采购管理程序文件文件

1、27/27名翔恿线股份有限公司采购治理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第1页共9页一、目的为使采购作业有所遵循，并能合理地执行，确保能以适时、适价与适质之原物料与生产设备供应生产所需，以提升公司产品与服务之品质。二、范围凡公司所采购之原物料、机器、仪器与设备均属之。三、定义无流程图N核对Y核决汇合询/议价Y询价数据查询填单/取消采购时机ANBNN进货Y交期管控逾期采购Y审核送审Y越权CANBNYY记录存查入库/移转/退货特采不退货联络不合格检验/测试CN名翔恿线股份有限公司采购治理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期

2、：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第2页共9页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程相关单位1采购时机6.1采购时机6.1.1当公司有重大决策需采购大批原物料或机器设备时。6.1.2当原物料低于安全库存量时。6.1.3当产能不足须添购机器、仪器设备时。6.1.4处理行政事务所需之文具或其它备品时。6.1.5当合约审查通过需采购非规格品或非本公司生产之商品时。相关单位2填单/取消6.2填单/取消6.2.1各需求单位人员依其业务所需，填具请购单(MS-M4-0601)如附件1，一式二

3、联，需就各项目确实填写，并依核决权限表(MS-M4-0602)如附表1之相关规定，呈核决权限主管审核。6.2.2各单位人员所提出之采购申请，若未奉核可，将请购单(MS-M4-0601)如附件1，一式二联以碎纸机销毁或撕毁即可。请购单(MS-M4-0601)核决权限表(MS-M4-0602)相关单位3数据查询6.3数据查询6.3.1核决权限主管接获请购单(MS-M4-0601)如附件1，应即核对所填资料是否齐全，若资料不全或填写不清晰时，应通知请购单位补齐数据或更正后，再依所请购物品查询供货商合格名录(MS-M4-0608)如附件2、供货商数据调查表(MS-M4-0606)如附件3与相关之历史交

4、易记录。请购单(MS-M4-0601)供货商合格名录(MS-M4-0608)供货商资料调查表(MS-M4-0606)相关单位4询价6.4询价6.4.1核决权限主管依以下条件判定是否需要询价，若需要，进入流程5， 进行询/议价，若不需要，则进入流程7，进行核决。名翔恿线股份有限公司采购治理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第3页共9页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.4.1.1询价条件A初次采购之生产性原物料且单项物品采购金额超过5

5、000元B初次采购之非生产性原物料且单项物品采购金额超过2000元C有价格更廉价之信息或有其它相关产品能够替代时。D机器、仪器设备等之采购。E属于垄断独占市场之产品，不需比议价。F凡执行ISO 9002质量系统前已比议价过之原物料，不需比议价。相关单位5询/议价6.5询/议价6.5.1核决权限主管依以下规定进行询/议价作业6.5.1.1询价A所需采购之品项，如系多家供货商可供应时，需至少有两家供应商的电话报价或报价单报价。B所需采购之品项若为固定供货商供应时，直接要求其报价。C所需采购之品项若为机械、量规仪器及设备类时，需要求供货商签订合约，合约内容需注明如：安装、试车、保固、训练与违约罚责等

6、相关事宜。D供货商之报价单中应详细讲明付款条件、付款方式、物品规格、 数量、单价、交期、运送方式与运送地点等相关条件。6.5.1.2议价A比较供货商之条件后，选择最具竞争力者为优先议价对象。B议价时能够电话或传真方式进行。询议价表(MS-M4-0603)名翔恿线股份有限公司采购治理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第4页共9页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程C将议价结果填入询议价表(MS-M4-0603)如附件4。相关单位6汇合6.

7、6汇合6.6.1核决权限主管将以下数据汇整后以利于进行审查。6.6.1.1所有供货商之报价单。6.6.1.2询议价表(MS-M4-0603)如附件4。6.6.1.3合约书：采购机械、量规仪器及设备类时。6.6.1.4供货商资料调查表(MS-M4-0606)如附件3：初次采购非规格品或非本公司生产之商品时。询议价表(MS-M4-0603)供货商资料调查表(MS-M4-0606)相关单位7核决6.7核决6.7.1核决权限主管由本作业内容6.6之相关数据，决定是否选定供货商以进行采购，若已选定供货商，进入流程8，进行核对，若无法选定供应商，则进入流程5，重新进行询/议价。6.7.2核决权限主管依现况

8、需求，判定例行采购、无须询议价与差不多询议价后之品项是否进行采购，若是，进入流程8，进行核对，若否，则进入流程2，取消采购申请，或进入流程5，重新进行询/议价。会计组8核对6.8核对6.8.1核决权限主管将所选定之供货商之相关数据与核准后之请购单(MS-M4-0601)如附件1之第二联，于每天下午以以下方式交给会计员，第一联则交由申请人自行留存，但若属紧急采购，则将第二联以传真或面交方式交给会计员，并以电话或当面告知方式联系，以便立即进行相关作业。请购单(MS-M4-0601)名翔恿线股份有限公司采购治理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：

9、A.0版页 次第5页共9页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.8.1.1于每天汇合后，交由司机或外务员转交。6.8.1.2传真。6.8.1.3面交。6.8.2会计员依核决权限表(MS-M4-0602)如附表1之相关规定、历史交易记录与公司之相关规定，核对核决权限主管之权限与交易条件后，呈会计组主管批阅。核决权限表(MS-M4-0602)会计组9越权6.9越权6.9.1会计组主管依会计员核对之结果，判定核决权限主管是否逾越权限，若是，进入流程10，进行送审，若否，则进入流程12，进行采购。会计组10送审

10、6.10送审6.10.1会计组主管依核决权限表(MS-M4-0602)如附表1之相关规定，将所有之相关数据送交确实之核决权限主管，并由该主管进行审核。核决权限表(MS-M4-0602)相关单位11审核6.11审核6.11.1核决权限主管依所有之相关数据与现况需求，判定是否进行采购，若是，进入流程12，进行采购，若否，则进入流程2，取消采购申请，或进入流程5，重新进行询/议价。相关单位会计组12采购6.12采购6.12.1核决权限主管与会计员依以下步骤进行采购。6.12.1.1核决权限主管应立即通知供货商，以确保交易条件及交期。6.12.1.2核决权限主管将请购单(MS-M4-0601)如附件1

11、之第二联与询议价表(MS-M4-0603)如附件4，交给会计员，开立采购订单请购单(MS-M4-0601)询议价表(MS-M4-0603)名翔恿线股份有限公司采购治理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第6页共9页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程(MS-M4-0604)如附件5，一式两联，第一联传真予供货商以确认订购后，做为财务部门付款凭证，第二联由司机或指定专人送至请购单位申请人做为收货、验货之依据。6.12.1.3若为机械、量规仪

12、器与设备等重要采购时，核决权限主管与供应商签订买卖合约书，技术资料的取得、人员训练、保固条件、安装试车及今后备品之供应价格应一并列入合约中，如属于预付款案件时，则应于合约中明订分批付款时机及付款比例。6.12.1.4会计员于采购订单(MS-M4-0604)如附件5，传真予供货商时，填写供货商交期追踪管制表(MS-M4-0609)如附件6，即展开交期跟催至供货商如指定交货日交货为止。6.12.1.5若为委外加工之采购，需于采购订单(MS-M4-0604)如附件5中加注指定进货至委外加工厂，待确认进货与进货数量时，开立委外领料单(MS-P4-0612)如附件7与委外加工单(MS-P4-0613)如

13、附件8。采购订单(MS-M4-0604)供货商交期追踪管制表(MS-M4-0609)委外领料单(MS-M4-0612)委外加工单(MS-M4-0613)会计组13逾期6.13逾期6.13.1会计员依供货商交期追踪管制表(MS-M4-0609)如附件6上之交货日期与实际交货日期核对，供货商是否逾期交货，若是，进入流程14，进行交期管控，若否，则进入流程15，进行进货。供货商交期追踪管制表(MS-M4-0609)会计组相关单位14交期管控6.14交期管控6.14.1供货商逾期交货后，相关单位主管向供货商查询逾期缘故，填入供应商质量与交期评等月报表(MS-M4-0610)如附件9，并依【供应供货商治

14、理程序书(MS-M2-0602)供货商品质与交期评等月报表(MS-M4-0610)名翔恿线股份有限公司采购治理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第7页共9页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程商治理程序书】(MS-M2-0602)之相关规定办理。供货商相关单位15进货6.15进货6.15.1会计员将采购订单(MS-M4-0604)如附件5之第二联与买卖合约书或图面或型录等资料交给相关之验收人员。6.15.2供货商应依议定之交货日期与运送

15、方式，送货至公司指定地点。6.15.3验收人员于货品送达时，依采购订单(MS-M4-0604)如附件5或买卖合约书或供货商之出货单清点数量后，于供货商之出货单上签名并标注日期，将供货商出货单之签收联与采购订单(MS-M4-0604)如附件5之第二联装订一起后，转交相关人员进行检验或测试。6.15.4若交货量与采购订单(MS-M4-0604)如附件5不符，数量先以供应商之出货单为准，并于采购订单(MS-M4-0604)如附件5之第二联上标注实际交货量以作为供货商评等之参考依据。采购订单(MS-M4-0604)供货商相关单位16检验/测试6.16检验/测试6.16.1相关单位人员分不依【进料检验程

16、序书】(MS-P2-1001)与【设备治理程序书】(MS-P2-0903)之相关规定办理，若非进料与购设备者，则依请购单位需求之规格或标准进行验收。6.16.2若客户合约(订单)中要求，前往本公司之供货商处查证其产品之质量时，相关单位人员应于事先征得供货商同意客户前往查证其产品之质量之前提下，才同意此客户合约(订单)，但客户之查证，仅列为 参考，不得作为产品质量有效管制之证明。进料检验程序书(MS-P2-1001)设备治理程序书(MS-P2-0903)名翔恿线股份有限公司采购治理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第8页共9页

17、四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程相关单位17不合格6.17不合格6.17.1相关单位人员依相关之检验与测试标准，判定是否合乎质量要求，若不合格，进入流程18，进行联络，若合格，进入流程21，进行入库或移转。相关单位18联络6.18联络6.18.1相关单位人员以电话连络供货商，协议是否办理退货，并联络会计员临时不支付该批货款。相关单位供货商19不退货6.19不退货6.19.1相关单位人员与供货商代表协议，若确定不退货，在不直接阻碍品质之前提下，进入流程20，进行特采，若确定退货，进入流程21，进行退货作

18、业。相关单位20特采6.20特采6.20.1相关单位人员依【特采处理程序书】(MS-P2-1304)与【供货商治理程序书】(MS-M2-0602)之相关规定办理。6.20.2核决权限主管与会计组主管应给予供货商适当之警示，可依以下方案与供货商进行协议。6.20.2.1应付票据票期递延一个月或另行约定付款日期。6.20.2.2设定货款折扣并开立折价单(MS-M4-0605)如附件10，由供货商代表签名确认，以作为扣款之依据。特采处理程序书(MS-P2-1304)供货商治理程序书(MS-M2-0602)折价单(MS-M4-0605)相关单位供货商21入库/移转/退货6.21入库/移转/退货6.21.1入库/移转名翔恿线股份有限公司采购治理程序书文件编号MS-M2-0601制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第9页共9页四、权责