mm110_采购收货流程v1

MM110_采购收货流程V1TCL集团公司多媒体事业部ERP实施项目MM110采购收货流程目录1MM110采购收货流程31文件控制311目的312版本管理3121版本控制4122变更清单4123批核授权52流程图521图例622流程图73流程说明731目的732适用范围733流程描述1434差异分析1435其他说明1536安全考虑1537工作职能1738发生频率1739备注17310相关报表1文件控制11目的本文件的目的是描述采购收货入库处理流程。此文档在功能需求方面对业务流程的描述将作为TCLTVERP项目之SAP原型设计的基础。12版本管理121版本控制原作者徐国清现版本号V10上次修改者上次修改日期122变更清单版本修改日期修改地点修改原因作者N/A123批核授权流程主管名称签名栏日期签注栏程伟涛梁立冬2流程图21图例序号图例说明1流程起因2人工作业3系统作业4判断5文件6流程结束7其他流程22流程图3流程说明31目的采购收货流程的目的是按照采购订单收货，保证生产物料需求能够及时得到满足。32适用范围该流程适用于惠州内外销国内标准采购的材料收货检验，确认入库；以及惠州内外销寄售采购的材料收货入库检验，确认入库；进口件采购，香港的收货确认以及惠州的检验并确认入库；关联公司直送材料的收货检验，确认入库；外协厂直送材料的收货检验，确认入库。33流程描述流程1采购执行流程承接MM50采购执行流程，PO制单员将物料需求转化成采购订单后，由PMC计划员发放采购订单给供应商，供应商收到采购订单后，组织生产。流程2备料、发货供应商根据我方采购要求，安排备货或者组织生产，以满足我方要求的交期，并按照采购订单要求发货；要求供应商在交付货物时，所附的送货单上明确表明采购订单号，工厂，送货地址，物料编号，数量等信息，以便于仓管员和IQC的入库验收和检验，提高工作效率。流程3待检库仓管员清点实物当实物到达待检仓，待检仓仓管员按照供应商的送货单，对供应商送来的物料实物进行清点，清点时主要确认实物的种类和数量是否和送货单一致；如果发现结果不一致应及时告知送货单位和相关人员进行跟踪。流程4按照采购订单入质检库PMC仓库制单组根据供应商提供的送货单上的采购订单号，将物料先入质检，以备检验。供应商的送货单商必须注明采购订单号，工厂。对于送货来源主要有几个，其内容和属性如下表所述1、正常的国内采购送货到惠州（包括内销和外销）供应商按照我方采购订单，制作出送货单，送货单上标明采购订单号，所送物料编号，送货数量，送货地点（主要是仓库所在地，包括一基地，二基地等），当待检仓仓管员将验收结果告诉PMC待检仓制单组，待检仓制单员根据采购订单号进行系统录入确认，检查采购订单的物料编号，数量是否同验收结果相符，如果没有问题，则保存过帐，入质检状态，系统同步产生入库单和财务凭证应付暂估等；此时系统可以随时查询当前物料的库存数量，以及相对应的采购订单收货历史纪录；系统在物料可用性检查时，原则上是考虑这些已经成为质检状态的库存，以备生产急需，紧急调拨质检库投入生产；如果由于货物已经入了质检仓，在尚没有进行完全检验，和入库确认时，生产线急需，则可以由体外下达书面凭证领走，随后仓库制单员则要及时补入库确认和生产发料两个环节，以免出现盘亏等；对于各自内销关联公司自行采购生产性物料收货入库流程同上；2、国外采购经过香港的入库确认（包括内销和外销）对于国外采购，在货物到达香港后，为了保证PMC计划员能够及时了解到货物到达信息，因此需要在货物到达香港后，香港货仓管理人员需要对货物的到达信息包括，采购订单号，物料号，交货数量及时的录入到内向交货，这样计划员在ATP物料可用性时可以获取第一手的入库信息，确保生产计划的准时下达；货物经过香港重新拆箱发往惠州，可能需要重新制作送货单，装箱单等，需要在送货单上保证每批货物都要含有对应的采购订单号码，物料编号，交货数量，物料一般在货物到香港后三天以内会到惠州货仓；惠州货仓接到香港送来的国外采购物料，按照正常的收货手续进行清点，入质检仓库；3、直送关联公司物料的入库确认对于需要直送到关联公司的物料，在供应商将货物送到指定地点后，关联公司的相关仓库管理员和IQC，需要按照惠州采购材料入库流程一样，先经过仓管员清点，然后由仓库制单组按照采购订单号，物料编号，数量入到质检仓库，待IQC检验；同惠州入库差异只在于入库地点为惠州王牌（公司代码1503，工厂代码1010）下的对应在各地的仓库中而已。4、直送外协厂物料的入库确认对于外协厂需求的材料，供应商将会按照要求直接送到外协厂指定地点，原则上外协厂如果有驻厂代表，则由该代表按照供应商的交货采购订单，物料编号，数量进行检验，合格后直接入外协厂惠州王牌下TW仓库；如果没有驻厂代表，由外协厂代收后，检验结果传真给惠州，由惠州仓库制单员系统操作入库；5、无锡外销工厂采购物料入库确认未来在无锡公司下将设定外销工厂，对于短交期物料，则由其自行采购，采购流程同标准采购执行流程，收货入库也同1或者2类的入库流程一致，不再另行赘述。来源制定部门/人员内容注释正常的国内采购送货到惠州PMC/仓库制单组供应商按照我方采购订单，制作出送货单，送货单上标明采购订单号，所送物料编号，送货数量，送货地点（主要是仓库所在地，包括一基地，二基地等），当待检仓仓管员将验收结果告诉PMC待检仓制单组，待检仓制单员根据采购订单号进行系统录入确认，检查采购订单的物料编号，数量是否同验收结果相符，如果没有问题，则保存过帐，入质检状态，系统同步产生入库单和财务凭证应付暂估等；内外销相同国外采购经过香港的入库确认香港货仓PMC/仓库制单组对于国外采购，在货物到达香港后，为了保证PMC计划员能够及时了解到货物到达信息，因此需要在货物到达香港后，香港货仓管理人员需要对货物的到达信息包括，采购订单号，物料号，交货数量及时的录入到内向交货，这样计划员在ATP物料可用性时可以获取第一手的入库信息，确保生产计划的准时下达；惠州货仓接到香港送来的国外采购物料，按照正常的收货手续进行清点，入质检仓库；内外销相同直送关联公司物料的入库确认关联公司/仓库制单组对于需要直送到关联公司的物料，在供应商将货物送到指定地点后，关联公司的相关仓库管理员和IQC，需要按照惠州采购材料入库流程一样，先经过仓管员清点，然后由仓库制单组按照采购订单号，物料编号，数量入到质检仓库，待IQC检验；内销对无锡，南昌，TM，呼市的直送物料直送外协厂物料的入库确认外协厂/驻厂代表PMC/仓库制单组对于外协厂需求的材料，供应商将会按照要求直接送到外协厂指定地点，原则上外协厂如果有驻厂代表，则由该代表按照供应商的交货采购订单，物料编号，数量进行检验，合格后直接入外协厂惠州王牌下TW仓库；如果没有驻厂代表，由外协厂代收后，检验结果传真给惠州，由惠州仓库制单员系统操作入库；对裕华，华发，东正等外协厂直送物料无锡外销工厂采购物料入库确认无锡外销工厂/PMC仓库制单组未来在无锡公司下将设定外销工厂，对于短交期物料，则由其自行采购，采购流程同标准采购执行流程，收货入库也同1或者2类的入库流程一致，不再另行赘述。无锡外销工厂自行采购物料流程5打印入库单PMC仓库制单组将入库单从系统中打印出来，交给IQC进行检验；打印入库单按照仓库管理员分开打印，便于仓管员按照自己管理的物料清点等；入库单从系统打印要一式几联，在IQC和仓管员等签字确认后分发给相关部门或者责任人存档保管。流程6IQC检验仓库制单员将入库单交由IQC检验员，由检验员对物料的质量进行抽检，必要时需要测试等，原则上IQC对于已经到货的物料检验应该在8个小时内检验完毕，出具相应的检验报告或者在入库单检验栏签字盖章，通过等；A物料检验合格后，IQC检验员将入库单签字盖章后交回PMC仓库制单组确认入库。B物料检验不合格，或者可以考虑让步接受，则需要相关部门进行协商确认是否让步接收。流程7相关部门协商是否让步接收PMC、部品部、PE部，采购部联合协商确认是否可以让步接收。A如果不能让步接收，则通知PMC仓库制单组将物料从质检库存中退货。B如果让步接收，则重新办理入库。流程8确认入库PMC仓库制单组将检验合格或让步接收的物料从质检库存中转移到合格库存中。对于检验合格物料，仓库制单组需要将质检库存转移到合格库存中，未来通过确认入库程序，自动批量进行转合格；可以通过选择入库单号，也可以选择采购订单号，系统跳出所有要转合格物料，数量，根据需要确认物料，数量，保存即可，如果全部转移，执行程序，保存，则所有该凭证下的全部转为合格库存；流程9从质检库存中退货对于不能让步接收的物料，PMC仓库制单组将物料从质检库存中退货。操作时，需要找到对应的物料凭证号也即是入库单号，如果全部退货，冲销凭证即可，如果部分退货，在按照凭证，修改退货数量，保存即退货，实物则由供应商拿走。流程10实物转移仓库管理员根据PMC制单组的确认入库的信息，将物料从质检库转移到合格库中。仓库管理员按照各自的入库单，将检验合格的物料从质检仓转移到好料仓里面，货物上架，贴好标示牌，便于查找和管理。流程11发票校验流程供应商交货后，开具发票到PMC的PO制单组，制单员检查发票后，交由财务部发票校验人员进行发票校验。具体的校验请参考（FICO模块的发票校验流程）34差异分析参照采购订单收货，保证了供应商的交货与订单的准确匹配。利用系统可以随时查询了解预计到货情况，便于做好收货安排。规范了供应商的交货行为，要求供应商在交货时提供对应的采购订单号，工厂和采购物资的物料编码。为利于SAP系统管理，保证物料入库信息的完整性，参照现有入库单据，重新设计了收货单和入库单；收货单、入库单由SAP系统分别依据实际收货和入库从系统内打印。同时该些单据的设计也大大便利物资部门的管理SAP系统的高度集成性保证物料入库的同时实时自动更新财务的相应帐务信息，大大减少财务材料会计的工作量。收货采用2步法进行收货,物资到货先入检验库存,经检验后,合格转入正式库存,不合格由采购员实施退货,从而保证了入库物料的质量35其他说明显示器件类国内采购收货入库显示器件类国内采购，系统不事先下达采购订单，当供应商将货物送到工厂后，仓管员根据收货数量，收货物料，供应商信息在收货同时自动产生采购订单，采购订单价格为已经设定的信息记录价格；对于退货的部分，输入移动类型161，退货数量，退货物料编号，供应商自动产生退货订单，退货订单价格为当期信息记录价格；对于补货的部分，输入移动类型Z11，补货数量，补货物料编码，供应商同样自动产生补货订单，价格为当期信息记录中维护的价格。显示器件类国外采购收货入库显示器件类国外采购按照标准采购执行流程，下达采购订单，供应商将货物送到后，按照采购订单收货，同正常流程。36安全考虑设定管理权限，便于管控。37工作职能以下的岗位的人员，将在本业务流程中承担以下工作岗位名称工作内容工作时间所属子流程PMC仓库制单组1按照已收来检送货单入质检库；2打印入库单3确认入库4从质检库存中退货1根据需要2根据需要3根据需要4根据需要1按照采购订单入质检库IQC检验员1物料质量检验1根据需要1IQC检验仓库管理员2物料实物转移3清点实物2根据需要3根据需要2待检库仓管员清点实物3实物转移香港货仓管理人员清点实物到货确认根据需要采购入库流程关联公司仓库制单员按照采购订单入质检库；打印入库单确认入库从质检库存中退货根据需要采购入库流程关联公司仓库管理物料实物转移清点实物根据需要采购入库流程外协厂驻厂代表按照采购订单入库确认货物检验实物入库根据需要采购入库流程38发生频率经常。39备注供应商填写的送货单中必须注明工厂，采购订单号，否则系统不能入库；将来可以要求供应商用统一模版的送货单；显示器件国内采购业务不进行采购执行，当货物到达后直接进行收货入库；对于塑胶厂生产完工的塑胶件完工，直接按照移动类型入库到好料仓；对于国外采购经香港，送货单上必须标明采购订单号。310相关报表采购入库单采购退货单入库实时查询报表收货未确认入库记录采购订单查询装箱单资料查询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