办公室文秘公关接待管理

办公室文秘公关接待管理文秘工作第一章档案的管理3。档案的收集34。档案的整理。档案的鉴定19。文书档案的销毁23档案的检索24。文书档案的保护29第二章调研工作47。调查研究工作的含义47调查研究的作用4849。调查研究的内容和范围。调查研究的准备工作5253调查研究的方法6第三章公关接待。公共关系的含义和特性6职员公关礼仪66办公室接待礼仪80。办公室电话礼仪84。谈话的礼仪8688礼仪的象征1高J言PDFI自创FVNN帆忡忡，但叫叩刊以吁第一章、，、JT，档案的管理、，、，【档案的收集】档案收集工作的内容档案的收集T作，就是按照党和网家的规定，通过例行的接收制度和L专门的征集办洼，将分散在各机关、部门、个人芋巾和散失在其他地方的梢案，有组织、有计划地分别柴1到各有关机关档案宫和各级各类皑案馆，实现统一管理E档案收集工作内容，主要包插三个方而2LL机关档案室对本机关ILJ要归档的利案的接收2俨I案馆对各现行机关和撤销机关的具有民久保在价值的档案的集中和接收。M才巾华人民共和111建立以前各个历史IIJWJ形成的相案的接收取征集二现行机关文书悄来的收集包括机关档案室的收集工作和销案馆对现行机关档案的接IK11作两个方丽。介绍机关档案室的收集工作机关也案室1IA中管理本机关档案的机构，其收集工作姓文书的案收集工作的ZE要组成部分，也是做好也案馆收集工作的基础和前捉。在正性的情况下，立主要是相机关内文件材料的归挡。归档是M各机关在1作研动中不断F生的文付材料处理完毕以后，不得山承办单位或个人分散保存，必须由文书部门或业务部门路理立卷1JJ移交给机关也IL集中保存在我国，归挡已成为党和国家明文规定的项制度，用法律形式固定F来因此，机关档案室要做好收集工作，国先必须建立和健全归档制度，以斗主要精力搞好机关内文3件材料的归档。进行收集工作时，必须明确归档范围，把握归档时间。1归中当范围是指I哪些文件应该归档，哪些文件不应该归档。从原则上说，凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。具体应该按照国家档案局关于机关文件材料归档和不归档的范围的文件规定执行。2归档时间是指文书处理部门需要归档的文件材料向档案室移交的时间。处理完毕的文件，由机关文书部门或业务部门立好卷，在次年6月底以前向档案部门移交。对于专业方面的专门文件，特殊载体的文件或住地分散的单位的文件，为了便于日常工作查考，可以适当延长归档时间。内部机构简单，或不设内部机构的小机关，工作人员少，文件又是集中处理的，文书处理和档案工作由一人兼管，就不需要专门规定归牛当时间，只需将处理完毕的文件归入卷夹，组成案卷，编制出案卷日录，就算归档了。机关档案室一般不接收未经整理的零散文件材料。接收文书部门或业务部门归档案卷的质量要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。机关文书部门或业务部门在向档案部门移交档案时，必须严格执行归档手续，应根据案卷目录详细清点案卷。经认真核对，证明案卷符合案卷目录，交接双方即可履行签字手续，并将案卷目录中的一份由档案室经手人签字后交移交单位保存。在档案工作与文书处理工作由一个部门兼管的小机关，不需要办理归档手续，但在档案人员调动工作时，应参照上述办法办理交接手续。【档案的整理】一文书档案整理工作的内容和作用档案整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。在科学研究和文献工作领域中，所谓档案的整理有广义和狭义之分。广义的档案整理，包括对档案文献的鉴定、考证和编篡出版。如中华人民共和国国民经济和社会发展第六个五年计划的哲学社会科学研究一章，列有古籍和历史档案的整理项目。这里所谓的档案整理，即是从广义上讲的。在档案学中，档案的整理通常指狭义的整理，其主要内容包括区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位一般是立卷、案卷的排列和案卷目录的编制。档案的整理是档案管理工作中一个相对独立的组成部分，其系统的结构和运行机制具有一定的特点一方面，就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论，档案整理工作是由可以分解而又互相联系的若干内部环节要素组成的有机系统。其中各项环节，在我国目前条件下一般是不可缺少和不能逆行的O另一方面，就特定的档案管理单位而论，整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。在档案馆和档案室内，4伯来的整理按其仁作内容的范围大致分为以下三种类型1系统排列和编问。在正规的工作条科下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照川档要求立好的案卷档案馆接收的是由机关的案室根据入I在要求整理格交的案卷。在这种情况下，料案室和档案饨的样I案付现工作，1要是对所接收的档案，在旦大的范例内，即根据整个档案室和档案馆有放手11耳种竹现的需要，进一步系统地整理，如L全宗和案卷的IL夕1，案卷II术的某些加工等等。2局部调整已经稳盐1入馆、室F且在的的案经过管现实践的检验歧的W质量检查，对其中显然不符合整理要求，不便于保T牙利用的部分，仙案馆和档案室需要迸行一定的JIIL以提高其质量另外，随石时间的推移，挡案材料自身或档案整理体系口JFT发生某些变化，也须边仔必要的I用载。3全过程整理由J二些特殊原因，挡案馆、较有LIT也接收和征集些零散文刊，或者当M藏的体系遭受严重的破坏时，就必须进行全过程的整理1作档案整理工作，从JT各个环节作业的性质上，又可概柄为系统化和L基本编日两大部分。的案整理工作，在档案总体管部中具有重要的怠义和作川。主要体现在L档案的系统整理，是档案利川、开发、发挥档案作JTJ的项基本前提条件，是整个料案工作中巫耍的基本建设。在我国悠久的历且发展过程中，形成了数盘价W的档案。现代科学技术和社会主义芥呗建设YLI业的发展便也案室和档案馆的也案数是不断地附加，档案的成分日益复杂同时，档案利片L以至开放的社会信求，也显苟地扩大和深化。对仙案如不J进行科学的整理，查找一价文件使如|叫大游捞告|一样间难E而且不把档案联系组合起来，就不能充分体现档案的特占，就会影响以至失去档案的利用价值只有把档案组成条理化的体系，才能客观地反映出各种活动的本来而貌，他J一系统地查考研究。2优化料来整理L二作，可以促进梢来E作系统各个环节的良性运行科L协调发展。通过梢来的整理可以进一步了解和L检验料草收柴仁作的JII盐，促使其议善和L提高梢案经过系统的整理和L基本编肉，为全而鉴定料案的价值和生T立多元性的检查体系奠定了科学基础。|王L，K分析档案的价仙，要把有关档案材料联系起米进行比较和研究编制专门的检索工具，往往1RI1J借助于档案系统整剧的成祟。而口这儿项工作往往可以约合进行。只有整理奸的档案，才能为档案的保护、统计和检查提供基本的单位和完整的体系，便于维护档案的完略和安全。所以，的案整理工作IAE开发仙案信息资源的主要稳础。档案整理科学化和标准化水平的捉布，对F档案管理工作的也体优化具有直接和广泛的影响档案工作部门必须切实做好档案将理工作E二档案监FLLT作的原则整理档案应该保持文件之间的历虫联系，先分取UM原基础分门另1类，便于保岱币1利JI。51档案的整理必须保持文件之间的历史联系每个机关、单位为了实现自己的职能，同上下左右的机关都要发生各种关系，在这个过程中所积累的大量的文件也必然是互相联系的。根据这种客观规律整理档案，那么有系统地依据材料的内在联系把这些材料加以整理的必要，就简直成为无可避免的。由于档案是历史文件的积累物，所以，其内在联系在档案管理中被着重表述为文件之间的历史联系。整理档案，必须按照、文件之间的历史联系进行基本的分门别类。所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。整理档案不能按照偶然的需要和人为的联系随意分合，必须掌握文件的特点及其形成的规律性，按照、文件在机关实践活动中的固有联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系，如实地反映出文件的历史背景及其系统的内容。文件之间的历史联系，主要表现在文件来源、时间、内容和形式等几个方面。文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，构成了文件来源方面不可分的历史联系O整理档案必须保持其来源方面的固有联系，不允许随意拆散和任意搬家。如果人为地使文件脱离开形成的原单位，打乱了文件来源方面的联系，就会破坏文件体系的本来丽貌和利用价值。从全部整理工作程序来说，文件在来源方丽的联系是首要的联系。文件一定的来源，也是文件内容和产生时间的某种体现。因此，只有在保持文件来源方丽联系的前提下，文件的时间、内容和形式等方面的联系，才能更深刻地反映机关工作活动的面貌。如果首先分割了文件来源方丽的联系，那么，其他一些方丽的联系，者L将是不科学的。文件在时间方面的联系。形成档案的机关或个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段，因而使文件之间具有自然的时间联系。比如，一个历史阶段或一个年度的文件，记述和反映了这一历史阶段、这一年度的工作和生产活动。整理这些文件，应该在保持来源联系的同时，注意保持文件之间这种时间联系。文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。比如L做一件工作，处理一个问题，办理一起案件，召开一次会议，必然要产生内容相关的一系列文件，在整理时必须适当地保持它们的联系。在整理档案的某些程序中，文件内容方面的联系往往是最紧密的联系。在整个整理过程中如果完全没有表现出文件内容方丽的联系，那么来源、时间、形式等方面的联系都可能显得不甚密切。但是，只有在保持了文件大的来源联系的情况下，文件内容方面的联系才更深刻。如果把文件内容上的联系与文件来源、时间等方面的联系结合起来考虑，它的优越性则更大。总之，从一定的意义上说，按文件内容之间的联系整理档案是最重要的，但不是惟一的，不能过分强调内容联系而忽视甚至破坏了文件来源和时间等方面的联系。文件在形式方面的联系。文件的内容必须通过一定的形式表现出来。所谓文件的6形式，包括它的内部形式和外部形式两方雨，主要是扣文刊的种类、名称、载体和记录方式等等文刊的形式，标志苟文件产生时的特定作用，在一定程丘上也反映了文刊的来源、时间和文件内容的怕质。比如，命令反映丁L二R级机关的关系，请示与批复自然是紧密相联的，账搏产生于财务部门并记求了财务市动，文件的恪式、印章等也郁和文件产生的机关、时间、表达的内容布切相关。总之，文件的形式也构成文件之间定的联系。因此，在市耍的情况F可以校文件形式方面的联系进行将础。七述儿方面的联系，体现丁文件形成的些特点A文件之间的联系是客观有一征的，技照文件之间的联系整理档案，是合乎客观现律的。I年内乱期间，有些作法背高了这条原则，给档案的整理和管理选成了地乱。从且个方而所得的经验和教训来看，保如立料之间的历史联系足行4有效的科学JJLQO，必须坚好实行JJ使之更川完善。同时，还应该明确，必须辩证地看待和L处理文11之间的历史联系一方而，山T文11之间的联系是创综复杂和L多种多样的，因而应该恨据文刊情况，善于找山丰RI保持文件之间挝紧密的联系。不能简单地看到文件之间的任何联系叩随意整理。同时，从档案整E卫工仰的全过程米说，应该力求从档案的米源、内容、时间和形式等品方闹，全而地保持其联系。这将对日后的全面鉴定、多元检索和1便子利川等创造良好的条件，另J阳，文件之间的历史联系是相对的，成该根据一定的文件，如不同档案的特点及其形成的不同忻况等，采取保持文件联系的不INJ方法。不能离开实际导在现具体文件简单地确定某种担理方法和VVIT优劣。同时，应眩N档案提础上作的各个环节和各个方丽，全而地考察是有保抨了正件的联系，不能只从某一个JT晰，如L只从分类一个环节或某一类、立卷一个环节或某一卷等，孤立地行待立料之间的联系，不能把某种联系和某种较理方法绝对化A综上所述，就是通常所说的整理档案应该挝大限L立地保持文件之间的历史联系A既要求把握保持文件联系的古观限J且，又要求且挥主观能动性，从特定的整理对象山发，对整理方法进行优边，使文件之间的历联系保持J1JJ泣佳状态。2创案的整到应该充分利口原有基础档案是历/文化的严物，不仅记王在了气时的实践活动，而日反映了历米整卫11呐IF挺有档案的情况和成棋。要尊重历史和前人的劳动，西4整理档案的时候，应该充分利时原有的呢型农础。这处多年来实践，JL明了的一种NJ行的办法，也是科学地组织也案整理工作的一条原则。重视和利用先前的精J1JJJ础，有利L保持文科之间的历史联系，提高档案整理工作的质症IJ且能够有效地加快艳J旦工作步伐，以适应提供利用的需要挡来整理工作，I所谓利用原有基础的含义和要求主要有两方而Z第一，充分重视和利用先前整础的基础以确定档案整理的任务和要求，不要轻易于1乱1LT整一般地说，只要不是零散文件，己经整理而有规可循、有H可查的，就应JJ求保持其原有的整理体系8或者不再重新整理，而通过其他环节进行补救，戚在JLFF必要的加工整理。实践证明，动辄改变L卓米的整理体系，对档案反复进行折腾，这样做的结果固然有些也提高了整JLI质量，却也有些是越整越精对伊1案也有所损毁，而JJI王此以往，今/天否定昨天，明天又否定今天，即使整理方法多变常新，也总是赶不上时兴气也不一定就整理得科学。只有按照档案自然形成的规律整理出一套基本系统，并根据实际需要编制各种检索工具，才能为多方面查找利用提供基础。正反两方面的经验教训告诉人们，今后对己经整理好的档案，不能再随便折腾了。第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说，对必须进行一定整理的档案，也要注意分析原有的整理基础哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中可取的作法应该适当地吸取。即使某些简单的保存和清理工作痕迹，也往往是值得参考的线索而应予以重视。对先前整理得不当的和错误的地方，也要经过仔细研究，掌握了有关情况之后再加以改动和纠正。这对避免人为地破坏文件之间的历史联系，保证整理质量和提高效率，都有一定的补益。3档案的整理必须便于保管和利用保持文件之间的历史联系，并不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系。毛泽东同志曾指出，文件和档案的整理应该分门别类，便于保存和寻找。便于保管和查找利用，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。总的说来，恰当地保持文件历史联系整理出的档案，也就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。它们之间有时也不尽一致。比如一次会议的有关报告、讲话的书面文稿和录音磁带，会议的经费开支计划和会议帐簿、记账凭证，本来互有密切联系，但是完全混同整理，则不便保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作，同样是在保持联系的情况下，往往可以有各种不同的具体作法。而有些作法虽然保持了相互之间的联系，但可能不便于安全保管和实际利用。因此，整理档案时，特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候，不能机械地运用保持文件联系的原则，要充分考虑档案保管和利用的方便。诸如由于档案种类的不同，文件的记录方式和载体材料的不同，程度、保管价值和文件数量的不同等等，贝IJ应根据情况分别整理，恰当地组合，而在相应的范围内要求保持文件的联系。三、文书档案的整理方法档案整理工作的主要内容包括区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位一般是立卷、案卷的排列和案卷日录的编制。1区分全宗全宗是一个独立的机关、组织或著名的人物在社会活动中形成的档案有机整体。确定一个单位的档案能否构成全宗，主要应研究它在行政上、财务上和组织人事上是否具有一定的独立性。即具备以下条件CL可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。2设立会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。3设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。其中最基本的是第一个条件，即以独立行使职权并主要以自己的名义对外行文为主要条件。具体区分档案全宗，应以此为核8,BA判定档案具体属于哪个全宗，关他在于确定档案的形成者一立挡单位，P形成档案全宗的机关或个人。须明确的概念是，个全宗的成分，包括该立档单位各种形式和各种米I踞的档案。对伊I案的形成高必须N且现解，不能把料案形成有等同子文件作者。为此，同先要掌握全宗构成中文件的基本类型，全宗构成不外乎内部文件、发文非本、原稿和收文兰种类割的文件，应主要从此三方而着手，分别查明各自的形成者。立性单位的内部文件和发文布本和原稿，其文件作者即档案形成者E只要查明文件件再，就确定了所届全宗。立档单位的收文，其实际接受者就是档案形成者，而不是文刊作者。只要查明丁收文的实际接受者，也就确定了其所届全宗B2全宗内档案的分类即把立栏L单位所形成的梢巢，按其米IZI内容、IIJ间和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系它包拥选择分类方法、制订分类方案，分类料案材料文件的川一L类布I案卷排列等具体内容分类的般方法，主要有4神类型1技文件的7生I时间分类。具体形式有年皮分类法和L时WJ阶段分类法。2J主文件的来源分类。具体形式有组织机构分类法、作者分类法和通讯有分类法回3技文件的内容分类具体有L问题分类法、实物分类法和地理分类法。4技文件的形式分类臼共体形式有校文件种类名和分类、T主文件的载体形态分类和技文件的形式格式分类。JT巾，取常用的主要有三中J，年度分类法组织机构分类法和问题分类法在实际工作中，单纯采用种分类方法是比较少的，多是两种方法结合使用。通常山年1直同组织机构或问题结合，构成以下四种复式分类法I年度组织机构分类法适川于立俨I单位内部机构时句变化伺不复杂的全宗2组机构年度分类法。适川1子主档单位的内部机构多年直固定或者比较稳定的农础上有1月刷整的全宗一般多井J于撤销机关档案。3年度一二问也分类法。多片F组织机构变化复杂，或由F机构之间分工不明确、文书工作不JE划等原因难以区分X刊所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类419情况。总D二，在不可能和不适FJ主组织机构分类时，往往采用此分类T4问题年旦分类法E多适用于IH肖机关和L历史相案。对现行机关的档案不宜用此分类法3编直保H单位立卷案卷IIT按照定的R赵南L内部特征和L外部特征编直的，具有密切联系的轩下文件的组全体。它既是料案的保甘单位，也是档案数盘统计和般检索的基本单位之一，是组9成全宗的基本单位。现行机关的文件立卷工作在文书部门和L业务部门进行。但档案部门应该对立卷工作予以协助和指导。立卷方法是1主要根据文件本身的特征组卷。文件最基本的特征共有问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、通讯特征和地区特征。通常简称为六个特征，以此作为立卷的基本依据。2结合运用六个特征立卷。对六个特征的理解和运用，不能看做是六种方法，而将一个机关或一个单位的案卷，一律只选其中的某一个特征立卷。也不能理解为在每一个案卷中分别使用不同的特征。正确的方法，通常是根据文件的实际情况，灵活地结合运用23个特征来组立一个案卷，有时可多达4个特征结合立卷，如市档案馆1979年各季度档案利用工作的统计表，同时具有作者XX市档案馆、时间1979年、问题档案利用工作、名称统计表4个特征。这样组立的案卷，文件之间的联系就会更为紧密。其中，问题、作者、名称三个特征比较常用。3适当照顾、文件材料的保存价值组卷O卷内文件整理完毕后，要以案卷为单位在封丽上编日，即进行案卷封面的编目。其基本要求是历史观点和政治上的正确性文字简练，表达准确标题基本结构力求完整。同时，还应注意妥善标写机关名称、人物职务和称号、历法和纪元、文种、地名、文件的内容和其他用语。4案卷排列指根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。其排列方法有多种1按照、案卷所反映的工作上的联系排列。2按照、案卷内容所反映的一定问题排列。以上是最常用的也是比较好的方法。3按照案卷所属起止日期刊时间来排列。4按文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列。引人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔划、汉语拼音字句顺序或四角号码等方法排列。上述方法，可以单独使用，但往往是几种方法结合使用O其中第一、二、四种，往往又都结合重要程度使用。一个全宗内各类案卷排列方法，可以一致，也可以不一致。但一个类内案卷的排列，在一个层次上只能用一种方法，以下再依次结合其他方法排列，而不能同时并列地运用几种方法排列案卷。对于具有不同类型和保管期限档案的全宗，在案卷排列中应予以区分。机关档案工作业务建设范围要求案卷的排列，应以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。5编制案卷日录案卷目录即案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。设置案卷目录的原则是，必须按照全宗来编制，一个全宗编一本，也可以编几本案卷目录。因此，案卷目录的类型基本上有两种1以全宗为单位编制的综合目录。2以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。10分JUIJ9录按其丁类的特征，且编制方法又可分为以下几种J以全宗档案分类的类别为单位编制E21直保竹期间目编制。3掠保TJVI限纣I什分类JI案编制。其中，又可分为附种形式技全宗内案卷的不同IIIL1JU1恨，各编制一本琪儿本案卷口录放全宗内悄案分类的类11，各编制一本或几本案卷口录。4恢档案的机需程度分别编制。此外，如L架一个全宗内的档案在分类时划分为党、政、工、团若干部分，2且将专门档案单独构成特殊部分，这些不同部分的档案如会计档案时以分别编制单独的案卷日求，也口J以全编为一个综合|斗录。烛，案卷同录W数和案卷号码的位数不宜过多，以将案卷数控制在千位以内为ID四、档案保T7朋限衣的含义和作川档案保管期限表就H主以表朋形式列举的案的来源、内容和形式，并指明其保管归限的一种指导性文件。它是作机关、档案馆鉴定档案的价伯，确定档案的保节期限的依据和析。FIL槛巢保管期限求的作用主要有第一，将定工作人员以挡Z担保管JLI限表为依据和标准，容易统一认识有共同语言，可以I睦兔个人认识的同限性、片面性，以及由此I草成的判定档案的价值过觉或过严的偏向，确保他巢价值鉴定的准确性，挺高工作质量同时，又可避免山F鉴定T作人员思想不致而造成的争论不休、犹豫不定的现象，1J11快工作进肢，提高效率。第二，惶案保管JLI限求上具体规定何中I挡来必须保存，何种档案应该销毁，标准明伪，界限消楚，再加上有严格的销毁档案的批准、I监T苗、注销制且，就能有效地阳止人们有意或无意地错误销毁I案，维护档案的完整和L去全。第三，在立卷中，般要求适当照顾文件的保有价值，将具有不同保17价值的文件组成不同的案卷，个案卷内只能有利而不能有附种或间种以上的保1WI限，经验表明以档案保RRJUI限表作参考，文书主卷人员能较容易地区分文件的不同保在价值，比较准确地将LII1组成不同的案卷，并且初步确定其礼节期限，以后档案馆鉴定档案的价值打F基础。JI、梢来保管期限求的类型从我11日前的悄况来看料案保管用L限表的类型有以下五种L通用档案保TRJLIJ限衣它是由国家拍案行政RFJFTRM门编制的，供全国各机关、附体、企业、市业单位鉴定料案价值时通川的档案IH1JUI限表。建阿以米，我国先后制定、颁发布I执行的通JTI档案保管JVI限表有1956年，由中共中央办公厅批准颁发的党的机关档案材料保1JUI表111957年，由国务院批准颁发的国家机关一般档案材料保管期限参考表以1964年，国家档案局将上述两个保管期限表，修订为党政机关统一使用的机关文书档案保管期限参考表试行草案1983年，国家档案局制定、颁发了文书档案保管期限表1987年12月，国家档案局又制定、颁发了新的文书档案保管期限表见附表1151。通用档案保管期限表的特点是第一，它是确定全国各机关、团体、企业、事业单位的档案材料的保管期限的依据和L标准，具有通用性。应当指出，在这种保管期限表中，只是列举了各机关都可能遇到的共有的文件种类，并指明其保管期限，但不包括各机关在各自特定职能活动中形成的某些特殊的专门文件的种类。第二，它是制定其他各种类型的档案保管期限表的依据。各系统、各部门、各机关都可以按照通用表的原则精神，结合各自的实际情况，制定适合于本系统、本部门、本机关或同类型机关档案特点的档案保管期限表。在确定它们各种档案的保管期限时，也应当以通用档案保管期限表的保管期限为依据。在一般情况下，它们的档案保管期限表的保管期限可以略长于通用档案保管期限表的保管期限。2专门档案保管期限表它是由国家档案行政管理部门会同有关主管部门编制的，供各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门档案时通用的档案保管期限表。比如1962年、1966年和1984年，由财政部和国家档案局先后共同制定、颁发的预算会计账簿、凭证、报表保管期限一览表、预算会计帐簿、凭证、报表保管、销毁期限一览表问时预算会计档案保管期限表见附表1152，就是属于这种类型的档案保管期限表。它们是国家财政税收机关和使用国家预算的各种机关、团体、企业、事业单位鉴定预算会计档案这种专门档案价值的统一标准。3同系统机关档案保管期限表它是由主管领导机关编制的，供同一系统内各机关、单位鉴定档案价值时通用的档案保管期限表。这种档案保管期限表须经本部门领导人批准后执行，并报送国家档案局备案，此外还要抄送各省自治区、直辖市档案局。比如煤炭部行政、企业系统档案材料保管期限暂行标准、中国人民解放军文书档案保管期限参考表，就是属于这种类型的档案保管期限表。4同类型机关档案保管期限表它是由档案行政管理部门或主管领导机关编制的，供同一类型比如学校、医院、工厂等各单位鉴定档案价值时通用的档案保管期限表。比如北京市各区人民委员会档案材料保管期限表、湖南省湘潭市的学校文书档案保管期限表，就是属于这种类型的档案保管期限表。5机关档案保管期限表，供具体单位内部使用它是各机关根据本机关档案的具体情况编制的，供本机关鉴定档案价值时使用的档案保管期限表。它几乎包括了一个机关或学校、工厂等在工作活动中可能形成的所有12伯来及其保管JLFJ限。比如巾华人民共和III天冲海夫文件保管朋限表，就是属于这种类型的档案保管阴限表T述各利类型的档案似1WIJILI表之间具有定的关系。通M档案似RWJ限表对其他四种料案似于WJJ恨表具古FH导忘义，机关料案保1WI限哀，必须以其他川种栏I案MTTJ町限表为依据1述的这种相TJJJLJ约关系，是具有中|到特包的社会E义档案工作统一领导、分级妇型原则的体剧，它有利于妥善地制定有关档案保恬JJI咀表以及确定其保管JJI限附表文书档案保管期限0L本级党的代表大会、代农会议、人民代点大会、人民代表会、政治协商会议，汇会、共青团、妇支联合会代表会议的文件材料11通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举纣J柴、讨论通过的文件、决议、纪要、公拟、司主席|却会议记录、简报、重要的照片、录音像带等文件材料永久12贺信、贺T址、时沦米跑过的文件长期13小组会议LI己址、参考文件、会议服务机构的讨划、总结等文件材料短期2丰级党委、人民代表大会、政治协商会议、工会、共古团、妇女联合会的常委会、仑体委员会，政的党委会、办公会议的CJ材料21公报、决议、决定、记录、纪要领导人UT活、讨论I且过的文何材料永久22讨论未通过的文科材料等短期3上级机关有开的重要会议文件材料3111主文件材料LWI32其他文件材料短WI4J二级机关颁发的文件材料41宦属上级机关颁发的，属本机关主信业务的和非直属上级机关似发的钊对本机关主管业务并要执行的亚耍的文件材料1久42直属上级机关颁发的周本机关主管业务并要执行的般文科材料蹄143其他需要执行的文刊材料却期5克和国家领导人、上级机关视察检查本地区、本机关工作11形成的题词、讲话、录像等重要艾刊材料革久6本机关党组包括实行党委制的党委和行政办公会的记录、纪要、D论通过的文件永久7本机关召开会议的文件材料71本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料3711通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料永久712典型材料、代表发言、简报长期713小组会议记录、参考材料短期72一般专业会议文件材料721纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料沃期722典型材料、代表发言、简报短期8本机关制发的包括与其他机关联合制发的文件材料81方针、政策法规性的，重要业务问题的永久82一般业务问题的剧创83事务性有参考价值的短期9代上级机关起草并被采用的文件的毒后草稿91重要的法规性的长期92其他的短期10本机关各种普查工作形成的文件材料101综合成果、专题成果、方案、总结、报告永久102原始记录长期11本机关专题、典型的调查报告111重要的永久112一般的短期12本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示121方针政策性的重要问题的永久122一般事务性问题的短期13本机关工作活动的工作总结、报告131主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的永久132半年的、季度的、一般性的长期14本机关计划、规划、控制数字141年度和L年度以上的永久142年度的、月份的短期15本机关的统计报表151汇总的、年度和年度以上的、专题的永久152季度、月份的短期16本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料永久17干部任兔的文件材料14171本机关领导人，本机关对直间单位领导人任兔的文件材料本久172本机关内部机构负责人的任免材料L呈阳18本机关必动模范、先进工刊者等的文件材料永久181I级以上的182地、县级以下的KJUI19本机关对有关人员的处分材料191影响大、问凶严亚的111D永久192一般的长期20干部LPL工录用、转IE、调资、定级离I丛休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等立卡|材料1在121本机关职工调ILR作的行政、二资、党团组织关系的介绍信及在根民坤22本机关职工JL员名册本久23本机关中党、111、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件和11员名JVT等文件材料LUVI24本机关组织沿革、大事记永久25本机关及本机关批准的有关M城变化和解决地抖纠纷、征用二U血的文件材料永久26本机关财产、物资、档案悖的交接凭证长期27本机关编辑的1反映主要职能活动的出版物定析和样本水久28本机关与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文卡|材料281肯历史意义和民运利用价值的7久长期282重要的283，1性的声在WI29本机关关于山L王1考察、友好往米、参加会议等外事情动形成的文件材料291重大研动的K要文件永久292一般活动的审批手续、考察报告长WJ293其它文件材料短期30机关之间协商工作的往来文件材抖短期31同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文科材树挝周32本机关处理人民来借来访的文中|材料久则川则本长短短321有省以上领导人重要批示和处理约束的322有上级机关或木机关领导人重要批示和处理纣I呆的323其他有重要处现结果的324ILI旬处班主L呆的1533下级机关报送的总结、报告、统计报表331年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告长期332年度以下的总结、统计报表，一般专题的报告和备案的短期附表预算会计档案保管期限表直主主IL|删档案名称备注会总预计算算单会位计预|税收会计一、会计凭证类L国家金库编送的各种报表及缴库返库凭证|年卡年I年2各收入机关编送的报表3单位预算会计各种原始凭证和记帐凭证卡五年但括传票汇总表共存叩根联1销古4各种完税凭证和缴、退库凭证1五年钉号立后保管工5财政总预算会计拨款凭证及其他会计凭证十五年6农牧业税结算凭证十五年7涉及外事的会计凭证永久永久永久二、会计帐簿类8日T己贝T五年1五年9总账1五年|五年卡五年税收日记帐总帐和税收票证分类出纳账|兰卡10明细分类、分户或登记簿1五年十五年|五年一十五年现金山纳账、银行存款帐二五年12哥在预弈否计固定资产固定资产明细账卡片13报废清理后I年。一、会计报表类14各级财政总决1F永久15各级行政事业单位决算|年永久税收年报决算1年永久16口国家金库年报决算1年永久IFJ建设银行基本建设拨、贷款年报决算1816斗坠孙L一FF迭的保管工|叫屈预算合计句报百E|判且限算合计月和主制五单位预辄会计月、芋JT报农FF五，同上其中1电报报T2保忏F年，税收告讨JU在包NI票证JUI11年所属税OB革L天报边的TI年四其他类|刻会计格交情册十五年十五年十五1间会计挡在保管消册仁LI4叫1问斗会专1脱销毁消JDI仁L叫卡|一叫工LLI4说明税也机关的税务经费会计挡在促管闭眼，拍单位预算合计剧A0046999YFI轧六、档案保管期限表的结构他案保管JLJJ限0，通常出顺序号、条JK、保管期限、附注以及总的说明等部分组成。其中，条款和保管JLJJ限是主要项11L条款它是组类型相同的料案文件的名称或标题。拟制条战般要求反映山同一组档案文十|的来源内容和L形式，可以指出具体的作者、问题和L文种，也可以概括山其类型FTLL台直各用飞各医院、领导性文件、报表等儿来源、内容和形式三者，11不绝对要求11俱全，而应当根据梢来保管朋限求的适用范围、各种档案文刊的特点及其价值来1决定。必要时，在条款中应当111山科案文件的川途平11可年程度OJLI土生是M执行、批准、各案、参与等。可靠程度是指RZP稿、定稿、正本、自I本等。每条款应当代表一组有内在联系的价值相同的档案文件。有时，为了使条款简沽醒目，也可以14具有不同价伯国的而告联系的组档案文件写成一个条，茧，在条款节面分别FRIJT其不同的IIIL1JU1恨。条款文字EZ力求简RLJL扼要，附确无误，什平讯法逻IL。同时，条款般不宜拟得过多过细，但也不要过于概括，而应吁以便于使川为原则10Z保JUJ限它是根据芥类档案的似在价值确定的。正确的似于RWI限，应气是客观布在的俨I案保T价值的反映。保竹JVI限的JII分是档案价仙鉴定工作的斗主要任务，保竹JVI限划分得始否恰当，是衡量档案价值将定工作质量高低的主要标准B正天L为如此，我们在编制也案保管期限表I时，应当重点研究如何划分保铝期限这一核心问LIHE根据1987年12片4ICJ国家档案局颁发的4关F机关档案保管阴限的现定，也案FFJTFLDRFIPL限定为永久、长期和知17期三种。长期为1650年左右，短期为15年以下。1永久保管。凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、机关领导人任免的文件材料直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。2长期保管。凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为L三期保管。它主要包括本机关一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。3短期保管。凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。它主要包括本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。3附注它是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。比如对条款中重要的和一般的可以注释为重要的是指方针政策性或重大问题的、具有科学历史价值的文件材料，一般的是指一般业务和事务性问题、科学历史价值不大的文件材料。再比如一些合同、协议书、借据的保管期限，往往需要从有效期满后算起，可以在保管期限的后面注明失效后的字样。4类别条款的分类，就是将条款按照一定的方法归纳起来，分成不同的类别。这是为了使条款条理清楚，便于鉴定工作人员运用档案保管期限表中列举的各个条款来分析和判定档案的价值。档案保管期限表的条款，一般是按照其内容来分类的，也有按照各组文件的来源或形式分类的。档案保管期限表划分类别的数量和类别的设立，是由档案保管期限表的类型以及各个档案保管期限表的具体情况决定的。对于那些条款少的档案保管期限表，也可以不分类，不设类别。不过，无论分类与否，各个条款均须按照一定的顺序加以系统的排列。5顺序号档案保管期限表的各条款按分类系统排列后，必须在各条款前面统一编顺序号。编号的目的是固定条款在分类和系统排列后的位置，但更重要的是它可以作为鉴定工作人员使用档案保管期限表鉴定档案价值时引用条款的代号O6总的说明18毡一般应当扣山档案保管WJ限衣的远月范围，制定档案保告别L叹衣的根据，保管WJ限衷的约构，保竹JM恒的计算J法，以及其他应当说明的事I页。【档案的鉴定】鉴定档案价值的基本工作万法现行机关料来价值的鉴定1作一般是吐机关悄案至会同文书部门、业务部门共同进行的，在现行机关，通川由机关世I案室会同文1部门、业务邱门制定机关档案保竹别限表，经机关领导人批准后执行，文I部门、业务部门据此进行档案价值鉴定工作，在每年市县归挡的案卷的封而上注明其保管期限。特案卷归档时，档案室在检查案卷质量的IJH才，须结合检查其保管期限是有准确尔后，每年或创隔数年由机关档案室负责将保管期淌的档案拣出，经市阑，认定无须继续保存的11可销毁。当档案京保存有未经鉴定的档案时，斗干数量不多，则可山档案室负责完成对该部分悄来价值的鉴定工作的全部任务1I5TT未虹、鉴定的档案数里较多111可在机关办公厅室的领导下组织机关内各文书、业务部门共同鉴定，由怕案室交代鉴定原则、标准各部门各自鉴定其本身形成的档案的价值，最后由档案室统一检查、验收鉴定也ZE价值的基本工作方法是直接鉴定法，亦即JJJ过直接市查船来来鉴定档案的价值。采用直接鉴定法鉴定创爽的价值，主要包括以F两层含义1要求鉴定1作人员，棍据鉴定档案价值的原则和标准，按照棉奈的实际情况直接判定档案价值，这是因为，档案保1LJPJ限表的条款不可能反映山实际档案的一切特点，而且也不可能也衍所有的档案，所以，切档案不可能部通过栏I案保竹WJ11表米鉴症。|叫1时，根据档案保管期限表鉴定档案的价值，亦剑LDH直接审查了档案的实际情况后，才能确切地如LI芷它适合于参照档案保管期限表的圳一个条款确定保管昂11悦目2要求鉴定I作人员逐刊、运页地审查档案，而不是仅仅根据毛主同录卷内文11FI录取I案卷题名判定档案的价值一般地说，上述的日录、题右，应当并能够确切地反映伯来的内容和成分。然而在实际T作巾还往往存在萄些1M盐低劣的日录、题名，如果根据它们米确定档案的价值，就可能得山错误的结论。而且，即使是质盘较好的日录、也名，也不可能反映有关档案价值的一切特征和L且岳，为了准确地判定他案的价值，亦须直接翻阅和审查档案。直接接定法是保证植提价值鉴定工作质量的重要方法，所以，在般情说下必须采用但是，采用直接鉴定法并不要求机关领导人、鉴定小组或鉴定委员会的全体成员M1111地、无休止地阅读每一份档案。至于应当出谁直接审查挡案及市L到街案的详细程度，可根据具体情况且过珩牢控。直接鉴定档案一般是以案卷为单位进行的。如果个案卷内有不同价值的档案JJ凶门之间联系密切，则可根据其中段立要的料案的价值确定该19案卷的保管期限如果在重要案卷内发现个别无须继续保存的档案，而案卷业己装订好的，则不必拣出来销毁如果在需要销毁的案卷内发现个别重要档案，则须将其取出另行保存，其他档案可销毁。档案的保存价值，有重要性和时间性两方面的衡量标准。说档案有重要的或一定的保存价值，就是指档案在被利用的过程中发挥作用的大小说档案有永久保存、长期保存和短期保存的价值，就是指档案被利用时间的长短。在一般情况下，它们两者是一致的。如1中国共产党章程队中华人民共和国宪法，它们无疑既是重要的，又具有永久保存价值。但是，有时档案的重要性和保存时间的长短这两者又有不一致之处。如一般机关的年度工作计划是重要的，具有永久保存价值。而另一些重要机关的调动干部、转移党组织关系介绍信存根只具有长期保存价值，财务部门的原始凭证只具有15年的保存价值，能否说它们就一定不如L年度工作计划重要呢不是如此。它们在其保管期限内同样是重要的。它们之所以没有永久保存，主要是从可能被利用的时间的长短来决定的。而从其发挥作用的大小而言，很难说哪一种更重要，应当说它们在规定的时间内可能都是重要的。因此，在鉴定档案的价值时，必须善于处理档案的重要性和时间性两方面衡量标准之间的关系，并对它们进行统一的、全面的分析、考察。在档案价值分析中注意运用弹性原理。以弹性原理运用于档案价值鉴定工作中，就是指分析档案的价值必须留有余地，在关键环节保持可调性，事先应当预备好可供选择的多种调节方案，充分分析事态的多种可能发展趋势和应急措施，使档案价值鉴定工作始终处于比较主动的地位。鉴定档案的价值是人们对档案被利用的可能性的一种估计和预测，难以做到完全准确。在具体鉴别某一份文件、某一个案卷，乃至某一部分档案是否具有重要的保存价值，其保管期限划定得高还是低，尤其是涉及到确定档案是保存还是销毁，而没有把握时，运用弹性原理颇为必要。具体地说，也就是采取留有余地的弹性处理方法，。一般应掌握保存从宽，销毁从严孤本指其他单位、档案馆没有重复的从宽，复本从严本机关的文件从宽，外机关的文件从严对介于两可既可永久保存，又可长期保存既可长期保存，又可短期保存之间的文件，可采取就高不就低的方法处理即使对无须继续保存的某些档案，亦可判处销毁，暂缓执行等等。综观上述一系列弹性处理方法，其基本思想就是要极其慎重地判定档案的价值，应当留有以待一定的实践检验的余地，以减少对档案价值预测上的失误，提高档案价值鉴定工作的质量。现行机关的档案价值鉴定工作，除了单独进行外，有时还往往同档案的整理工作结合进行。其一般方法是首先，在全宗内文件分类过程中，剔除那些内容重复和明显没有保存价值的文件，通常称作不归档文件其次，在案卷编立过程中，利用立卷和拟写案卷题名需要详细阅读文件的机会，鉴定档案的价值，确定每个案卷的保管期限以及剔除无须继续保存的文件最后，对拣出的需要销毁的文件进行审查O倘若只对某一全宗的档案作局部整理，如L调整案卷、修改案卷题名等，亦可结合进行档案价值的鉴定工作。20二档案价JTI鉴定工作的内容一般地说，档案鉴定工件包恬稳定档案的价伯和其伪囚目前，在他案馆窒业务工作中经MIIL行的鉴定工作主要赴指前者A所以，档案94IEFT所说的档案鉴定工作是指档案价值的接定档案价值鉴定工作是挡案馆丰技阳、定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的拍案于以销毁的一项档案业务工作挡架价值鉴定1作的内容主要包梢。制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表具体分析料来的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限拍山无保存价值的启L保管蜡满的档案F以悄贱，以及围绕上21作1日开展的一系列鉴定组织T作。概括T述内容，1主要是确定哪些档案需要保汗和保存多L主时间，哪些档案无须保存即可销毁E但是，对上述存和毁FJJII由的工作内容及其相互关系应当有一个正确的、全面的认识和理解，