销售公司财务管理规定试行

中谷集团销售公司费用管理规定（试行）1目的为了进一步加强销售公司的财务管理，控制不合理费用开支，统一销售公司的报销程序及规定，合理使用资金，根据会计法规和销售公司的具体情况制定本制度。2销售公司费用管理办法销售公司费用通过预算进行管理。除集团公司下发文件特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除该项费用金额。21定义预算管理是指销售公司依据公司的年度预算事先向集团财务部编制下月本公司日常费用计划，由销售公司财务部审核，经销售公司总经理批准后，确定下月费用预算金额。实际费用报销时，财务部门根据费用预算，准予报销或另行处理。22具体实施221销售公司的日常费用按月预算，月度预算期间为本月28日到下月27日。222每年1月份,销售财务部与营销部根据销售公司月度任务目标、基本固定费用测算销售公司备用金定额，报总经理审核。销售公司费用和销售业绩按季对比定额，销售业绩上升或下降将相应调整定额，重新报总经理审批。备用金的领取由销售公司总经理出具借条统一领取。223每月29日，销售公司向财务部提交下月的月度费用资金计划表，该计划表的编制以销售公司当月申报的费用和下月特殊费用为基础，销售财务审核后，报总经理审批。224连续三个月出现销售公司亏损的无收入或无合同,财务须提请亏损说明报告给销售公司总经理以示警报,在销售公司经理书面情况说明后,经批准方可实施预借支225每月5号至10号前，发放销售公司前一个月实际报支的费用和工资。226销售公司未能在规定时间内提交月度费用预算表的，销售公司的拨款顺延一个月。23日常费用分类及内容费用项目费用内容工资员工工资及社保公共费用公共生活用品、办公用品、固定电话、邮寄费、传真费、固定资产、烟茶费交通费驻外销售团队所在地合肥的长途车费，市内交通费市场费推广费、入网费、市场攻关招待费业务费用市内交通费、长途车费、住勤费、招待费手机费因工作需要而实际已支付的手机费（定额报支）小车费用油费、过桥路费、修理费、停车费标书费招投标过程中的标书费用3日常费用报销单填列规范31费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。原始单据要分费用类别、时间顺序，按日程顺次粘贴不符合规定的，财务部门作退回处理。32报销的原始发票要求是正规发票，如确实无法取得所属业务的正规发票，可以采用其他正规发票代替，但事先需写明详细事由作为附件并经该销售公司总经理批准。33对其他人委托办理的事项，费用需由委托人承担的，报销单应由经办人填写，并经委托人签字确认,若无委托人签字则费用记入经办人账。34报销单据、使用说明单据名称使用说明差旅费报销表报销外埠出差发生的长途交通费、到达目的地的市内交通费、住宿费、出差住勤补贴、回合肥交通费以及本市出差所发生的市内交通费；出差过程中发生的招待费也填列在差旅费报销表中。支出证明单除差旅费报销表规范项目外的费用的报销，填制支出证明单进行报销原始凭证粘贴单原始票据粘贴单，票据要分费用类别、时间顺序，按日程顺次粘贴，附在前2种报销单后面借款凭证销售公司日常费用暂借款出差申请单到外埠出差以及本市出差时填制出差行踪表到外埠出差以及本市出差时填制日程费用明细单按工作日程发生的各项费用费用发生月度汇总表各销售公司所有费用按人、按费用项目分类统计表4借支规定41销售公司由总经理按批准后的月度费用预算表额度内填制借款单向集团公司进行借款。42销售公司市场、客户经理借款，需凭相应分管负责人审核后的出差月度计划表及销售公司总经理批准的借款单在个人的预算额度内向销售公司总经理进行借款；副总的借款须由销售公司总经理批准后的出差月度计划表及借款单在个人的预算额度内向销售公司总经理进行借款。43市场专员、客户经理借款，最高限额为1,000元/人/次；分管部门经理借款，最高限额为3,000元/人/次，个人当月借款不得超过个人的预算数。44票据送至集团总部审核，在予以核报的范围内，集团出具相应金额的收款收据给销售公司总经理；销售公司总经理出具收款收据给向其借款的人员。5费用细则规定51工资销售公司各销售部门人员的工资标准另行制订52房租、水电、物业管理费521租赁合同审批销售公司驻外办公地点必须提供房介方当时当地租赁参考价，填制租赁合同审批表，报销售公司办公室主任审核，统一由销售公司签定租房合同。租赁合同变更必须重新填写审批表522租赁面积的核定销售公司办公室主任根据各销售公司的人员数量核定办公用房和生活住房的标准面积。销售公司的办公用房面积不得超过150，生活住房的标准面积8/人住宿人数523办公区域的水电费、物业管理费凭票据实核报，生活区域的水电费在定额范围内核报。524房租发票一律不准打白条必须提供正规发票,否则不予报销。53办公用品及固定资产531办公用品包括硒鼓、墨盒、色带、传真纸、打印纸等,按定额报支。购买办公用品应写明规格型号，总公司审核核对价格。若办公用品本月超支，应出具使用说明，由办公室审核签批报销；销售公司文秘负责日常办公用品的验收、保管和发放，由领用人在领用表上签字。月末文秘必须将领用表粘贴至报销单中送回。每月购买的办公用品文秘必须编制详细的物品清单（包括数量、价格、领用人签字），办公用品发票也须注明物品名称价格，不允许填写办公用品一批等模糊字样，月末将销售公司老总审核签字后的清单附发票后寄回报销，否则一律退回。532固定资产销售公司购置单项金额超过500元以上的办公用品（如传真机、打印机等），必须由销售公司先书面申请，报办公室核价审批后方可购买。所有固定资产由销售公司文秘建立台帐，总公司财务每半年与销售公司核对一次，如遗失追究销售公司总经理责任。54邮电费邮寄费、快递费、固定电话费、传真费。541邮寄费、快递费必须由文秘统一编制邮寄清单，清单内容包括何时何人邮寄何物给何人和相应费用。月末将销售公司老总审核签字后的清单附发票后送回报销，否则一律退回。542销售公司的座机数量控制在3部之内（只有接收功能的电话除外），销售公司固定电话费可在总额范围内进行调控。543传真费超过标准的必须附传真清单可以核报；销售公司选择一部电话专门用于收发传真。55差旅费551市内交通费参照定额报支。市内交通费原则上以公交车、地铁为主，市场专员、客户经理无特殊情况不得乘坐出租车。552长途交通费因业务需要的长途出差，均需填制出差申请单经销售公司总经理批准出差费用包括长途交通费、出差住勤补贴、住宿费、到达目的地后的市内交通费。住勤补贴20元天/人,出差期间接受业务单位接待的，则按接待的用餐次数计算，住勤补贴不予发放；参加各种会议、培训，期间的住勤补贴、市内交通费不予发放。56回合肥交通费产业园所在地合肥之间的往返车票。561合肥籍驻各外埠员工每满两个月可以回合肥一次特殊情况需回合肥的，销售公司总经理级别以下人员，经销售公司总经理批准可以在未满两个月的期限回合肥，并按调休处理，以到达合肥及离开合肥的机打票据上的时间为准。562回合肥次数累计次数一年不得超过六次，超过六次的费用自理。回合肥累计次数包括回合肥参加会议或培训以及过年回合肥的次数在内。563非合肥籍员工回合肥，以销售公司下发的会议或培训通知为准；食宿由销售公司办公室统一安排。564开车回合肥的，所发生的过路、过桥、油费等并入小车费用的额度；565销售公司人员回合肥及去公司正常上班一律按“回合肥”定额补贴,车队个人用车费用扣减此费用补贴后的差额,记入个人往来57招待费日常招待和业务招待571日常招待用香烟费、茶叶费在公共费用报销单中必须分开列支，销售公司日常招待费用香烟、茶叶定额（见定额表）。由销售公司总经理指定人员统一购买，无个人定额。由销售公司文秘负责香烟茶叶的验收、保管和发放并建立记入办公用品购买领用表，登记购入、领用情况，领用人在领用时必须在领用表签字。每月由文秘粘贴票据报销。并将办公用品购买领用表作为附件，若无，财务不予报销。其他个人购买的不予报销。否则一律退回。572业务招待费审批权限及招待费表单格式详见招待费用审批权限表；未按权限进行招待费申请的，一律不予以报销；权限内销售公司总经理审批同意的，必须于招待前传至总公司（交由对应主管录入费用台帐），否则不予以报销；项目招待费用总计不得超过项目总额的3，项目招待费用累计超过项目总额的3时需报请集团总经理批准。58小车费用是指销售公司因开展业务活动，在使用小轿车过程中所发生的油费、过路过桥费、停车费、小额维修。581销售公司总经理小车费用标准（见定额表），销售公司按此定额只容许核报一辆小车费用。582销售公司行业经理、大客户经理级别以上的如有私家车，其费用按1200元/月补贴，长途时所用费用，按长途差旅费报销，1200元/月不含其费用当月以发票报帐。583享受小车费用报销的人员不得同时享受“销售公司差旅费定额”的报销。59标书费591自主营销业务招投标过程中的标书费，中标后由公司承担；如未中标由销售公司承担。592外来业务员招投标过程中的标书费，中标后由子公司承担；如未中标由供销员或销售公司承担。510市场推广费销售公司因业务发展需要，召开推介会或参加大型商品交易会所发生的费用。5101使用原则先申请后使用，申请时需报详细的方案以及说明预期达到的效果及费用额度，所报方案须经市场部经理、销售公司总经理批准后方可实施，否则所发生的费用不予报销。5102销售公司在上报月度费用预算表时，必须附报月度市场推广预计划，其内容必须包括计划时间、市场推广活动的内容、负责人、预计市场推广活动的对象、预期达到的效果、预计费用等内容。6销售公司费用的申报要求61销售公司所有人员的报销,必须填写公司统一规定的日程费用明细表（周）、商机费用明细表和月度费用报销汇总表附模板,并由文秘每周将周报电子版传至销售公司财务分配审核，严禁手工填写。62在填写周报日程费用明细单时，时间段必须详细注明几点至几点，在填写工作内容时，如遇字数较多一行写不下的可拉大行间距选择自动换行填写，不可以将内容隐藏不全部显示。否则当月费用未显示内容部份,不予报销63公共费用与个人费用必须分开报销，个人发生的公共费用不允许在个人周报工作内容反中反映，公共费用统一由文秘填报，如发现重复报销的，由审核会计做出相应的处罚。（公共费用定义详见销售公司财务管理规定）64销售公司报销人员根据费用发生类型,分别粘贴报销单据,报销类型主要分市内交通费、长途费、住宿费、住勤补贴、招待费、手机费、邮电费等。公共费用与个人费用必须分开报销，个人发生的公共费用不允许在个人周报工作内容中反映，公共费用统一由文秘或驻外部门负责人填报，如发现重复报销的，由审核会计做出相应的处罚。（公共费用定义详见销售公司财务管理规定）65报销单据的有效时间为前一个月的28号至本月27号发生的费用，原则上不允许跨月报销，特殊情况必须在报销单后附说明，并在当月通知财务预提。没有原因逾期报销的费用，按财务规定费用的发放将依次顺沿。销售公司文秘每月29号将销售公司发票收集齐全后，填写销售公司费用汇总表，送达至销售公司助理会计收。66下列情况的费用单据不预报销661报销人未填写工作周报表和月度费用报销汇总表不予报销662工作周报表、月度费用报销汇总表与报销单据金额不等、支出项目不符、支出时间不同的不予报销663工作周报表、月度费用报销汇总表无报销人、销售公司总经理签字的不予报销664超支或特支费用未按规定事前申请或手续不全的不予报销（主要指招待费、购买大件物品）7销售公司费用的审核及分工职责71销售公司行业经理初审，监督审核销售公司人员周报工作内容的真实可靠性。72市场部审核人员审核内容722每周跟踪审核销售公司市场专员周报中的市场费用的真实性与实施进度。723每周跟踪审核市场部行业经理商机收集费用的真实性。724市场招待费是否符合销售公司招待费审批流程规定。725审核销售公司因业务发展需要，召开产品推介会或参加大型交易推广会所发生的费用。726跟踪审核销售公司其他非项目费用。73营销部审核人员审核内容731每周跟踪审核销售公司周报中的项目跟踪费用的真实性与实施进度。732项目招待费是否符合销售公司招待费审批流程规定。733审核标书费，确定中标和不中标、销售公司自主业务和外来业务员业务，按不同情况分别报销。734审核销售公司其他项目费用735办公室审核人员审核内容736审核销售公司经理和文秘支出的公共办公费用。741财务审核人员审核内容742审核各项费用发票的真伪，一经发现使用假票，没收假票，并由审核会计处以一定的处罚。743审核各项费用是否超定额标准。744审核各项费用审批手续是否完善。745办公用品、邮寄费是否附有清单和领用手续。746通过对照发票开具时间审核周报工作内容反映的真实性。75每月的30号销售财务将销售公司上月费用报支情况和月度财务报表,发电子邮件给销售公司留存备案销售公司日常费用定额1单位元/月项目费用销售公司房租、物管、办公水电生活区水电燃气（人/月）日常办公用品（月）邮寄/快递费（月）固定电话费（办公、生活）（月）传真费（月）日常招待用茶（月）小车费用（月）回合肥费电气行业3003008003006003500医疗行业3003008004006002500其它行业参照租赁合同春秋季30/夏冬季403002506002004002000参照回合肥定额，期间不再补贴小车费日常费用定额21、市内交通费市内交通费原则上以公交车、地铁为主，无特殊情况不得乘坐出租车，在定额内凭票据实报销，超定额的不予报销。公司配有小车或有私家车的按定额报销小车费（包括油费、过路过桥费、停车费、小额维修费），超定额的及其他相关费用不再另行报销。定额如下岗位销售经理市场部经理行业经理大客户经理市场主管标准3500元/月1200元/月1200元/月1200元/月400元/月3、手机费在定额内根据凭票据实报销，定额如下岗位销售经理市场部经理行业经理大客户经理市场主管标准400元/月300元/月200元/月200元/月150元/月招待费用审批权限表单位元/月职务50015002000250050001500015000以上销售公司总经理市场部经理销售部经理行业经理大客户经理81费用审批流程811差旅费差旅费因业务需要的长途出差费用包括长途交通费、出差补贴、住宿费、目的地市内交通费。出差均实行事前分级申请制度，按公司出差审批程序申请，无申请的一律不予视为出私差，出差结束后向直接领导汇报评定出差效果。出差审批程序如下，有出差费用的审批权限按费用审批权限客户经理申请分管经理销售部备案分管经理销售经理批准销售部备案市场部经理申请销售公司总经理审批销售部备案费用标准伙食标准住宿标准级别一类城市二类城市三类城市一类城市二类城市三类城市销售经理35元天30元天25元天300元/晚200元/晚200元/晚行业经理35元天30元天25元天200元/晚160元/晚120元/晚客户经理30元天25元天20元天150元/晚120元/晚80元/晚其他规定一类城市直辖市、省会、特区，二类城市各省地级市，三类城市各省县及县级市。两人以上共同出差时，同性别者原则上应两人合住一个房间，住宿标准就高取值。出差人员由接待单位负责接待的或住在分公司办事处、亲友家的，一律不得报销住宿费。住宿人员出差住宿，一律按照以上规定标准安排住宿，住宿费凭正式发票报销，超额部分自负，低于标准的按实报销。特殊情况由销售公司总经理审批按实报销。812项目攻关费项目攻关费是因具体项目攻关需要所发生的各项招待费、礼品费等。项目攻关费实行总预算内的事先逐级申请制度，在各自审批权限内审批使用，不得超出总预算。审批程序如下客户经理办事处经理（如有）地区经理（如有）销售部财务部销售公司经理集团总经理审批权限如下职务权限客户经理书面申请办事处经理单笔支出500元地区经理单笔支出2000元销售部审核、备案财务部审核销售公司经理2000元单笔支出20000元总经理单笔支出20000元813项目返还款因项目运作需中标后返还的费用，必须在项目中标前先申请批准后方可进行承诺，返还款支付后，计入公司项目成本审批程序如下客户经理申请办事处经理审核（如有）地区经理审核（如有）销售经理审批集团总经理批准82市场费用821市场拓展费市场拓展费是因设计院、行业部门、业务员等业务资源关系攻关所发生的各项招待费、礼品费等。市场攻关费实行总预算内事先申请制度，在各自审批权限内审批使用，不得超出总预算。审批程序如下市场主管办事处经理（如有）地区经理（如有）销售部财务部销售公司经理集团总经理审批权限如下职务权限市场主管书面申请办事处经理单笔支出500元地区经理单笔支出2000元销售部审核、备案财务部审核销售经理2000元单笔支出20000元总额低于（片区考核任务4）084总经理单笔支出20000元总额高于（片区考核任务4）084822市场推广费市场推广费是因地区业务发展需要，召开推介会或参加展会所发生的活动、礼品等（包括中秋、春节等）费用，市场推广费必须先申请后使用，申请时需报详细的方案（包括计划时间、市场推广活动的内容、负责人、预计市场推广活动的对象、预期达到的效果等）及费用额度，市场推广费按销售副总批准的推广方案及预算申报。823入网费入网费是公司进入行业部门或大客户等交易平台发生的各项办理费用，由销售部归口管理，费用由销售部