风电工程公司项目过程资料归档办法

1、项目过程资料归档办法文件名称项目过程资料归档办法编制王梅洁文件编号版次审核编制日期生效日期批准1 目的为加强公司项目管理工作，有效的保护和利用项目过程资料，实现项目过程档案资料管理的规范化、信息化，结合公司实际，特制订本办法。2 范围本办法适用于相关职能部门及片区项目在项目执行过程中对各类有价值资料的归档管理。3 职责3.1安全运营管理部：负责各项目执行过程中形成文件资料的收集、整理和保存，按要求移交档案管理部门归档。3.2区域服务中心（简称片区）：负责本片区及所辖项目管理过程中形成文件的收集、整理和保存，按要求移交相关职能部门归档。3.3项目部：负责本项目执行过程中形成文件资料、记录档案等的

2、收集、整理和保存，按要求移交相关职能部门。3.4质检部：负责标准化质量控制的关键记录、报告等文件的填写要求，并负责审核项目/片区关键的质量记录、文件等资料。4 术语和定义4.1项目过程资料：项目建设和管理过程中形成的具有保存价值的规划、计划、技术资料、重要会议纪要、合同协议、来往信函、传真以及项目过程中与他方发生的证明、记录、手续等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。4.2文件归档：在项目建设、生产运营、设备仪器检修维护等工作完成后，相关职能部门及片区项目将具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。4.3电子文件逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原来的储

3、存方式和位置而实现的电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。4.4电子文件物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案管理部门移交的过程。4.5整理：按照一定原则对档案进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。4.6分类：根据档案来源、形成时间、内容、形式等特征对档案资料进行有层次的分类。4.7档案移交：各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，按程序交给档案部门归档保存的过程。5 工作程序及要求5.1文件的归档要求5.1.1归档范围5.1.1.1安全运营管理部应该将项目建设、生产运营、设备仪器检修维护等业务活动过程中形成的不同形式的文字、图表、声像等具有保存价值的

4、文件资料纳入归档范围。5.1.1.2项目（片区）应该将风电项目建设安装、调试预验收及质保期间满足阶段验收和最终验收所有文件资料以及各阶段业务活动过程中形成的不同形式的文字、图表、声像等具有保存价值的文件资料纳入归档范围。5.1.1.3文件资料的归档范围参照附录A文件资料归档范围与档案分类及保管期限划分表，但不限于此表。文件归档范围与档案分类及保管期限划分表每年更新一次（或根据需要更新），由运营中心统一颁发。5.1.2归档时间5.1.2.1安全运营管理部应每年3月将上一年度形成的文件收集整理后移交档案管理部门归档。5.1.2.2安全运营管理部在生产管理过程中形成的文件资料由经办人及时收集整理后移

5、交综合管理员归档，时间要求主要遵循以下原则：1)编制的各类计划在生效后的一周内整理归档。2)编制的各类通知、通报、会议纪要等文件在生效后的一周内整理归档。3)编制的各种规章制度、管理办法等文件在会签后生效后一周内整理归档。4)接收的与项目建设相关的指令、通知、通报、会议纪要、传真、信函等由经办人在办理完毕后一周内整理归档。5.1.2.3风电项目建设安装、调试预验收及质保期间形成的文件资料由项目部（片区）按规定时间收集整理后移交安全运营管理部归档，时间要求主要遵循以下原则。1)机组开始安装的一个月内，应对项目前期的资料进行收集整理、移交归档；2)机组完成安装验收后的一个月内，应对项目安装阶段的资

6、料进行收集整理、移交归档；3)机组完成预验收后的一个月内，应对项目调试阶段的资料进行收集整理、移交归档；4)项目进入售后阶段后，相应的资料按照规定周期收集整理、移交归档；5)周期长的可分阶段、分单项移交归档。5.1.2.4设备仪器文件应在设备开箱检验后及时收集登记归档。5.1.2.5照片应在工作结束后由形成单位及时收集整理归档。5.1.2.6电子文件逻辑归档应实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。5.1.3归档文件质量5.1.3.1 文件应齐全、完整，签章手续完备；其内容应准确、真实、可靠。5.1.3.2文件应原件归档。因故无原件归档的永久保存文件，应在复印件首页加盖原件存放单位的公章。

7、5.1.3.3文件应字迹清楚，图样清晰，其记录载体和记录方式应符合档案耐久、可靠性保存的要求。5.1.3.4用于记录专业施工与验收的表格式文件，应符合相关技术标准的要求，没有填满内容的空白格应划线或加盖“以下空白”章。5.1.3.5 图纸应按相关规定签署或盖章。5.2.文件的整理5.2.1项目过程资料应遵循由文件形成单位收集整理的原则。5.2.2分类5.2.2.1文件的分类应具有概括性和包容性，具有相对的稳定性和可扩充性。类目设置应遵循文件形成的逻辑规则，各级类目之间为上、下位类的隶属关系。5.2.2.2一级类目按项目建设、运营管理、设备仪器三大类目设置。5.2.2.3运营管理类的二级类目按文

8、件类型设置，三级类目按文件形成时间结合项目设置。5.2.2.4项目建设类的二级类目按项目单位结合开工时间设置，三级类目按项目阶段结合文件形成单位或类型设置，四级类目按形成时间结合专业、文件性质内容及机组号设置。5.2.4.5设备仪器类的二级类目按类别系统设置，三级类目按设备台件设置。5.2.4.6文件档案分类及保管期限划分见附录A。5.2.3分类说明及档号构成参照相关档案管理制度。5.2.4.组卷与排列5.2.4.1组卷应遵循文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，案卷质量应符合档案管理要求。5.2.4.2卷内文件内容应相对独立完整，根据文件数量的多少，组成一卷或多卷。5.

9、2.4.3独立成册、成套的科技文件，组卷时应保持其原貌，不宜拆散重组。5.2.4.5运营管理类文件，应按计划、通知通报、会议纪要、传真信函、规章制度等组卷，卷内应按文件形成时间结合项目排列。5.2.4.6项目建设类文件，应按项目结合开工时间、项目阶段组卷，卷内应按文件形成时间结合事件排列。5.2.4.7设备仪器类文件，应按类别、系统、台件组卷，卷内应按出厂证明文件、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。5.2.5案卷编目及装订卷内编目，装订必须符合规定要求，参照相关档案管理制度。5.3.照片与电子文件的整理5.3.1照片的整理5.3.1.1照片整理应保持照片之间的有机联系，区分不同的价值，以

10、便保管和利用。5.3.1.2照片应按张整理、编目，填写文字说明。文字说明应按相关规定填写。5.3.1.3照片档案宜采用年度-问题分类法，可按问题或专题归入每类档案一级类目的综合类。5.3.1.4 对数码相机拍摄的照片归档时，应将数码照片储存到符合保管要求的载体（光盘）上与纸质照片一起移交归档。5.3.2 电子文件的整理5.3.2.1 电子文件形成单位应按归档范围把符合归档要求的电子文件，按规定的格式将电子文件脱机存储（拷贝）至耐久性好的载体（光盘）上，向档案部门移交。5.3.2.2 电子文件应按件整理。应按纸质档案分类或按电子文件类别代码集中组织存储载体。其整理应符合的规定。5.3.2.3 电

11、子文件归档时，应提供电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等相关信息。5.4.档案的移交5.4.1安全运营管理部形成的档案应经部门负责人审核合格后才能移交档案管理部门。5.4.2项目（片区）形成的一般档案应经片区负责人审核合格后才能移交相关部门，关键的质量记录、文件（附件中标注）等资料具有质量监督职能的部门审核合格后才能移交相关部门。5.4.3审核合格后的文件档案，应由移交部门（人）填写文件交接登记表，与接收部门办理交接手续。文件交接登记表应填写两份，交接各责任方签字盖章，由移交单位和接收单位各存一份归档。5.4.4纸制资料初步装订并按移交登记表所录文件编有连续页码。5.5安全和保

12、密5.5.1各项目的资料信息涉及公司的技术和商业秘密，是公司生存发展的软件资料，其安全性、保密性对公司每一个员工都有义不容辞的责任和义务。5.5.2资料管理员对所管理的所有资料信息的安全负责，对纸质文本资料要用专用文件柜存放，做好防潮、防火、防蛀、防盗。5.5.3对电子文档要做好备份和加密，存放电子文档的磁盘、光盘、移动硬盘同样要做好防潮、防火、防盗。5.5.4所有资料信息的存放管理由资料管理员专人负责，存放资料信息的钥匙不得随意丢放和借出，做到人走柜锁。5.5.5对存放重要文档的电脑要实行加密启动和屏保密码保护。5.5.6任何个人不得将任何资料据为已有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职

13、时，应将形成的档案向工作接手人移交清楚，并填写文件交接登记表，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。5.6借阅5.6.1因工作需要查阅档案资料的，借阅人必须填写档案借阅登记表，注明档案号、借出时间、人员姓名、文件名称等信息，档案管理员妥善保管借阅记录，并记录好资料的归还日期。5.6.2对于没有按时归还的档案资料，档案员要督促相关人员尽快归还。5.6.3电子文档原则上不准拷贝，对因工作需要确需拷贝的，必须经借阅人所属部门领导同意，档案管理员同样要对拷贝资料登记台帐。5.6.4借阅人必须妥善保管所借档案，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线，不能随意乱放，以免遗失。6.相关文件6.1 GB

14、/T 11821-2002 照片档案管理规范6.2 GB/T 11821-2002 科学技术档案案卷构成的一般要求6.3 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范6.4 DA/T 28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范6.5 DA/T 42-2009 企业档案工作规范6.6 DL/T 5191-2004 风力发电场项目建设工程验收规程6.7 NB/ 31021-2012 风力发电企业科技文件归档与整理规范6.8 HZXG-006-2011 档案管理制度7.输出表单7.1文件交接登记表7.2档案借阅登记表文件交接登记表第 页 共 页序号文件编号责任人文件题名页数

15、份数日期备注移交部门：移交人：审核人：接收部门：接收人：交接时间：档案借阅登记表 年 第 页序号文件编号文件题名页数份数利用目的借阅人借阅日期审批人归还日期经办人备注附录A：文件归档范围与档案分类及保管期限划分表运营管理类文件序号类别归档范围（主要、但不限于）保管期限文件来源/归档单位归档时间备注1项目章程合同分解表10年编制单位下发后2滚动计划工作计划10年编制单位下发后到货计划10年编制单位下发后3采购计划10年编制单位下发后4报表周报10年编制单位下发后月报10年编制单位下发后5通知通报5年编制单位下发后6会议纪要5年编制单位下发后7制度办法5年编制单位下发后8非业主信函5年编制单位办理

16、完成后9合理化建议5年编制单位提交后10项目信息项目基础信息汇总表永久编制单位下发后项目建设类文件序号类别归档范围（主要、但不限于）保管期限文件来源/归档单位归档时间备注1综合11业主信函传真等6年经办人办理完成后12现场管理风场工作移交登记表6年项目移交完移交项目清单6年项目移交完13客户调查客户满意度调查表（一）6年项目安装验收后的1个月内客户满意度调查表（二）6年项目每年定维后1月内14供应商风场维护记录10年项目每年15会议纪要10年编制单位下发后2项目前期21道路踏勘报告10年片区审核通过后合同评审表10年编制单位审核通过后开工令永久销司下发后合同永久销司下发后技术协议永久销司下发后

17、联络会纪要永久销司下发后干系人员登记表10年项目项目经理确认后1个月内3安装阶段31技术安全交底技术及安全交底记录10年项目安装验收后的1个月内32机组设备物资移交手续物项检查报告10年项目安装验收后的1个月内设备定期检查记录表10年项目安装验收后的1个月内物资移交委托书10年项目安装验收后的1个月内设备报审表10年项目安装验收后的1个月内设备进场卸货验收10年项目安装验收后的1个月内设备移交清单10年项目移交后1个月内资料移交清单10年项目移交后2个月内33安装记录、报告吊索具检查记录10年项目安装验收后的1个月内吊装前检查记录表10年项目安装验收后的1个月内设备安装施工记录10年项目安装验

18、收后的1个月内机组吊装检查、验收记录表10年项目安装验收后的1个月内4调试阶段41调试记录、报告调试方案10年项目调试并网后1个月内调试方案报审表10年项目调试并网后1个月内调试申请报告10年项目调试并网后1个月内风力发电机组调试前检查细则及记录表10年项目调试并网后1个月内上电前测试记录表10年项目调试并网后1个月内风场调试记录10年项目调试并网后1个月内变频器风场调试记录10年项目调试并网后1个月内发电机对中数据记录10年项目调试并网后1个月内调试报告报审表（单台/整体）10年项目调试并网后1个月内整体调试报告10年项目调试并网后1个月内42预验收记录、报告预验收实施方案报审表10年项目预验收后的1个月内预验收实施方案10年项目预验收后的1个月内预验收申请报告10年项目预验收后的1个月内预验收报验单10年项目预验收后的1个月内预验收报告30年项目预验收后的1个月内设备验收签证单（单台/整体）30年项目预验收后的1个月内预验收合格证书30年项目预验收后的1个月内5售后阶段51机组运行档案记录每台机组发电、故障