财务业务指南

1、财务业务指南（2010年8月1日）一、原始凭证（一）取得外单位的原始凭证必须是经国家财政、税务部门监制 的票证；（二）取得外单位的原始凭证必须盖有填制单位的财务专用章或 发票专用章；（三）原始凭证填制内容完整：日期、单位、填制人、经济业务 内容、金额（金额大小写必须相符）等；（四）原始凭证的各项内容不得涂改、挖补；（五）北京市地税局监制发票均为机打发票，北京市国税局监制 发票分为增值税发票（机打发票）和普通零售发票（手写发票）；（六）当年发票务必在次年三月底前报销完毕（每年四月进行企 业所得税汇算审计）。（七）原始凭证丧失，损失自负。二、报销规范（一）粘贴原始凭证必须按时间顺序分类粘贴在粘贴纸

2、上，要求票据完整、金额清晰、左上角对齐、粘贴薄厚均匀。（二）填制填制各类报销凭证一律使用黑色或蓝色签字笔填写，字迹工整清 自行登记，防止重复开票和丧失发票现象（对丧失发票的将予以通 告）。4、各工程的收款、开票、预收款情况请员工在事务所的“业务 管理系统”中的“财务及统计”下查询，未开通查询权限的请与各部 门秘书联系查询。对于工程的预收款项请及时确认，并到财务部办理 相关手续。5、按照外汇管理的有关规定，境外汇款美元1万元（含）以上 的需向银行提交业务约定书复印件确认款项来源，如汇款单位与 协议单位不一致的需另行出具协议单位委托付款的说明。壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万元角分整晰（正楷书写名字）。

3、填写内容包括：日期、经济业务内容、经办人 （领款人）、费用所属部门、金额（大小写金额必须相符且不得有任 何涂改）、附件张数。按时间顺序分类填写凭证。由他人代办的业务 需代办人签字确认。重名重姓的员工在报销时注明员工编号及部门。（三）要求1、借款填写一式三联的借款单，注明日期、借款人、部门、用途、项 目名称、立项编码（九位）及借款金额。注意：确认工程是否已在 市场部成功立项，取得九位编码的立项号；借款金额在1万元以上 的需提前一天向财务部约款；借款人需为工程经理及以上职级人 员，且个人借款累计金额没有超过5万元，如业务需要工程经理职级 以下员工办理借款的，需要分管总经理特别批示，超限额借款的需另

4、 写申请，经分管总经理和分管财务总经理批准后方可办理；借款 单一式三联需复写，顺序为红、蓝、黑，借款时员工保存第二联（蓝 色）；出差借款和机（车）票借款分别填写借款单，机（车）票 借款单交与订票人员换取机（车）票；借款单需由借款人 亲笔正楷签名，代办借款的，代办人需在借款单上签“XX代办”; 如借款人无法签名的，需附给借款人汇款的银行汇款单；不允许代他 人签名；领款时需携带个人工作胸卡和银行卡（建行或交行）； 出差借款由分管总经理签批；借款还旧借新，专款专用，工程结束 现场工作后应及时报销，考核年度结束时务必将考核期间内的个人借 款清还；清还借款时需以借款单第二联（蓝）向财务人员换回借款单第三

5、联（黑色），如以现金形式归还借款的，务必向财务 人员索要收据。2、市内交通费（1）外勤在京执业发生的费用需按工程或一个外勤时间段填写市内交通 费报销单和差旅费报销单，经分管总经理签字后报销。注意： 确认工程是否已在管理系统上录入工时；经办人按工程集中（或 按一个外勤时间段）汇总后填写差旅费报销单并附已签发的工 时核定单，注明立项号；市内交通费报销单按人和时间顺序 填写，分别计算出个人小计金额并签名确认，“拼车”出行的可一起 填写并加以注明；票据的发生时间在外勤期间；工程平均每天费 用不得超过30元，计程车票每日票据早晚各一张，假设当日票据两张 以上应在往返区间内详细注明途经地点，票据不得连号，

6、使用公交充 值卡发票的每天16元标准（采用公交和计程车混行的按实际发生金 额30元标准内据实报销），使用汽油和停车发票的每天20元标准， 单程减半计算；本市外勤不报销中午餐费，餐补已随工资发放； 外勤补助每人每天30元。其他外出办事发生的计程车票据需填写市内交通费报销单和支 出凭单报销。市内交通费报销单按时间顺序填写，注明起止具 体地点、经办事由，按月汇总后填写支出凭单，经分管总经理签 字后审核报销。3、外埠差旅费外埠执业、开会、培训等需按工程或一次往返填写差旅费报销单报销，经分管总经理签字后报销。注意：确认工程是否已在管 理系统上录入工时；外埠发生的各项费用分类汇总填制差旅费报 销单，并附已

7、签发的填写完整的工时核定单，注明立项号；往 返火车票、机票按时间顺序填写明细，软卧车票应由分管总经理特批, 春节、十一期间直接回家和节假日后从家直接去工程地的车票需经分 管总经理签批同意，标准参照回京或离京人员费用；住宿费务必附 宾馆打印的消费明细单；外埠交通、餐费客户不负担的平均每人每 天不超过80元（凭当地有效期内发票据实报销），购买食品发票超餐 费标准的或大额的须有明细，由分管总经理特批；往返火车站、机 场的交通费不超过130元，凭有效车票据实报销，车票应与往返火车 票及机票日期相符，自驾车的可在标准内据实报销车站、机场的停车 费和过桥费及20元的汽油补助；外勤补助每人每天50元（各会计

8、 学院的培训及培训部安排的培训无补助）；其他外埠费用需随工程 一同报销，遗漏不补，含：异地银行取款手续费（原那么上不得超过项 目借款金额，票据应加盖银行印章，只报销出差时段的费用）、订票 手续费（票据应为正规发票）、底稿邮寄费（附邮寄清单）、上网费， 不含：洗衣费、国内 费等自费工程；冲销预借款的，需在单据 上注明所冲借款的借款人姓名及金额，并附借款单第二联（蓝色）； 领款金额超过1万元的提前与财务部约款。4、外聘人员费用外聘人员含外聘专家和实习生，按月结算劳务费用，各部秘书按 外聘专家和实习生分别填写外聘人员劳务汇总表和实习人员补 助汇总表，经分管总经理、董事长或总裁签字后报财务部，实习人

9、员补助汇总表需人力资源部审核签字。注意：确认管理系统中是 否录入外聘人员信息；外聘专家按劳务计算个人所得税，实习生按 工薪计算个人所得税；外聘人员信息填写完整，身份证号码和建设 银行卡号（必须本人卡）提供准确（专业公司的外聘人员通过交通银 行卡发放）；职能部门的外聘人员不在管理系统中录入，按月报销 补助和费用；每月10日前秘书将签批完整的纸质汇总表报财务部, 将实习补助、劳务费发放明细表的电子版发至财务部指定邮箱， 15日财务部通过银行发放到个人账户；外聘人员的外勤费用随项 目一同报销，费用标准同本所员工；分管总经理对外聘人员的真实 性负责，各部秘书保存外聘人员的身份证复印件备查。5、加班费用

10、加班费用采取按月或按工程集中报销方式，按月报销适用于零星 业务或行政人员加班，按工程报销适用于大型工程的公司内集体加 班。填制支出凭单报销，并附市内交通费报销表及餐费明细 表，需经分管总经理签批。注意：加班确实认：工作日晚上加班超 过2小时，节假日加班超过4小时的加班费用方可报销；票据发生 日期应在加班日；交通费，加班日晚21: 00以后的计程车票据实 报销，节假日30元以内据实报销，公交充值卡单程8元，自驾车单 程10元，标准不累加；餐费，每人每次20元，自制明细表，注明 日期、参与人员及金额；按工程报销的需注明立项号；外勤日在 客户处加班的随工程费用一同报销，标准不累加，如：晚21： 00

11、后 据实报销了计程车交通费，那么当日的公交按单程8元计算；公司内 加班的费用可以与工程外勤费用一同报销，需按加班费用的要求填制 报销单据。6、代垫差旅费代垫差旅费指应由客户支付的而暂由本所垫支的费用，即未来无 需开具发票的收款，应事先告知财务，并填写差旅费报销单，注 明应收取客户的款项金额、工程立项号，由分管总经理签批。注意： 财务部可协助代管票据，但代管的票据仅限于已审核并将入帐的； 需在代垫费用登记表上进行登记，经办人签字确认；取走代 管的票据时也需经办人签字确认。7、工程合作费工程合作费在确认合作工程的款项收到后方可支付，填写合作 工程支付审批表和支出凭单，附合作单位的正式发票、银行信

12、息和合作协议，注明立项号，经分管总经理、董事长或总裁签字 后转账支付。8、培训费用本市培训填制支出凭单，并附市内交通费报销单，外埠培 训填制差旅费报销单。报销时应注明培训内容,培训无外勤补助。 费用经培训部经理确认后，由分管总经理和分管财务总经理签批。9、部门活动费部门活动费每年7月1日一次年6月30日为一年度，每年每人 标准300元，以活动日在册人数为准，跨考核年度使用部门活动费的 以6月30日在册人数计算费用标准。填制支出凭单，附部门人员 明细表，由分管总经理和分管财务总经理签批。注意：部门人员指 正式在册员工，不含外聘人员；活动费不得以补助形式发放员工； 仅限集体活动使用；超支局部由部门

13、自行解决。10、 费 费每半年报销一次，每年七月和十二月下旬开始足额报销半 年的 费，填制支出凭单，由分管总经理签批。注意：按职 级标准足额报销半年 费，缺乏局部视同放弃；有效票据为办公 用品类发票、话费充值卡发票，付款单位必须是单位名称（付款单位 为“个人”或员工姓名的一律不得使用）； 费报销额度当年有 效，过期作废（即当年 费在次年3月底前报销完毕）；离职员 工在办理离职手续时一并结算 费；15日（含）前入所按一个 月计算，15日后入所按半个月计算；15日（含）前离所按半个月计 算，15日后离所按一个月计算；支出凭证填写要求：审计X 部办公费，员工本人签名。11、办公费用办公费用报销应填写

14、支出凭单，经办公室主任（副主任）确 认，由分管总经理和分管财务总经理签批。注意：购置固定资产的 需附购置申请，大批采购的还需附采购合同；报销办公用品的需附 明细单；报销邮费需注明所属月份，部门金额；报销印章的需附 印章明细；为各专业公司支付的办公费开具对应公司的发票。12、计算机维修费用填写支出凭单，经信息部经理确认费用所属，由分管总经理和 分管财务总经理签批，在各专业公司的员工开具相应公司的发票。13、会议费用凡报销会议费的，须将会议相关费用的各类票据集中，填写支 出凭单，由分管财务总经理签批，附相关会议证明材料，包括会议 时间、地点、出席人员、议题、日程和费用标准等内容。14、其他费用凡报

15、销存档费、图书及办公用品等，填写支出凭单，由分管总 经理和分管财务总经理签批，购置大额资产的需附购买合同。三、特别说明1、各项借款、费用应在业务结束后1个月内及时办理报销手续， 无故拖延造成的损失自负。上一会计年度的费用应在次年3月底前报 销完毕，考核期的费用应在每年6月底前报销完毕。2、外币业务按外币兑换结算单汇率计算，无兑换结算单的按报 销当月1日的中间牌价计算。3、北京市城区以外的外勤费用视具体情况而定，不住宿的参照 本市标准，计程车可据实报，集体自驾车的标准内报销汽油，另报销 过桥费；住宿的（客户负担住宿费的需提供住宿费单据的复印件）参 照外埠标准报销。特殊情况的由分管总经理批示“据实

16、报销”后报销。4、报销凭证上的签字不得使用手签章。5、为防止员工屡次往返财务，在填写报销单据时，对工程费用 超标事项提前写说明，分管总经理签批“据实报销”；对超过报销范 围的费用，需要另写支付申请，经分管总经理和分管财务总经理签批 后方可报销。6、关于原始发票丧失问题的处理：取得收款单位发票记账联 的复印件并加盖财务专用章，写丧失情况说明，经分管总经理和分管 财务总经理批准方可报销；机票、火车票丧失的写情况说明，注明 时间、车次、往返地点、事由、丧失原因，当事人、证明人签字，经 分管总经理和分管财务总经理批准后方可报销；凡属个人保管票据 不当造成的丧失，一律自行承当经济损失，不得用其他票据抵顶。对 无法取得正规发票的需要提供相关的付款证明（如收据等，无法提供 付款证明的不予确认），经批准才能用票据抵顶。四、其