土地开发整理项目档案管理讲义

1、土地开发整理项目档案管理目 录一、项目资料收集、整理与归档的重要性和 重要意义二、目前存在的主要问题及对策三、项目工作各阶段资料的形成四、几个基本概念五、项目档案资料的内容六、资料的立卷归档七、加强档案管理的具体措施1、重要性： 是项目全过程的真实写照，也是将来接受各级部门检查、审计和处理经济纠纷的重要凭证; 是工程质量控制的重要依据，对工程质量审查及工程质量事故的追查起查考作用; 是以后进一步开展工程建设的基础资料； 对工程建设的审计及惩治腐败起查考作用; 对其他工程起借鉴参考作用。 一、项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义2、重要意义： 全面反映项目管理的过程，及时了解工程建设情况，

2、为工程建设管理提供必要的工程决策信息，有利于加强对工程的监督，有助于提高以后项目的工程管理水平。 只要我们能在思想上充分认识资料收集、整理与归档的重要性及其意义，那么我们就容易在实践中从工程起步和资料收集、整理、归档工作建章立制、合同管理等多方面的工作中注重夯实资料收集、整理与归档工作基础。 一、项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义1、主要问题： 收集资料不及时，工程完工后无法再补充; 建设单位、施工单位、监理单位资料欠规范，随意性大; 少数建设单位缺乏项目档案管理的意识，资料不注重签章; 不够重视图件资料的编制，特别是项目竣工图。二、目前存在的主要问题及对策 2、认识及对策： 及时性是

3、做好档案管理的前提; 真实性是做好资料的灵魂; 准确性、规范性是做好资料的核心; 完整性是做好工程技术保证资料的基础。 二、目前存在的主要问题及对策 1、项目前期阶段资料的形成 项目前期阶段包含决策立项阶段、规划设计阶段，由承担单位负责组织形成资料（A表）。 2、工程实施阶段资料的形成 工程实施阶段包含实施方案编制阶段、规划设计变更或施工设计阶段、招投标阶段、施工准备阶段、施工阶段。 由分管单位、建设单位负责组织形成有关实施组织管理资料（A类表格）。 由监理单位单位负责形成有关监理资料（B类表格）。 由施工单位负责形成有关施工资料（C类表格）。 3、竣工验收阶段资料的形成 竣工验收阶段包含建设

4、单位预验收阶段、初验阶段、工程验收和省厅验收阶段，由承担单位、分管单位和建设单位负责组织形成有关资料（A类表格）三、项目工作各阶段资料的形成 1、建设工程项目 2、单位工程 3、分部工程 4、分项工程 5、建设工程文件 6、项目前期文件 7、项目竣工文件 8、项目施工文件 9、竣工图 10、监理文件 11、项目竣工 12、验收文件 13、立卷归档 14、项目档案四、几个基本概念1、档案工作与项目建设应做到“三同步” ： 下达项目任务（或合同）与提出文件材料归档要求同步; 在工程建设过程中，工程技术人员检查工程质量与档案人员检查施工资料的形成、积累、整理情况同步; 每一项工程验收与档案人员形成验

5、收竣工档案同步。 五、项目档案资料的内容 2、土地开发整理项目一般按照项目管理过程分段管理 三段：前期阶段、实施阶段、验收阶段 特点： 成果的成套性 形成领域的广泛性 内容的专业性 利用的时效性 管理的动态性 记录形式的多样性 五、项目档案资料的内容 1、项目立项阶段 可研等项目申报资料 市州国土资源局的现场踏勘报告 市州国土资源局项目申报文件 省厅的项目可研审查意见及专家论证意见 省厅上报国土资源部的项目备案报告 国土资源部同意备案的复函 市州国土资源局项目立项申请报告 省厅同意立项申请的复函 市州国土资源局下发县（市、区）的项目入库通知 相关电子文档 五、项目档案资料的内容 2、项目初步设

6、计阶段 项目规划设计及附件 省国土资源厅项目申报文件 两厅上报的项目规划设计与预算建议 省厅下发的建设任务和投资预算通知 省中心下发的项目建设任务和投资预算的函 项目变更设计或施工设计及附件 建设单位变更申报文件 变更设计或施工设计批复文件 电子文档 五、项目档案资料的内容 3、实施阶段的资料 项目实施方案 组织实施资料： 项目实施领导机构及办事机构设立文件 、领导机构及办事机构制度 、领导机构及办事机构会议记录 、实施宣传、征求意见相关资料 、项目公告资料 五、项目档案资料的内容 4、项目招投标资料 招投标代理合同或招投标领导小组文件 招投标代理机构及个人的资质证明材料 招标公告 招标文件

7、投标文件 评标文件 评标专家资质证明材料 中标通知书 施工合同和协议 招投标小结及其监理意见等其他资料 五、项目档案资料的内容 5、监理资料 综合性资料：监理单位及个人资质证明材料 、监理工作方案及其报批文件 、监理规划 、监理细则 、监理控 制计划、监理会议纪要、往来文件、通知、报告等 、合同管理资料 、专题报告 、月报总结、监理月报 、不合格项目通知 质量控制资料 造价控制资料 进度控制资料 工程质量评估报告 工程监理总结报告五、项目档案资料的内容 6、施工资料 施工技术准备文件 工程设计变更记录 施工材料质量证明文件及复试试验报告 工程验收记录 施工记录 结算资料 ：计量与支付凭证 、竣

8、工文件 五、项目档案资料的内容 7、竣工阶段的资料 工程验收资料： 工程验收申请报告 工程验收时应提供的备查资料 市州中心工程初验意见 工程竣工图 整理前后土地利用现状图 变更设计及批复文件 单体工程竣工图 竣工实测资料 五、项目档案资料的内容7、竣工阶段的资料 项目验收资料： 项目验收申请报告及其附件 工程验收意见 项目竣工报告及表格 土地权属调整报告 土地权属调整后的土地权属界线认定书 土地变更调查记录表 项目投资预期效益情况报告 工程移交及管护协议 工程监理总结报告 设计执行情况评价报告 影像资料 五、项目档案资料的内容1、资料的立卷归档应遵循“便于检索”的原则 共同沿用的思维惯例 检索资料的时间短、速度快。 资料内容衔接，便于分析研究。 六、资料的立卷归档2、资料的整理、立卷 前期资料卷 实施准备资料卷 工程监理资料卷 工程施工资料卷 竣工验收资料卷 六、资料的立卷归档3、资料的归档管理 除第五卷中的工程验收报告、资金审计报告、项目财务决算报告由承担单位归档管理，其余资料均由建设单位成套归档管理（06年以前申报的国家项目的前期资料、规划设计资料和竣工验收资料仍由承担单位存档管理）；施工单位和监理单位除分别另成套建档管理施工资料和监理成果资料外，还得分别归档施工日志和监理日志等备查资料。 六、资料的立卷