Excel表培训资料-财务ppt课件

1、1/33目目 录录一、一、EXCEL表基础介绍表基础介绍二、选择技巧二、选择技巧三、输入与编辑技巧三、输入与编辑技巧四、工作表的操作与美化四、工作表的操作与美化五、数据管理技巧五、数据管理技巧六、公式与函数六、公式与函数七、图表制作七、图表制作八、常用设置八、常用设置九、高级应用与自动化九、高级应用与自动化2/33一一. ECXCEL表基础介绍表基础介绍-软件简介软件简介 Excel具有电子表格软件的特点，以具有电子表格软件的特点，以“表格表格方式处理数据，方式处理数据，在需要计算的位置立即显示结果，所见即所得；在需要计算的位置立即显示结果，所见即所得； 表格之间可通过公式动态联结；表格之间可

2、通过公式动态联结； 具有强大的作图功能，可实现具有强大的作图功能，可实现“图文并茂图文并茂”； 以数据库的管理方式管理表格数据，具有排序、检索、以数据库的管理方式管理表格数据，具有排序、检索、挑选、汇总计算等功能；挑选、汇总计算等功能； 数据共享功能，可与其他软件交互。数据共享功能，可与其他软件交互。 3/33一一. ECXCEL. ECXCEL表基础介绍表基础介绍-窗口介绍窗口介绍 Excel Excel 的窗口分为三大部分：的窗口分为三大部分：控制区：标题栏、菜单栏、常用格式工具栏控制区：标题栏、菜单栏、常用格式工具栏工作区：名字框、编辑栏、工作表工作区：名字框、编辑栏、工作表显示区：工作

3、表标签、状态栏、标签显示区显示区：工作表标签、状态栏、标签显示区4/33一一. ECXCEL表基础介绍表基础介绍-基本概念基本概念 文件、工作簿、工作表文件、工作簿、工作表 Excel Excel的文件称为工作簿的文件称为工作簿. . 它默认包含它默认包含3 3个工作表，最个工作表，最多多255255个，由个，由Sheet1Sheet1到到Sheet255Sheet255分别命名。用户可按需分别命名。用户可按需求增减工作表求增减工作表. . 工作簿文件的扩展名为工作簿文件的扩展名为.xls.xls。 单元格单元格 工作表中由横竖线交叉组成的矩形方框即为单元格工作表中由横竖线交叉组成的矩形方框即

4、为单元格 每个工作表中有每个工作表中有6553665536行，行，256256列，最多可包含列，最多可包含6553665536256256个单元格。每个单元格可显示个单元格。每个单元格可显示10241024个字符。个字符。C5单元格行号5/33二二. . 选择技巧选择技巧1、选择切换工作簿：、选择切换工作簿：2、选择切换工作表：、选择切换工作表：3、选择多个工作表、选择多个工作表技巧：在同工作表中按技巧：在同工作表中按Ctrl+Tab键键技巧：选择第一个标签，按住技巧：选择第一个标签，按住Shift键，选择最后一个标签键，选择最后一个标签在标签中右键选在标签中右键选“选定全部工作表选定全部工作

5、表”技巧：按技巧：按Ctrl+PageUp键前翻，按键前翻，按Ctrl+PageDown键后翻键后翻6/33二二. . 选择技巧选择技巧4 4、选择单元格：、选择单元格：5 5、快速切换单元格：、快速切换单元格：6 6、选择整行、整列：、选择整行、整列： 7 7、选择整个工作表：、选择整个工作表：单行单列：单击行号或列标单行单列：单击行号或列标多行多列：与选择单元格一致多行多列：与选择单元格一致多个连续单元格：选择左上，按多个连续单元格：选择左上，按Shift键，选择右下键，选择右下多个不连续单元格：选择一个区域，按多个不连续单元格：选择一个区域，按Ctrl键，选择另外一区域键，选择另外一区域

6、选择非隐藏单元格：点自定义工具栏上的选定可见单元格按钮再选择选择非隐藏单元格：点自定义工具栏上的选定可见单元格按钮再选择单行单列：单击左上角行号与列标交叉处的按钮单行单列：单击左上角行号与列标交叉处的按钮技巧：按技巧：按Ctrl+A 键；按键；按Ctrl+Shift+Space键键技巧：选择一个区域，按技巧：选择一个区域，按Tab、Shift+Tab，按，按Enter、Shift+Enter7/33二二. . 选择技巧选择技巧8 8、选择有超链接的单元格：、选择有超链接的单元格：9 9、选择连续最远单元格空或非空）：、选择连续最远单元格空或非空）： 1010、每次选择同一个单元格：、每次选择同

7、一个单元格：技巧：双击选择单元格的某边框技巧：双击选择单元格的某边框全选技巧：按住全选技巧：按住Shift键双击键双击技巧：单击并按住鼠标技巧：单击并按住鼠标技巧：按技巧：按Ctrl+Enter键键 8/33三三. . 输入与编辑技巧输入与编辑技巧1 1、撤销与恢复：、撤销与恢复：2 2、填充：、填充： 3 3、复制与粘贴：、复制与粘贴：填充方法：按住填充柄拖拽填充方法：按住填充柄拖拽连续填充技巧：双击填充柄连续填充技巧：双击填充柄填充序列技巧：按住填充序列技巧：按住Ctrl键填充键填充等差数列技巧：输入前两个数，选中此两单元格填充等差数列技巧：输入前两个数，选中此两单元格填充等比数列技巧：类

8、似等差，用右键填充，然后在跳出选项中选等比数列技巧：类似等差，用右键填充，然后在跳出选项中选“等比数列等比数列”方法：按工具栏上方法：按工具栏上“撤销撤销”、“恢复的按恢复的按钮钮技巧：按技巧：按Ctrl+Z撤销，按撤销，按Ctrl+Y恢复恢复技巧：按技巧：按Ctrl+C键复制，按键复制，按Ctrl+V键粘贴键粘贴技巧：直接拖动单元格剪贴，按技巧：直接拖动单元格剪贴，按Ctrl键拖动复制粘贴键拖动复制粘贴粘贴数值技巧：复制后按工具栏粘贴数值技巧：复制后按工具栏“粘贴数值按钮粘贴数值按钮 转置粘贴：复制后按右键，选择性粘贴中选中转置粘贴：复制后按右键，选择性粘贴中选中“转置转置”9/33三三.

9、. 输入与编辑技巧输入与编辑技巧4 4、一个单元格输入多个值：、一个单元格输入多个值：5 5、一个单元格输入多行：、一个单元格输入多行： 6 6、输入、输入“00“00和位数较多的数字：和位数较多的数字：技巧：输完一行后，在编辑状态按技巧：输完一行后，在编辑状态按Alt+Enter键换行键换行技巧：选择单元格，按技巧：选择单元格，按Ctrl再次选择再次选择方法：把单元格设置成方法：把单元格设置成“文本格式文本格式技巧：先输入一个技巧：先输入一个“”“”符号英文状态），再输入数字符号英文状态），再输入数字10/33三三. . 输入与编辑技巧输入与编辑技巧7 7、快速输入日期和时间：、快速输入日期

10、和时间：8 8、使用下拉列表快速输入：、使用下拉列表快速输入：本年日期技巧：先输入月份，按本年日期技巧：先输入月份，按“-”，再输入日期即可，再输入日期即可当日日期技巧：按当日日期技巧：按Ctrl+；现在时间技巧：按现在时间技巧：按Ctrl+Shift+；自动更新技巧：使用自动更新技巧：使用TODAY和和NOW函数函数方法：选择单元格区域，单击方法：选择单元格区域，单击“数据数据有效性命令，从有效性命令，从“数据有效性数据有效性”对话框中选择对话框中选择“设置选项卡，在设置选项卡，在“允许下拉列表中选择允许下拉列表中选择“序列序列”，在在“来源框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，中间用英文

11、状态来源框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，中间用英文状态下的逗号下的逗号“,”隔开。隔开。“来源中也可以选取本表内的某单元格区域。来源中也可以选取本表内的某单元格区域。11/33三三. . 输入与编辑技巧输入与编辑技巧9 9、快速编辑单元格：、快速编辑单元格：1010、快速输入大量重复特殊符号：、快速输入大量重复特殊符号：技巧：利用箭头键选择要编辑的单元格，按下技巧：利用箭头键选择要编辑的单元格，按下F2，编辑单元格内容，编辑单元格内容，编辑完成后，按编辑完成后，按Enter键确认所做改动，或者按键确认所做改动，或者按ESC键取消改动。键取消改动。技巧：先使用一个字母代替输入注意不能是本

12、表中需要用到的），技巧：先使用一个字母代替输入注意不能是本表中需要用到的），全部输入完毕后，经过全部输入完毕后，经过“编辑编辑-交换命令，把此字母全部替换成交换命令，把此字母全部替换成需要的特殊符号即可。需要的特殊符号即可。12/33四四. . 工作表的操作与美化工作表的操作与美化1 1、表激活、删除、插入、重命名：、表激活、删除、插入、重命名：2 2、标签颜色设置、标签颜色设置3 3、表移动与复制、表移动与复制方法：右键单击工作表标签，选择相应的选项。方法：右键单击工作表标签，选择相应的选项。方法：右键单击工作表标签，选择方法：右键单击工作表标签，选择“工作表标签颜色工作表标签颜色”，设置颜

13、色。，设置颜色。方法：打开有关工作表，在需要移动的工作表标签上单击右键，方法：打开有关工作表，在需要移动的工作表标签上单击右键，选择选择“移动或复制工作表移动或复制工作表”，在选项框中选择需要移动到，在选项框中选择需要移动到的工作薄，选中就的工作薄，选中就“建立副本则是复制，否则是移动。建立副本则是复制，否则是移动。技巧：按住技巧：按住Ctrl键，拖动工作表标签可快速复制工作表。键，拖动工作表标签可快速复制工作表。13/33四四. . 工作表的操作与美化工作表的操作与美化4 4、隐藏、显示表：、隐藏、显示表：5 5、维护、部分保护表、维护、部分保护表6 6、冻结表、冻结表方法：选择菜单，格式方

14、法：选择菜单，格式工作表工作表隐藏隐藏/取消隐藏。取消隐藏。方法：选择菜单，工具方法：选择菜单，工具维护维护维护维护/取消保护工作表。取消保护工作表。允许用户编辑部分工作表技巧：选择需要编辑的单元格，允许用户编辑部分工作表技巧：选择需要编辑的单元格， 设置单元格格式，在保护选项卡中把锁定选项去掉，设置单元格格式，在保护选项卡中把锁定选项去掉， 然后再保护工作表。然后再保护工作表。方法：选择需要冻结行的下一行，或右一列，或行列相交的单元格，方法：选择需要冻结行的下一行，或右一列，或行列相交的单元格，选择菜单，窗口选择菜单，窗口冻结冻结/取消冻结窗格。取消冻结窗格。技巧：利用工具栏上的技巧：利用工

15、具栏上的“冻结拆分窗口按钮冻结拆分窗口按钮14/33四四. . 工作表的操作与美化工作表的操作与美化7 7、行高、行高/ /列宽设置：列宽设置：8 8、删除、插入行、删除、插入行/ /列列/ /单元格单元格9 9、隐藏、显示行、隐藏、显示行/ /列列方法：鼠标放于行号方法：鼠标放于行号/列标分割线处直接拖拽。列标分割线处直接拖拽。技巧：双击此分割线，自动设置合适行高技巧：双击此分割线，自动设置合适行高/列宽列宽方法：选择一行方法：选择一行/列或多行列或多行/列，右键点删除列，右键点删除/插入。插入。技巧：选择单元格，右键，选插入技巧：选择单元格，右键，选插入/删除，在选项卡中选行删除，在选项卡

16、中选行/列，列， 如果选下移如果选下移/左移等，则是添加左移等，则是添加/删除单元格删除单元格方法：选择需要操作的行方法：选择需要操作的行/列，右键点隐藏列，右键点隐藏/取消隐藏。取消隐藏。技巧：选择单元格，按技巧：选择单元格，按Ctrl+9/Ctrl+0，隐藏行，隐藏行/列列按按Ctrl+Shift+9/Ctrl+Shift+0，取消隐藏行，取消隐藏行/列列取消隐藏技巧：在分割线处直接拉出行取消隐藏技巧：在分割线处直接拉出行/列列15/33四四. . 工作表的操作与美化工作表的操作与美化1010、格式、字体、对齐、边框的设置：、格式、字体、对齐、边框的设置：方法：通过设置单元格格式中的数字格

17、式设置。方法：通过设置单元格格式中的数字格式设置。技巧：通过格式工具栏上的按钮设置，主要按钮功能如下技巧：通过格式工具栏上的按钮设置，主要按钮功能如下16/33四四. . 工作表的操作与美化工作表的操作与美化1111、合并及居中：、合并及居中：1212、自动换行、缩小字体填充、自动换行、缩小字体填充1313、格式刷、格式刷作用：将数据显示在几个连续的单元格中间。作用：将数据显示在几个连续的单元格中间。方法：点工具栏中的合并居中按钮方法：点工具栏中的合并居中按钮作用：把较长的文字分成若干行显示，作用：把较长的文字分成若干行显示，或自动缩小字体，以在单元格中全部显示。或自动缩小字体，以在单元格中全

18、部显示。方法：设置单元格格式方法：设置单元格格式对齐对齐文本控制文本控制自动换行自动换行/缩小字体填充缩小字体填充作用：格式刷可以利用一些设置好格式的单元格区域，作用：格式刷可以利用一些设置好格式的单元格区域，快捷的设置出另外一些需要同样设置的区域。快捷的设置出另外一些需要同样设置的区域。方法：选择设置好格式的单元格区域，点工具栏上的格式刷工具，方法：选择设置好格式的单元格区域，点工具栏上的格式刷工具，选择需要设置格式的单元格，点击鼠标即可。选择需要设置格式的单元格，点击鼠标即可。17/33四四. . 工作表的操作与美化工作表的操作与美化1414、添加超链接：、添加超链接：1515、条件格式、

19、条件格式1616、分组及分级显示、分组及分级显示作用：快速转到链接的地方。作用：快速转到链接的地方。方法：选单元格，右键方法：选单元格，右键超链接超链接“本文档中的位置本文档中的位置”，然后设定，然后设定 需要链接到的位置。需要链接到的位置。作用：让单元格格式按照内容变化，用以突出显示某些内容。作用：让单元格格式按照内容变化，用以突出显示某些内容。方法：选单元格，点格式菜单方法：选单元格，点格式菜单条件格式，设定不同条件下显示的条件格式，设定不同条件下显示的 格式，可以设置格式，可以设置3个条件。个条件。作用：把表中行作用：把表中行/列按一定的组合折叠起来。列按一定的组合折叠起来。方法：选择需

20、要折叠在一起的行方法：选择需要折叠在一起的行/列，点数据列，点数据组及分级显示组及分级显示组合。组合。 组合中可以包含另一个组合。组合中可以包含另一个组合。18/33五五. . 数据管理技巧数据管理技巧1 1、查找与替换：、查找与替换：2 2、排序、筛选与汇总、排序、筛选与汇总方法：按方法：按Ctrl+F查找、交换查找、交换消除所有空格技巧：在替换选卡中查找内容为消除所有空格技巧：在替换选卡中查找内容为“ ”（空格）（空格）替换为中内容不要输入，直接按全部替换即可替换为中内容不要输入，直接按全部替换即可部分替换技巧：选择需要替换的区域，再全部替换。部分替换技巧：选择需要替换的区域，再全部替换。

21、排序方法：选数据菜单，点排序，先选是否有标题行，再选关键字排序方法：选数据菜单，点排序，先选是否有标题行，再选关键字与排序方法，可使用三个关键字段排序。与排序方法，可使用三个关键字段排序。 （运用：利用排序可以方便的打印工资条）（运用：利用排序可以方便的打印工资条）筛选方法：选中字段名字行，选数据菜单，点筛选筛选方法：选中字段名字行，选数据菜单，点筛选自动筛选。自动筛选。技巧：筛选的时候可以自定义筛选条件，也可以筛选前技巧：筛选的时候可以自定义筛选条件，也可以筛选前10大大/小数据小数据汇总方法：先排序，选中全部工作表，选数据菜单中的分类汇总汇总方法：先排序，选中全部工作表，选数据菜单中的分类

22、汇总注意选择分类和汇总的字段以及汇总方式。注意选择分类和汇总的字段以及汇总方式。19/33五五. . 数据管理技巧数据管理技巧3 3、数据分列：、数据分列：4 4、批注数据、批注数据5 5、数据同乘、数据同乘/ /除除10000100006 6、快速浏览计算结果、快速浏览计算结果作用：可把一列数据按一定的规律分成若干列。作用：可把一列数据按一定的规律分成若干列。方法：把需要分列的列置于最右边，选择此列，方法：把需要分列的列置于最右边，选择此列，选数据菜单中的分列项，按需要设置分列方法。选数据菜单中的分列项，按需要设置分列方法。方法：选择单元格，右键菜单中点插入方法：选择单元格，右键菜单中点插入

23、/删除批注，编辑批注内容。删除批注，编辑批注内容。技巧：在一个空单元格输入技巧：在一个空单元格输入10000，复制，选中需要同乘，复制，选中需要同乘/除的单元格除的单元格右键单击，选择性粘贴右键单击，选择性粘贴乘乘/除，同理可操作加减。除，同理可操作加减。方法：选择单元格，观看状态栏，默认显示求和结果。方法：选择单元格，观看状态栏，默认显示求和结果。技巧：右键单击状态栏，可以把输出结果改为计数、平均值等。技巧：右键单击状态栏，可以把输出结果改为计数、平均值等。20/33六六. . 公式与函数公式与函数Excel的单元格中可输入公式和函数，利用公式和函数对数据进行复杂的计算及输出，当链接的数据改

24、变时，公式能自动进行重算，保证数据的准确性。运算符和运算规则 算术运算符：+、-、*、/、%、 关系运算符：=、=、=、 运算规则：先计算括号内的算式 先乘除后加减 同级运算从左至右技巧：让公式单元格处于编辑状态，可查看链接的源单元格。技巧：让公式单元格处于编辑状态，可查看链接的源单元格。21/33六六. . 公式与函数公式与函数公式的复制和移动公式的复制和移动工作表中的公式可像普通数据一样复制工作表中的公式可像普通数据一样复制 选取含有要复制的公式所在的单元格选取含有要复制的公式所在的单元格按复制、粘贴；或拖曳填充柄即可复制按复制、粘贴；或拖曳填充柄即可复制相对引用与绝对引用相对引用与绝对引

25、用公式复制时，单元格的引用是相对引用公式复制时，单元格的引用是相对引用即引用的源会随着公式所在单元格的变动而即引用的源会随着公式所在单元格的变动而变动变动若需引用单元格的绝对地址，可在地址上加若需引用单元格的绝对地址，可在地址上加上上“$”符号。如符号。如E7表示为表示为$E$7。技巧：可以分为行绝对引用和列绝对引用，如技巧：可以分为行绝对引用和列绝对引用，如$E7和和E$7。技巧：利用技巧：利用F4键可快速添加和切换绝对引用的方式。键可快速添加和切换绝对引用的方式。22/33六六. . 公式与函数公式与函数 常用函数 SUM 求和 COUNT 计数 IF 条件判断 SUMIF/COUNTIF

26、 条件求和/条件计数 VLOOKUP 自动匹配函数 ROUND 四舍五入函数 LEFTMIDRIGHT& 文本截取、连接函数 NOW/TODAY 时间函数 VALUE 数值函数 23/33六六. . 公式与函数公式与函数 1、SUM函数 构造：=SUM参数1，参数2，参数3）返回参数之和 留意：参数如为错误值或不能转换数值的文本，则会导致错误(#value!) 参数可以是单元格区域，但参数不能超过50个。 2、COUNT函数 构造：=COUNT参数1，参数2，参数3）返回参数中数字个数之和。 24/33六六. . 公式与函数公式与函数 3、IF函数 构造：=IF条件，条件成立时的值，不

27、成立时的值按条件返回其中一个参数值。 条件为返回一个“TRUE或“FALSE值的逻辑型数据。 IF函数可以嵌套使用，但最多只能嵌套7层。 （运用：利用排序和IF函数可以方便找出重复数据）。 4、SUMIF/COUNTIF函数 构造：= SUMIF/COUNTIF （条件单元格区域，“条件”，求和/计数单元格区域返回条件区域中条件成立时，求和/计数区域的和/个数。 技巧：条件参数可以有运算符。技巧：条件参数可以有运算符。 求和求和/计数单元格区域可以省略，省略则计算条件单元格区域。计数单元格区域可以省略，省略则计算条件单元格区域。25/33六六. . 公式与函数公式与函数 5、VLOOKUP函数

28、 构造：=VLOOKUP查找的数值，查找的区域，输出区域中的指定列，“FALSE”） 返回在查找区域中查找到指定数值时，对应行的指定列的数值，如果没有查找到，则返回错误值#N/A。 （运用：利用此函数快速对账，但注意仅匹配到查找区域中第一个能匹配的数值） 6、ROUND函数 构造：= ROUND （数值，四舍五入到的小数位数） 返回四舍五入后的数值。技巧：技巧：“FALSE参数固定，可以用参数固定，可以用“0来代替。来代替。HLOOKUP与与VLOOKUP类似，可以按行查找匹配类似，可以按行查找匹配技巧：第二个参数可以是技巧：第二个参数可以是0，或者负数。，或者负数。0代表四舍五入到整数，代表

29、四舍五入到整数， 负数代表在小数点左侧四舍五入。负数代表在小数点左侧四舍五入。26/33六六. . 公式与函数公式与函数 7、LEFT/RIGHT/MID函数 构造：=LEFT/RIGHT文本，提取的字符个数） 返回从指定文本中左边或右边截取指定个数的字符文本。 构造：=MID文本，开始截取的位数，截取的个数） 返回从文本中间位置截取的一段文本。 8、&连接符 构造：= （参数1）&（参数2） 返回两个参数连接后组成的新文本。技巧：参数可以直接输入文本，需要用技巧：参数可以直接输入文本，需要用“”“”括起来。括起来。27/33六六. . 公式与函数公式与函数 9、NOW/TOD

30、AY函数 构造：= NOW/TODAY （） 留意：函数不需要参数 NOW返回现在时点，含日期 TODAY返回今天日期 返回结果是动态时间，在表更新或重算时函数值自动更新。 10、VALUE函数 构造：= VALUE以文本格式储存的数值） 返回以数值方式储存的数值。技巧：可以选择此文本数值，在左上角错误提示中选择技巧：可以选择此文本数值，在左上角错误提示中选择“转换为数值转换为数值”。技巧：按技巧：按F9可以重新计算表函数。可以重新计算表函数。28/33七七. . 图表制作图表制作 图表分为图表区、图形区、图例、图表标题、分类X轴、数值Y轴、坐标轴刻度、网格线、数据标记、数据表等图表标题图表标

31、题图例图例数据标记数据标记网格线网格线刻度刻度坐标轴标题坐标轴标题坐标轴标题坐标轴标题29/33七七. . 图表制作图表制作 图表制作方法： 1、在图表向导中选择图表类型 2、选择数据源 3、在“图表选项对话框中，可进行图表的标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表的设置技巧：增加月份数据时，在绘图区单击右键，选源数据。技巧：增加月份数据时，在绘图区单击右键，选源数据。 在源数据编辑框中直接修改数据区域即可。在源数据编辑框中直接修改数据区域即可。30/33八八. . 常用设置常用设置 1、定制菜单： 首先单击“工具自定义命令，打开其中的“命令选项卡（），在左侧的“类别窗口中选择欲增删的菜单类别。如果是增加菜单命令，你只需在右侧的“命令格内进行选择，将其拖至对应的菜单项，菜单自动打开并出现一黑线后，将其插入黑线指示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除菜单命令，只须打开菜单选中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖至图中的“命令格中即可。 2、自定义工具按钮： 单击“工具自定义命令，翻开“自定义对话框使Excel处于自定义模式，这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标，弹出快捷菜单，利用这个快捷莱单，我们可以完成好多自定义工作。 1.运用“命名改变工具按钮的名称; 2.运用“