生产管理系统操作手册(各矿)_图文

龙煤集团股份有限公司双鸭山分公司信息化建设工程生产管理系统操作手册（各矿）版本/修改状态V20受控状态受控非受控总页数18密级秘密编制审核PMO完成日期2011年12月1日批准日期2011年12月4日二一二年三月I目录第1章系统运行环境111客户端运行环境1第2章系统登录及初始化设置221系统登录222系统初始化3221修改密码3222安装IWEBOFFICE插件4223安装电子签章插件5224安装FLASH插件7第3章矿内发文931功能概述932主要流程933单位拟稿1034文件中心1435文件排版1736文件终审1937行文管理22第4章公文制发2741功能概述2742主要流程2743单位拟稿2844文件接收3345单位文件中心34第5章呈文管理3851功能概述3852主要流程3853基层及部室呈文3854收文查阅41第6章公文归档4461功能概述4462主要流程4463文件查询44第7章通知公告及待办工作提醒4471通知公告4472待办工作提醒45龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第1页第第1章章系统系统运行环境运行环境使用协同办公管理系统完成公文的制发、审批及查看，首先必须安装软件系统。“安装软件”是指在的各矿机房服务器端上的安装。各客户端并不需要安装程序，只要接入双矿局域网，利用WINDOWSXP/2003/7等系统自带的IE60以上浏览器，就可以正常运行协同办公管理系统；同时为了保障系统的功能正常使用，需要安装OFFICE2007及上版本，并安装协同办公管理系统提供的在线文档编辑插件和电子签章插件。所以，为了能够使用户充分了解软件的运行环境，长期良好运行系统，必须注意本章提出的一些软硬件环境。11客户端运行环境硬件环境建议配置处理器应为PENTIUMR4以上含或同级别处理器，512M以上内存，1G以上可用硬盘空间，显示分辨率支持1024768或更高版本。软件环境操作系统MICROSOFTWINDOWSXPSP1或SP2、MICROSOFTWINDOWS2003SERVERSP1或更高版本、MICROSOFTWINDOWS70；浏览器INTERNETEXPLORER60或更高版本；办公软件MICROSOFTOFFICE2007或更高版本；FLASH播放器ADOBEFLASHPLAYER100或更高版本；插件协同办公管理系统网页中提供的插件，即IWEBOFFICE插件、电子签章插件，FLASH插件，安装插件操作详见22节。龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第2页第第2章章系统登录及初始化设置系统登录及初始化设置21系统登录协同办公管理系统作为双矿企业信息化管理平台其中一个子系统，访问方式为打开本地IE浏览器，在地址栏中输入访问地址后回车即可打开系统登录界面，如图21所示。图表21协同办公管理系统登录界面首次使用协同办公管理系统，在登录界面输入初始的用户名和密码。使用之前注意机器的IE设置，要正常使用协同办公管理系统，需要关闭IE的弹出窗口阻止程序，如图22所示，同时关闭第三方程序对IE弹出窗口的拦截，如雅虎助手，百度搜索栏、SOSO工具栏、QQ珊瑚工具栏，新浪点点通，卡卡上网助手等。龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第3页图表22关闭弹出窗口阻止程序输入初始的用户名和密码后，单击“登录”按钮，系统打开如图23所示的协同办公系统功能主界面。图表23协同办公管理系统功能主界面22系统初始化221修改密码从安全角度出发，用户首次进入系统后首选要修改密码，而每个用户也应该定期的修改密码，确保密码不会被泄漏，保证非法用户不能使用自己的用户名和密码登录系统，泄漏文龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第4页件信息。下边看看那如何修改用户的密码。在协同办公管理系统功能主界面单击“修改密码”，进入“修改密码”页面，如图24所示，按照提示信息填写相应的内容，完成后单击“确定”按钮，提示密码修改成功。图表24修改用户密码222安装IWEBOFFICE插件登录系统后，要正常的使用系统进行在线文档编辑，则需要安装在线文档编辑插件。第一步登录系统后点击右上角的插件标签，如下图所示图表25插件下载页面第二步在插件页面选择IWEBOFFICE插件进行下载安装，如下图所示龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第5页图表26IWEBOFFICE插件下载页面第三步选择SETUPEXE进行安装，安装后重新登录系统即可使用。图表27IWEBOFFICE插件安装页面223安装电子签章插件在系统使用中需要对文件进行电子盖章及查看已盖章的文件都需要进行电子签章插件的安装。第一步登录系统后点击右上角的插件标签，如下图所示龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第6页图表28插件下载页面第二步在插件页面选择电子签章安装程序最新插件进行下载安装，如下图所示图表29电子签章插件下载页面第三步选择INSTALLEREXE进行安装，安装后重新登录系统即可使用。龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第7页图表210电子签章安装页面224安装FLASH插件在系统使用中需要进行文档上传，该功能需要FLASH插件的支持。第一步登录系统后点击右上角的插件标签，如下图所示图表211插件下载页面第二步在插件页面选择FLASH播放器插件进行下载安装，如下图所示龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第8页图表212FLASH插件下载页面第三步选择运行进行安装，安装后重新登录系统即可使用。图表213FLASH插件安装页面龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第9页第第3章章矿内发文矿内发文31功能概述矿内发文主要实现矿内公文的拟稿、审批、行文等操作。针对矿办公室用户主要包括单位拟稿、文件中心、文件排版（行政）、文件排版（党委）、文件终审、行文管理。单位拟稿办公室拟稿人员通过该功能完成办公室拟稿登记的操作。文件中心办公室初审通过的文件转到文件中心，办公室文书通过该功能完成文件的后续转交审批操作。文件排版文件排版人员通过该功能完成文件的排版。行政文件排版人员通过该功能完成行政文件的排版，党委文件排版人员通过该功能完成党委文件的排版。文件终审办公室终审人员通过该功能完成文件终审操作。行文管理终审后的文件转到行文管理，该功能实现文件的盖章和行文下发的功能。32主要流程矿内办公室公文制发的流程主要包括【办公室拟稿】【提交办公室初审】【办公室提交矿长和书记审批】【办公室排版校对】【办公室行文下发】【基层单位和科室文件接收】。具体流程如下图所示龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第10页矿内发文流程图开始结束1、单位拟稿登记（拟稿、签批单）4、办公室初审6、矿长或书记签批提交排版7、行文（文号，套红头）11、下发公文矿办公室5、办公室主任签批3、矿分管领导签批8、制版9、校对10、校对22、科室或基层领导签批12、文件接收基层和科室拟稿人员拟稿转交传送转交传送通过转交通过转交通过提交初审图表31矿内发文流程图33单位拟稿单位拟稿工作前，办公室拟稿人员首先要在WORD中完成拟稿文件的编写工作。将编写完成的拟稿文件保存在本地，然后通过新增拟稿功能上传至办公系统。登陆系统，从左侧功能列表中选择【矿内发文】【单位拟稿】功能，右侧会显示单位拟稿画面，如图32所示。龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第11页图表32单位拟稿主界面拟稿在单位拟稿画面点击“新建”按钮，弹出新增窗体，选择正确的签批单（党委和行政），输入相关信息，点击“正文”上传已准备好的拟稿文件，点击确定，完成单位拟稿信息的创建，如图33所示。图表32单位拟稿新增编辑选中一条记录，点击编辑功能按钮，弹出编辑窗体，修改该文件相关信息后点击确定，完成单位拟稿信息的编辑，如图33所示。龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第12页图表33单位拟稿编辑删除选中一条记录后，点击工具栏删除按钮，弹出删除窗体，点击是删除记录，点击否取消删除操作，如图34所示。提示已审批的记录不能删除。图表34单位拟稿删除撤销转交对提交初审后且领导还未进行审批的文件可以进行撤销转交，已经审批了的文件不能进行撤销审批的操作。文件撤销后当前状态将回到拟稿状态。选择龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第13页一条记录点击“撤销转交“操作，领导还未审批的文件撤销到拟稿状态。如图35所示。图表33单位拟稿撤销转交提交初审选中一条记录，点击提交初审，当前状态会变为已提交到初审人员处，当前初审人员为办公室副主任，已提交或已审批过的记录不能重复提交。如图36所示。图表34单位拟稿提交初审查看文件选中一条记录，点击查看文件按钮，可以查看文件的详细内容，也可直接点龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第14页击附件图标进行查看，还可以将文件另存到本地，如图37所示。图表35单位拟稿查看文件查看处理过程可以查看该文件的审批处理过程，包括处理人，处理时间等，如图38所示。图表36单位拟稿查看处理过程34文件中心单位拟稿中点击提交初审后的文件都将加载到文件中心列表中，办公室通过该功能完成文件后续的转交审批工作，并将文件提交排版，进行下一步的排版工作。龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第15页登陆系统，在左侧功能列表中选择【矿内发文】【文件中心】功能，右侧会显示文件中心画面，记录背景色为绿色的为待办工作，记录背景色为红色的为急办的文件，记录背景色为黄色的为办结的文件。如图39所示。图表37文件中心主界面转交办公室文书根据文件的状态和文件的审批内容转交给相关领导审批。点击“转交”按钮在弹出的转交人列表页面选择要转交的领导，点击确定完成文件的转交。如图310所示。图表38文件中心转交撤销转交龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第16页对转交错误的记录可以通过该功能撤销之前的转交操作，撤销转交后的文件回到转交之前的状态。选择要撤销转交的文件点击“撤销转交”,完成文件的撤销操作，审批通过的文件不能进行撤销转交操作，如图311所示。图表39文件中心撤销转交提交排版全部走完审批流程的文件通过该功能提交排版，选择要提交排版的记录点击“提交排版”操作，提交排版后该记录的提交排版状态变为“是”。如图312所示图表310文件中心提交排版查看处理过程可以查看该文件的审批处理过程，包括处理人，处理时间等，选择一条记录点击龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第17页“查看处理过程”在弹出画面中可以查看该文件的审批过程。如图313所示。图表311文件中心查看处理过程统计统计不同领导需要待审批文件的个数，如图314所示图表312文件中心统计35文件排版文件中心提交排版的页面转到文件排版界面。登陆系统，在左侧功能列表中选择【矿内发文】【文件排版】功能，右侧会显示文件排版画面，如图下图所示龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第18页图表313文件排版主界面排版在排版页面选择一条记录点击“排版”操作，在弹出的在线文件页面进行排版操作，排版后点击保存并推出完成文件的排版。如下图所示图表314文件排版转终审对已排版好的文件进行转交终审的操作，选择一条记录点击“转终审”,该文件转交到文件终审页面，如下图所示龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第19页图表315文件排版转终审查看处理过程可以查看该文件的行文操作过程，包括操作类型，处理时间、处理结果等，如下图所示图表316文件排版查看处理过程36文件终审文件经过文件排版（行政、党委）后转终审到文件终审界面。登陆系统，在左侧功能列表中选择【矿内发文】【文件终审】功能，右侧会显示文件终审画面，如下图所示龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第20页图表317文件终审主页面终审对已排版的文件进行终审操作，在终审页面选择一条记录点击“终审”操作，可审批该文件，也可保存在本地，如下图所示图表318文件终审转排版对终审时还需要排版人员继续排版的可以进行转排版的操作，选择一条记录点击“转排版”,该文件转交到文件排版页面，如下图所示龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第21页图表319文件终审转排版转发文对终审通过的文件可以进行转发文操作，选择一条记录点击“转发文”,该文件转交到行文管理页面，如下图所示图表320文件终审转发文查看处理过程可以查看该文件的行文过程，包括操作类型，处理时间、处理结果等，如下图所示龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第22页图表321文件终审查看处理过程37行文管理行文管理主要实现对已终审的文件进行盖章和下发操作。登陆系统，在左侧功能列表中选择【矿内发文】【行文管理】功能，右侧会显示行文管理画面，如下图所示图表322行文管理主页面行文登记对于不通过系统进行审批和排版的文件，可以直接通过该功能上传文件下发给相关单位。点击“行文登记”按钮，在行文登记页面录入相关信息并上传正文后完龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第23页成行文登记的操作。如下图所示图表323行文管理行文登记行文下发在行文管理页面选中要下发的文件，点击行文下发按钮，系统打开行文下发窗口，在行文下发窗口显示公文中指定的主送和抄送人员名单，根据该名单在用户列表中选择相应的用户进行公文下发。完成下发后，通过点击页面列表公文记录的接收状态可以查看公文接收状态。如下图所示图表324行文管理行文下发撤销下发选中一条行文下发的记录，点击撤销下发，在弹出撤销下发页面，选择需要撤销下发的单位，点击表单上撤销下发按钮，取消对该单位文件的下发。如下图所示龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第24页图表325行文管理撤销下发撤销下发转终审选中一条记录，点击撤销下发转终审，该记录将会重新返回到文件终审模块中，进行重新终审操作，再经转发文来到行文管理模块中。如下图所示图表326行文管理撤销下发转终审办结归档选中一条记录，点击办结归档按钮，列表的行文状态列会变成已归档，办结归档的文件即进入公文归档，用户可以根据权限在公文归档功能页面中进行文件查询具体。如下图所示龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第25页图表327行文管理办结归档查看处理过程选中一条记录，点击查看处理过程按钮，弹出的表单中可以查看该文件的审批处理过程，包括处理人，处理时间等。如下图所示图表328行文管理查看处理过程盖章选中一条记录，点击盖章按钮，在线打开要盖章的文件，选择要电子签章点击文件中需要盖章的地方进行盖章，盖章完后点击保存并退出完成文件的盖章。如下图所示龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第26页图表329行文管理盖章龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第27页第第4章章公文制发公文制发41功能概述公文制发主要实现公司级文件的拟制、审批、提交局办初审；公司文件的接收；公司文件的矿内传阅。针对办公室用户主要包括单位拟稿，文件接收，单位文件中心3个功能模块。单位拟稿办公室文书直接拟稿，转交局分管领导审批，后提交局办公室初审。文件接收接收到的局办公室发布的各种文件，套上矿内批办单，在矿内进行批办。单位文件中心显示已套矿内批办单的公司文件，通过该功能实现文件的转交审批、办结，撤销办结等操作。42主要流程公司公文制发矿内部分主要流程为【矿内单位拟稿】【转交本单位领导审批】【转交矿分管领导审批】【提交局办初审】【查看处理状态】【接收局下发文件】，具体流程如下图所示1、办公室（秘书室）3、矿长或书记批办行文下发矿办公室文件中心2、办公室主任批办矿内批办单传送转交传送转交公司公文制发流程图局办公室4、相关领导批办传送转交结束办结归档单位拟稿图表41公司公文制发流程图龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第28页43单位拟稿单位拟稿工作前，办公室拟稿人员首先要在WORD中完成拟稿文件的编写工作。将编写完成的拟稿文件保存在本地，然后通过新增拟稿功能上传至办公系统。登陆系统，从左侧功能列表中选择【公文制发】【单位拟稿】功能，右侧会显示单位拟稿画面，如图32所示。图表41单位拟稿新建在单位拟稿画面点击“新建”按钮，弹出新增窗体，选择正确的公司签批单（党委和行政），输入相关信息，点击“正文”上传已准备好的拟稿文件，点击确定，完成单位拟稿信息的创建，如下图所示。龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第29页图表42单位拟稿新建编辑选中一条记录，点击编辑，弹出单位拟稿表单，修改相关信息后点击确定，完成操作，如下图所示。图表43单位拟稿编辑删除选中一条记录后，点击工具栏删除按钮，弹出删除窗体，点击是删除记录，点击否取消删除操作，如图44所示。图表44单位拟稿删除提示已审批的记录不能删除。龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第30页转交处理该功能主要实现文件转交审批的功能，选择一条记录点击“转交处理“，在弹出的转交人员列表中选择相关领导，点击确定，完成文件的转交操作。文件转交审批后状态显示为该领导正在审批。如下图所示图表45单位拟稿转交处理撤销转交对转交错误且领导还未进行审批的文件可以进行撤销转交，已经审批了的文件不能进行撤销审批的操作。文件撤销后当前状态将回到转交处理操作之前的那个状态。选择一条记录点击“撤销转交“操作，领导还未审批的文件撤销到上一个状态。如下图所示龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第31页图表46单位拟稿撤销转交提交初审选中一条记录，点击提交初审，当前状态会变为已提交到局办公室初审，已提交或已审批过的记录不能重复提交，正在审批的文件也不能提交初审，如下图所示。图表47单位拟稿提交审批查看文件选中一条记录，点击查看文件可查阅该文件，或是点击附件列的WORD图标来执行查看文件操作，如下图所示。图表48单位拟稿查看文件查看处理过程龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第32页通过该功能可以查看该文件的当前的审批状态和审批处理过程，包括处理人，处理时间等，如下图所示图表49单位拟稿查看处理过程44文件接收文件接收主要实现局下发文件的在线接收和查看。登陆系统，在左侧功能列表中选择【公文制发】【文件接收】功能，右侧会显示文件接收画面，或者可以通过点击首页的待办公提醒相关链接也能打开文件接收列表。如下图所示。图表410文件接收龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第33页转单位内传阅选中一条记录，选择对应的批办单，点击转单位内传阅按钮，列表中单位传阅状态列变为已创建，已创建的文件已转至单位文件中心，如下图所示图表411文件接收转单位内传阅45单位文件中心单位文件中心主要实现了局下发文件矿内的转交审批功能。登陆系统，在左侧功能列表中选择【公文制发】【单位文件中心】功能，右侧会显示单位文件中心画面，如下图所示图表413单位文件中心转交审批龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第34页选中要转交的公司下发文件，点击转交审批按钮，弹出转交人员列表，在转交人员列表选择要转交的相关领导点击确定，完成文件的转交审批，该功能可同时转交多人进行审批。具体如下图所示图表414单位文件中心转交处理撤销转交转交错误的且领导还未审批的文件可以通过该功能进行撤销转交，选择一条记录点击撤销转交，则领导还未审批的记录已撤销,具体如下图所示图表415单位文件中心撤销转交办结对全部审批通过的文件进行办结操作，已办结的记录不能再进行转交操作，龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第35页选中一条没有办结的记录，点击办结，完成该文件的办结操作。具体如下图所示。图表416单位文件中心办结撤销办结对已经办结的文件进行撤销操作，选中一条需要撤销办结的记录、点击办结按钮，是否办结列的状态会变成否，如下图所示图表427单位文件中心撤销办结查看处理过程选择一条记录点击查看处理过程可以查看该文件的审批处理过程，包括处理人，处理时间等，或者直接点击记录中的处理状态链接。如下图所示龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第36页图表431单位传阅文件查看处理过程第第5章章呈文管理呈文管理51功能概述呈文管理主要包括基层及部室呈文，收文查阅，收文查阅审批。基层及部室呈文各基层或部室单位向上呈文，可登记，提交初审等操作。收文查阅局办收到的龙煤或省里的文件传阅给各矿，进行矿内传阅批办。收文查阅审批加载收文查阅中转交审批的文件，可执行浏览和审批操作。52主要流程【协同办公】【呈文管理】【收文查阅】【转交本单位领导审批】【转交矿分管领导审批】【审批完成后接收文件】龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第37页开始结束1、基层拟稿登记（拟稿、审批单）3、办公室初审（秘书室）5、总经理或书记签批提交初审7、行文（文号，套红头）11、下发公文（办结归档）公司文件中心4、办公室领导审批传送传送转交传送转交基层拟稿公文制发流程图基层文件中心传送2、局分管领导签批传送转交6、会搞部门签批（可选）传送转交8、排版9、校对10、终审（主题词）12、文件接收53基层及部室呈文单位拟稿工作前，首先要在WORD中完成拟稿文件的编写工作。将编写完成的拟稿WORD文件保存在本地机器，以便上传方便。登陆系统，首先在页面上方选择【协同办公】，然后从左侧功能列表中选择【呈文管理】【基层及部室呈文】功能，右侧会显示基层及部室呈文画面，如图51所示。龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第38页图表51呈文管理基层及部室呈文登记基层或部室呈文登记，向局呈文操作，如图52所示。输入呈文相关信息后，必须点击正文按钮，上传完成编写的拟稿WORD文件。图表52基层及部室呈文登记编辑选中一条需要修改的记录，修改完信息后点击确定进行保存。删除选中需要删除的记录，点击删除按钮，再弹出的表单中选择是删除记录，点击否取消删除操作，具体如图53所示。龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大软件工程发展有限公司第39页图表53基层及部室呈文删除提交初审将公文提交分公司办公室初审。在文件列表中选中相应记录后，点击提交初审按钮，即可完成文件提交初审，提交初审后，可以通过查看处理过程功能及时掌握文件办理状态，具体如图54所示。图表54基层及部室呈文提交初审撤销转交对提交初审的文件进行撤销转交操作，文件的当前审批列的状态会变成空白。查看处理过程可以查看该文件的审批处理过程，包括处理人，处理时间等。龙煤集团双鸭山分公司信息化建设项目协同办公系统操作手册北京北大