档案目录通用数据元规范

1档案目录通用数据元规范（征求意见稿）1范围本标准规范了档案目录管理业务中对于最核心和通用部分的数据最小单元及其描述；明确了档案目录管理业务中各个业务模块需要的最核心和通用部分的最小数据单元。本标准适用于档案管理信息系统的建设与维护，以及档案目录中最核心和通用部分的数据交换。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本部分的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本部分，然而，鼓励根据本部分达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本部分。GB/T71562003文献保密等级代码与标识GB/T74081994数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T154181994档案分类标引规则GB/T1948812004电子政务数据元第1部分设计和管理规范DA/T12000档案工作基本术语DA/T131994档号编制规则DA/T181999档案著录规则DA/T191999档案主题标引规则DA/T222000归档文件整理规则中华人民共和国档案法实施办法（国家档案局令第5号）国家行政机关公文处理办法（国发200023号）中国共产党机关公文处理条例（中办发199614号）编制全国档案馆名称代码实施细则（国档发19874号）中国档案分类法（中国档案出版社）中国档案主题词表（中国档案出版社）GENERALINTERNATIONALSTANDARDARCHIVALDESCRIPTIONICAISADG2000SECONDEDITION国际标准档案著录规则（总则2000第二版）23定义下列术语和定义适用本规范。31数据元DATAELEMENT用一组属性描述定义、标识、表示和允许值的数据单元。GB/T1948812004，定义3232文件级目录数据元DESCRIPTIVEELEMENTATTHEITEMLEVEL是指以文件为描述对象的目录数据元。33案卷级目录数据元DESCRIPTIVEELEMENTATTHEFILELEVEL是指以案卷为描述对象的目录数据元。34全宗级目录数据元DESCRIPTIVEELEMENTATTHEFONDLEVEL是指以全宗为描述对象的目录数据元。35通用类目录数据元GENERALDESCRIPTIVEELEMENT是指其描述对象涉及两种或两种以上级别的目录数据元。4档案目录通用数据元规范本标准遵循GB/T1948812004，并根据实际情况，选用了其中20个属性进行了描述，这些属性分别为序号、中文名称、中文全拼、同义名称、英文名称、内部标识符、定义、对象类词、特性词、关系、表示词、限定词、数据类型、数据格式、值域、计量单位、状态、提交机构、批准日期、备注。本标准的内部标识符采用通行的分段编码制度。内部标识符的前两位数字表示档案类别，如“01”表示是属于通用数据元；内部标识符的中间一位数字表示目录级别，如“1”表示是文件级数据元；后两位数字表示目录数据元顺序，如“02”表示在顺序上是位于第二的数据元。表1给出了档案目录通用数据元及其描述。2表1档案目录通用数据元编制规则序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注1文件主要标题名称WENJIANZHUYAOBIAOTIMINGCHENG文件正题名PROPERTITLE01101文件级目录文件的主要题名文件标题名称主要字符型AN11000按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局2文件并列标题名称WENJIANBINGLIEBIAOTIMINGCHENG文件并列题名PARALLELTITLE01102文件级目录以第二种语言文字书写的与文件正题名对照并列的题名文件标题LINKWITH01101名称并列字符型AN21000按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局3文件副标题名称WENJIANFUBIAOTIMINGCHENG文件副题名SUBORDINATETITLE01103文件级目录解释或从属于文件正题名的题名文件标题LINKWITH01101名称副字符型AN11000按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局4文件附件标题名称WENJIANFUJIANBIAOTIMING附件题名、附件标题APPENDIXTITLE01104文件级目录文件正文后的附加材料的标题文件附件标题LINKWITH01101名称字符型AN1255按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局3序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注MINGCHENG5文件顺序代码WENJIANSHUNXUDAIMA文件编号DOCUMENTCODE01105文件级目录制发文件的单位或个人赋予文件的顺序号,如公文的发文字号文件顺序代码LINKWITH01101代码字符型AN250按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局6文件顺序号码WENJIANSHUNXUHAOMA件号ITEMNUMBER01106文件级目录文件排列的顺序号文件顺序号码LINKWITH01203、01204、01302号码字符型N6,0按照DA/T131994、DA/T222002中的相关规定草案上海市档案局7文件页（张）号码WENJIANYEZHANGHAOMA页张号NUMBEROFPAGELEAF01107文件级目录案卷内文件每页或每张的顺序号文件页（张）LINKWITH01203、01204、01302号码字符型N6,0按照DA/T131994中的相关规定草案上海市档案局8文件电子文档代码WENJIANDIANZIWENDANGDAIMA电子文档号REFERENCECODEOFELECTRONICRECORD01108文件级目录档案馆、室管理电子文件的一组符号代码文件电子文档LINKWITH01405、01406代码字符型AN150根据本单位归档电子文件分类方案和排列顺序逐件编号草案上海市档案局4序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注9文件形成日期时间WENJIANXINGCHENGRIQISHIJIAN文件形成时间DATEOFCREATION01109文件级目录文件的形成时间文件形成日期LINKWITH01101日期时间日期型YYYYMMDD按照DA/T181999中的相关规定，符合GB/T74081994中的日历日期草案上海市档案局10档案第一责任者名称DANGANDIYIZERENZHEMINGCHENG第一责任者、主要责任者PRIMARYCREATOR01110文件级目录对档案内容进行主要创造、负有主要责任的团体或个人档案第一责任者LINKWITH01101名称字符型AN2255按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局11档案其他责任者名称DANGANQITAZERENZHEMINGCHENG其他责任者SUBORDINATECREATOR01111文件级目录指除了第一责任者以外的责任者档案其他责任者LINKWITH01101名称字符型AN2255按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局12文件稿本名称WENJIANGAOBENMING稿本VERSION01112文件级目录档案文件的文稿、文本和版本文件稿本LINKWITH01101名称字符型AN210按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局5序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注CHENG13文件种类名称WENJIANZHONGLEIMINGCHENG文种DOCUMENTARYFORM01113文件级目录文件种类的名称文件种类LINKWITH01101名称字符型AN18按照DA/T181999、国发200023号、中办发199614号中的相关规定草案上海市档案局14文件链接描述WENJIANLIANJIEMIAOSHU文件链接AFFILIATEDDOCUMENTLINKING01114文件级目录将文件全文与所属的文件级记录唯一标识符相链接文件链接LINKWITH01108描述字符型AN1128草案上海市档案局15相关文件链接描述XIANGGUANWENJIANLIANJIEMIAOSHU相关文件链接RELATEDDOCUMENTLINKING01115文件级目录将与著录单位有重要关系的其他相关文件全文与文件级记录唯一标识符相链接，例如请示与批复文件链接LINKWITH01108描述相关字符型AN1128草案上海市档案局6序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注16案卷主要标题名称ANJUANZHUYAOBIAOTIMINGCHENG案卷正题名FILEPROPERTITLE01201案卷级目录案卷的主要题名案卷标题名称主要字符型AN11000按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局17案卷并列标题名称ANJUANBINGLIEBIAOTIMINGCHENG案卷并列题名FILEPARALLELTITLE01202案卷级目录以第二种语言文字书写的与案卷正题名对照并列的题名案卷标题LINKWITH01201名称并列字符型AN21000按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局18案卷标识符代码ANJUANBIAOSHIFUDAIMA案卷号FILENUMBER01203案卷级目录全宗内案卷排列的顺序号案卷标识符LINKWITH01204、01302、01106、01107代码字符型AN15按照DA/T131994中的相关规定草案上海市档案局19案卷目录标识符代码ANJUANMULUBIAOSHIFUDAIMA案卷目录号FILELISTCODE01204案卷级目录全宗内案卷所属目录的代码案卷目录LINKWITH01106、01107、01203、01302代码字符型AN14按照DA/T131994中的相关规定草案上海市档案局20文件起始日期时间WENJIANQISHIRIQISHIJIAN文件起始日期DOCUMENTDATEBEGUN01205案卷级目录案卷内文件的起始时间文件起始日期LINKWITH01206日期时间日期型YYYYMMDD按照DA/T181999中的相关规定，符草案上海市档案局7序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注合GB/T74081994中的日历日期21文件终止日期时间WENJIANZHONGZHIRIQISHIJIAN文件终止日期DOCUMENTDATEFINISHED01206案卷级目录案卷内文件的终止时间文件终止日期LINKWITH01205日期时间日期型YYYYMMDD按照DA/T181999中的相关规定，符合GB/T74081994中的日历日期草案上海市档案局22案卷链接描述ANJUANLIANJIEMIAOSHU案卷链接AFFILIATEDFILELINKING01207案卷级目录将文件级记录与所属的案卷级记录相链接案卷链接LINKWITH01106描述字符型AN1128草案上海市档案局23全宗名称QUANZONGMINGCHENG全宗题名、全宗名称FONDSTITLE01301全宗级目录全宗的主要题名全宗名称名称字符型AN1255按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局24全宗标识符代码QUANZONGBIAOSHIFU全宗号FONDSCODE01302全宗级目录档案馆（室）给定每个全宗的代码全宗标识符LINKWITH01106、01107、01203代码字符型AN16按照DA/T131994中的相关规定草案上海市档案局8序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注DAIMA、0120425案卷目录标识符起始代码ANJUANMULUBIAOSHIFUQISHIDAIMA案卷目录起始号FILELISTCODEBEGUN01303全宗级目录全宗内案卷目录的起始号案卷目录LINKWITH01304代码起始字符型AN150按照DA/T131994中的相关规定，取值不得大于数据元01304草案上海市档案局26案卷目录标识符终止代码ANJUANMULUBIAOSHIFUZHONGZHIDAIMA案卷目录终止号FILELISTCODEFINISHED01304全宗级目录全宗内案卷目录的终止号案卷目录LINKWITH01303代码终止字符型AN150按照DA/T131994中的相关规定，取值不得小于数据元01303草案上海市档案局27案卷起始日期时间ANJUANQISHIRIQISHIJIAN案卷起始日期FILEDATEBEGUN01305全宗级目录全宗内案卷的起始年月案卷日期LINKWITH01306日期时间起始日期型YYYYMM符合GB/T74081994中的日历日期草案上海市档案局28案卷终止日期时间ANJUANZHONGZHIRIQI案卷终止日期FILEDATEFINISHED01306全宗级目录全宗内案卷的终止年月案卷日期LINKWITH01305日期时间终止日期型YYYYMM符合GB/T74081994中的日历日期草案上海市档案局9序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注SHIJIAN29全宗形式描述QUANZONGXINGSHIMIAOSHU全宗形式FONDSFORM01307全宗级目录全宗的组织形式全宗形式描述字符型AN28可以取下列枚举值独立全宗、联合全宗、全宗汇集、档案汇集草案上海市档案局30案卷目录数量ANJUANMULUSHULIANG目录数QUANTITYOFFILELIST01308全宗级目录全宗内案卷目录的数量案卷目录量数字型N4,0按照DA/T181999中的相关规定册、条、本等草案上海市档案局31案卷数量ANJUANSHULIANG卷数FILEQUANTITY01309全宗级目录全宗内案卷的数量案卷数量量数字型N5,0按照DA/T181999中的相关规定卷草案上海市档案局32档案立档单位名称DANGANLIDANGDANWEIMINGCHENG立档单位CREATOROFFONDS01310全宗级目录构成档案全宗的国家机构、社会组织和个人档案立档单位LINKWITH01302、01423名称字符型AN2100草案上海市档案局10序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注33档案立档单位行政沿革描述DANGANLIDANGDANWEIXINGZHENGYANGEMIAOSHU立档单位行政沿革、立档单位历史沿革ADMINISTRATIVE/BIOGRAPHICALHISTORY01311全宗级目录记录诸如官方名称、存在时间、授权、职能、机构的宗旨和发展，行政的隶属关系及早期的、不同的或相继使用过的名称等历史情况档案立档单位行政沿革描述字符型ANU1草案上海市档案局34档案历史沿革描述DANGANLISHIYANGEMIAOSHU档案历史沿革ARCHIVALHISTORY01312全宗级目录记录对著录单位所具有的拥有权、责任及/或保管的历次转换，并著录对其当前结构和整理起作用的活动等历史情况档案历史沿革描述字符型ANU1草案上海市档案局35档案整理体系描述DANGANZHENGLITIXIMIAOSHU整理体系SYSTEMOFARRANGEMENT01313全宗级目录全宗内档案的内部结构、排序及/或实体分类方案等信息。档案整理体系描述字符型ANU1草案上海市档案局36档案语言种类名称DANGANYUYANZHONG语言种类、语种LANGUAGE01314全宗级目录著录单位所使用的语种、文字和符号系统档案语言种类名称字符型AN120草案上海市档案局11序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注LEIMINGCHENG37全宗链接描述QUANZONGLIANJIEMIAOSHU全宗链接AFFILIATEDFONDSLINKING01315全宗级目录将案卷级记录或文件级记录的唯一标识符与所属的全宗级记录相链接全宗链接LINKWITH01106、01203描述字符型AN1128草案上海市档案局38档案记录来源名称DANGANJILULAIYUANMINGCHENG记录来源RECORDSOURCE01401通用类目录一个单位（或一个全宗）的档案目录数据的来源档案记录来源LINKWITH01402名称字符型AN2255草案上海市档案局39档案记录来源代码DANGANJILULAIYUANDAIMA记录来源代码ORIGINATINGCODE01402通用类目录一个单位（或一个全宗）的档案目录数据来源的代码档案记录来源LINKWITH01401COMPOSEOF01404、01403、01302代码字符型AN319按照国档发19874号和DA/T131994进行编制草案上海市档案局各组成部分之间以“”短横分隔12序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注40档案进馆标识代码DANGANJINGUANBIAOSHIDAIMA进馆标识HOLDINGSIDENTITY01403通用类目录用于识别档案实体是否进馆的代码。档案进馆标识LINKWITH01423代码字符型A1G已进馆S未进馆草案上海市档案局41档案馆代码DANGANGUANDAIMA档案馆代号、档案馆代码ARCHIVESCODE01404通用类目录赋予一个档案馆的唯一的代码档案馆代码LINKWITH01423代码字符型AN110按照国档发19874号进行编制草案上海市档案局42档案馆编档案标识符代码DANGANGUANBIANDANGANBIAOSHIFUDAIMA馆编档号REFERENCECODE01405通用类目录档案馆在整理和管理档案的过程中，赋予档案的一组代码档案标识符LINKWITH01403COMPOSEOF01106、01107、01203、01204、01302代码档案馆编字符型AN522按照DA/T131994中的相关规定草案上海市档案局43档案室编档案标识符代码DANGANSHIBIANDANGANBIAOSHIFUDAIMA室编档号REFERENCECODEOFFILEOFFICE01406通用类目录立档单位在整理和管理档案的过程中，赋予档案的一组代码档案标识符LINKWITH01403COMPOSEOF01106、01107、01203、01204、01302代码档案室编字符型AN124按照DA/T131994中的相关规定草案上海市档案局13序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注44档案主题分类代码DANGANZHUTIFENLEIDAIMA分类号CLASSIFICATIONNUMBER01407通用类目录档案信息的分类代号档案主题分类代码字符型AN120按照GB/T1541894和中国档案分类法进行标引草案上海市档案局45档案缩微胶片代码DANGANSUOWEIJIAOPIANDAIMA缩微号MICROFILMCODE01408通用类目录档案缩微制品的编号档案缩微胶片LINKWITH01405、01406代码字符型AN120按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局46档案著录日期时间DANGANZHULURIQISHIJIAN著录日期、著录时间DESCRIBINGDATE01409通用类目录实际著录档案记录的时间档案著录日期LINKWITH01410日期时间日期型YYYYMMDD符合GB/T74081994中的日历日期草案上海市档案局47档案著录者名称DANGANZHULUZHEMINGCHENG著录者PERSONFORDESCRIPTION01410通用类目录实际著录档案记录的人员名字档案著录者名称档案字符型AN220草案上海市档案局48档案著录级别代码DANGANZHULUJIBIEDAIMA著录级别LEVELOFDESCRIPTION01411通用类目录档案实体的著录级别描述档案著录级别代码字符型A6可以取下列枚举值文件级、类别级草案上海市档案局14序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注、案卷级、全宗级49档案秘密等级代码DANGANMIMIDENGJIDAIMA密级、秘密等级CLASSIFICATIONLEVELS01412通用类目录档案文件保密程度的等级档案秘密等级代码字符型AN14按照GB/T71562003中的相关规定草案上海市档案局50档案保管期限代码DANGANBAOGUANQIXIANDAIMA保管期限RETENTIONPERIOD01413通用类目录根据档案价值确定的档案应该保存的时间档案保管期限代码字符型AN24可以取下列枚举值永久、长期、短期草案上海市档案局51档案价值等级代码DANGANJIAZHIDENGJIDAIMA档案价值等级GRADEOFARCHIVALVALUE01414通用类目录档案对国家机构、社会组织或个人有用性的评价等级档案价值等级代码字符型AN14按照国家档案局令第5号，可以取下列枚举值一级、二级、三级草案上海市档案局52档案主题名称DANGANZHINENG主题词FUNCTIONDESCRIPTORUSEDAS01415通用类目录在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化档案主题LINKWITH01101、01201名称字符型AN2100按照DA/T191999和中国草案上海市档案局15序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注ZHUTIMINGCHENGSUBJECT的词或词组档案主题词表进行标引53档案关键词名称DANGANGUANJIANCIMINGCHENG关键词KEYWORD01416通用类目录在标引和检索过程中，取自文件、案卷题名或正文用以表达文献主题并具有检索意义的非规范化的词或词组档案关键词LINKWITH01101、01201名称字符型AN2100按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局54档案载体类型名称DANGANZAITILEIXINGMINGCHENG载体类型MEDIUMTYPE01417通用类目录可将档案信息记录于其上的或其中的物质材料的类型档案载体类型LINKWITH01420名称字符型AN120按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局55档案载体数量DANGANZAITISHULIANG载体数量MEDIUMQUANTITY01418通用类目录档案载体的实际数量档案载体数量LINKWITH01419量数字型N4,0按照DA/T181999中的相关规定页、卷、册、件、张、片、盒等草案上海市档案局56档案载体计量单位名DANGANZAITIJI载体计量单位MEDIUMUNIT01419通用类目录档案物质形态的统计单位档案载体计量单位LINKWITH01418名称字符型A12按照DA/T181999中的相关草案上海市档案局16序号中文名称中文全拼同义名称英文名称内部标识符语境定义对象类词特性词关系表示词限定词数据类型数据格式值域计量单位状态提交机构批准日期备注称LIANGDANWEIMINGCHENG规定57档案载体规格代码DANGANZAITIGUIGEDAIMA载体规格MEDIUMDIMENSION01420通用类目录档案载体的尺寸及型号档案载体规格LINKWITH01417代码字符型AN28按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局58档案附注描述DANGANFUZHUMIAOSHU附注ARCHIVISTSNOTE01421通用类目录表达特殊信息和不适用于其它各项著录的信息档案附注描述字符型ANU1按照DA/T181999中的相关规定草案上海市档案局59档案内容提要描述DANGANNEIRONGTIYAOMIAOSHU提要SUMMARY01422通用类目录著录单位的内容简介档案内容提要LINKWITH01101、01201、01301描述字符型ANU1