项目沟通管理办法

1、工程协调沟通治理方法第一节工程组织协调的原那么与方法一、工程沟通协调的原那么工程治理小组的沟通协调治理是对工程中存在的所有活动及力量进行联结、联合、调和的工作.沟通协调是治理机构治理工作的重要方面,做好沟通协调治理工作应有系统观念和风险意识,增强信息治理,不断总结沟通协调技巧.工程治理小组做好沟通协调工作首先应科学设置好沟通协调限制点,以预先设定的方法对有关问题进行沟通和协调.1.完善工程工程的方案系统方案是做好沟通协调治理的根本保证.方案的内容主要有工期、投资或本钱和资源三个方面,方案与各方面的协调关系有：各级方案之间的协调；方案上与设计、下与限制手段之间的协调；各种内容方案之间的协调,如资

2、金、材料、人力、设备以及批文的协调等.2.掌握工程运行的节奏对于新的专业技术应用,物资采购初期等,工程工程治理小组应有“试验的意识,应适度限制有关工程的进度.这是基于系统以及风险熟悉的考虑.在取得一定数据或根据后上报.3.重复或屡次保险的方法基于对风险的熟悉,对于特别重要的工作,应在组织、技术等方面进行重复或屡次保险.如多级审核,对重要参数的屡次确认等.如在物资采购、订制中,在与供给商签订合同,对方采购原材料、正式加工等各阶段前,对要求提供的物资数量、规格进行屡次确认生效下,就给偶然的错误及可能的变更留下余地.4,防止治理中的“责任环基于对风险的熟悉,工程负责人应尽量防止在治理中出现“责任环,

3、即工程组织成员之间的相互责任关系形成环路的情况.5,把握沟通协调文件中的“责任尺度工程负责人应根据有关责任的分权性原那么,对各种工作选择合理与适当的文件形式进行协调.除了合同条款外,可将协调文件按责任大小做如下排序：单独设计或者提供参数,以及会议记录的整理方,承当全部责任；共同签署类,如共同设计、会签等,各方承当相应责任；通知、会议记录的接收方,承当有条件责任：即使根据合同接收文件一定期限内不提出异议,可视为认可.6,防止“跨合同治理合同关系是沟通协调的最根本依据.基于对风险的考虑,工程负责人应尽量防止自己“跨合同治理行为.严防因“跨合同治理而造成“责任环.7 .对合同风险的全面限制工程负责人

4、对合同风险应做全面的评估与限制.例如合同中关于工期的奖惩条款包括设备供给商供货期限其设置的目的在于对方的违约不致使工程总工期以及工程总体效益受到影响.8 .发挥“信息中央的职能工程负责人对信息的输入、输出、处理和存储的治理,应做到程序化、制度化.为使工程参与者在工程起始就清楚应从何处取得信息,清楚组织内由谁负责信息的处理和存储,清楚谁需要自己提供信息和限制点.二、组织协调的方法1 .工程治理协调的主要方法：召开会议工程负责人和工程工程干系部门之间除了正式和非正式会谈外,为保证沟通的连续性并为以后作好记录,应在合同的执行全过程中举行经常性的正式会议.可方案在任何时间召开会议,以解决问题.重要会议

5、应定期举行,并在合同开始后确定.主要会议如下：1.1. 工程启动会主持：工程负责人.与会：工程部、市场部、安质部、物流部、业务部、外包单位、材料设备供给单位.内容：工程情况介绍；工程编号确认；澄清工程中可能存在的问题；协调各方.1.2. 周例会时间：每周四下午3点.主持：工程负责人.与会单位：工程干系各部门.内容：上周工程回款开票情况说明；工程进度说明；采购进度情况说明；包括且不限于质量限制和审查议题、平安议题、定期进度审查议题和业务部门/承包单位协调议题等.1.3. 质量限制和审查会议不定期主要议题是针对工程中发现的质量问题进行讨论,根据标准,提出解决的方案；对业务部门/承包单位提交的施工方

6、案进行审查批准.1.4.业务部门/承包单位协调会不定期承包单位协调会议将按要求安排,以讨论需要承包单位协调的问题.1.5. 定期进度审查每周该会议将着重讨论并解决业务部门/承包单位施工过程面临的问题,审查承包单位的工作,评估工作进度和方案,协调相关各方的活动.通常这些会议要求用最小的投入获得最大的产出.1.6. 平安会议主要议题是针对施工中发现的平安问题提出警示,要求相关部门及时做出改良.1.7. 特殊会议不定期特殊会议将按要求安排,以讨论非正常问题等.视问题的性质确定参加人员,会议形成纪要或报告归档.1.8. 合同收尾会议不确定时间当合同工作完成或其后不久,工程负责人及其他工程干系部门负责人

7、和承包单位应举行合同收尾会议.此会议的目的是对所有遗留问题,如合同变更、回款开票最终支付数额等达成协议.1.9. 其他会议可能需要召开的与工程相关的会议如与当地政府职能机关举行的协调会议、设计交底会等不确定时间通常会议将安排在现场,但是,如需要承包单位应参加在其它地点召开的会议.业务部门/承包单位出席各类工程会议的代表必须是承包单位工程经理或其授权的相关人员.1.10. 会议纪要工程负责人将为上述所有会议准备会议纪要.会议纪要将记录会中所有重要议题并尽快送工程施工单位确认.工程施工单位确认后将被正式散发.2 .文档限制的方法工程负责人和工程工程干系部门之间除了会谈、会议外,为保证沟通的连续性和

8、易评估性,应在合同的执行全过程中用文档作为输出作为限制工程的一种方法.主要以工程推进方案、周报、总结、问题清单等信息资料为媒介,以合理标准推进工程进程.主要文档输出如下：2.1. 工程推进方案：工程启动阶段输出. 工程负责人.内容：工程开始及结束时间确定；工程各阶段任务确定；工程合作方式确定；工程可能存在的问题澄清；解决问题的方式确定；工程各阶段各部门输出文件确定.2.2. 工程周报：每周五下午3点输出. 工程负责人.内容：对上周财务方面开票回款、上周物流方面采购进度、上周工程方面工程工程类执行进度/贸易产品工程类进展情况、上周业务方面工程承当情况；对上周投标工程、工程承当情况-含本周投标情况

9、、中标情况及未经投标确认由我公司承当的工程汇报、风险治理情况、包括且不限于质量限制和审查议题、平安议题等根据标准规格进行输出.模板见附录2.3. 工程总结工程结束阶段输出 工程负责人.内容：工程信息说明工程目标、商业环境信息、历史数据；工程实现情况与目标比照质量、时间限制、本钱支出、客户反应；工程工程评审情况；工程经验总结；工程建议.2.4. 文档审批工程负责人将输出上述所有文档.并由审评批准通过.3 .技术会签的方法对工程实施过程中提出的技术参数或设计文件,组织有关部门、单位进行会签的方法,此方法是防止部门间扯皮和单位间索赔的很实用的协调方法.三、工程沟通协调的主要限制点1 .工程预审工程工

10、程各个环节的审批,根据历史数据及实际情况评估等的沟通协调.2 .开票回款对工程工程开票回款情况方面与各单位之间协调和沟通.3 .材料、设备采购其规格、型号、数量、技术要求、到场时间等参数由物资、工程技术、工程治理及监理等综合、协调确定.4 .质量事故处理其性质的判定、处理方案、审批以及处理结果的认定,以设计意见为依据,改变工程使用功能的,应以使用人意见为导向.5 .联合验收对于技术复杂专业程度较高的分局部项工程,如设备根底、单体调试、单系统联合调试,应组织所有有关部门和单位参加,以减少屡次重复验收或坐失整改时机.6 .对于变更、变动的治理工程系统中任何元素的变化,例如工程治理体系、工程组织、工

11、程目标及行为的变化,必然导致相应的一系列变化.工程治理小组在变更确实立、变更中的一系列调整过程中,要采取系统的方法.第二节工程组织协调、沟通的范围一、与工程部门协调工程负责人首先要理解工程总目标、理解工程部门运行工程流程机制.对于未能参加工程决策过程的工程治理人员,必须了解工程构思的根底、起因、出发点,否那么可能对工程治理目标及完成任务有不完整的理解,会给他的工作造成很大的困难.二、与市场部门的协调协调市场部门与其他相关部门的关系.3、 与安置部门的协调要求安置部门全面负责工程工程平安质量监督治理、检验设备材料质量、催促按方案落实工程进度、监督工程违纪行为,每月初报送?工程月报?.4、 与业务

12、部门的协调坚持原那么,实事求是,严格按标准、规程办事,讲究科学态度.五、与物流部门的协调工程治理人员在治理工作中应强调各方面利益的一致性和建设工程总目标：工程治理人员应鼓励承包商将建设工程实施状况、实施结果和遇到的困难和意见向他汇报,以寻求对目标限制可能的干扰.双方了解得越多越深刻,治理工作中的对抗和争执就越少.协调不仅是方法、技术问题,更多的是语言艺术、感情交流和用权适度问题.有时尽管协调意见是正确的,但由于方式或表达不妥,反而会激化矛盾.而高超协调水平那么往往能起到事半功倍的效果,令各方面都满意.6、 施工阶段协调工作的主要内容如下：与工程工程经理关系协调.从工程部门及其工程师的角度来说,

13、他们最希望从工程负责人员处得到明确而不是模糊的指示,并且能够对他们所询问的问题给予及时的答复；希望工程负责人员的指示能够在他们工作之前发出.一个既懂得坚持原那么,又善于理解工程部门项目经理的意见,工作方法灵活,随时可能提出或愿意接受变通方法的工程治理人员肯定是受欢送的.进度问题的协调.由于影响进度的因素错综复杂,因而进度问题的协调工作也十分复杂.实践证实,有两项协调工作很有效：一是代建和业务部门双方共同商定方案,并由双方主要负责人签字,作为工程合同的附件；二是设立提前竣工奖,由监理工程师按一级网络方案节点考核,分期支付阶段工期奖,如果整个工程不能保证工期,由工程治理人从工程款中将已付的阶段工期

14、奖扣回并按合同规定予以罚款.质量问题的协调.在质量限制方面应实行安置部门工程师质量签字认可制度.对没有出厂证实、不符合使用要求的原材料、设备和构件,不准使用；对工序交接实行报验签证：对不合格的工程部位不予验收签字,也不予计算工程量,不予支付工程款.在建设工程实施过程中,设计变更或工程内容的增减是经常出现的,有些是合同签订时无法预料和明确规定的.对于这种变更,安置工程师要认真研究,合理计算价格,与有关方面充分协商,达成一致意见.工程负责人员履行复查、监督责任.合同争议的协调.对于工程中的合同争议,工程治理小组应先通过相关部门采用协商解决的方式,协商不成时才由当事人向合同治理机关申请调解.只有当对方严重违约而使自己的利益受到重大损失且不能得到补偿时才采用仲裁或诉讼手段.如果遇到非常棘手的合同争议问题,不妨暂时搁置等待时机,另谋良策.对外包单位的治理.主要是对分包单位明确合同治理范围,分层次治理.将总包合