文件与资料控制程序及流程图

1、文件编号：YJ-QP-01版本版次： A / 0 文件名称： 文件与资料控制程序页 码： 7 of 7文 件 修 改 履 历序号修订日期修订内容版次作 成承 认作 成确 认承 认日 期日 期日 期1 目的控制所有有关品质/环境管理体系的文件与资料作业程序，使品质/环境体系所使用之文件迅速、正确流通，确保各相关部门能适时获得适当且有效之最新版本文件。2 范围 适用于本公司品质管理体系运作所有的文件（包括外来文件）的控制。 3 定义3.1管理手册：建立品质/环境管理体系所依据之文件；3.2程序文件：展现品质/环境管理体系各项作业流程之文件；3.3指导文件：使用或操作之说明书或各项材料之规格书；3.

2、4表单：执行相关工作时所使用之空白表格；3.5受控文件：受更改、分发、回收控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有受控文件章；3.5作废文件：文件经过修订或废止，不是最新有效版本文件，盖有作废章。3.7外来文件：非本公司人员所撰写或版权属于公司外部者。4 职责文件类别作成、修订、废止承 认发行部门正本管制品质手册管理者代表总 经 理文控中心文控中心程序文件部门主管总 经 理文控中心文控中心指导文件部门主管/工程师部门主管文控中心文控中心表 单部门主管/工程师部门主管文控中心文控中心5 程序5.1文件编码原则及编写规范 5.1.1文件编码原则：各项文件制订、修订均应由文控中心以编码原则编码。 品

3、质手册： YJ QM -文件流水号 文件类别 公司代号/本文件代号程序文件：YJ - QP 文件流水（A，B，C） 文件类别公司代号指导文件：YJ W -文件流水号 文件类别 部门代号 公司代号表单 ：YJ R - 表单流水号 文件类别 部门代号 公司代号外来文件：-WLDC- 文件流水号（A，B，C） 外来文件 类别代号（A、质量、技术资料；B、法律法规资料；C、其它数据5.1.2各部门代号：生产部PD 品管部QA 销售部SA 企管部AD资材部PM 财务部FA 5.1.3文件版本版次从A0开始，A代表版本，0代表版次，变更时依序为A1，A2A9，B0，B1依此类推。5.1.4文件生效日期依文

4、件规定的生效日期为准，但规定的生效日期不可在文件发行日期之前，如文件无规定生效日期的依文件发行日期为生效日期。5.1.5 文件纲领：品质手册、支持文件、表单依实际需求进行编写，程序文件原则上依下列项目内容编写：1、目的2、范围3、定义4、职责5、程序6、相关文件7、相关表单8、附件5.1.6程序文件段落编写格式如下：1XXX1.1 XXX1.1.1 XXX2XXX2.1 XXX2.1.1 XXX5.1.7 附件：需标示“附件”字样与内文进行区分。5.1.8文件字体字号：简体中文 宋体 11号字 英文 Times New Roman 11号字 公司抬头&文件名称：14号字 三、四阶文件可

5、按实际设定5.2文件制订、修订、废止作业5.2.1文件制订作业：相关部门指定专人编写各类文件，部门主管审核内容，确认文件内容无误后，拷贝电子档给文控中心，由文控中心确认文件格式是否正确，确认电子档文件格式正确后，打印形成正式文件由相关权责人员审批签字后交文控中心发行及管制；如文件格式不正确，文控可拒收此文件，直至格式正确为止。所有受控文件及受控表单无电子档文控中心不予发行；5.2.2文件修订作业：已发行之文件若需要修订改版，则由提议人或部门填写文件申请单审核后并附上已修订后之文件，交部门主管或经理审批，审批后交由文控中心发行及管制，旧版之文件则由文控员一并回收； 5.2.2文件废止作业：文件若

6、需作废，由提议人或部门填写文件申请单，说明废止原因后，交部门主管或经理审批，审批后交由文控中心处理，并回收各相关部门之文件；5.2.3表单之保存作业：所有第一次制订之表格经有关部门主管核实后，发电子档给文控中心，直接由文控中心统一保管，收集于表单正本资料夹中。5.3文件分发、回收作业5.3.1凡经颁布发行之文件由文控中心影印适当份数盖受控文件章，经文控编号后发行使用,并请使用部门文件管理人在文件分发与回收记录表分发记录栏中签收，文控中心建立“受控文件一览表”管理，文件正本反面盖受控文件章保存； 发文代号： 总经理01 副总经理02 管 代03 生产部04 品 管 部05 销售部06 企管部07

7、 资材部08 财务部09 5.3.2修订及废止时，文控中心依分发记录发行修订之新版，修订及废止文件后回收旧版文件，回收时清点数量及内容，并在文件分发与回收记录表回收记录栏中记录注销；5.3.3对外文件分发应在文件副本上盖参考文件章后发给所需公司。5.4文件保存5.4.1文件保管部门：正本一律由文控中心保存，并建立受控文件一览表进行管理，副本由各部门自行保存，回收之旧版文件由文控中心统一销毁；5.4.2 对外文件属非管制文件，若改版则不予回收。5.5文件销毁：5.5.1各部门回收之旧版文件由文控中心处理，加盖作废章，并当废纸二次在公司内部使用；如涉及到公司机密、核心技术及财务等方面的文件一律不作

8、回收利用；5.5.2旧版文件回收时,文控中心应在文件分发与回收记录表回收记录栏中注明回收情形,各部门不得存有旧版文件，旧版文件正本应盖作废章并保存作参考用。5.6文件管理： 5.6.1现场使用之文件须置于作业场所，非现场使用之文件由各使用部门指定专人保管； 5.6.2各部门文件若有缺页、破损、数量不足时，申请人填写文件申请单，由部门主管或经理审批后交文控中心，文控中心予以补发。5.7外来文件之管理：5.7.1各部门接收到外部标准、规范、技术等资料时，须交文控中心登记，并影印后副本加盖外来文件章并写上分发编号发行给相关部门使用和保管，文控中心保留正本加盖外来文件章，并建立外来文件一览表进行管理；

9、5.7.2市场部接到外来图纸时，须交文控中心登记，加盖外来文件章后，文控中心保留原稿，影印后发行给相关部门使用和保管；5.7.3文控中心于每次内部审核前针对外来标准须搜寻是否改版，并在管理评审会议中提出是否跟随改版。5.8文件借阅管理5.8.1如各部门需借阅文控中心文件时，需在文件借阅登记表中登记，借阅时间最多不能超过七天，如有特殊情况则另作考虑；5.8.2借阅人归还文件时，文控中心检查文件是否有破页、脏污等现象，如有此现象则追究其责任，若没有借阅人在借阅登记表中注销即可。6相关文件 无7相关记录7.1文件分发与回收记录7.2受控文件一览表7.3外来文件一览表7.4文件申请单7.5受控文件借阅登记表8附件 8.1 相关印章受控文件章 作废文件章 外来文件章 参考文件章 8.2 文件控制流程图文件控制流程图权责部门/人流 程相关文件/记录相关部门策 划发放、签收、使用文件审批文件登记原版文件逾期保存