深圳市万佳百货股份有限公司人事管理规定

深圳市万佳百货股份有限公司人事管理规定第一章总则第一条根据国家、政府的有关法律法规和公司章程制定本规定。第二条本规定适用于公司全体正式员工和适用员工。第九章适用于在本公司各分店促销的供应商人员。第三条公司对招聘录用转正、工作考勤、工资福利、培训进修、考核奖惩、调动、离职等实施规范管理。第二章招聘、录用与转正第四条招聘1、公司采取公开招聘、择优录取的原则录用新员工，并实施全员劳动合同制管理。2、各部门提出人力需求，填好“人力需求表”报公司领导核准，交人事部。3、人事部根据编制审核需求，选择招聘途径，并将测试结果等材料备齐交用人部门甄选、面试。4、人事部根据用人部门面试意见，通知改员办事担保等手续，报公司领导批准。5、公司领导批准后，人事部门通知该员体验、交纳互助金，办理报到手续。6、非深圳常驻户口者，需由具有固定职业的深圳特区常驻户口人员亲笔签字担保，并留下身份证、现住址、工作单位和联系电话。7、在商场和仓库工作的人员需持有健康证。8、被医疗机构证明患有下列疾病者，禁止上岗（1）传染性疾病；（2）精神病；（3）不适宜工作的其他疾病。第五条录用1、新员工接到录用通知后，应在指定日期至指定地点报道，如因故不能按期前往，应与人事部取得联系，另行确定报到日期。2、报到程序包括（1）先至人事部办理报到登记，领取公牌。（2）各分店人员持人事部开具的报到通知书，到驻店人事处报到，至分店行政口建立考勤卡，并领取工衣及职位所需办公用品。（3）与试用部门经理见面，接受工作安排。第六条入职培训员工录用后必须参加人事部组织的入职培训并通过相关测试。第七条试用与转正1、员工试用期一般为三个月至六个月，使用期内表现突出者，可由所在部门提出申请，报人事部和公司领导批准，缩短其试用期，但最少不得短于二个月。2、新员工在试用期内应接受入职培训及岗位技能培训。3、试用合格的新员工，由人事部发转正表至其所在部门，部门检表后，通知该员工撰写转正报告（包括试用期工作总结、工作中所遇困难及对公司的建议三部分）；试用部门负责人填表后附员工转正报告一起报人事部审核，经公司领导批准后即成为公司正式员工。4、试用期内表现不合格者，公司可根据情况生长或终止其试用期。5、员工在试用期内，请事假超过一个月，公司终止其试用期，请事假7天以上（含7天）未满一个月，公司顺延其试用期一个月。第三章考勤第八条工作时间公司总部每周工作五天半，时间为上午9001200，下午13001700，周六下午和周日休息，各分店、仓库及部分职能部门人员实行轮休制，每周轮休1天。第九条考勤1、员工上下班必须打卡。因故不能打卡者，须由所在部门副职以上人员人签卡（注明原因）；卖场由副经理以上人员签卡。2、违反上述规定或代他人打卡者，降工资一级（包括被代方）。违纪2次以上除名。3、单独制作考勤的部门（分店）应于次月3日完成上月考勤工作，并将有关请假单一并交驻店人事审核，驻店人事审核后签名传总部人事部。4、员工无故不上班或当班期间擅自外出作旷工处理，旷工半天扣除当日工资，旷工一天按3位扣除工资，连续旷工2天以上（含2天）或一年内累计旷工在5天以上（含5天）者，作除名处理。5、迟到半小时以下者，每次扣除工资20元，超过半小时以上按旷工半天论处，早退一律以旷工半天论处。6、员工请假，应先填写请假单，办理相关批准手续后，方可离开工作岗位，同时请假单应交人事部备案。7、柜组长、文员级以下员工（不含柜组长、文员）请事假5天以内，由部门负责人批准，报人事部备案，超过5天，须报分管总经理批准。当月请假次数超过三次（无论任何假种）须报分管总经理批准。8、柜组长、文员级以上员工请事假3天以内，由部门负责人批准；超过3天，需经分管总经理批准。9、主管以上员工请假，需报分管总经理或董事长批准。10、员工请事假，扣除当月补贴和当日工资全额。11、员工须在批准的期限内至人事部销假回岗，由特殊情况需延长时间者，需按正常请假程序办理；为办理有关手续的，超假时间做旷工处理。12、员工因患病或非因公负伤，需要停止工作医疗时，可根据在公司工作年限给予1590天的医疗期（每在公司连续工作满一年给予医疗期15天），医疗期间只发岗位工资；员工请病假时，需出具市一级医疗机构建议休息的有效证明。13、员工出差需到人事部办理出差登记手续，手续不完善者，以事假计。第四章工资与福利第十条工资1、员工工资由岗位工资、效益工资、住房补贴、午餐补贴、企龄补贴几部分构成。其中，岗位工资加效益工资构成基本工资，其余各项为补贴部分。2、公司对员工的薪金严格保密。3、员工薪金的评定以能力、业绩、责任为主，按照工作岗位、工作经验和工作能力差异，确定不同的工资级别。4、具体工资系列设置如下系列名称适用范围级别（由低到高）经理系列主管以上（含主管）管理人员经12经1高级专业技术系列高级商业管理、业务、财务的高级专业技术人员高9高1A系列从事行政、人事、公关、企划、财务、文秘、业务、统计物价、电脑、美工、打字等的人员A10A1B系列从事保安、理货、收银等工作的人员B11B1C系列商场营业员等C11C1D系列电器维修人员、司机等D12D1试用系列试用期人员及其他临聘人员试12试15、公司根据员工实际工作天数计算支付工资，付薪日为每月8日，支付的是员工上月1日至末最后一天的工资。若付薪日逢周日或法定假日，则于下个工作日支付。公司将在每月付薪日前将工资转入以员工个人名义开设的银行账户内，员工凭存折到银行领取。6、公司原则上强调员工高效率完成本职工作，不鼓励延时加班，在无法安排等量补休的情况下，加班工资按每小时工资150发放，休息日加班按工资200发放。国家法定节日加班，按工资300发放。7、公司每年进行两次工资调整。4月份在进行职员薪金级别调整时，参照上年度物价波动指数和企业盈利情况调整一次工资标准，使员工实际收入在企业盈利的前提下有一定幅度的增长；10月份进行一次辅助性调整，包括因职务变动而晋级和个别奖励性工资晋级。第十一条双薪和奖金1、公司每年视当年度经营业绩情况给予员工一至两次双薪。双薪发放日非本公司正是在册员工不享受双薪。2、公司每年视当年度经营业绩情况发放年终奖金，具体发放标准和发放范围由公司总经理办公会议研究决定。第十二条假期1、员工在公司连续工作一年以上可按如下规定享受年休假2、凡符合以下情况之一者，不享受年休假（1）一年内一次性病假超过20天或累计病假超过30天；（2）一年内一次性事假超过10天或累计事假超过15天；（3）一年内病、事假相加超过30天；（4）一年内休产假超过15天。如在年休假后，在病假、事假、产假超过上述规定时间者，则取消下年度休假。3、年休假必须一次性使用。4、以国家婚姻法以履行正式结婚登记手续的已转正员工，可享受婚假3天；如符合男25周岁和女23周岁以上初婚的晚婚条件，可享受10天晚婚假；员工应在结婚注册日后一个月内取假，同时向人事部门提供结婚证复印件并交验原件；却因工作需要，需经部门批准报人事部备案方可补休。5、员工直系亲属（指父母、配偶、子女）死亡，可享受丧假3天（不含路程）。6、以上假期均为有薪假，扣除假期内补贴。第十三条员工生日时，可得到公司赠送的礼物一份。第十四条社会保险1、公司参照深圳市社保局有关规定为员工购买养老保险、工伤保险、失业保险和医疗保险等社会保险项目。2、公司统一为员工办理社会保险卡，保险金额由个人承担的部分，在当月工资中扣除。3、购买医疗保险后，如患病，应凭社报卡到市医疗保险机构认可的医院就医，公司不再承担其他医疗费用。4、遗失医疗保险凭证，应3天内报告人事部，以便补办。第十五条计划生育1、女员工产假90天，其中产前休15天；如系剖腹产，可增加15天产假。假期内工资扣除补贴后照发；产假以产前产后休假累计。2、凡领取独生子女证的已转正的员工，可享受如下待遇（1）女员工产假除原有90天外，增加15天。（2）自员工向公司提供独生子女证复印件并交验原件后，可享受独生子女津贴15元/月；夫妇同在公司的，只能由一方享受此待遇。（3）已办理独生子女证的正式员工自愿申请参加独生子女医疗统筹的，凭独生子女证到人事部办理有关手续，每月交纳统筹费人民币10元（在工资中扣除）。其独生子女医疗费由公司报销50，个人自理50，一年累计报销金额不得超过1200元。未参加统筹者不予报销。（4）独生子女津贴和独生子女医疗统筹只可选择一项。3、外地户籍的员工均要执行政府有关外来人员计划生育的规定，违者按政府的有关规定处理。第二十四条调干、招（调）工1、公司积极向政府人事、劳动部门申报调干、调（招）工指标，将政府下达的指标分配给表现突出的员工。2、由公司办理行政关系和户口调入者，应从调入之日起为公司工作满5年。第八章离职第二十五条离职方式1、辞职因工作不适、出国、返乡等欲离职者，由本人提前一个月书面申请，并经公司有关主管人员批准。2、辞退有下列情形之一者，用人部门在征得人事部门同意后应提前30天通知被辞退者（1）印公司机构调整无核实岗位安排的；（2）患病或非因工受伤医疗期满后，不能胜任工作要求的；（3）经培训和岗位调整后，仍不能适应工作要求的；3、除名公司有权对以下情形之一者及时除名，而无需事先通知及提供任何补偿（1）试用期证明不符合录用条件的；（2）严重违反公司管理制度、规定和职业操守的；（3）被依法追究刑事责任的；第二十六条办理程序1、提出书面申请，经主管人员同意。2、在驻店人事处（总部员工在人事部）领取辞工申请表。3、在辞工表所涉及部门交接签字完毕后，将表交至人事部，4、人事部签署意见后向公司领导报批。经公司领导审批。5、离职人员必须于辞工之日起一个月内办理万所有手续，逾期作自动离职处理。6、住公司宿舍的员工，辞职后必须在一周内退还住房及房内公物。7、离职人员必须于离职后两个月内将本人的行政关系、社保关系转走，逾期将按200元/月收取保管费。8、辞职和除名人员按以上27条办理有关手续。第二十七条款项结算1、辞职、辞退和除名人员规定办理离职手续后，按当月实际工作天数结算工资。2、自动离职人员不予结算工资。3、做除名处理的，有关部门应将赔款、罚款等情况在处理意见注明。4、办有社保的人员，按规定扣除一个月的社保应缴全额（个人缴交加公司缴交部分）。5、如工作期限未满合同规定，则需按合同规定交还有关费用，如城市增容费、培训费等。第二十八条离职前面谈柜组长、文员以下（含柜组长、文员）员工离职前，人事部可根据员工意愿安排离职前面谈；主管以上人员离职前，人事部可根据本人要求安排公司分管领导面谈。第九章供应商促销人员管理第二十九条在本公司各分店促销之供应商人员必须服从本公司统一管理。第三十条供应商促销人员的录用1、人事部会同用人部门、采购部及供应商根据实际需要确定供应商促销人员总数后报公司领导审批。2、供应商接到用人部门通知后选派合适人员来本公司接受用人部门和人事部的面试。面试合格者到人事部办理有关手续。供应商促销人员需向人事部提交下列资料（1）供应商介绍信（原件）；（2）一寸免冠近照一张；（3）身份证、学历证书和婚姻状况证明复印件（需核对原件）。第三十一条供应商促销人员有接收本公司培训的权利和义务（时间由培训部门安排）；有参加本公司组织的各项活动的义务。第三十二条供应商促销人员的奖惩按本公司有关规定执行。第三十三条供应商促销人员的换人、调动、调整、辞工及终止。1、辞工供应商促销人员凭供应商证明和本人辞工申请，至驻店人事处领取申请表，按表中所列项目办理有关手续；办理完毕后，凭驻店人事签字至总部财务部出纳组领取押金。2、一年内非本公司要求供应商不得换人。3、更换被更换人员按上述每1款办理辞工，更换人员重新办理如至手续；更换人中间隔一般不得超过一周，逾期将取消该供应商的派驻资格，并按公司规定予以处罚。4、分店间调动调出人员在调出分店办理辞职手续，在补充人员到位后至调入分店驻店人事处报到。5、调整人数供应商在驻店人事处领取“供应商促销人员编制调整申请表”，并填写表中第一部分内容，加盖本公司印章；经所在分店经理签字同意后，将表格交采购部传人事部报批；审批完毕，由人事部开具人员调整单，至分店驻店人事处办理有关手续。6、终止供应商向驻分店人士所取“终止派驻促销人员申请表”，填写表中第一部分内容病加盖公司印章；经分店经理签字同意后交由采购人员；采购部传人事部报公司领导审批；审批完毕后，由人事部开具终止促销单，至分店驻店人事处办理有关手续。第十章档案管理第三十四条新员工在上岗前，须向人事部提供身份证明、学历证明、工作证明、婚姻状况证明、子女证明及近期体检报告和免冠近照，并亲笔填写准确的个人资料，人事部据此建立起个人档案。第三十五条个人资料如有更改或补充，应及时通知人事部。第三十六条公司保留审查员工所提供个人资料的权利，如有虚假，由此引起的一切后果和责任由本人承担。第三十七条试用期满的深圳户籍员工，可由本人申请，经部门经理同意，至驻店人事处领取员工工作关系调入审批表，经分店经理签字同意后，交人事部报批；公司批准后，凭人事部开具的工人调动联系函，到原单位办理档案转接手续。第三十八条档案借阅1、部门经理以上（含部门经理）人员经人事部经理批准后，方可借阅员工档案。2、借阅档案时，须签字核实所借对象及份数。3、借阅人须在当日下班前归还所借档案。第三十九条人事部定期对员工档案进行整理，对各类作废资料，严格按有关程序销毁。第十一章附则第四十条权力保障1、员工享有法律规定及公司制度赋予的权利。2、对违反本规定而使员工自身利益受到侵犯的行为，员工有权向人事部提出申诉，直至董事会。第四十一条修改与执行1、本规定实施情况，经总经理办公会议批准，可以修改。2、本规定解释权属深圳市万佳百货股份有限公司人事部。附件九深圳市万佳百货股份有限公司财务管理办法一、支票收取结算的管理规定（一）支票收取结算原则1、顾客持支票购物，凡购物金额在3000元以上的，必须持支票款如公司帐后方可发货。2、购物金额在3000元以下的，由分店副经理以上人员（包括副经理）签字后方可发货。3、政府部门、股东单位、市属个大集团公司支票（金额不限），由分店副经理以上人员确认签字后方可发货。4、特殊情况需公司副总经理以上领导签字或下指令后方可售票发货。（二）支票结算处理1、到帐提货支票（1）审核收银员收到支票时，必须检查，要求支票印签清晰、票面整洁、出票日期正常、没有涂改现象、日期的大小写正确。（2）收票经检查确认的支票，收银员应在支票背面最右边背书栏记下顾客姓名、联系电话、联系地址，并注明“款到发货”字样，结算后收银员填上小写金额并在第一阿拉伯数字前加“”字样封头，完毕后将支票交驻店出纳签收（大写金额由驻店财务填写）。非办公时间，支票交服务台统一保管，次日交驻店财务人员签收。（3）服务台登记内容包括结算日期、顾客单位、联系人、联系电话、送货或单位地址、发货方式（自提货或送货）、交票时间等。（4）进帐驻店财务人员收到持票后，在第一时间内将支票交银行托收，特殊情况下，如顾客要求立即提货，驻店财务人员应立即到银行进帐。（5）通知确定支票款项进入公司帐户后，由驻店财务人员填制“支票到帐提货通知单”交服务台签收，服务台收到“支票到帐提货通知单”候及时通知顾客提货或安排送货。2、非到帐提货支票（1）审核审核人收取支票时，应检查确认支票印鉴清晰、票面整洁、出票日期正常、没有涂改现象、日期的大小写正确。（2）登记经审核确认正确的支票，审核人应查看顾客身份证，并打电话到对方单位确认，确认后在支票最右边背书栏记下顾客姓名、联系电话、单位地址、支票购物限额，并写上“同意发货”字样，签名及写上日期后交顾客到收银台结算。（3）结算收银员收取支票结算时，必须核对支票背面的签字是否与各授权人的预留签字一样，防止假冒签字，同时在支票背面限额内进行结算。（4）结算完毕后，收银员于第一时间内在支票收款人栏填上“深圳市万佳百货股份有限公司”及小写金额，并在第一位阿拉伯数字前加“”字样封顶，完毕后将支票传给驻店财务，由驻店财务人员填上大写金额，如驻店财务人员以下班，支票交服务台统一保管，次日交驻店财务人员签收。3、非到帐提货支票收取注意事项（1）对出票单位性质的判断判断购物单位市政府部门、股东单位、市属各大集团公司，还是一般的贸易公司、投资公司等，对一般贸易公司之类的单位应特别引起重视。（2）在审核支票的过程中，应注意询问顾客购买什么商品，是否需要送货等，如顾客购买大件电器等贵重商品时应多加留意，这样通过与顾客的对话多了解对方一些情况。（3）分店在收取支票过程中如有疑问应及时与驻店财务主管或总部财务联系。二、收银短款缴纳管理规定（一）驻店财务对当天发生的短款必须在两天内将复查无误的“缴款通知单”交收银主管或班长下传收银员，收银员必须在接通知单的三天内将短款上缴驻店财务。（二）收银员接到“缴款通知单”后，如有疑问或需查明原因的。驻店财务人员应积极配合，需调整短款的收银员将情况填入“收银短款调整表”并附上调整资料，经收银主管或管理部经理审批后由驻店财务出纳交分店电脑部在当天内查清原因，确认后传分店财务，分店财务出纳员核实后交分店财务主管审批，审批后由分店财务传总部财务部。（三）收银员超过三天未缴纳或未做出任何调整的，驻店财务将上报总部财务部并知会人事部从当月工资中扣除，同时处以10元罚款。（四）收银原有下列情形之一的不给予作调整处理1、多交备用金的；2、兑换零超错误的。（五）收银元超定额短款必须按短款全额缴纳。（六）收银员由于工作失误或违反收银员操作所造成短款，经有关部门核实后除赔偿短款外还处以100员以下的罚款。三、储值卡、银行卡购物发生退货处理规定（一）储值卡顾客持储值卡购物需退换货的，如退货金额不超过50元的，以现金支付，超过50元的到驻店财务换卡，非正常上班时间退货需补卡的，由总服务台人员登记顾客姓名和电话，待上班时间退货需补卡的，由总服务台人员登记顾客姓名和电话，待上上班时间到驻店财务处补卡并通知顾客前来领取，卡并通知顾客前来领取，卡购退货不在原卡上补退货金额。（二）银行卡凡顾客购物以银行卡支付货款而要求退货时，按如下规定办理。1、以银行卡支付金额不超过人民币1000元（含1000元），退货时以现金支付退款。2、以银行卡支付金额超过人民币1000元，退货时只退现金部分，银行卡部分由驻店财务向银行办理退卡手续。四、费用报销程序与费用报销制度（一）费用报销程序1、费用报销原则费用报销原则上由公司总部审批，财务部统一报销。费用报销范围财务部统一报销的费用包括差旅费、交际费、医药费、过桥费、交通飞机其他零星费用。工程、设备款及物资采购由经办人根据有效原始凭证填制付款申请单自行报批付款。2、费用报销时间费用报销时间为周二、五下午，各部门费用报销单分别于周一、四下班前报财务综合组，财务综合组于周二、五上午报财务部负责人审核，并于规定时间报总经理审批。3、分店报销程序（1）经办人填制报销单；（2）分店经理审核；（3）驻店财务主管审核，填制费用报销审批表（一式三联）；（4）财务部负责人审核；（5）报总经理审批；（6）分店财务于下次申报时取回上次报销款项与审批联第一联签字，取走第二联；（7）分店财务通知经办人领取报销款项并在审批表第二联签字；（8）将报销人签字原联审批表返回总部综合组。（二）费用报销制度1、交通费原则上不予报销市内交通费，加班或因工外出交通费经部门经理批准，公共汽车、中把车费予以报销。（1）经常性、固定地点，由部门申请，财务部审核定数额，并报批后凭单报销。（2）非经常性、固定地点，应注明时间、起止点和原因。2、书报资料费（1）公司预定报刊按年度由总办统一办理。（2）各部门因业务、工作需要购置专业书籍，经公司分管领导批准，总办保管员办理登记、借阅手续后方可报销。3、职员及子女医药费、其它福利补贴归口人事部管理，按人事部有关规定办理。4、借款规定（1）因公、交际应酬、购买物品借款，经手人必须填写付款申请单、部门负责人签字、财务审核、财务经理审核、公司领导签字后予以付款。（2）任务完成后一周内到财务部办理报销清还手续，对借款未还清者，不得再借支备用金，对超过一个月不归还的借款，从该职工下月工资中扣除。五、发票、收据管理暂行规定（一）申购分店所有正式收据、普通发票，由总部财务部统一申购印制。（二）领用由驻店财务人员派专人填写“票据申领单”到总部综合组领取，分店所需发票、收据，驻店财务设立“发票登记薄”，由分店指定专人到驻店财务处登记领取。（三）检查发票、收据启用前，应先清点，如有缺联、少份、缺号和错号等问题，应征本退回，否则责任自负。（四）填制要求1、填写发票、收据时，应用圆珠笔、采用双面复写纸按序号全份一次复写，各栏目内容必须真实、完整，全部联次内容完全一致，未填用的大写金额单位应划上“”符号封顶，如有写错，应整份保存，并注明“作废”字样，以备查验。2、严禁填开无货发票，严禁虚开、涂改、挖补、编造、撕毁、拆本和单联填开发票、收据，发票、收据的存根联应整本保存，不得撕开。3、填写内容必须和发票的使用范围一致，部的超越范围使用，必须写明顾客的名称、地址和填票日期，发票填写后填票人签名（盖章）。4、发票必须按实际发生金额填开。（五）驻店财务人员需每周向总部财务部综合组申报上周的使用情况（使用数量、存有量）、存根联徐每月按序号封箱，传总部财务部综合组检查，对没有按规定填开发票、收据者，将对填票人追究责任。（六）逢节假日，分店各票据管理人员需提前四天向驻店财务人员申报使用数量，驻店财务提前二天向总部财务部综合组申报使用数量，以免影响分店正常营业。六、营业柜组单据传递办法（一）超市无需传单。（二）开单销售柜组出租柜台1、柜组单据传递要求每日营业结束后，由柜组实物负责人负责统计当日购物单的分数及销售金额，并填制好“进、销、存日报表”。当日购物单（财务联）与“进、销、存日报表”必须再次日下午100点前传驻店财务核单人员，并办理交接手续。2、收银单据传递要求每日营业结束后，收银员负责统计当日购物单（收银联）的份数及销售金额，并填制好“收银缴款单”，“收银缴款单”随同营业款一起送银行，次日由驻店财务人员到银行核对营业金额，不允许将不同商品大类的购物单装订在一起，以免造成错误。（1）合作项目传单（面包房、咖啡屋、万佳乐园等）对当日发生的收料单、领料单、完工产品入库单、产成品调拨单、进销存日报表等必须在第二天传驻店财务签收。（2）处罚规定对不按以上规定要求操作的有关人员将给予处罚，处罚内容包括罚款、调岗等。七、备用金管理暂行办法（一）确属工作需要需申请备用金，由部门提出申请报告，经总部财务审核，报总经理审批，方能领取备用金。（二）备用金实行定量管理，每月报销一次，报销补足定额。（三）备用金实行专人管理，人员更换需到财务部办理还款、借款手续。（四）备用金不能超核定范围使用。八、商品包装收费标准商品包装收费标准按公司规定收取。九、免费安装空调暂行办法（一）费用免费安装仅只免安装费用，材料费用由顾客自理，具体金额由用料多少决定。（二）操作1、由营业员在保修卡及存根联上对要求安装空调的顾客进行登记（包括电话、地址、机型），并告知顾客根据自己的时间与家电维修服务公司联系。2、柜组每天2000将存根联交维修部。3、家电维修服务公司接顾客电话立即安排人员，自带一式二联派工单（注明型号、机身号、维修单号和安装时间）。上门安装完毕后请顾客签收。4、每星期一家电维修服务公司将顾客签收单据送一联到万佳维修部，维修部负责逐一与顾客联系确认，在顾客签收单和存根联上签字，月底交财务部。5、财务部每月按维修部收到的单据（需有管理部意见栏）与家电维修服务公司核对后给予结算。附件十深圳市万佳百货股份有限公司行政办公管理规定一、公文流转程序为进一步加强公司公文流转处理的规范化与制度化，提高总经理办公室公文处理工作的效率和质量，确保公司各项工作正常、顺利开展，特在原公文处理工作制度的基础上对公司公文流转程序制订本规定。总则第一条公司各级领导必须对公文处理工作给予高度重视。总经理办公室对上、下级公文处理工作负有承办、督办及催办的责任。第二条公文统一由总办负责收发、等级、分办、传递、用印、立卷和归档，公文的处理必须做到准确、及时、安全。第三条总办有关既要人员及全体员工对公文要求做到不该看的不看，不该问的不问，不该记得不记，不该说的不说。办件、阅件的流转处理程序第四条各部室、各分店的轻视、报告可通过书面形式或电子邮件的形式，分店亦可通过传真形式传递、呈报的报告必须经由所属部门（分店）经理审核。第五条请示报告等呈批文件必须经由总办秘书接收、登记、传递呈办。第六条来文由总办按办件、阅件进行分类。1、办件一般包括上级单位向本公司下达的指示、通知；公司各部室、分店的请示、报告、“供应商知会”等呈批文件；同级单位（无隶属关系）商请本公司办理有关事项公文。2、阅件一般包括抄送文件、简报、资料和其他参阅文件。3、办件和阅件一律由总办秘书签收、拆封、登记，并根据类别加附文件呈办笺或文件传阅笺，各部室、各分店不允许擅自加附。电子邮件形式传递的报告由总办秘书打印后办理。第七条秘书应根据公文的密级、紧急程度、公文内容和领导分管范围按以下程序办理1、秘书收取登记后总办主任加注呈办意见相关部门加附处理意见副总经理总经理董事长按领导批示印发或知会相关部门办理。2、秘书传递有关文件后，应根据紧急程度对承办人进行催办。特急件要求在4小时内批复（其中每人在接收文件起半小时内批复），缓件在三日内批复。有关领导出差在外时可由上一级领导或指派委托人批办。3、传阅文件、资料，秘书应在传阅笺上注明每人传阅时间，特急件每人在接收文件起半小时内阅毕，急件每人在接收文件后1小时内阅毕，缓件每人在接收文件后一天内阅毕。传阅人必须在要求时间内阅毕并按时返回秘书。4、各级领导批办公文时要认真、仔细，批示意见要明确、具体，批办完毕后要完善签名级批办日期。领导人之间不易直接横向传递，以防积压或传失。5、文件审批与印发执行过程出现遗失的，由相关人员承担责任。第八条文件批复后，由文秘主管加注印发（或知会）部门，秘书将复印件传至相关部门签收办理，原件由总办负责归档、被查。各部室、分店文件签收人应及时通知本部门经理或相关人员按公司领导批示办理。驻店人员由所属部室负责口头通知；如有必要，由总办秘书通知分店行政文员负责印发书面批复。第九条凡通过传真形式传递文件、资料，必须在传真件上注明收件人、收件单位（部门）、发件人、发件单位（部门）以及文件总页数，或者直接使用图文传真笺书写报告，以保证文件准确、及时传递至收件人处。凡传真机管理部门（总经理办公室、采购部、各分店）必须指明专门责任人负责管理，对接收到的传真件（指公文性质的文件）必须登记，注明文件管理内容、收件人（部门）、发件人（部门）、收件时间。第十条凡以电子邮件形式传递的文件、资料必须通过所在部室、分店经理或指定负责人的邮箱传递至总办秘书，以上人员邮箱密码仅限本人使用。部门审批意见应批注于报告最上端附言位置。发文处理程序第十一条发文处理包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。1、公司签发的公文或各部室需要以公司名义上报或下发的例行公文以内部文件的拟稿，首页应使用公司统一发文稿纸。2、各部室、分店上报的下发文件处理程序总办秘书收取登记其他相关部门负责人审核会签副总经理总经理董事长秘书按审签意见办理发文手续。公司上报或下发的公文，发文前由总办秘书统一编号分别用深佳字X年X号，深佳董字X年X号，其他部室或分店发文用深佳X字X年X号。制度、规定、决议、纪要、任命等重要文件采用红头文件笺打印，其他文件用公司信笺或A4复印纸打印。对外呈递申请、报告、公函必须按统一发文格式上报或下发。封发需要回执的文件时，送件人必须完善收文单位或个人的签收回执手续。内部文件采用印发、传真或电子邮件形式下发，要求相关部室、分店接收人在“文件送达登记表“上签字。巡场会议纪要、人事调整、规章制度、公司通报等公文以及市场快讯、保安监察简报等资料在书面印发的同时还应投递至公司内部网“公用文件夹“，通知、知会等文件可采用电子邮件的形式发送。凡设立有个人邮箱的人员应每天查阅邮箱，及时了解公司最新管理要求与信息。合同、协议的审批流程第十二条非商品采购的其他合同、协议由总办秘书收取登记并加附订约审批程序笺，按订约审批程序传复核人、技术负责人、财务负责人、法律负责人审核后，依次按副总经理、总经理、董事长终审签发。第十三条合同（协议）经公司领导终审签发，并由公司指定代表或主办部门负责人签署后，总办秘书应根据合同（协议）类别编排合同编号，加盖合同专用章或公章。第十四条签约双方完善合同（协议）签定手续后，根据合同（协议）规定由公司留存的合同（协议）正本交由总办存档，总办秘书负责将合同（协议）印发主办部门及财务部。二、员工宿舍管理规定（一）入住、调房、退房1、入住总办根据上报的住房申请（申请单位在分店行政口领取）。每月8日、22日下发住房通知单至分店，房租、水电自住房通知单下发之日起计算；寝室长根据住房通知单上指定床位及床号安排员工住宿并将钥匙交给入住者配置；住房押金从工资中扣除，押金单由总办每月下发到分店。2、调房由分店行政自行调配，每月25日前将本月调房清单传至总办行政以便及时计收水、电、房费。3、退房住宿员工凭退房或辞工申请经分店领导签字同时收回寝室钥匙和住房押金单，到总办行政物业办理退房或辞工手续。退房及住房押金的退还手续（每月15日、28日办理）（二）留宿各寝室如有亲朋好友留宿，寝室长需作好记录，由分店行政汇总于当月25日前交总办行政物业计算留宿费。（三）维修小的维修可以由电工负责，如更换水龙头、灯管、灯泡保险丝、修理门锁、窗、桌椅等等其材料的购买由员工自行解决或由电工代买，费用由员工分摊；大的维修如线路的改装、水管的爆裂、隔房等等由公司派人修理，其费用由公司承担。（四）财产的保管床、桌、椅、电视机、门、窗、热水器如有损坏照价赔偿，如属故意损坏按公物价值的150赔偿。（五）安全禁止使用自制的电热管或瓦数较大的电器。（六）宿舍规章制度严格执行公司制定的各项宿舍规章制度，禁止在宿舍内打麻将，晚间100时必须入寝。（七）奖罚制度为了加强宿舍管理，保证员工有一个良好的生活环境，特制定本规定1、员工必须爱护公物，不得损坏公共财产，如有损坏，按照公物价值的100赔偿，如属损坏者，将按公物价值的150赔偿。2、不准在宿舍内进行各种违法活动或聚众赌博（打麻将），酗酒闹事、吵架、打架等；如有违反其中一项给予50100元罚款。3、保持宿舍整齐、清洁、卫生，在寝室长的安排下每天对宿舍进行打扫，寻于连续三次被评为文明卫生寝室的给予通报公司表扬或奖励；对于故意逃避做清洁、事前没请假者或敷衍了事做清洁者，给予50100元罚款；对于屡教不改者给予取消住房资格。4、员工住宿，必须按住房通知书上指定的床号及床位住宿。如有特殊情况需换房调床者，需本人申请，寝室长核实，经分店领导同意，统一安排，如未经同意擅自调和换的给予50100元罚款。5、非万佳员工不准在宿舍内留宿，如员工亲属来深探亲需要留宿者，应事先提出书面申请，寝室长核实，经分店领导批准后方能留宿；留宿其间住房费用按每人每日20元收取；如有私自留宿者给予100至200元罚款。6、对于超时晚归、大声喧哗影响他人休息的给予50100元罚款。7、宿舍内禁止使用自制的电热水管或瓦数较大的电器，如有发现第一次警告，第二次没收，第三次罚款50100元。全体住宿员工必须遵守公司制定的各项规章制度，团结友爱，为创造良好的生活环境共同努力。（八）集团宿舍入住合约经公司批准，我入住公司宿舍，为了珍惜这次机会，我自愿遵守公司制定的各项规章制度。服从统一调配，不随意与他人调换房屋、床位，爱护公共设施，如有损坏照价赔偿，按照规定缴纳房租、水电、管理费、清洁费等，不在宿舍内进行违法乱纪活动，在寝室长的安排下自觉打扫卫生，如违反以上规定，我自愿接受公司的处罚。签名年月日（九）寝室长职责1、根据住房通知单上指定床位及床号安排员工住宿，并将钥匙交给入住者配置，做好留宿记录，并于每月24日汇总给分店行政。2、寝室长应严格执行集团宿舍管理制度，督促、安排、检查本房间住宿人员每天轮流值班（电视机房）并打扫卫生的情况，布置每月进行一次卫生大扫除。3、督促外来人员按时离开房间，按时关闭电视机、收录机、音响等，并制止其他吵闹行为，保证员工得到安静舒适的休息。4、寝室长应加强防火，防盗意识，制止超负荷用电及私自乱搭乱接电源线，安全使用煤气和电器。5、寝室长应加强对本房间人员的治安管理，禁止在房间内打麻将、赌博、酗酒闹事以及人事其他违法乱纪活动。6、参加寝室长例会，反映住宿员工的意见和要求，认真落实公司对宿舍加强管理的批示和措施。7、协助分店领导搞好宿舍管理，提出合理化建议。三、物料用品管理制度（一）物料用品分类1、凡是一次性正常消耗，价值在500元以下的物品称物料用品，如电工材料、办公用品、电脑用品等。2、物料用品分类（1）防盗标签（2）汽车配件（3）印刷品（4）包装物（5）电工材料（6）办公用品（7）电脑用品（8）服装类（9）其它类（10）购物袋类（二）物料用品采购1、申报使用部门根据实际需要填制“申购单“报总办审核，公司领导审批后，（名片再次印刷由总办主任审批即可）由总办统一采购。2、采购总办经办人根据审批后的申购单，确定商场或外购。（1）商场调拨按公司行政调拨程序进行调拨。（2）外购物品须本着节约、实用的原则采购，必要时财务人员随同前往，并索取增值税等有效发票。（3）固定送货上门的供应商，可进行月结，每月末送一次有效发票。3、验收所有物品调拨和采购后一律通过申购部门所在地（总部或分店）的物料库验收。物料库实物负责人凭“已审批的申购单“有效发票“或“万佳百货调拨单“和“实物“进行验收。验收后开具收料单一式三联，一联存根，一联财务联随同发票或调拨单财务联和申购单传财务做账。一联留库，实物负责人据此登记数量、金额明细账。并在收料单上注明供应商和商店及经办人。4、报销经办人采购的物品经验收入库后，凭申购单、有效发票或调拨单及收料单到总部财务报账。对月结供应商每次凭送货单验收、入库。月底凭有效发票到财务结账。（三）物料用品领用及调拨各部门根据工作需要领用物料用品，由各部门负责人审核，物料库实物负责人填制领料单一式四联（一联存根、一联交财务、一联留存物料库、一联交领用部门），经领用部门负责人签字后发货。领料单财务联由物料库负责人于月末汇总传财务部作费用核算。物料用品调拨视同物料用品领用，需填制领料单。寄存配送中心物料用品需整件寄存，由总办登记明细帐。（四）物料用品盘存各物料实物负责人应即时登记数量、金额明细帐、结存帐面余额，并于次月二日前将所有财务单据传财务部。物料库每季度盘点一次，由物料库实物负责人进行实物盘点，财务部派人监盘，填写盘点表一式两份，仓库一份、财务一份。财务部审核盘点表并与财务帐进行核对，出现差异应及时查明原因，人为因素造成盘亏由实物负责人赔偿。物料用品库实物负责人更换，应由财务部派人参加进行实物盘点、交接，以便分清责任。（五）物料用品管理则物料用品按统一分级建立物料库、实物负责的管理原则，即在总部、各分店建立物料用品库，由专人进行实物负责，并建数量、金额明细帐，建帐按财务部要求。四、图书管理规章制度公司图书包括公司各部（室）购买的书籍、资料，公司订阅的杂志、万佳通讯、万科周刊等。所有公司图书，在总办办理完入库和登记后方可借阅。各部（室）需购买图书资料，须按公司有关申购程序报公司领导审批。所购买的图书资料统一交总办物料库办理入库，再由图书管理员领出，统一登记入册。总办设立专人负责公司图书管理，并建立图书台帐、图书目录和电脑网络资料库。凡万佳员工均可借阅图书室图书。公司员工借阅公司图书，均到管理员处办理借阅手续，包括在借阅登记本上填写所借书名、借书人、借书日期。每次借阅图书不得超过两本，每本图书的借阅时间不得超过一个月。如有必要，可续借一周并到图书管理员处办理借阅手续。还书须由管理员在借书登记本上登记还书日期，并在“经办人“一栏签名方有效。公司图书是公司的财产，如有损坏或丢失，照价赔偿。五、车辆管理暂行办法（一）原则与授权1、公司车辆的使用管理以保证公司业务开展和正常动作为中心原则。2、公司授权总经理办公室（以下简称总办）对公司车辆实施统一管理；总办下设车队，由车队长负责车辆的调配、维修保养及司机管理等车队日常工作。（二）车辆使用及管理1、公司车辆主要供以下四种用途（1）业务用车包括进货、调货、售后服务用车；（2）员工上下班用车；（3）行政用车包括公司领导用车，各职能部门用车；（4）其它用途用车。2、上述四种用途用车中，以保证业务用车和员工上下班用车为首要前提，总办车队应充分利用现有车辆尽可能满足公司业务开展需要。3、行政用车原则上在公司部门以上管理人员公务外出时方予派车；其它用途用车的，按公司领导和总办主任的安排执行。4、车辆使用的一般申请程序如下用车人填写“用车审批单“所在部门负责人审批（若使用车辆超过一日或需出市区时须经总办主任审核）车队调度人员安排车辆与司机司机出车。（若公司对单类用车有特殊规定的，按公司规定执行）。5、公司领导所用车辆，在确保领导用车外，由车队统一调配，投入其他方面使用；车队同时应考虑到领导临时用车的情况，预留后备车辆。6、公司摩托车由车队统一管理，并由驾车人专一负责；总办车队有权随时检查车辆；摩托车的年审、路费、保修、油料、维修事务均由总办车队负责统一管理；未经公司领导同意，摩托车使用者不得将车随意转借他人使用。7、公司车辆过夜必须安全停放，并采取相应防盗措施，防止车辆被盗或损坏。8、凡早晚或节假日没有安排任务的车辆，由总办车队负责于规定地点停放，司机和其他人员不得擅自动用。9、公司所有车辆原则上不得外借，确因工作原因需外借的，由公司分管副总以上领导批准并办理外借手续，注明借用人、交还时间、地还地点后方予报销。10、车队应建立明确的值班制度并设置调度员，在车队长的指导下，负责日常车辆与司机的安排，以便合理调配人力，保证公司用车。11、车队应在司机中建立岗位责任制，加强对司机的监督管理，提高职业技术和服务质量。（三）维修、保养管理1、总办车队负责为公司车辆建立车辆档案，对每辆车的维修保养状况、费用使用情况、操作驾驶特点等进行详细记录。2、出现车辆故障时，司机应立刻予以排除，无法排除的应马上报车队，经安全员检查确认并报车队队长复查后，报总办主任。3、车辆送修配厂检修前，司机需填写维修单，维修完毕后，应予以验收，对收费情况进行审核，并经队长与安全员确认后方可在维修单上签字。4、公司所有车辆必须定点维修，定点修配厂无法维修的需经分管副总经理同意方可转换维修点。5、车辆行驶满以下规定里程后，需更换机油及汽车风格小车5000KM中巴5000KM大货车5000KM大巴5000KM6、公司车辆除大货车外，每行驶一万公司均须做二级保养一次。7、大货车每三个月做二级保养一次。（四）费用核算及报销管理按财务部有关规定执行（五）人员培训管理1、对新入公司的司机，由总办车队负责按“新司机上岗前培训计划“进行培训。2、总办车队负责拟订季度培训方案，经总办批准后执行。3、总办车队应做好对司机的日常安全教育工作，增强司机安全行车意识。（六）交通违章处理1、司机因违章被交通部门处罚的，均由个人负责，被处拘留的，拘留期间扣发工资和各项补贴，司机被处吊扣驾驶证的，扣证期间临时安排其他工作的，发给基本工资，未安排其他工作的，做停职处理。2、司机违章被电子监控中心查处的，除接受交警处理外，总办车队对当事人罚款200元，一年内超过三次的做辞退处理。3、司机遇交通事故时，应立即通知交警处理，并立即报告车队，私自了结的，公司不承担任何责任。4、凡司机负有直接责任的碰刮事故，如维修赔偿事故费总额不超出1000元的，由司机承担总额的80；超过1000元的，由车队视具体情况拟订处理意见报公司审批；如司机负间接责任，由司机承担总额的50。5、凡司机因声音肇事被交警裁决的，如裁决结果为司机负全部责任，罚款总额在1000元以下的，由司机全额承担，在1000元以上的，由车队视具体情况拟订处理意见报公司审批；如裁决结果为司机负间接责任的，司机本人承担罚款的30，其中，若违章原因不在司机的，由车队报总办视具体情况作相应的处理。6、如司机因不慎导致车辆丢失，除保险公司赔偿部分外，由总办决定余额的赔偿办法。六、车队工作责任制（一）队长队长受总办主任直接领导并对其负责，主要职责为1、指挥全队日常工作，保证车队的正常调度和运行，及时时组织全体司机完成车队各项工作任务；2、定期安排司机做好车辆的例行保养工作，保证车辆无故障出车；3、负责公司车辆各种管理费用、年审及证件的办理工作；4、及时处理因司机过失