doc-《大新商贸(连锁零售业)综合行政管理制度手册》(82页)-超市连锁

目录序言第一章组织架构与工作职责一、组织架构图2二、工作职责3第二章资产的管理一、固定资产的管理6二、公用品管理规定8三、会员卡管理办法24四、贵宾卡管理办法29五、汽车的管理与司机工作条例31六、对讲器材的管理规定35第三章常工作的管理一、会议管理规定36二、公文管理规定38三、工作稽查管理办法41第四章劳动纪律一、基本准则44二、办公室管理规定45三、保密制度47四、员工不正当行为的处罚规定47第五章后勤管理一、饭堂管理制度49二、饭票的管理规定三、宿舍管理制度46四、工服管理办法49五、机电工务管理制度51。030动保险管理办法55二、员工福利活动经费的管理规定59第七章其他管理规定一复印管理规定60二电话管理规定62三管理人员手机使用规定63四证照的管理64五印章的使用及管理规定65六锁匙的管理68七员工购物管理规定69八员工意见箱的管理70九工牌管理规定71十名片管办法74十一、图书、报刊管理办法序言无规无距不成方园，规范我们的行为，使我们的各项管理工作规范化、标准化、制度化；教育、培训我们的员工，提高员工队伍的素质，提升企业形象，提高工作效率，增加经济效益，推动公司发展战略目标的实现，是我们制定本手册的基本指导思想。第一章组织架构与工作职责一、行政部组织架构图常务总监行政部经理公用品保管员行政部主管公用品票据员工程部主管行政文员工程管理员工程部文员二、行政人员工作职责1经理工作职责11树立为本部门员工全心全意为经营服务、为全公司员工服务的观念，认真做好后勤服务工作，不断提高后勤保障能力；12主持制定公司行政管理计划,并组织、督导实施；13组织安排好本部门办公室人员工作；14公司新增设备、设施和各项工程计划的拟定与督导实施；15公司公用品计划拟定与督导实施；16严格执行财务制度，坚持节约的原则，认真审核公用品进货计划、定货合同和行政部各项开支，采取有效措施，不断降低费用；17负责组织公司管理制度的制定、修改与机构职责范围的企划工作；18关心员工、严格管理，认真贯彻执行公司各项规章制度，奖惩严明；19负责公司服务工作,协调有关部门开展劳动竞赛和服务质量竞赛的评比活动；110掌握与公司管理相关的理论知识，及时准确地了解公司经营中发现的问题，进行正确的分析判断，为领导决策提供建议和方案；111协助常务总监制定和执行各项专案；112完成领导交办的有关公司方面的工作。2行政部主管职责21本部门各项工作计划的制定与执行；22落实本部门人员的工作职责；23公用品计划、申请、采购、储存、发放使用的管理与督导；24固定资产的管理；25会员卡、贵宾卡制作、发放、使用过程的管理与督导；26办理员工的劳动保险、暂住证和临时户口；27员工健康的检查、工伤事故的处理；28部门、分店设施报修的进度安排及跟踪；29每月宿舍电费、水费的统计工作的检查督导；210处理员工违纪方面的工作；211各部门行政用车的车辆安排；211负责对公司各项制度、方案的实施情况进行督导；212对员工纠纷、投诉工作的处理回复；213完成上级交办的工作。3行政文员工作职责31办公室文件档案的处理；32配合人事部办员工的入职、离职、调动等相关手续，员工宿舍的管理；33员工饭堂的管理；34水、电费的统计工作；35完成上级交付的其他工作。4公用品保管员工作职责41公用品计划的编制；42公用品采购的申请。43公用品的验收按订单的要求对供应商送货进行验收，其品质、规格、数量等必须与订单相符合，发现问题及时要求供应按合同或订单处理，或向部门主管申报处理；44公用品的保管441按一般商品库存管理的要求进行物品的保管工作，即物品摆放整齐、有序、美观，并保持清洁卫生；442物品的堆放要做到安全无损耗、无损坏，并做到存、取方便。45公用品的发放严格按物品出库的规定发货，按物品出库单的数量、质量、和需求部门申请的时间发货，发货时要按“先进先出”的原则，以保证公用品的质量、降低物品损耗。46公用品的盘点按月对库存公用品进行盘点，保证账物、账账、账实相符合，对盘点中账实差异较在的物品要写出书面报告；47公用品入库、出库及库存情况报表的编制；5公用品票据员工作职责51公用品入库单、出库单、调拔单的制单；52各种票据的登记造册归档备案；53会员卡、贵宾卡的制作与发放。6工程部主管工作职责61确保水、电、气、风和电梯等大型设备、设施的正常运转；62负责公司设备、能源、修建工程以及配电室等各种设施的管理；63负责设备的购置，并向使用单位提出设备使用保养、维修和添置附件的有关要求；64公司各项工程计划及工程预算方案的拟定；65公司各项工程招标方案的拟定；66公司各项工程施工进度与施工质量的跟踪管理；67公司水、电设施及相关费用计划与管理；68合理安排本部门员工工作,负责员工的业务技术培训及业务考核。7工程部工程管理员工作职责71公司各项工程施工现场质量管理；72公司各项工程施工进度的跟踪管理；73公司现有设施维修质量、工程进度的跟进；74公司现有重要设施使用过程的现场督导；75公司各部门、各分店所有水、电设施的管理，水、电费用计划的拟定，水、电费用消耗状况的跟踪检查与督导。8工程部文员工作职责81公司有关工程文档的管理各项工程计划书、工程施工图、设备、设施的使用说明、保养、保修证书、工程检验报告书、工程合格证书等等；82各项工程施工进度的跟进；83工程部各项物品采购进度的跟进；84各部门工作的联络。第二章资产的管理一、固定资产的管理1固定资产的概念和管理部门11固定资产包括土地、房屋及电子设备、机器设备、运输设备及其他设备等，其使用年限在两年以上，单位价值在2000元以上者。至于小型工具耐用年限在两年以上，而价值在2000元以下者，也视同固定资产对待。12行政部为本公司固定资产管理部门，负责采购计划的审核与申报，对采购与配送的跟踪管理与督导，并负责对实物统一建立卡片和固定资产登记表，进行分类、编号、登记，并负责资产调配的管理，同时负责对其使用部门的使用和保养进行有效的监督指导。13财务部设置总分类账科目和固定资产明细账目、折旧账，记载各项资产的价值进行跟踪管理。14公司所有固定资产购入和使用由行政部编号造册登记。2固定资产购入21固定资产的使用部门填写请购单，先送行政部履行相关审核报批手续后，由采购人实施采购，行政部要进行跟踪督导。22请购单上应详细填写名称、规格、型别、性能、质量等资料，以备采购及验收的依据。23自制固定资产应由行政部与制造部门议定价格，按权责规定审核批准后制造，制造按成本转账，如有差价则作为内部损益处理。3调拨31各部门间固定资产的调拨和分店之间调拨，应填写“固定资产调拨单”，按权责规定经审核批准后，由行政部实施调配，并将单据交财务部记帐。32非经行政部门审核报权限人批准，固定资产不得转移、外借。33固定资产的调拨必需凭“固定资产调拨单”或行政部开据的“财产转移单”进行转移，否则保安或防损人员不予以放行。4固定资产的维修41固定资产的维修分为大修理和中、小修理，其大修理必须要在每年年初制定年度维修计划并落实到季度、到月，固定资产的维修应坚持先申请审批后维修的原则，严格控制维修成本。42固定资产大修费用，由财务部门根据修理成本按月分摊，不提大修费用；43固定资产的中、小修理时报时销，计入营运成本。5固定资产的出售及报废51对于不需用的固定资产，其使用单位或部门可提出书面申请予以调出，由总部行政部根据实际情况提出调拨到其他分店或出售转让的书面申请报常务总监审核，呈董事长批准，由总部行政部督导执行，其货款由总部财务部直接负责收回。52固定资产因损耗无法修理而废弃不用的，应填“固定资产报废单”，并经行政部及相关人员签署处理意见后送财务部减账，其残值的变价销售要经行政部审核申报批准后，会同各部门指定的负责人及主管部门将出售款项交财务部列“营业外收入”。53固定资产出售时，财务应开具收据在收据上注明固定资产名称、规格、数量，出售部门凭财务部收据办理发货手续。54出售报废后的固定资产，行政部、财务部要按有关规定相应减账。6固定资产折旧处理制度61房屋折旧年限为20年；62电梯折旧年限为10年；63汽车折旧期限为5年；64机械设备、防盗系统、消防系统折旧期限为5年；65空调系统、音响设备、成批货架折旧期限为3年；66电视、冰柜、电脑等生活及办公设备折旧期限为2年；67固定资产折旧采用平均年限法，计算公式如下年折旧率（1预计净残值率清理费）100预计使用年限月折旧率年折旧率12月折旧额固定资产原价月折旧率68固定资产按月计提折旧，月初按资产的账面原价按月计算，当月增加的固定资产，当月不提折旧，下月计提；当月减少的资产，当月照提折旧；69对已提足折旧，但还可使用的资产，不再提折旧；7固定资产的盘点71固定资产每季度未盘点一次，并在年终进行一次全面的综合性盘点，盘点工作由人事行政部组织协同财务部共同进行安排，须有财务部与人事行政部人员参与盘点工作。72固定资产的盘点盈、亏结果，要由人事行政部书面报告上报总办常务总监，由常务总监签署处理意见，数额较大时要呈报董事长审核批准。二、公用品管理规定1目的为了保障公司的正常营运和各项管理工作对公用品的需求，既保证满足正常需要，同时合理有效的控制成本费用的原则，对公司公用品的计划、申请、采购、配送、领取、使用、保管等各环节的管理工作做出如下规定,以确保各部门、各分店公用品的正常需要，公司秉着合理计划、严格审批、合理采购、配送准确及时、督导有效使用，制定出本管理制度。2范围公司所有营运过程中所需的日常物料消耗品、办公工具及生活设施工具皆按本办法执行。3公用品的分类共分为12大类，分别为以下大类31印刷品类32办公文具类33电器、灯具通讯设备电工工具维修器材与耗材类34胶袋胶纸饭盒吸管厨房用具类35工衣包类36电脑设备及耗材类37首饰包装节日气氛装饰类38消防器材防盗标签类39清洁、洗洁用具与耗材类310促销赠送品类311固定资产类312其他类4公用品的管理原则41计划管理的原则制定合理的公用品使用计划，凡公用品的使用部门或个人，必须依据公司总体计划之规定按期制定部门、分店、柜组、个人的公用品使用需求计划，报相关部门领导审批，按经过审批的计划严格执行。42申请、审批的管理原则公用品使用需求计划需报部门主管审批、人事行政部审核、店长或经理审批、呈总部常务总监或董事长核准。43合理、有效的原则公用品的计划、采购、储存、领用各环节都必须做到合理、有效，提高使用效率，杜绝浪费，严格控制公用品的费用成本。44专人管理的原则专人管理、职责明确，严格按流程操作。对公用品的管理总部和各分店都由行政部负责管理，并设专职公用品管理员，对公用品的申请、领用、退库、保管等各环节进行严格管理。45、定额管理、单独核算、奖惩挂钩的原则推行费用定额计划管理，按部门、分店、柜组核定公用品费用指标（抱括电话费、水电费等）；由财务部对领用公用品的费用按部门、分店、柜组进行单独核算，并按计划指标进行考核；按计划进行对照检查，并按公用品费用的执行状况与相关人员的工资、奖金挂钩计算奖惩（奖惩办法另文规定）。5公用品审批权限51凡是公用品的申请和领用都必须得到权限批准。52配送的公用品按申请流程办理，自购的公用品按自购流程办理。53分店自购的公用品，50元以内的耗用品由分店店长或店负责人审批，50元以内的工具、设备（如电工工具、炊具等）和超过50元的报总部常务总监或董事长审批。分店人事行政部须做好领用登记手续。54凡是上了50元以上的公用品发票，先由分店人事行政主管审核签字，再由总部行政部复核，常务总监认签字后，送董事长批报。否则财务不予报帐。6公用品管理流程61申请流程（见15页附图）62配送流程（见16页附图）；63自购流程（见17页附图）7公用品的订货、采购与配送、库存的管理71订货与采购711所有公用品的订货、购置，由总部行政部统一安排，专业技术性的物品可由各店派专业人员陪同采购；712确属总部行政部无法配送的公用品,各分店部门负责人填好申请购置单,先交本店人事行政部主管核实,再按有关的审批权限批准后,由指定的分店值班员专人采购,严禁私自购买、先斩后奏的行为或直接向供应商订货713需购置的公用品,公司商场内有售的,一律禁止外购714总部公用品保管员根据库存和各分店、部门申请的公用品，制定合理的月需求计划报常务总监批准，按报批的计划进行采购；715采购人员应严把质量关，经办人员要按质量验收，杜绝不合格品进仓，若违章操作而造成的损失由当事人负责；8公用品的配置、定量、验收、领用、使用期限及退换的管理81配置811部门配置8111定义指本公司各个不同的部门,在具体的工作中所涉及到且必须具备独占使用某一公用品特征,并按照程序审批、配送、安排使用。8112部门配置公用品所必须具备的三个条件81121本单位、个人，工作、生活的确需要81122较长时间独占使用达到规定的使用期限或使用后已被消耗81123按权限范围得到批准。附件总部各部门月配置数量情况表附件一分店各部门月配置数量情况表附件二812个人配置定义指员工为了切实的工作需要而必须独自使用的办公工具和在生活中按不同级别给予配备的生活设施。附件职员个人配置数量情况表“附件三”（见18页附表）82定义根据各分店经营的品种状况和规模大小、销售数量，以及公司各部门工作性质和人数等因素进行定量。也分为部门（分店）定量和个人定量。附件各分店月使用定量情况，参见“附件二”数据职员个人使用定量情况，参见“附件三”数据83验收831要求8311严格审核审批手续。8312严格按定单数量验收。8313严格进行质量检验。8314与样板对照确认。8315核对商品价格。832总办验收公用品保管员严格按质量验收后，交公用品打单员打印一式三联的“入库单”入库，当天的“入库单”须于第一时间连同供应商送货单交结算中心复核并入帐。部门负责人负责公用品质量、数量、入库、结算等全过程的监督管理工作；833分店验收8331按照总办安排，供应商直接送公用品到分店，分店相关管理人员必须严格按章验收入库，并对其质量与数量负责；8332根据实际验收数量打印一式三联的公用品“调入单”，并在备注栏内注明为“总办公用品调入”；8333“调入单”及供应商送货单必须有公用品保管员和财务人员签名并加盖复核章；8334将供应商送货清单及“调入单”的调入单位联（红联）交供应商，由供应商据此向总办公用品票据员打印“入库单”换取货款结算联；8335总办公用品打单员在打印完“入库单”的同时，应根据分店验收的“调入单”打印“调出单”，并将“调出单”收货联（红联）及时转回分店；8336总办公用品打单员应从供应商处收回分店验收签章的“调入单”，并附在打印给分店的“调出单”财务联（白联）后交财务复核并入账；打印的公用品“入库单”附上“送货清单”一并转交财务部复核签章并入账；8337分场需于“调出单”送达商场时与“调入单”一并粘贴交财务复核入账。84领用841公用品的领用数量按配置原则和定量标准从严掌握，在领用程序上同样分为部门领用和个人领用；842凡是部门集体公用或该部门经管消耗的公用品则为部门领用，部门领用必须由该部门主管级以上负责人领取；凡是个人独占使用的为个人领用，由本人申请领用。所有公用品的领用，都必须填写一式二联的公用品采购领用申请表并履行正当的审批手续；843所有公用品的领用都必须在三天以内将物品采购到位特殊原因除外844领用公用品时必须在领用登记表上签收,并打印当日汇总“出库单”，上交财务部复核签章。845当月的进销存情况表与财务部进行核对,核对不符时,必须及时查明原因。846每月底,公用品票据员应打印出当月的部门、个人的领用汇总表给领用部门或个人确认847每月底，公用品票据员应打印出当月的进销存情况总表与财务部进行核对，核对不符的，必须及时查明原因。85使用期限公用品的使用期限分为一次性消耗和规定使用期限两种，对那些已不再具有使用价值且已损坏但仍保持原状的公用品实行以旧换新。各种公用品的领用都必须按照使用期限和对照是否以旧换新的规定办理。使用期限与以旧换新情况，参见“附件一”“附件二”“附件三”的规定。86退换861退货与换货要及时申报，并事先与公用品管理人员联系。若有数量、质量问题一般情况不超过24小时，以便及时更正，避免贻误工作开展。退换包括个人移交、个人退换、分店退换和退还供应商。862个人移交员工调（离）职时所经管、使用的公用品造具清单在人事行政部门的监督下移交给另一使用人或交回人事行政部。移交与领用不符的照价赔偿。863个人退换由于领用的物品不合规格或质量问题等因素而需要退换，必须原件或整件退换。864分店退换申领的公用品由于工作程序发生变化而不再适用或用后有剩余、有质量问题、错发货等原因，公用品保管员必须及时进行退换。865退还供应商使用有溢余、有质量问题、规格型号不合、发错货、混夹别品、少件等情况，应迅速与供应商联系，办理退换手续。866如果有问题而不退换，一是确认本次领用有效并计入数量；二是出现不良结果由领用人负责；三是造成积压、报废要追查当事人一定的责任。9公用品保管与报表填报91公用品管理采用实物负责制，谁经管谁负责。正常的耗用按“领用”制度办理，人为的保管不善，造成遗失和损坏的由当事人负责赔偿；92各分店公用品保管员按要求认真填好公用品一周领用申请表和公用品领用情况明细表，并应有财务部、营运部负责人确认，于每周一上午12点前报送总部行政部；93公用品保管员必须会同财务部、营运部于每月31日前对本店的公用品进行盘点，对已配送、自购的数量、库存等相关内容分别予以确认，报总部行政部一份备查；94总部公用品保管员仔细核对报表数据，并进行汇总登记，根据实际用量填制公用品订货申请表交部门负责人复核，总部行政部审核，送常务总监审批后，由专门的订货人员订货、采购。同时整理好各分店、各部门每月公用品配送、库存数据，以保持数据的连贯性；95为了保证财务核算的准确性、及时性，各部门、分店向总部领、退公用品的所有单据必须于次月3日以前全部交回总部行政部，行政部相关人员应及时处理，并在每月5日以前交财务部。10公用品票据管理流程101订货票流1011分店人事行政部公用品保管员查询电脑库存，根据各单品的实际需要量（即满足整个公司一周至一个月的需要量）填写公用品订货单审批，并由营运、财务确认签名。订货单必须注明商品名称、规格、数量、送货时间、计划用量时间、现有存货量；1012分店人事行政部负责人核实所订公用品库存量是否是属正常需要量范畴，是否属公司所急需，审核订单内容是否准确并签名；营运部负责人核实是否该使用的公用品、需要量是否与实际相符、是否部门还有库存量；财务部负责人核实其领土完整用量是否正常需要量、是否库存有货、是否有退货、是否适合的供应商。1013订单交常务总监审批，经常务总监签名批准的订单方可向供应商传送并订货。102入库票流1021供应商按订单送货到行政部后，行政部公用品保管员按供应商送货单点货，并与订单核对，核实数量单价无误后，在收货单上签名，并签明货已收字样。数量单价有差错的，收货人在送货单上进行更改，且在更改处签名，同时在收货单上签名，并签明货已收字样。收货时按公用品分类中的大类分类对号入座存放；1022收货员将签名的收货单和订单交公用品票据员打印电脑入库单，票据员打印出一式三联的电脑入库单后，交收货员与清单数进行核对，核对无误后双方在入库单上的电脑文员和收货审核员处签名；1023收货员将双方签名的电脑入库单附供应商送货交财务复核处复核，财务复核数量单价和金额无误后签名并加盖财务复核章。财务复核员留电脑入库单白联附供应商送货单作记账凭证，红联交供应商作结算凭证，黄联交收货员留存。103调出票流1031行政部公用品保管员收到分店手续完整的公用品申请单，由部门负责人审核后，交票据员打印一式四联的电脑调出单，双方在调出单上的电脑文员和收货审核员处签名；1032行政部公用品票据员将调出单连同申请单交财务复核，财务复核无误后签名盖章，交公用品保管员发货，公用品保管发货时将调出白联要收回来，红联随货同行，转给调入方作记账附件，公用品保管员待收到调入方收货打印的调入单红联后，将对方调入单红联同调出单粘贴在一起，每周一次送交财务部记账人员记账；1033在每周一次交接单时，行政部公用品保管员按分店和单号在签收簿上按顺序登记，财务记账人员核对已加盖财务复核章后，在签收簿上签名并收单。对无财务复核签章的公用品单据财务记账人员必须视同无效单据退回，更不得作账务处理（以下同）。104调入票流1041行政部收到分店转入的公用品后，凭分店打印的调出单红联核对实物，单货相符后，将调出单交公用品票据员打印一式三联的调入单，双方在调入单上签名。单货不符的，迅速与分店核实，核实后，按实收数收货，并要求分店按实收数重新打调出单；1042公用品保管员将调入单同分店的调出单红联交财复核，财务复核二单的数量相符后，签名并盖财务复核章；1043公用品保管员将调入单红联转交调入分店，作对方调出单附件；白联即回单同分店的调出单红联定期交财务签收记账（交接流程同调出单）；黄联由行政部留存。105领用票流1051各部门根据部门需要填写公用品采购领用申请表，申请人在申请处签名，由部门主管以上人员审核实际需要情况，并在批准人处签名，然后将公用品采购领用申请表第二联（红联）交行政部公用品保管员处；每周六按部门或个人打印一次电脑出库单。1052行政部公用品保管员根据各部门填写的公用品采购领用申请表发货后，由公用品领用人在公用品采购领用申请表上签注已领用字样，并签名；1053行政部公用品保管员根据各部门领用的公用品，作备查账簿登记，备查账簿登记内容包括领用时间、公用品名称、数量、领用人；1054公用品电脑打单员根据以上签名完整的公用品采购领用申请表红联，打印电脑出库单，由票据员和公用品保管员在出库单上的电脑文员、收货员和领用人处签名；1055人事行政部公用品保管员将公用品采购领用申请表附在电脑出库单后，交财务部复核人员复核，财务核对电脑出库单公用品采购领用申请表相符后，签名并盖财务复核章；1056在每周的交接单时，白联交财务记账，黄联由行政部留存，具体流程与调出单同。106分店直接收货入库的公用品入库、调入和调出票流1061供应商送货到分店人事行政部后，分店人事行政部公用品保管员按供应商送货单清点收货，核实数量单价无误后，在收货单上签名，并签注“货已收”字样，数量单价有差错的，收货人在送货单上进行更改，并在更改处签名，同时在收货单上签名，并签注“货已收”字样；1062分店人事行政部公用品票据员根据收货员签收的送货单打印一式三联的电脑调入单，经收货人核对数量单价金额后，双方在电脑调入单的票据员和收货员处签名；1063分店人事行政部保管员将签名的送货单和调入单交财务复核处复核，财务复核数量单价无误后在送货单和电脑调入单上签名并加盖财务复核章；1064供应商凭分店人事和财务盖章签名齐备的送货单和调入单后，到总部行政部打印入库单，办理结算事宜；1065总部公用品保管员收到分店人事行政部和财务部盖章签名齐备的送货单和调入单后，对单据的数量单价和金额进行复核，无误后在送货单和调入单上签名，并签上“已核对“字样，交票据员打印电脑入库单和调出单；1066总部公用品保管员将分店收货的送货单同入库单粘在一起，将分店调入单和总部调出单白联粘在一起，然后交财务复核，经财务复核盖章后，入库单白联交财务记账，红联交供应商作为结算凭证，黄联由公用品保管员留存备查；调出单由公用品保管员定期一周一次送财务部记账，移送流程跟正常调出单相同；1067分店的正常公用品入库、调入、调出同总部入库、调入、调出流程。107公用品盘点流程1071每月月末，行政部会同财务部对库存公用品进行一次全面的盘点，盘点时，由行政部人员负责清点，由财务部人员负责记录数据。盘点完毕后，盘点双方在盘点表上签名。1072复盘由财务部人员负责清点，由行政部人员负责核对手工盘点数据。复盘时的抽盘比例为10，有条件的单位，复盘人与初盘人应由不同的人员进行，如该单位人手不够，则由初盘时的财务人员负责清点，由初盘时的行政部人员核对手工盘点表记录数据。复盘人在手工盘点表上签名。如果复盘时的出错率达到5以上，则必须重新进行盘点。1073盘点结束后，由行政部公用品票据员根据手工盘点表录入电脑，生成电脑盘点表，电脑盘点表交财务部进行复核，财务部核对二者的数量是否相符，如有不符，交行政部票据员修正电脑盘点表，待二者相符后，双方盘点人员在电脑盘点表上签名确认，并由双方部门负责人审核签名。1074经双方签名确认的电脑盘点表由财务部出具盘点报告书，盘点报告书同盘点表报常务总监审批，由常务总监签署处理意见，如差异额较大（200元以上），则还必须报董事长审批；1075财务部根据审批的盘点表报告书，进行相关账务处理。11公用品计算机系统管理说明为提高公用品管理的科学有效性，现对整个公司各分店公用品全面实行计算机系统管理，请各分店按照以下说明书和要求规范运作。111公用品分类阶层明细表（附后）公用品分12大类每大类各分中类112公用品编码规则每个公用品名称对应一个编码，编码不得有重复现象，相同型号、规格的公用品不允许有两个编码。公用品编码长度为8位阿拉伯数字，不含任何其他字符，其说明为00（12位）0034位00005678位第一层第二层第三层第一层公用品分类中的大类第二层公用品分类中的中类第三层四位流水号113公用品货位号规则公用品货位号分为12个,每个分类中的大类为一个货位号货位号均为小写英文字母114所有公用品电脑显示的进价均为供应商进价的12倍,进价不得随意更改115权限分配为了保证分店公用品系统与总部公用品系统数据的统一,对有关事宜作以下规定1151分店不得自行编码上新商品资料,若是新商品,分店公用品保管员必须列出商品名称、规格、价格等，传真至总部行政部，统一由总部行政部公用品票据员编码上新商品资料，上完资料后签名并于当天回传到分店，分店方可按总部编码上新商品资料。1152供应商资料由总部统一编辑和管理，未经总部行政部许可，分店不得编辑、删除或修改供应商资料，若有新的供应商，分店必须列出供应商名称、供应商地址、联系人、联系电话、传真号码等，传真至总部行政部，上完资料后签名并于当天回传到分店，分店方可编辑供应商。1153未经许可分店不得随意增加或修改商品货位资料及商品分类信息。1154分店自购的公用品由分店建立完整的领用登记制度，属于工具、设备的公用品，分店、总部必须录入电脑管理。12考核评估121公用品的申请计划、采购、配送、领用、保管、退库等严格按公用品管理流程办理；122公用品的计划、采购、储存、领用等各环节合理、有效，费用成本控制在计划指标以内；123公用品的申请、采购、配送、发放准确、及时；124公用品的领用坚持按计划配置、领用；125公用品管理人员工作严谨，按申请计划配送、发放无差错；126各环节的管理工作合理、有效，无浪费和人为损失现象；127对物品的使用过程进行有效监督；128落实领用登记、签名制度扎实，货物去向心中有数，并有帐册管理；129公用品的储存做到安全、完整，无短少、无损坏、无积压、无过期变质，并且存放有序摆放整齐、物品的堆放、出库等符合仓管的一般原则。1210按规定的时间进行盘点、盘点核查账物相符，各种单据、报表填报准确及时，数字真实可靠；以上每项计1分共10分，实行每月考核一次，得8分以上者为合格，8分以下者为不合格。凡定为不合格单位者，除对经管人员金额不符部分由财务扣款赔偿外，还要视其相关人员情节，作扣分或降级处理。13附件公用品分类阶层明细表61公用品申请流程主管、组长或具体岗位个人部门经理/主管或组长部门经理/主管分店人事行政部主管或文员分店店长/店面负责人总部行政部主管或公用品保管员无库存有库存公用品保管员收货部收货员分店人事行政部文员根据实际需要制定公用品计划部门填写公用品所需用量申请部门负责人审核用量总部行政部核对库存,提供数据分店人事部按有关计划、配置原则进行核实分店店长审查董事长/常务总监批示根据批示的数量配送向供应商订货验收入库根据所批用量发货按期发送分店分店收货部签收分店人事行政部验收签字分店自购总部配送部门经理/主管/组长/个人62配送流程指定专人严格管理明确责任各司其职相互协作存放规范善始善终履行职责跟踪管理加强督导及时清帐确保无误部门、个人领用签字总部公用品票据员按照分店申请的数量报相关人员批准后,打印公用品调出单交保管员配货保管员按调出单配货后,交仓库主管安排配送员和收货员把货放到各分店货位上复核,并签字两人货审签名后的单据,交财务复核员登记存蓝联,总部公用品保管员留存黄联和白联,红联交配送中心司机与货同行配送带到分店签收后,收回白联,交财务复核员与蓝联开应记帐配送中心财务人员接到公用品的调出单,按照手续齐全的单据开出发货单,并负责收回分店签回的单据交总部公用品保管员配送中心核查员根据发货单进行发货,并做好装车环节的检查督促工作,一次发完如果确因公用品数量较多而一次不能配发,核查员必须通知分店所剩数量总部公用品保管员与票据员核对数量,搞好记录,整理数据,与财务理清帐务总部公用品保管员与配送中心核查员在货位上清点数量,确认无误后封包,两人在单据和箱包上签字,并注明件数和发注分店名称63自购流程使用单位按照计划和工作实际所需申请分店主管复核分店部门经理/店负责人确认总部人事行政部审核常务总监/董事长批示分店外购人员购买分店公用品保管员验收入库使用人员签字领用附件职员个人配置数量情况表“附件三”职员个人（办公用品）配置数量情况表级别配置数量（职务、级别）品名单位总监（A）经理（B）主管（C）组长、文职、技术D、E员工备注小便条本每月2本每月2本每月05本大便条本每月2本每月1本每月05本笔记本本每年2本每年1本每年1本计算器台11根据实际需要经相关管理人员批准后领用以旧换新圆珠笔支每月1支每月1支每月1支1笔芯KA800支每月1支每月1支每月1支11以旧换新订书机小台订书机大台11四色笔支每年2支每年2支每年1支1签字笔支每月1支每月1支财务部各2支各片本本11以旧换新铅笔支每月1支每月1支电脑套1根据实际需要经相关人员批准后配置莹光笔支实际用量30M直尺支111人事、财务、业务各1象皮擦个111财务用钢笔支只限财务部用（以旧换新）文件夹个实用量1办公桌套111根据情况职员个人（生活设施）配置数量情况表席梦思床套1112M办公台台11办公椅张11空调台1根据情况2人一房单人床46人一房上下双层床按面积设置床位工服套按人事手册规定电风扇台11111台灯台1根据情况日光灯支11111清洁用具套实际用量半年1套半年一套半年一套季度热水器台1集体共用集体共用集体共用集体三、会员卡管理办法1目的公司为感谢社会各界朋友、新老顾客长期以来对大新公司的热切关爱与支持，同时本着“天天平价，日日省钱”的良好服务宗旨，让广大消费者在大新购物真正得到实惠，感到满意。大新公司自2002年8月起隆重推出“持会员卡消费，尽享“VIP式优惠购物”活动。具体办理程序如下2会员卡徽标、色彩、文字意义及说明徽标大新的徽标是采用“大新”的汉语拼音字母“DX”进行创意而成；蓝色喻为海洋，具有深沉，博大意境，表示基础、实力雄厚；黑色线条具有上下跳动的感觉，喻为上下团结一致，事业如日中天；整个标志造型创作完美，远望标志似一座塔型，近看象一个或多个三角形，“塔形或三角形”都喻为稳固，踏踏实实，细看象古代的“弓和箭”（箭在弦上），喻为企业稳固、快速蓬勃发展。色彩会员卡的色彩主要为金色，代表着高贵；次色彩是红色与绿色，显得醒目赫人。文字意义及说明公司的经营理念“以信经营，以诚服务”字样为会员卡的主题；卡的正面为公司商业百货广场正门的图案；背面为会员一寸彩照、会员须知的说明和会员卡条形码及编号。3会员卡办理范围31凡光临东莞市大新商贸有限公司各分店的顾客朋友，均可凭有效身份证明及本人一寸相片在我公司各分店会员卡代办点（总服务台）申请办理。32需申请办理单位会员卡的单位，具须凭单位营业执照复印件（必须加盖公司公章）及法人代表身份证明方可申请办理单位会员卡；4会员顾客持大新会员卡在大新各分店消费，均可享受会员优惠价购物。41会员单位持大新会员卡限在办卡分店消费，均可享受会员优惠价购物。购物在2000元以上的可享受会员特别优惠价。42会员卡在有效期内消费累计满3万元以上的顾客朋友，返利赠送大新购物券500元正；会员单位消费累计满10万，返利赠送大新购物券1000元正；43会员卡仅在大新各分店收银台付款时方可使用，且须在付款前出示。5会员须知51会员卡仅限本人使用，不得转借他人使用。52记名挂失须重新办理并交纳相应手续费，可保留并持有原用卡号。53会员卡有效期为一年自申请年月至次年当月。54为了保证会员卡持有者本人的权益，防止冒用，会员卡上有会员本人申办时照片，在消费时如果收银员核对不符，我公司有权当场收回会员卡。56会员卡的一切解释权归大新商贸有限公司所有。6卡编号规则61会员卡卡号共13位数，前3位为分店代码，中6位为会员卡申请日期，后四位按升序流水号编号。62分店代码为清溪（旧）店801竂布店806清溪（新）店802石碣店807塘厦店803总部808桥广店805塘厦二店811龙华店815西乡店81363各分店会员卡起始号码分别为清溪（旧）店8010000000001清溪（新）店8020000000001塘厦店8030000000001桥广店8050000000001竂布店8060000000001石碣店8070000000001总部8080000000001塘厦二店8110000000001龙华店8150000000001西乡店81300000000017会员卡办理的权限划分71会员卡的制作由总部行政部专人负责制作，并进行登记及原始顾客资料的存档。72分店承办人必须在会员卡申请表分店代码一栏正确填写分店代码。73会员卡的制作时间及日期由制卡人根据情况自行制定，但每周不得少于一次，各分店对申请会员卡顾客的取卡承诺不得超过一周（顾客自行要求延长取卡日期的除外）。8会员卡办理程序811顾客凭有效身份证明（指身份证、工作证、老年证、学生证、服役证、军官证、教师证、残疾证等）在大新公司任意一家分店的总服务台均可办理会员卡申请手续。812所有申请办理会员卡者均须填写大新商贸有限公司会员卡申请表；本表一式三联，一联存根、二联顾客留存；813申请办理会员卡者，都必须交纳20元的办卡工本费；此项费用公司各分店的前台部服务人员代收后转入财务进行入帐工作；814所有申请会员卡者，其本人都必须亲自到分店，由前台部服务人员进行拍照。82前台部服务人员受理会员卡办理手续821受理顾客的提出的会员卡申请手续,并对顾客作出简要的会员卡所享受的折扣、会员卡的使用有效时间、申请办理程序的说明；822指导顾客正确填写会员卡申请表，逐项检查每项内容，确认填写无误；823按数码相机的规范操作程序，调整好光度及选好背景后为顾客拍下照片，然后在会员卡申请表上记录下顾客的照片编码；824开具一式三联的收款手续，前台服务人员收取会员卡工本费，找回顾客余额及收款收据后，应认真确认顾客的联络方式，若顾客没有联络方式时应告知顾客领卡的日期；825前台部服务人员在交接班时必须做好会员卡受理手续的工作情况交接及所收款项的交接工作，确认无误后交接方都应具实签名；826前台部服务人员留取会员卡申请表存根联，根据存根建立好会员的档案，以备联络及查核之用。83财务部确认各项收款费用831前台部服务当班人员于每天下午的18时,晚上11时到公司财务部办理当天会员卡工本费用交款工作,财务部收款人员确认款项收取数据额无误后,须在上签盖财务收款章,确认该款项已收取832具体程序为前台受理会员卡申请前台收取会员卡工本费前台开出公司统一收据填写当天的会员卡交款情况汇总表按每天规定交款时间到财务部缴交款项财务复核会员卡交款情况汇总表无误后签名确认在会员卡申请表、收款收据、会员卡交款情况汇总表上签名盖章。84分店人事行政部负责整理所有会员卡申请资料,及会员卡跟催工作841前台部服务人员交取款项后,方可把会员卡申请表人事留存联交接到分店人事部,双方核查数据无误后,都应进行数量方面的签收工作842分店人事行政部收到会员卡申请资料财务部开给的总的收款收据的复印件,人事行政存档联后,经整理完毕后于二日内密封转送至公司总部行政部843资料录入,整理完毕后,制卡人员应及时将做好的会员卡进行清点、整理后连同详细的会员卡明细表一份密封转送分店，由分店人事部负责验收无误签收后，方可转至分店前台部服务台处进行发放。85分店前台部服务人员在收到制作好的会员卡后,应及根据所建档的会员资料及时通知顾客在2天内,到分店前台服务人员处领取会员卡。86顾客接到分店服务台电话通知后，凭服务台开出的会员卡工本费收款收据到所申请分店服务台领取本人会员卡一张。分店前台发卡承办人一律须在顾客原来填写会员卡申请表发放栏签名，证实已发会员卡，同时收回黄联，并将黄联转分店人事部存档。9会员卡办理时的注意事项91顾客填写会员卡申请表时,应注意申请栏须书写工整,字迹清晰92前台服务人员必须检查顾客填写内容的完整性,如姓名、联系电话、身份证号码、工作单位等是否详细，证明无误后，方可作为大新会员的个人档案资料进行存档；93前台服务人员为顾客照取会员卡像片时，要注意相机里的像片编号应与申请表编号保持一致。自编号码指的是每次照像录入电脑时的次数，即批数；相机里的编号指的是每批录入电脑中的相片流水号码；会员卡编号是由店别录入电脑的次数相片流水号码，例如每天第2次录入电脑相片，相片的流水号码是15号，则会员卡编号就为8010215。94前台部服务人员办理会员卡发放时,均须在会员卡申请表上注明顾客的取卡日期年、月、日，书写要求工整，以备查核；95会员卡申请表一式三联，白联即第一联（分店存报联）由办理人按编号存档，红联即第二联（总部办卡存档联）由办理人交给总部行政部制卡人，黄联即第三联交给顾客，作为取卡的凭据。96顾客取卡时须在黄联（即顾客联）上签收，办理人收回黄联，并将黄联交付分店人事行政部存档；第二联总部行政部制卡人存档。97若顾客取不到卡或卡与其人不相符，则凭红联向制卡人查询原因或全新打印，并通知顾客两天后再来取卡。10会员卡的管理101公司会员卡的发放由各分店总服务台负责办理、发放，存档及管理；由分店人事行政部负责验收及跟催；总部行政部负责制作；电脑员负责录入会员资料工作；102各分店领取到制作完毕后的会员卡时，应妥善保管，以防遗失；103分店总服务台每月定期对当月所办理的会员卡资料进行电脑录入并建立会员档案，待会员卡使用到截止有效期前期时，以电话方式联系顾客督促其前来续办，以保证顾客的会员卡在大新的正常使用。104以顾客服务为原则，员工一律不准参加免费办理会员卡活动。11会员卡无法正常使用时的有关补充事宜111于当会员卡无法正常使用时，各分店前台部门负责人员应及时负责处理。同顾客进行友好沟通协商、解释，并将无法使用的会员卡回收后，填写会员卡更正明细表，清楚的奖有关无法正常使用的原因进行登记后，发给顾客临时会员卡；112分店前台部服务台应将无法正常使用的会员卡收回并与会员卡更正昆细表附在一起进行编号排序整理；113分店前台部应在每天上午11时，下午6时前将更正的会员卡上报到公司分店人事行政部，由分店人事行政部进行整理，登记后将其密封转送至公司总部行政部进行会员卡更正工作，总部行政部在收到有交更正通知后于二日内将更正后的会员卡返送至分店人事行政部；114分店人事行政部在收到更正后的会员卡后，应立即通知顾客办理会员卡领取手续；115具体流程为会员卡无法正常使用前台部（服务台）接受处理填写会员卡更正明细表顾客签名领取临时会员卡将会员卡更正明细表统一报分店人事行政部进行登记后，密封转送总部行政部进行更正返送分店人事行政部进行发放。四、贵宾卡管理办法1目的为了赢得大宗购物客户和社会各单位、团体购买所需品与公司建立长期的购销关系，进一步扩大销售，以及感谢政府机关、职能部门对本企业的关心与坚持。2贵宾卡的办理范围21在大新商业广场超市部一次性购买5000元以上，电器、金银首饰购买10000元以上的单位或个人，由本人申请可免费办理一张贵宾卡。22社会各单位或团体购买所需品，愿与公司长期建立购销关系，经协商每一单位或团体可免费办理一张贵宾卡。23公司商场开业或公司庆典邀请嘉宾，可限量免费办理赠送贵宾卡。24为感谢政府机关、职能部门对公司的关心和支持，可适量掌握免费赠送贵宾卡。3贵宾卡的功能31贵宾卡享受会员卡同等的会员优惠价，但不适用于特价商品。32拥有贵宾卡即为大新建立长期购销关系，应享有特别服务及优惠。33在大新商贸有限公司各分店均可使用。4贵宾卡须知41结账前出示贵宾卡。42贵宾卡有效使用期为一年。43贵宾卡遗失可申请补办，删除原码。44贵宾卡解释权归东莞市大新商贸有限公司所有。5贵宾卡编号规则51贵宾卡卡号共13位数，前3位为分店代码，中6位为会员卡申请日期，后3位为当天流水号，最后一位为校验码。52分店代码为清溪一店801寮步店806清溪二店802石碣店807塘厦一店803总部808桥头店805塘厦二店811龙华店815西乡店81353贵宾卡卡号为8080302090010店代码年月日流水号校验码6贵宾卡的办理程序61按照申办条件，如实填写一式两联的贵宾卡申请单。62由分店店长或店负责人确认签名，送公司常务总监核实，董事长审批。63总部行政部，根据权限审批手续完备的申请资料进行制作，并造册登记。64制作好的贵宾卡，交总部电脑部电脑员录入贵宾卡资料后，及时转回分分店。各分店收到贵宾卡后在回单上签名，并把回单转回总部。7贵宾卡的发放程序71分店人事行政部行政文员或前台，负责贵宾卡的发放工作。72按贵宾卡发放登记表格填写（附表一）。73做好发放登记，建立贵宾卡发放台帐，便于检查。8贵宾卡的管理81各分店人事行政部行政文员负责贵宾档案资料的管理。82经常保持大宗购物、团体购物贵宾的电话联系，认真搞好跟踪管理。83如贵宾卡遗失或不能正常使用，根据实际情况报经权限批准，删除原卡号码，予以补发。84如贵宾卡发放手续不全，弄虚作假，发行数量不对，一经查实责任人，按贵宾卡费用10元的4倍处罚，多次出错调离职位。85本公司职员一律不准申办和使用贵宾卡。五、汽车的管理与司机工作条例为加强公司车辆管理，增强司机爱车、护车意识，明确责任制度，提高司机安全驾驶意识，降低运输成本，特制定本条例1司机工作要求11严格遵守中华人民共和国道路交通管理条例和东莞市交通管理有关规定，并遵守公司各项规章制度。提倡敬业精神,讲究职业道德,做到尽职尽责、文明、礼貌、守法。12公司运输车辆、司机、货品调配，均由配送中心主管直接安排管理原则上外出提货与中转送货每月转换一次分配为石碣、桥头为一名司机负责塘厦一名司机负责清溪为1名司机负责、寮步、常平及外出采购为1名司机负责，实行分工合作的管理原则如有司机休假或外出采购，其空缺由其他司机轮流补上，由配送中心主管根据实际情况进行合理安排。13车辆每次出车必须由门卫登记、司机签名，对出车用途、车牌号码、出车时间、目的地、返回时间等作