03-业务体系业务操作流程及制度规范

四川长虹信息技术有限责任公司业务操作流程及制度规范审批拟制业务管理中心该文件2010年4月15日起执行发送公司各办事处、多媒体中心、业务管理中心、产品技术中心、物流服务中心负责人抄送公司主管领导、财务部、人事行政部原件1份由业务管理中心存档修订记录修订日期修订类别修订项目修订内容修订人2010年6月21日补充关于出差孙培2010年6月21日补充关于合同合同的签订，第二点孙培目录销售方面关于业务立项关于价格政策发布关于客户代码申请关于销售（寄售）关于开票关于非销售领用关于样机配发关于补库计划提交关于采购关于投标产品技术方面关于产品立项关于产品研发阶段性评估关于供应商引入物流仓储售后方面关于库存商品管理关于周转机管理关于硬件维修服务关于技术支持日常管理方面关于合同关于周报、月报关于例会关于培训关于预算内业务活动费用报销关于预算外业务活动费用报销关于出差关于公司官网维护其它关于业务立项一、立项范围对于非常规模式的业务，执行前必须先立项，获批后方可跟进，包括1、需要改变现有产品技术状态的业务。2、需要跨部门合作的业务。3、需要长期跟进的业务。例如投标、联合营销、解决方案、定制化（不包括拆装硬盘、预置内容）产品销售等。二、立项流程提交业务立项申请至业务助理提交至业务管理中心，召开立项评估会，形成评估意见牵头业务立项会，项目各参与部门在会上做需求签收业务立项书、纸质3个工作日内2个工作日内执行提交至业务管理中心处记录项目执行结果提交至公司主管领导审批提交至申请立项部门评定各参与部门配合状况保存业务立项书原件，提供复印件给业务管理中心及立项申请部门1个工作日内1个工作日内三、附表业务立项书业务助理1个工作日内业务助理1个工作日内业务助理申请立项部门业务助理业务管理中心项目各参与部门业务助理关于价格政策发布业务管理中心向各销售部门发布的价格是公司二级结算价格，各销售部门可据此独立制定各自的价格政策。一、发布时间1、每月25日。2、期间如有调整，将时时更新。二、发布范围1、业务管理中心发送至各销售部门负责人处，抄送业务助理（用于ERP系统价格维护）。2、各销售部门销售人员从销售负责人处获取。三、发布流程反馈市场价格信息形成价格政策方案各销售部门发布价格政策每月20号每月25日审批、确定最终价格政策方案公司主管领导每月24日每月22号业务管理中心反馈最新成本信息产品技术中心业务管理中心关于客户代码申请申请客户代码是为了对长期合作的客户进行更全面的信息管理，使今后发生业务时能更方便、快捷的处理订单、发货、开票等各环节流程。建议各销售部门对长期合作客户提前做代码申请工作。一、申请要求1、需提供客户的四证复印件，包括组织机构代码证税务登记证营业执照法人代表身份证。2、所有证件必须已经过年检。3、复印件上必须加盖公章。4、以上客户资质原件保管责任人业务助理二、申请流程三、附表客户代码申请表提交需求至业务助理需求部门提交至业务管理中心审批客户代码申请表客户组织机构代码证税务登记证营业执照法人代表身份证复印件业务助理ERP系统生成代码、录入客户信息、客户资质存档反馈给需求部门向集团总部申请代码邮件形式、5个工作日内业务助理1个工作日内业务助理业务助理1个工作日内关于销售（寄售）一、该流程必须在合同签订完毕的前提下执行。二、未签订合同的，一律不予系统处理。三、此处所指的寄售仅限于运营商集采。四、提交流程五、附表销售形式订单提交需求至业务助理需求部门提交至业务管理中心审批业务助理销售形式订单（划库单），纸质提交至财务部核实信用情况，生成发货单号业务助理办理ERP出库物流服务中心发货库房生成订单号业务助理打印发货单业务助理05个工作日内1小时内销售形式订单，2小时内05小时内销售形式订单、出库单，1小时内发货单提交至物流服务中心确认库位业务助理1小时内提交至财务部签字、盖章业务助理发货单、05小时内关于开票、开票范围包括增值税专用发票、增值税普通发票、红字发票、不开票。、开票后由财务部经办人将发票快递给需求部门。、申请流程四、附表开票申请表提交申请至业务助理需求部门核对资料、填写发货单号、订单号业务助理提交至财务部开票开票申请表提交至业务管理中心审批开票申请表、发货单复印合同05个工作日内2小时内3个工作日内递出业务助理业务助理递送发票并反馈给需求部门，抄送财务部财务部开票经办人财务部提交开票结果至业务助理关于非销售领用一、如用途为测试等，计入需求部门业务费用中的平台费用，如用途为礼品赠送，计入需求部门业务活动费用。二、申请流程三、附表非销售领用单提交申请至业务助理需求部门提交至业务管理中心审批业务助理非销售领用单生成提货单业务助理会签财务部办理ERP出库物流服务中心1小时内发货库房业务助理2个小时内提交至物流服务中心确认库位05个工作日内1个小时内1个小时内发货单关于样机配发一、对于还未量产无库存的产品，统一从产品部持有的样机中调配。1、由业务管理中心直接发起，或需求部门自行申请。2、使用需求申请表，根据所需数量提交申请，走“需求申请流程”。3、提供借条给产品部，向产品部借用。4、该产品量产后，以非销售领用方式领出后归还产品部。5、如公司最终未量产，无法非销售领用归还的，则该部分账目从产品部转至借用的需求部门。二、对于已量产有库存的产品1、由业务管理中心直接发起，或各需求部门自行申请。2、使用非销售领用单，根据所需数量提交申请，走“非销售领用流程”。3、费用计入需求部门。三、附表需求申请表关于补库计划提交一、提交补库计划是为了更精确的管理库存及采购。二、补库计划每月28日、12日提交两次。三、补库计划以邮件方式提交至业务管理中心。四、附表补库计划表关于采购一、产品技术中心研发、测试用样机不适用该流程，且费用计入产品技术中心。二、各销售部门没有提交采购申请的权限，采购申请统一由业务管理中心提交。三、采购申请提交时间为每月1日、15日。四、流程提交需求至业务助理提交至公司主管领导审批提交至物流服务中心补充供应商信息业务助理1个小时内业务管理中心采购申请表业务助理1个工作日内签订采购合同1个工作日内物流服务中心反馈给需求部门物流服务中心生产完毕后，通知库房收货物流服务中心收货后，反馈给物流服务中心库房入库确认单、邮件形式入库后4小时内反馈给业务管理中心到货信息物流服务中心提交至物流服务中心下采购合同、ERP系统创建采购订单2个小时内业务助理五、附表采购申请表入库确认单关于投标一、业务体系内的投标工作均归口到业务管理中心。二、需求部门接到招标信息后，走“业务立项”流程即可。三、立项获批后，由业务管理中心牵头各部门参与（包括需求部门），并负责商务部分的应答。四、投标所发生的相关费用计入需求部门销售费用，业务管理中心不负责垫付各项费用。五、与招标方的相关接口由需求部门负责。六、投标方的授权委托人均为各部门负责人。关于产品立项一、立项范围1、产品技术中心每年12月份制定下一年度产品规划。2、产品规划发生变化时，需事先提出申请，获批后方可变更。3、规划中产品启动研发前，需进行立项申请，通过后方可执行。二、流程提交产品立项申请至业务助理提交至业务管理中心做参与立项的准备产品技术中心立项申请书、纸质提交至产品技术中心，牵头产品立项会业务助理2个工作日内提交至公司主管领导审批业务助理2个工作日内业务助理提交至业务管理中心会签提交立项会结论及辅助资料至业务助理产品技术中心启动产品研发产品技术中心业务助理2个工作日内1个工作日内1个工作日内三、附表产品立项书关于产品研发阶段性评估一、评估阶段及内容1、外观评估阶段依据ID外观设计稿或手模评估。2、研发样机评估阶段评估功能/应用。3、小批量样机评估阶段评估外观、功能/应用、包装/附件（依据设计稿或打样稿）。二、评估参与方及决策方1、评估参与方为产品技术中心、业务管理中心、物流服务中心、销售部门代表。2、评估决策方为产品技术中心。3、外观、规格、应用等发生重大变化时，需由公司主管领导决策。三、流程提交评估会通知至业务助理提交至业务管理中心做参与评估的准备业务助理产品技术中心纸质2个工作日内提交至产品技术中心，牵头评估会提交评估会结果至业务助理提交至业务管理中心会签业务助理产品技术中心1个工作日内业务管理中心2个工作日内四、附表产品研发阶段性评估记录关于供应商引入提交引入评估会通知及至业务助理提交至业务管理中心做参与评估会准备业务助理产品技术中心纸质2个工作日内提交至产品技术中心，牵头评估会业务助理2个工作日内提交至公司主管领导审批业务助理1个工作日内与供应商签订相关协议，开展合作提交至业务管理中心会签业务助理1个工作日内产品技术中心附表供应商引入评估记录关于库存商品管理一、管理范围产权属于四川长虹信息技术有限责任公司的库存商品，包括公司办事处自管库房（商返库和正品库）和VMI库房。二、管理原则1、全面管理原则所有库存商品建立台账管理，出、入库严格按照流程处理，与ERP系统同步进行，确保账实一致，不得形成账外资产。2、科学摆放原则根据商品类别和产品状态，严格按照商品外箱标识的摆放规则（主要是摆放高度）摆放；同类商品不同状态分开摆放，方便发货、盘存等工作的开展。3、先进先出原则同类库存商品必须保证先入库的先出库，后入库的后出库。4、凭合法单据进行商品收、发、转库原则所有商品入库、出库、转库必须严格按照规定流程根据合法有效的凭证出入库。5、考核管理原则物流服务中心对各库房的出入库单、库存商品出入库台账、库存商品周报表、库存商品月盘存表等凭证严格核对，确保与实际出入库情况、ERP系统数据一致；对于未按照流程出入库的库房第一责任人、库房管理员进行相应的处罚。6、货物赔付原则库存商品发生遗失和破损等情况给公司造成损失，由库房管理员或造成损失的责任主体按ERP系统移动平均价格对公司进行赔偿。三、部门职责1、物流服务中心11、采购入库、库存商品出库、库存商品转储、ERP系统相关的流程处理；12、对各办事处自管库库存商品出入台账、库存商品周报表、库存商品月盘存表、出入库有效凭证管理；13、库存商品数据汇总和通报；14、每半年到各办事处进行实地盘库。2、办事处自管库21、办事处经理为办事处自管库第一责任人；22、根据物流服务中心的入库信息收货并向物流服务中心反馈信息；23、按照规定出库，建立库存商品台账，按时完成库存周报表、月盘存表；24、按时向物流中心提交库存商品台账、库存商品周报表和月、年盘存表（具体报表内容和提交时间见“售后服务类表格”）。3、业务部门31、业务部门（主要是销售出库）根据销售合同向业务管理中心提交销售形式订单；32、业务部门非销售领用出库按非销领用售库存商品的管理办法执行（2009年3月19日财务部下发）,并对非销售领用的商品进行充分使用和加强管理，具体管理责任落实到部门负责人。4、业务助理41、根据业务部门提交的销售（寄售）形式订单、非销售领用单在ERP系统生成发货凭证；42、经过财务部签字盖章后，由业务助理将ERP系统生产的发货凭证交付物流服务中心发货。5、财务部负责组织对库存商品不定期抽盘和年末定期盘存；对存货管理的执行实施考核和监督。四、出入库管理规范1、出、入库业务类型分类11、入库类型采购入库、寄售退货入库、转储商品入库12、定义121、采购入库指根据销售需求，向供应商采购的商品完成生产后交付我司指定的库房，完成物权交移办理入库手续；122、寄售退货入库指根据公司规定符合寄售退货条件而导致的退货入库；123、转储商品入库库存商品库存库房发生改变或者库存商品状态发生改变的入库。13、出入库业务类型分类销售（寄售）出库、非销售出库、转储出库14、定义141、销售（寄售）出库指公司销售单位已经与客户签订销售合同，按销售（寄售）流程处理后发生的出库；142、非销售出库（见非销领用售库存商品的管理办法2009年3月19日财务部下发）；143、转储出库库存商品库存库房发生改变或者库存商品状态发生改变的出库。2、业务单据的规范及审核21、按业务流程完善在ERP系统生成的产成品发货单、非销售提货单、划库申请单（见“售后服务类表格”）单据转物流服务中心；22、物流服务中心根据产成品发货单、非销售提货单、划库申请单（见“售后服务类表格”）通知发货库房出库；23、发货库房接物流服务中心发货指令填写出库单后发货。3、盘存31、盘存周期月度、年度311、月度盘存每月最后一天各库房自行盘库，填写库存商品月盘存表签字后备案物流服务中心；312、年度盘存每年12月31日各库房盘库，填写由财务部统一下发的库存盘存表，签字后备案物流服务中心及财务部；32、报表填写要求（见“售后服务类表格”）4、各分库单据的管理41、出入库单管理库房管理员出入库时严格按照要求填写一式四联的出入库单。411、出库单第一联为留存联、第四联结算联以月为单位装订后交物流服务中心；第二联记账联交销售经办人员；第三联发货联由存货管理员保留；412、入库单第一联留存联、第四联结算联以月为单位装订后交物流服务中心；第二联记账联交财务部；第三联验收联留库房管理员；42、月盘存表（见“售后服务类表格”）43、年盘存表（根据财务部统一规定）五、考核原则1、出入库考核未按流程规定出入库给予库房管理员100元/次处罚；2、报表考核未按时上报报表给予库房管理员50元/次处罚；3、定期盘存考核未按时对库存商品盘存并对账给予库房管理员50元/次处罚；4、监管考核对于办事处经理监管不严造成对库房管理员1、2、3的处罚，给予办事处经理50元/次的处罚。关于周转机管理规范一、周转机的定义产品销售后在使用过程中出现故障，故障产品维修需要一定周期，维修周期大于与客户约定的时间无法满足服务要求，从成品中提取部分设备专门用于维修周转的设备。二、周转机定量管理原则为了保持周转机数量的合理性，提高对周转机的使用率，减少周转机积压，同型号的周转机总量不能超过销售总量的千分之一。三、周转机使用原则为了充分利用周转机的主机和配件，原则上与客户更换时一一对应（主机换主机，配件换配件。）；必须确保主机和配件数量一致，如果配件有特殊使用需求，报公司领导批准后执行。如果造成主机或配件遗失由办事处服务管理员负责按ERP系统移动平均价格赔偿。四、管理流程1、申请原则新产品和现有的周转机已经不能满足服务需要，可申请周转机。2、申请流程21、办事处服务管理人员填写划库申请单，经办事处经理审核，物流服务中心根据定量管理的比例核准。22、物流服务中心根据划库申请单在ERP系统中作转储处理；将ERP系统处理凭证编号写在划库申请单上传真办事处。23、办事处接到物流服务中心指令后成品库出库，商返库入库。3、周转机台帐周转机申请后成品库开出库单，商返库开入库单，建立独立台帐，在次月2日报物流服务中心，台账填写要求（见“售后服务类表格”）。4、周转机分检为了提高维修服务速度，减少客户对故障机的误判，办事处收到客户返回的故障机后及时进行检测，良品返还客户，并附返修货物清单，客户收到货物后确认收货情况在返修货物清单上签字原件返回（或传真返回）办事处；故障机进行维修。5、周转机出库在客户故障机分检后，确认为故障机的部分用周转机补充。出库时服务管理员开出库单，并完善台帐。6、周转机入库周转机到生产厂家维修后，返回库房服务管理员开入库单，并完善台帐。7、故障周转机维修71、各办事处根据实际情况，在故障周转机积累到一定数量发到生产厂家维修，维修时填写硬件维修送修记录单，一式两份，一份随货物到生产厂家，一份留存。72、硬件维修送修记录单编号规则办事处拼音的第一个字母大写年份编号（如四川2009年返修品记录单编号SC2009001）8、生产厂家确认同一类别的产品有可能多家供应商，在发故障设备到生产厂家维修时一定注意供应商，避免错误。9、信息跟踪故障周转机发往生产厂家后及时跟踪物流信息，待生产厂家收到货物后及时对帐，确保数量和型号无误。10、月末盘存和年底盘存101、月末盘存每月最后一天盘存并填写库存商品月盘存表；102、年底盘存每年最后一天盘存并填写年度盘存表。五、周转机成本核算周转机成本核算到发生办事处。六、管理职责1、物流服务中心物流服务中心负责对各办事处商返库周转机申请数量核定、监督管理和考核。2、办事处经理办事处经理为周转机库存管理第一责任人。3服务管理员负责所有周转机的出入库工作，建立出入库明细台帐；对周转机的状态进行分检；跟踪周转机信息。七、考核1、报表和台帐考核各办事处服务人员未按时将周转机的报表和台帐报物流服务中心，每次扣当月薪金20元，公司内通报。2、周转机申请考核各办事处未按流程申请周转机或先使用后申请的，视为私自出库，数量在50台内的扣成品管理员当月薪金50元，公司内通报；数量超过50台扣成品管理员当月薪金100元，公司内通报。关于硬件维修服务一、物流服务中心负责提供产品维修价格和配件价格的底价，销售部门可根据实际情况上调。二、销售部门需在每月3日前将上月维修数据和维修收费数据汇总提交至物流服务中心。三、流程四、附表维修数量汇总表维修收费汇总表产品维修价格表配件价格表故障机良品返还客户提交供应商维修返还办事处销售部门收集报修机器检测销售部门销售部门销售部门供应商关于技术支持附表技术支持申请表不可解决可解决不可解决可解决物流服务中心销售部门提交故障通报信息至物流服务中心物流服务中心初步判断业务助理联系供应商提供解决方案05个小时内3个小时内提交故障通报信息至业务助理提交至业务管理中心，牵头产品技术中心、物流服务中心分析会业务助理提供解决方案给销售部门物流服务中心物流服务中心提供解决方案给销售部门需求申请表、纸质提交处理结果至业务助理物流服务中心提交处理结果至业务助理物流服务中心3个小时内2个小时内关于合同一、合同范围销售合同、代理合同、采购合同、OEM（ODM）协议、保密协议、技术合作协议、物流服务协议、售后服务协议、业务合作协议等。超出以上范围的合同，如房屋租赁等，请遵循人事行政部门的相关规定。二、合同范本的提供1、除有特殊要求的客户，原则上所有合同都需使用公司统一的范本。2、销售合同、代理合同、业务合作协议等统一由业务管理中心向各销售部门提供。3、物流、仓储、服务等由平台部门备案到业务管理中心，再由业务管理中心向各销售部门提供。4、各销售部门可根据需要对范本的相关条款进行修改。5、暂无范本的，待业务发生时由业务管理中心协助（或牵头平台部门协助）各销售部门共同拟定。6、合同范本统一提供到各销售部门负责人处。7、各销售部门销售人员统一从各销售部门负责人处获取。三、合同的签订1、合同必须具备合同签订方的完整信息，落款处必须具备双方签约代表的签字、签订日期等信息。2、框架协议、OEM（ODM）协议、保密协议、技术合作协议、业务合作协议、代理协议等重要性高的、战略性、指导性强的协议需由部门负责人签署，销售合同、采购合同、物流服务协议、售后服务协议等常规操作性的协议可由经办人签署。3、如无特殊要求，合同一律加盖合同章，形式为落款和骑缝。4、合同章保管责任人业务助理。5、盖章流程四、合同的保管1、合同原件保管责任人业务助理。2、保管同时须建立合同目录。3、合同原件、合同流转单两年后封存。4、销售合同、代理合同、业务合作协议等复印件由业务管理中心及业务发生部门自行保管。5、其它合同复印件由发起部门自行保管。五、合同的查询1、原则上不提供合同原件的查询。2、如遇复印件遗失，可向业务助理查询，并重新留存复印件。提交申请至业务助理需求部门提交至业务管理中心审核业务助理合同原件合同流转单、纸质生成流转结果，盖章，做归档记录提交至公司主管领导审批业务助理反馈给需求部门业务助理业务助理2个工作日内1个工作日内05个工作日内提交至其它相关部门审核业务助理1个工作日内六、附表合同流转单关于周报、月报一、关于周报1、销售部门、平台部门，每周五下午4点半前提交。2、周报仅为文字性描述，包括本周工作总结，下周工作计划。3、邮件方式提交至业务助理处。4、业务助理整合后当天发送业务管理中心负责人、彭总。二、关于月报1、销售部门、平台部门，每月第一个工作日下午4点半前提交。2、内容包括本月工作总结，下月工作计划，下月工作目标，业务相关数据。3、邮件方式提交至业务助理处。4、业务助理整合后当天发送业务管理中心负责人、彭总，抄送财务部负责人、吴总。三、附表周报、月报关于例会一、会议类别销售部门月例会、平台部门月例会二、会议形式及要求1、电话会议。2、形成会议纪要并当天发送（电子档）。3、业务助理列席，并负责形成会议纪要。4、会议纪要书面原件由业务助理存档。5、不可无故缺席，有确实安排不开的极特殊理由需提前请假。三、会议具体安排会议类别时间与会人员会议纪要发送要求销售部门月例会每月第二个工作日下午4点销售部门负责人、业务管理中心负责人、业务助理、彭总平台部门月例会每月第二个工作日下午6点平台部门负责人、业务管理中心负责人、业务助理、彭总发送对象所有与会人员抄送对象财务负责人、吴总四、附表会议纪要关于培训一、培训范围包括产品培训，市场培训，业务政策、流程、制度培训。二、培训时间为不定期组织。三、培训发起方1、业务管理中心每次将以邮件方式通知各销售部门负责人。2、各销售部门通过需求申请表提交需求。四、培训组织方为业务管理中心。五、附表需求申请表关于预算内业务活动费用报销一、业务活动费包括餐饮、活动、交通、礼品（包括购买的礼品及非销售领用为礼品用途的产品，按二级结算价格记录）等费用，二、每月前7个工作日内，各销售部门提交报销申请到业务管理中心。三、四川、重庆、广西、多媒体中心由各部门负责人审批，业务管理中心复核，其它部门报业务管理中心审批。四、所申请报销的费用为上个月1日至最后一日发生的费用。五、逾期的发票将不予以补报。六、超出预算的部分，需在发生前提交申请，获批后方可使用。七、报销流程提交申请至业务助理需求部门提交至业务管理中心审批（复核）业务助理业务助理反馈处理结果至业务助理财务部反馈至需求部门业务助理提交至财务部审批1个工作日内2个工作日内1个小时内报销单、粘贴正确的发票每