深圳市民中心电子文件接收管理系统项目可行性研究报告

深圳市民中心电子文件接收管理系统项目可行性研究报告深圳市民中心电子文件接收管理系统项目可行性研究报告ANAMEBAIDUSNAP93XXX3333第一章总论1一、项目名称1二、建设单位概况1三、编制依据3四、项目概况4第二章建设背景及必要性5一、建设背景5二、必要性分析10第三章需求分析13一、档案信息化发展趋势13二、深圳电子政务建设概况13三、深圳市民中心信息化建设现状15四、系统建设功能需求分析18五、系统文件存储空间需求分析18第四章建设目标与内容22一、建设目标22二、建设内容22第五章系统设计与功能规划24一、系统设计要求24二、系统设计原则24三、系统功能规划26四、系统组成28第六章建设与技术方案29一、总体技术方案29二、机房建设39三、基础网络与安全建设41四、服务器和存储设备选型42五、实体文件的数字化加工48六、应用系统建设50第七章运行、维护管理63一、职责目标63二、运行维护管理63I第八章劳动安全及消防65一、编制依据和执行标准65二、劳动安全危害因素及程度分析65三、安全方案措施66四、消防措施67第九章组织机构与人力资源配置69一、组织机构69二、人力资源配置及职责69第十章项目招标和实施进度计划71一、项目招标71二、项目实施进度计划72第十一章投资估算与资金筹措74一、投资估算范围及依据74二、建设投资估算74三、投资估算汇总表77四、资金筹措及投入计划78第十二章效益分析79一、社会效益79二、经济效益80第十三章结论与建议81一、结论81二、建议82附件、附图83附件83附图83II3乍3深圳市民中心电子文件接收管理系统3深圳市档案馆是深圳市唯一的市级综合性档案馆，其前身为宝安县档案馆。1979年11月15日，深圳市档案馆正式成立，隶属深圳市委办公室领导，馆址设在市委、市政府办公大楼内。1983年，深圳市政府办公厅下设档案处，1985年改称深圳市档案局，与市档案馆合署办公，一套人员两块牌子。受市政府授权，市档案局（馆）主管全市档案管理工作，为市政府办公厅管理的副局级行政事务机构。档案局（馆）内设办公室、监督指导处、档案管理处、信息技术处、文件管理中心等职能处室。1994年3月，档案局（馆）迁入档案大厦。目前，市档案局（馆）大楼高1322层，建筑总面积14000M，其中档案库房面积6000M。档案馆遵照国家档案馆建筑设计规范要求，按甲级标准设计建造。在设备方面，局（馆）配备了封闭式密集架、中央空调系统、自动烟感报警系统、1211消防自动灭火系统、闭路电视监控系统、库房温湿度自动调空测报系统、空气净化系统，并设有专门保管声像档案的母片库。此外，局（馆）还购置了网络服务器、光盘扫描仪、缩微拍摄机、冲洗拷贝机、缩微胶片阅读机、缩微胶片复印机、真空充氮消毒机、档案修复等系列现代化设备，并建成了计算机局域网，与有关单位合作先后开发“SD2000立档单位档案管理系统”、“馆藏档案管理系统”、“城建档案管理系统”、“地下管线管理系统”以及“办公辅助系统”，初步实现了档案管理现代化和办公自动化。深圳市档案局（馆）近年来所获荣誉1998年12月，深圳市档案馆通过国家档案局组织的考评，晋升为国家一级档案馆；1999年12月，深圳市档案局（馆）被国家人事部、国家档案局联合授予全国档案系统先进集体荣誉称号；2000年2月，深圳市档案馆先后加入国际档案理事会城市委员会和东亚1分会；2000年9月馆长舒国雄在西班牙塞维利亚举行的第十四届国际档案大会上当选为国际档案理事会项目评估委员会委员。2000年，深圳市档案局根据国际档案技术发展趋势，率先在全国提出并启动数字档案馆系统工程研究与开发，已在国家档案局和科技部立项，经国家档案局科技项目评议委员会评议，被列入2000年国家档案局科技项目计划，并列入国家档案事业发十五计划和国家高新技术应用部门发展项目。2001年被列入国家计委高新技术项目。2002年被广东省信息产业厅列入广东省信息化建设试点项目和深圳市党政机关政务信息化建设纲要。为拓展档案局（馆）为社会服务的渠道和范围，深圳市档案局（馆）经市编办同意于1998年8月成立了深圳市档案寄存中心，并于2000年4月试办了深圳市文档资料服务中心，这两个走向社会的档案中心在2002年11月第三十六届国际档案圆桌会议上引起了国际档案界的关注。随着国外文件中心管理制度日益成熟，深圳市借鉴国外成功经验，并结合我国目前档案工作实际情况，于2002年10月成立全国首家文件管理中心（简称文件中心），对进驻市民中心的局级单位处理完毕的文件实行统一的管理和利用。文件中心是直属市档案局的副处级事业单位，人员编制9人。同时，市政府将市民中心大厦10000划拨给市档案局（馆），主要作为“文件中心”和文档阅览中心使用。这样，从根本上解决了“文件中心”的机构设置、办公场地和人员编制问题。2003年深圳市政府颁布的政务公开暂行规定要求把文件中心办成对市民信息公开的窗口。文件中心是集中保存现行/半现行文件的保管机构，其职能是对各个单位现行/半现行文件进行管理，使文件资料的利用更有效、科学，为档案管理部门提供完整的归档文件。文件管理中心的工作分为实体管理和信息处理两个部分。其具体功能如下1文件实体管理标准规范制定（操作流程、数据加工、标引编目规则等）；接收和征集市民中心各单位的纸质档案文件；收集国务院和省政府有关文件材料；2进行文件的分类、鉴定、整理、著录、标引、编目、统计，销毁；对文件实体进行加工处理、消毒、数字化、缩微；对文件实体进行安全保管；提供有效利用及提供文件多种形式的输出等服务；将需永久保存的文件向档案馆移交。2电子文件的信息管理标准规范制定（操作流程、数据加工、标引编目规则等）；接收各单位办理完毕应归档的各类电子文件；利用市党政机关电子公文交换系统，接收各单位电子文件；采集各行业、专业信息数据；接收各区综合档案馆、专业档案馆及各单位文件目录信息；对接收的各类信息数据进行有序整合和标准化处理；建立专题信息数据库及区域性的电子文件目录中心；进行信息数字化处理以及多种介质的相互转换；数字信息的传输、存储和安全维护；提供网上查询、文件阅览及信息光盘发布；向数字档案馆移交需永久保存的电子文件。中华人民共和国档案法；中华人民共和国档案行业标准DA/T12000；电子文件归档与管理规范GBT188942002；国家行政机关公文处理办法；3深圳经济特区档案与文件收集利用条例；深圳市电子文件归档及管理办法；投资项目可行性研究指南（试用版）（国家发展计划委员会，计办投资20011153号）；深圳市信息系统工程造价指导书（深圳市信息工程协会，2003年7月）；深圳市XXX投资咨询有限公司与深圳市档案局签订的咨询合同（2004年9月）；深圳市档案局提供并承诺其真实性的有关资料。乍31拟建地点本项目中心机房拟建地点在市民中心方塔十一楼，公众查询系统设置在市民中心方塔八楼文件阅览大厅内（已有）。2建设内容本项目主要是根据深圳市民中心“文件管理中心”的任务，对深圳市民中心26个进驻局级单位现行电子文件、纸质文件和实体文件进行采集、分立户头、加工处理、集中管理，在文件管理中心经过审核、分类、编目、元数据补录、元数据标引等加工整理后，通过市民中心的政府信息网提供纸质文件和电子文件的网上浏览、检索、查询等多种形式的服务。系统通过相关的身份验证和检索、查询文件的范围限制服务等安全保密性措施，为各市局单位提供文件的信息资源共享，同时为社会公众提供公共文件的检索和查询服务。3项目建设投资项目建设投资为121287万元，其中机房建设费7216万元，计算机网络、信息系统集成费37360万元，软件购置及开发费50455万元，工程建设其他费用17272万元，基本预备费8984万元。43性1深圳市机关当前文档管理现状及存在的问题长期以来，根据传统档案管理体制要求以及受计算机网络和其他客观条件的限制，我市机关文件/档案管理采用各机关单位内分别设置档案室的管理模式，各单位分别设置档案室，设立单独的档案库房，配置必须的装备和设施，设置专门岗位，安排专人从事文件/档案管理工作，各档案室对每年形成的各门类实体进行档案收集、分类、划分期限、立卷归档、安全保管、开发利用并按时移交档案馆。按照现状的文件档案管理的模式，主要存在以下几个方面的问题（1）机关内设档案室的管理模式其特点是“小而全”，这种不分机关规模大小，采用一个标准的模式也是不实事求是的。随着党政机关机构改革和提高工作效益的要求，这种做法所存在的弊端逐渐暴露出来。（2）资源利用率低，管理成本高由于各个单位现行/半现行的文档资料有限，而按照要求，需要配置专门的库房、人员和设备来管理各个单位自己的文件资料，从而造成资源利用不充分，各个单位重复建设，资源设备利用的不合理，人、财、物的极大浪费。这样与现有机构改革、精简高效的原则相悖，另一方面，随着新技术的出现与应用，新实体文件增多，从而将加大各个单位在文档管理上面的投入，造成恶性循环的资源浪费。（3）文档管理现代化流于形式，难于深入分散于各机关的档案数量有限，各单位根据自己的实际情况，采用专/兼职人员的管理模式，从而使兼职管理人员缺乏相应技术，使多数现代化设备不能发挥应有的作用。而面对新技术条件下产生的新实体、新类型档案，又缺乏正确的认识和专业化管理手段。新技术的出现与应用，新实体文件增多，普通单位难以独立实现对以电子文件为代表的新实体文件的管理与维护，另一方面，从人员来看，机关档案管理人员的非专职性和5频繁调动，影响了文件/档案工作管理的健康有序发展，影响了机关文件/档案作用的有效发挥，影响了办公人员的工作效率。（4）档案馆馆藏急剧膨胀，质量不高伴随机关单位日常工作的规范化和制度化，各种文件/档案的数量将不幅提高。但这种有序和繁荣之下掩盖了种种“无序”和“隐患”，造成这种现象的原因主要有两种一是专兼职档案人员专业素质不高，对归档文件保管期限划分不准确、组卷不合理等问题，导致不该进馆的文件进馆。二是由于对各机关档案室收集齐全完整的要求，使得各机关在文件归档时只能从本机关的角度出发，而不可能考虑到进馆档案对于档案馆来说会出现大量重复的问题。使馆藏量人为性地膨胀，增大了档案馆的管理难度，馆内工作人员将大量精力投入案卷的整理上（包括大量可以不进馆的档案），为工作的深入开展设置了不必要的障碍。这种管理模式造成了各单位重复建设、资源利用不充分以及人、财、物浪费等严重弊端，随着档案管理工作要求的不断提高以及科学技术的不断进步，这种管理模式已越来越不适应我市经济发展和行政事业改革的要求。随着依法治档的深入开展，对档案工作的要求越来越高。主要体现在自90年代开始的全市各单位的档案工作目标管理达标升级活动。升级标准主要从档案管理网络、档案工作制度建设、档案业务建设、档案信息资源的利用等四方面对机关档案室的硬件和软件提出要求。2文件管理机构发展趋势随着市场经济和社会信息化的发展，我国在文件、档案管理方面出现了一系列不可回避的矛盾。这些矛盾越来越严重地影响了档案、文件、信息的科学管理和有效利用，有损于档案文件管理与机关主体工作及社会管理之间的协调性。深圳市同样遇到了这些矛盾。（1）文件数量剧增与档案馆管理危机的矛盾。随着社会管理和各项事业的发展，各类文件呈几何级数增长，当前更面临着新型文件电子文件大量产生的挑战。从而出现了被文献情报界称之为“情报爆炸”和“情报障碍”等诸多社会现象，其直接表现是各级档案馆馆藏超负荷，档案文件的整理、鉴定、保护、缩微、检索等各种业务环节和设备、设施的添置、更新压力日增，不堪负担。以6建馆时间不长，规模不大的深圳市档案馆为例，1994年建成新馆时仅有档案9000多卷。1995年至1998年接收了深圳建市以来第一周期（1985年底以前）的档案共112个全宗60146卷。2000年开始进行第二周期档案接收工作，目前馆藏各类档案已达20多万卷，年均增加近3万卷。按我馆现有真空充氮消毒要每周消毒880卷、现有缩微拍摄设备进行拍摄的数量计算，一年进馆的档案消毒需34周（255天），缩微拍摄需750天；用计算机进行文件级输入需4人500天才能完成。按此速度计算，20年后馆藏档案将达到80多万卷，库房危机和管理上的窘迫会更加严峻。（2）档案馆只能有选择地接收档案与机关移交档案后仍积累大量文件，难以科学管理和有效利用的矛盾。根据档案法规定，国家综合档案馆接收辖区有关机构具有永久保存价值的档案，而大量不具备永久保存价值的档案仍由各机关自己保存。即便永久保存的档案也需在本机关保存1020年后才移交档案馆。各机关仍然不断地积累越来越多的档案文件，在科学管理和有效利用上日益表现出力不从心。（3）馆藏档案提供利用的滞后性与社会对档案文件需求时效性的矛盾。档案法规定，馆藏档案形成满30年向社会开放。随着社会生活节奏的加快，公众对现行文件及未进馆档案的查询需求日益增多，人们对档案信息时效性的要求更加迫切。档案管理现状同社会需求发生了严重脱节，如果没有一个专门机构来承担集中管理各部门现行、半现行文件，并向社会公开提供服务的职能，就难以解决这一矛盾。（4）“小而全”的机关档案管理方式与现代信息处理和传播技术的矛盾。为了保存现行文件和未进馆档案，各单位都设置了档案室。这种“小而全”、各自为政的文档管理机制，功能职责雷同，人员、设备、投资重复，不仅造成了人力、财力的巨大浪费，而且在实际上成为现代信息处理和传播技术的桎梏，阻碍了现行、半现行文件和办公自动化产生的即时信息的及时处理和传播，阻碍了信息资源的共享，是一种信息资源的浪费。由于上述种种矛盾，使文件在功能、作用上出现了某种程度的异化本来机关制作文件是为了便于管理，提高行政效率，但文件数量的膨胀、管理机构的7重叠，结果却使文件的保存、管理，成为机关的一个包袱、负担，影响了管理效率和机关的运转。这就迫使人们不得不寻求一种使机关和档案馆均能摆脱困境，处于机关和档案馆之间，统一管理和机关文件的新机构，这种机构目前最好的形式就是“文件中心”。3成立文件中心的理论和实践依据（1）理论依据“文件中心”是“文件生命周期”理论指导下的产物。该理论是40年代初欧美档案学界提出的，认为文件从其形成到消亡是一个完整的过程，这个过程一般分为三个阶段现行阶段（文件形成或文书处理阶段），文件处在运转和承办过程中，留在产生、收到和承办的机关、单位；非现行阶段（半现行阶段），文件处理完毕，机关日常工作不再经常使用，但既不能作最后处理，又不能移交档案馆，由机关或文件中心保存；最后处置阶段（销毁或移交给档案馆永久保存）。我国进入80年代以来，吸收外国文件生命周期的思想，结合我国实际提出来了“文件运动周期”的理论，认为文件从其产生到消亡的运动过程分为四个阶段制作阶段（撰写、设计与绘制、录制、拍摄、输入阶段）；现实使用阶段（现行阶段）；暂时保存阶段（半现行阶段，由形成单位进行归档或销毁处理）；永久保存阶段（大部分文件保存期满经鉴定后作销毁处理，一部分需永久保存的档案交由档案馆负责保存）。“文件生命（运动）周期”理论是对文件实行阶段式管理最合理的解释。处于形成（制作）和文书处理（现实使用）阶段的文件，因其原始价值明显而受到形成机关的重视并给予妥善保管。经最后处置，确定为永久保存的文件，因历史价值突出也有档案馆作为安身的归宿。经文书处理处于暂时保存阶段的文件，形成机关不再经常使用，却不能作最后处置，长期累积，遂成包袱。档案馆又不能过早地、玉石不分地接收所有文件。因此，文件在这一阶段保存在机关和档案馆都不适宜，而文件中心正好能解决上述矛盾。文件中心所保管的文件仍属形成机关所有，可以继续满足机关的利用需求；保存一定期限后由文件中心与文件形成单位共同鉴定，销毁无保存价值的文件；与档案馆共同鉴定、精选出有永久保存价值的文件作为档案，移交档案馆保存。可见，文件中心是连接机关与档案馆的8不可或缺的中间环节。（2）实践依据“文件中心”最早诞生于第二次世界大战时期的美国，其历史虽不长，但在世界范围内显示了旺盛的生命力。目前，美国、加拿大、英国、法国、俄罗斯、新加坡等数十个国家都建立了文件中心或类似的机构。“文件中心”能在许多国家得到推行，根本原因是它具有“经济、高效”的突出优点。所谓“经济”，表现为大大节省了各机关专设保管机构耗费的人、财、物资源。美国曾在保管费用上作过对比，同样保管1立方英尺的文件，分别由各机关自行保管平均费用是766美元，集中在“文件中心”保管只需051美元。所谓“高效”，是指不仅节省了保管的费用，而且还实现了资源联合，能体现出规模效益。国际档案理事会通过对几十个成员国进行调查，评价“文件中心”具有经济、高效的优点，是保存半现行文件的最经济，最令人满意的现代新型文件管理机构。受国外“文件中心”的启发，80年代以来，我国陆续出现了甘肃永靖县、河北省张家口地区、四川省长寿县县直机关、吉林市船营区直机关联合档案室等带有文件中心色彩的文件档案管理机构。而1998年深圳市档案局建立的“文档资料服务中心”则是全国第一个“文件中心”的雏形，随后，北京市昌平县、江苏省常熟市、山东省济南市、青岛市、上海、天津、武汉、青岛、广州、珠海等地相继试办了“文档服务中心”之类的文件档案服务性机构，这些地区的做法效果是喜人的。4深圳市民中心文件中心的建立为提高政府行政效率，降低行政成本，促进政府信息资源的共享共建，2001年深圳市政府三十四次常务会议决定，在深圳市民中心建立文件管理中心（简称文件中心），各单位不再单独设置专门档案室，由文件中心对现行文件进行统一集中管理。2002年在深圳市人大常委会通过的深圳经济特区档案与文件收集利用条例中以法律的形式确定了文件中心的地位。2002年10月，深圳市机构编制委员会正式下文，批准成立文件管理中心，直属市档案局。“文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的文件档案管理机构，它的设置不像单位档案室隶属于一个文件形成单位，而是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综9合性档案馆之间的一种过渡性文件档案管理机构。目前全世界许多国家采用这种组织形式。深圳成立“文件中心”是在同国际接轨中迈出的重要一步。2002年11月，市民中心智能化建设工作小组在关于市民中心智能化建设工作的情况汇报中将文件管理中心作为市民中心智能化工程建设项目之一。同年12月，在深圳市党政机关政务信息化建设纲要中提出构建和完善“三个核心节点”，即市委大院节点、市民中心节点和市信息网络中心节点，而文件中心即是市民中心节点的核心组成部分。目前，随着深圳市民中心的正式启用，深圳市政府和市府下属的26个局级单位已陆续迁移到市民中心办公。按照市委市政府的要求，为了提高工作效率和降低办公费用，各个在市民中心的办公单位将不再单独设置自己的文档管理机构，各单位的现行/半现行办公文件将统一集中到文件中心进行统一管理，为满足上述要求，根据现代化文件接收管理的需要，深圳市档案局提出建设市民中心电子文件接收管理系统项目。3性1本项目是市档案局文件管理中心的重要组成部分2002年10月，深圳市档案局文件管理中心正式成立。按照国家有关规定，文件管理实行纸质文件与电子文件双套归档制度。因此，文件管理中心成立之初就确定了其工作职能分为实体管理和信息处理两个部分。在信息化技术快速发展的今天，人们越来越体验到信息化技术带给我们的方便、快捷，在充分享受信息化先进技术的同时，也越来越意识到信息化管理系统建设的重要性。在我市的各级政务活动中，每年都有大量的电子文件产生。随着市民中心的正式启用，为有效进行现代化的文件管理，作为承担市政府文件统一管理职能的文件中心，急需建立一套电子文件接收管理系统，用于对市属机关产生的各类电子文件和实体文件的有关信息数据进行接收管理。这是现代电子政务的需要，也是现代化文件管理的重要内容。102本项目是深圳市民中心智能化建设的配套项目近年来，深圳市委、市政府十分重视电子政务建设，深圳市政府先后出台了深圳市党政机关政务信息化建设纲要、深圳市电子政务工程总体设计方案等重要纲领性文件，作为深圳市“十五”期间电子政务和城市信息化建设的指导。市民中心在建设之初就十分重视中心智能化工程项目的建设，成立了市民中心智能化建设工作小组，制定了市民中心智能化工程项目建设规划，做到与市民中心主体建设同步配套实施，其中，2002年11月，市民中心智能化建设工作小组在关于市民中心智能化建设工作的情况汇报中就将文件管理中心作为市民中心智能化工程建设的配套项目之一。2004年5月1日，市民中心正式建成启用，目前，市民中心已完成了“网上办公审批业务系统”、“深圳市党政机关电子公文交换系统”、“深圳市民中心行政服务大厅智能化工程数据交换系统”等一系列智能化工程配套项目，进一步促进了市民中心各单位政务信息化工作的标准化和规范化，大大提高了政府各部门的办公自动化水平和社会公众服务水平。随着26个市局单位的全部迁入及各市局单位档案室的撤销，文件管理中心开始正式行使其管理职能，因而建设电子文件接收管理系统，完善市民中心智能化建设配套工程十分必要。3本项目是深圳市数字档案馆建设的前期项目随着信息化的普及，市民出于信息咨询、维护自身合法权益及投资兴业等需要，要求档案部门充分利用现代技术，能够提供齐全完整、“一站式”的档案信息服务，市民希望他们在需要查询档案资料的时候马上就能看到，而不需要总是到档案馆查阅。为此，深圳市在1999年就提出了建立数字档案馆的想法。2000年5月，“深圳数字档案馆系统工程开发与研究”被国家档案局批准立项，2001年该项目被国家计委列入国家高新科技项目，2002年广东省信息产业厅将深圳数字档案馆列入广东省信息化建设的试点项目，2002年5月，此项目进一步被列入深圳市国民经济和社会信息化“十五”规划（20012005），2003年该项目又被列为深圳信息化建设重点工程。11目前，深圳市数字档案馆的前期建设工作正在进行中。电子文件接收管理系统的成功建设将实现数字档案馆项目的部分内容，使数字档案馆的部分职能得以提前实现。同时，本项目的成功实施也可为以后数字档案馆的建设打下坚实的基础和提供建设经验。123333随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议中提出大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，是发展先进生产力和先进文化的必然要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路，是为广大人民群众服务的重要举措，对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案信息化建设，是一项关系档案事业发展全面的战略举措，必须遵循三条基本原则，即文档一体化原则、双轨制原则和确保网络安全的原则，这三项基本原则是进行档案信息建设过程中要坚持的重要指导思想。33电子政务是指政府机构运用现代计算机和网络技术，将其管理和服务等转移到网络上去完成，是面向政府机关内部，其他政府机构、企业以及社会公众的基于信息技术的综合信息系统。主要包括三个组成部分一是政府部门内部的办公13自动化；二是政府部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时通信；三是政府获取和提供信息的网络化及其与社会公众的电子互动化。电子政务打破了时间、空间和部门分隔的制约，有助于建成一个精简、高效、廉洁、公平、有竞争力的政府运作模式。推进电子政务建设，对提高行政办公效率，增加工作透明度，促进政府行政管理和快速反应能力进一步提高，促进政务公开和廉政建设都具有重要意义。我国电子政务起步于80年代末，主要是内部办公系统的建设，1999年“政府上网工程”开始后，电子政务开始得到了系统地推进。根据国家信息化领导小组2002年发表的“关于我国电子政务建设指导意见”，“十五”期间我国电子政务建设的主要目标是形成标准统一、功能完善、安全可靠的政务信息网络平台，逐步实现同层次和上下级政府机构之间的信息交换和信息共享，支持政府公用功能性系统和事务性系统的开发和应用；重点业务系统建设取得显著成效；基础性、战略性政务信息库建设取得重大进展，信息资源共享程度明显提高；中央和地方各级政务部门的管理能力、决策能力、应急处理能力和公共服务能力得到较大加强；与电子政务相关的法规和标准付诸实施，电子政务体系框架和安全保障与培训体系初步形成，并为下一个五年计划的电子政务建设奠定坚实的基础。近几年来，全球范围内掀起了构建电子政府的热潮，机关信息化程度的高低，已经成为影响一个国家或地区竞争力的主要因素之一。深圳市委、市政府把党政机关信息化建设作为创新行政体制和加强机关建设的一项基础性工作来抓，在内部办公网络系统建设、政府公众信息网建设、网上审批、网上投诉等方面都取得了较好的成绩，办公自动化在政务工作中得到了广泛应用。深圳市电子政务建设从上个世纪80年代中期起步，相继经历了从单机、单系统开发应用，到建设局域网、开发应用自成“孤岛”的内部办公业务系统，再到建设城域网、机关初步实现互联互通以及广泛利用互联网对公众服务的发展过程。在机关内部专网上运行的深圳市机关电子公文交换系统已于2003年2月19日正式开通，这个可实现全市政府机关文件传输无纸化运行的深圳市机关电子公文交换系统，是深圳电子政务建设向前迈进一大步的表现，它标志着深圳的电子政务建设正逐步摆脱“孤岛”的局限，进入全局性的统筹规划建设阶段。14目前，深圳市已基本建成以市府一办、市民中心和信息办网络中心为核心，重点构建和完善以“三网”（涉密信息传输网、机关内部专网、外部公众网）、“二平台”（安全支撑平台、应用支撑平台）为基础，一批全局性应用系统和基础数据库（文档资料数据库、人口信息库、法人单位库、自然资源和空间地理信息库、宏观数据库）以及公众综合信息服务系统为支撑，面向决策服务、面向机关服务、面向公众服务的深圳市电子政务建设基本框架，基本实现深圳市机关内部办公业务和面向社会职能的网络化，深圳“电子政府”已初现雏形。33深圳市民中心网络基础建设已经完成并已投入使用，市民中心计算机网络系统是深圳市政府电子政务系统的核心基础设施之一，是复杂业务系统的支撑平台，是高速IP宽带网络平台，能满足多媒体信息等不同应用的要求。市民中心计算机网络系统既能确保进驻单位原有的计算机网络和应用的正常使用，又能保证用户在相当长的时间内办公、业务等应用的拓展。市民中心计算机网络系统分为物理隔离的内网和外网两个独立网络构成，内网服务于进驻单位内部办公及业务系统，各个职能部门之间采用1000M光纤主干网互联，在各部门内部，采用100M以太局域网，各个单位的内部网络通过交换机、路由器和防火墙等网络设备与主干网连接；外网与INTERNET互联，面向INTERNET所有用户，为社会提供电子化、网络化服务，以及市民中心工作人员访问INTERNET。对于外部公众网的接入，文件管理中心通过自己的交换机、路由器和防火墙等网络设备与外部公众主干网连接，外部公众主干网再与INTERNET网络连接。市民中心计算机内网/外网系统构建采用分层设计，从总体上分别将内外网划分为核心层、分布层、接入层等三个层次，是一种分级星形拓扑结构。市民中心内、外网组网示意图分别见图31和图32。151617对于文件接收管理系统，可以利用市民中心现有的基础网络与各个职能部门连接；与公众INTERNET外部网的连接可以利用市民中心的公众外部网。也就是说，对本项目电子文件接收管理系统，市民中心现有网络基础建设已完全能够保障系统与各个部门的连接带宽，完全不必再建设基础通讯网络，只需要购买少量的网络连接设备，就可以实现与各个部门的互联互通。本项目主要是根据深圳市民中心“文件管理中心”的任务，对深圳市民中心26个进驻局级单位现行的电子文件、纸制文件和实体文件进行采集、分立全宗、加工处理、集中管理，在文件管理中心经过审核、分类、编目、元数据补录、元数据标引等加工整理后，通过市民中心的政府信息网提供纸质文件和电子文件的网上浏览、检索、查询等多种形式的服务，系统需要有相关的身份验证和检索、查询文件的范围限制服务，加强文件的安全保密性；同时还需要为社会公众提供公共文件的检索和查询服务。建立电子文件接收和管理系统，必须依据文件管理中心的主要任务，着重考虑三个方面的需求，一是要注重实体文件的保管和使用，保持传统文件管理系统的特点，主要是集中在对文件的编目和分类信息的管理，以及文件的借阅利用记录的计算机管理；二是注重开发对未来管理数字对象的支持和利用，通过与现代化的办公网络接口即可以同时接收实物、文本和电子文本，又可以接收通过其它介质数字化转换的文件资源，并对其自动完成归档、分类、整理、编目等各项工作；三是在文件的使用和管理方面，应该重视对二次文献的管理，而且为适应文件交换和共享，建立相关的技术标准和规范体系，开发完善各类数据库的标引系统。31进驻市民中心办公的政府部门现行/半现行纸质文件、档案情况本系统将进驻市民中心办公的26个政府部门提供档案接收管理服务，其纸质文件、档案情况见表31。18表31进驻市民中心办公的政府部门纸质文件、档案情况一览表纸质文件、档案数量（卷、盒）序档案所属单位名称备注号年度合计永久长期短期1深圳市人民政府办公厅199720037501122803582深圳市外事侨务办公室1991200315032939602503深圳市人事局19872003291319366233544深圳市经济体制改革办公室19912003729489162785深圳市对外贸易经济合作局2003557186290816深圳市法制局1995200311453894213357深圳市机关事务管理局19912003952367772081268深圳市监察局19912003211615232683259深圳市教育局1991200392610134248310深圳市质量技术监督局19832003187220182384811深圳市文化局19912003121035662023412深圳市环保局199120032568486782130013深圳市国有资产管理办公室19952003126167839918414深圳市发展改革局1991200383839022322515深圳市农林渔业局199120033341051527716深圳市食品药品监督管理局20036003461807417深圳市贸易工业局20031630112323727018深圳市金融发展服务办公室20035663221509419深圳市旅游局2003183101325020深圳市人口和计划生育局200380350412617321深圳市应急指挥中心20035063071396022深圳市统计局20031612102129829323市人大办公厅2003180396853430124中下企业服务署20032681150168949125深圳市安全生产监督管理局360186799526深圳市档案局见表3219纸质文件、档案数量（卷、盒）序档案所属单位名称备注号年度合计永久长期短期合计389892市档案局档案数字化加工情况调查市档案局档案数字化加工情况调查见表32。表32市档案局档案数字化加工情况调查序号工作项目已加工数据总量所占空间（GB）1数据库建设馆藏54万条1002纸质档案数字化255万页436003照片档案数字化43万张153554微缩胶片数字化49万画幅23335录音档案数字化623盒342656录像档案数字化284盒22720合计1183733系统文件存储空间需求分析每个职能局除了现行/半现行的电子文件需要归档外，同时文件中心还需要接收大量的纸质文件和其他实体文件（照片、微缩胶片、录像、录音等文件档案）。每个职能局纸质文件按每卷（盒）50张文件计算，每张文件数字化后按200K计算，那么25个职能局（市档案局除外）现行/半现行纸质文件、档案数字化处理后需要的存储空间为3898950200/（10241024）372GB。此外，每个职能局目前电子文件需要的存储空间约为8GB，那么，26能局目前电子文件存储空间需要826208GB。除市档案局外，现存于其他25个职能局的照片档案、微缩胶片、录像、录音等档案数量极少，按每个职能局的照片档案、微缩胶片、录像、录音等档案需要的存储空间约为100GB，那么25职能局的照片档案、微缩胶片、录像、录音等档案需要的存储空间约为2500GB。20考虑到文件、档案的利用，一份文件、档案除了以图片的形式保存外，还需要以PDF等其他的文件格式予以保存，那么整个文件中心需要存储的纸质文件和电子文件存储空间要求为（372G208G）21160GB；另外档案局本身目前有118373GB的数据需要保存在电子文件中心；同时还考虑到除纸质文件，各个职能局还可能有大量的音频、视频、图片、胶片等需要归档到文件中心，估算现阶段系统文件存储空间需要约1160GB118373GB2500GB484373GB5TB的存储空间。综合考虑26个职能局近几年的文件、档案形成情况，26个职能局每年形成的文件、档案需要的存储空间约为1TB，因此，目前计划采用8TB存储容量的存储设备。213深圳市电子文件接收/管理系统是深圳市市民中心信息化建设的配套项目，该系统是在市民中心现有网络建设和电子公文交换系统的基础上建设，要求达到以下目标（1）为深圳市民中心26家市直单位提供实体文件的接收、整理、鉴定、保管和查阅等相应服务，提供各个有关单位电子文件的在线接收，并与各单位的办公自动化系统、电子政府的公文交换系统进行连接，通过系统对采集的各类信息进行有序整合、数字化加工和智能化处理；（2）为广大市民提供7天24小时全天候公开现行文件的网络信息查询服务；（3）实现接收的实体文体和电子文件的信息保密和安全存储服务；（4）与国内外政府文件中心、商业文件中心、情报中心、图书资料中心、档案管理部门建立广泛联系，收集相关文件资料为市领导和市民中心各单位服务；（5）利用高新信息技术，实现文件管理中心查询数字化、存储海量化、传输网络化、管理系统化、文件信息接收标准化。31应用系统建设本项目应用系统主要由电子文件接收管理系统、实体文件数字化处理系统、电子文件公众查询系统、信息资源存储系统、文件信息安全系统、数据备份恢复系统、光盘发布系统等组成。22其中电子文件接收管理系统要求具有接收和管理深圳市委、市府在市民中心下属的26个局级单位的现行/半现行办公文件的能力，并有一定的可扩充性；实体文件数字化处理系统由纸质文件扫描子系统、缩微胶片数字化子系统、视频资料数字化子系统和音频资料数字化子系统等四个子系统组成。2标准规范制定制定一套适用于深圳市机关单位的电子文件、实体文件标准规范（操作流程、数据加工、标引编目规则等）。3元数据及其接口标准建设制定一套用以指导深圳市机关单位办公自动化系统建设的电子元数据及其接口标准。2331系统平台的建设要求系统平台具有良好的稳定性、可扩展性、适用性和可维护性。2系统存储能力由于目前26个局级单位所有的电子和实体文件都将归属到文件中心保管，系统的存储容量要求将是巨大的；同时还考虑到系统可能为以后各个区级单位服务，因而必须保障系统的存储容量到达TB级。3系统的查询响应速度必须着重考虑到数据存储对检索速度的影响，妥善解决系统数据存储和检索速度的关系，要求系统在办公内部网络内达到秒级的响应速度。4系统的安全保障措施由于存储的电子文件是各个单位日常办公产生的文件，具有一定的密级性和敏感性，因而对系统的安全保障措施必须在存储、网络、应用等不同层次予以保障。5由于以后在线接收的电子文件大多来源于各个职能单位的办公自动化系统，要求电子文件接收管理系统必须为不同平台、不同应用环境的办公自动化系统提供良好的在线接收接口和元数据生成中间件；避免系统成为无源之水、无本之木。331先进性原则尽力采用稳定且具有生命力的先进技术，保证系统在相当长的时间内保持其先进性。要求在建设中广泛采用先进成熟的技术，如大型数据库技术、INTRANET技术、WEB技术等，使系统具有更强的生命力，从而保证系统在一段时间内不落后。在系统分析和系统设计上采用如面向对象等先进成熟技术，为系统的可扩展能力提供方法论上的根本保障。242安全性原则要注意系统各个环节的安全性和保密性，做好系统内权限的分级管理，严禁非法用户入侵和越权操作，严防计算机病毒入侵，有效地保障系统的正常运行。3可靠性原则要保障系统建成后在复杂的运行环境中能够有效地完成程序执行目标，对任何可能出现的操作错误或其它原因引起的软件故障系统能够有完备的解决方案，尽可能避免意外“死机”。4适用性原则软件能够适应多层次管理的需要，基本功能适用面广，能够满足不同单位不同层次人员的使用。5实用性原则系统开发需要与档案管理部门密切配合，充分研究业务需求及其发展趋势，确保业务信息结构的合理性，使系统充分符合文件和档案管理发展的需要。6及时性原则系统运行响应要快捷，信息（数据）生成和网络传递要及时准确。7简单性原则力求系统使用方便，易学易用，用户界面友好、清晰，信息显示形象直观，尽可能以B/S模式予以体现。8开发性原则参照通用标准，以标准化为基础，建成开发的系统，所开发的系统能与不同运行平台、不同数据库系统交换信息，并保证多种OA系统能与该系统互联互通，实现数据交换和对电子公文的在线接收。9易维护性原则系统应具有灵活性和可扩展性，维护简单，能适应各种需求变化，以及将来规模扩大的要求。10可扩展性原则要求系统具有良好的可扩展能力，系统对运行主机系统、网络体系结构、现有系统功能不要产生严重的相互依赖。当系统正常运行一段时间以后，如果需要根据业务情况，更换主机系统，更改网络体系结构时，系统能够快速平滑移植。当系统根据业务要求，需要增加业务功能时，不需要对目前系统做大量的改动。11尽量利用现有的网络基础设施、CA认证中心、文件交换系统，避免重复建设，最大限度地降低系统建设费用。253电子文件接收管理系统应包含以下功能1文件接收和信息采集接收由各个局级单位产生的电子文件，采集相关信息，包括在线接收或生成数据盘上报等方式。2文件数字处理按照国家有关规定，在目前情况下实行纸质文件与电子文件双套归档制度。为了便于将来数字档案馆的数据接收，高效、快捷的提供文件利用，保障各实体文件的长期保存，需对接收的文件实体进行数字化加工处理和资源的深层次加工。包括实体文件数字转换和原生数字资源加工处理。3文件资源管理对实体文件和电子文件进行信息管理，包括各种文件信息标准化，制作管理型元数据，鉴定、分类及主题词标引、整理、统计、报表制作以及信息备份等。4信息资源存储和备份文件中心为各单位的文件保存中心，数字资源的存储和管理是文件中心的核心功能。系统实现数字资源的存储管理，包括根据元数据和数字对象的存储特点以及国内外相关标准和规范定义的存储格式、存储协议，对元数据库和数字对象库的日常维护和更新，维护元数据和数字对象的完整性和一致性，以及在分布式网络环境下提供大规模数字资源快速有效的存取支持，分布式环境下数字资源存储的交换与安全备份等。5文件信息利用主要是指对实体文件和电子文件的检索、查询、浏览和借阅等服务。文件中心的文件资料除了主要为市民中心各单位的办公服务外，还对社会公众提供公开文件的检索和查阅服务，从而提高文件中心的社会效益。6文件信息安全26由于文件中心资料信息的重要性，使得文件信息安全意义重大。为保证文件信息安全，系统应具备最新技术实现的信息安全管理功能，包括防火墙技术、密码加密技术、数字水印、消息摘要、数字签名、数字时间戳、CA中心及树型验证结构、安全套接字协议、SET安全协议等。同时建立数字版权保护和安全认证系统，通过水印技术与密码技术相结合的方式，实现对数字资源的版权保护；通过安全认证技术，保证在文件中心信息系统中数字对象的安全。7元数据补录为了便于接收文件的利用，提高文件的检索速度，提高查全率和查准率，电子文件接收管理系统除了接收文件本身外，还需要接收办公自动化系统产生的文件元数据，对现有文件，需要补录元数据后再归档。因而本系统应进行元数据标准及中间件建设，提供元数据补录功能。系统的功能结构示意图如下所示27图51系统功能结构示意图根据上述系统功能规划，本项目应用系统主要由电子文件接收管理系统、实体文件数字化处理系统、电子文件公众查询系统、信息资源存储系统、文件信息安全系统、数据备份恢复系统、光盘发布系统等组成。2831系统体系结构作为一个应用系统而言，系统成败的关键在很大程度上取决于系统的体系结构和系统选用方案的成熟度。为了对文件接收管理系统提出的设计原则予以保障，应用系统应尽量采用现有的成熟应用平台（如DOCUMENTUM），在这类平台的基础上实施二次开发，从而降低系统的重新开发风险和开发难度；而对这类平台的选择，除了保障平台的成熟性外，还要求对平台的体系结构必须满足三层/多层体系结构原则，从而在基础架构上保障系统的稳定性、可扩展性，降低二次开发的难度和风险，加快系统的建设工期。文件接收管理系统需要采用以分布式组件（DCOM、JAVABEAN）、WEB技术为基础的三层/多层结构体系，把各个系统功能子模块分为数据存储、事务处理逻辑单元和前端用户界面展现，前端用户界面可以为WEB页面，也可以为自定义的用户界面，而所有模块的事务处理逻辑组件均发布在事务处理服务器上，采用组件模型搭建系统降低了系统的开发难度和工作量，也为系统提供了良好的可扩展性和稳定性，当系统功能增加时只需要增加相应的功能组件，修改一个功能组件不需要对其他组件作大量的改动。在组件开发方式上，最好采用面向对象技术，以面向对象分析（OOA）和面向对象设计（OOD）作为整个系统开发的基石，从而使系统的可扩展性、稳定性、良好的升级能力从最根本上得到保证。系统的应用体系结构示意图如下29图61应用体系结构示意图采用这种体系结构，具有下列优势（1）这种三层/多层体系结构是目前主流应用解决方案结构。该结构是在面向对象、分布式计算等技术的基础上发展起来的，是目前所有软件开发商和系统集成商首推的应用解决方案体系结构，实践也证明了该体系结构有无可辩驳的优越性。（2）良好的系统可扩展性和稳定性。各个组件相互促进对立而又协同工作，对一个模块的修改不会对其他模块的正常运行造成影响；同时由于组件在开发方式上采用了面向对象技术，从而对系统（组件）的升级能力从软件开发的最基本理论上得到保障。（3）良好的安全性。由于三层结构体系避免了前端用户与数据库的直接连接，为系统的安全性提供了体系结构上的保证。（4）良好的系统健壮性。业务处理组件发布在事务处理服务器上，由事务处理服务器负责系统运行时的负载平衡和任务提交。避免了在业务数据处理高峰时期对网络带宽和系统资源造成的冲突和负担。（5）良好的系统可维护性。采用三层结构体系，不