选动作的字段则应从模糊筛选字段中退出，以免影响筛选速度。如需对数据进行精确的筛选，则应选择“精确筛选”选项，在字段下拉框中选定筛选字段（如“实扣金额”之类的数据字段），填上筛选条件，按下筛选按钮即完成精确的筛选。输入筛选关键字后，直接按下回车键（ENTER键）即可执行筛选动作。图59图60图6145如何全选或部分选择表格中的内容全选或部分选择的操作在本系统中经常遇到，例如将浏览表格中资料输出到EXCEL文件中、在审核收款收据时，在审核银行扣费结果清单时、在从银行扣费清单中生成收款收据时都将用到全选或部分选择的操作。具体操作如下点击在浏览表格的左上角的空白处，即可全选所有记录内容；在浏览表格左边空白处点击并拖动鼠标，即可选择部分连续的记录；按住CTRL键不放，在浏览表格左边空白处点击或拖动鼠标，即可选择部分非连续的记录。如图62。46如何改变浏览表格各列的大小及前后布局在浏览表格中，由于查看的方便，我们需要经常改变各列的大小，或改变各列的前后布局。改变各列的大小时，请将鼠标放在表头中的列与列之间的分隔线中，待出现左右改变光标后，拖动鼠标即可改变列的大小。将鼠标放在表头中的某列上，按住鼠标左键不放，拖动鼠标到某合适处松开鼠标，即可改变表格列的布局。如果需记忆改变的各列布局，须退出当前窗口。