合同管理作业流程

合同管理作业流程1、合同分类合同主要分为以下几类：（1）重大项目合同（IM），包括物业管理服务合同、投资项目合同、金额在______元/次或________元/年以上物资或服务采购合同等；（2）物资采购合同（CM），包括金额在______元/次或________元/年以下的清洁用品、绿化工具、消防器材采购合同等；（3）服务采购合同（SM），包括金额在______元/次或________元/年以下的水池清洗、清洁保洁、垃圾清运、化粪池清理服务采购合同，绿化养护服务采购合同，电梯维保、中央空调系统保养、消防系统保养等服务采购合同；（4）物业租赁合同（PM）；（5）其它订单合同（OM），主要是指一次性合同，如装饰装修合同、分类垃圾桶订造合同、服装订造合同等。2、合同洽谈重大项目合同由总经理组织成立项目小组：（1）物业项目成立招投标工作小组，按照《顾客要求的识别与评审》程序对物业项目进行评审，按照《物业管理策划》程序对物业项目进行策划，编写投标文件、物业管理服务合同。（2）物资或服务采购合同由业务部负责组织，各执行部门应指定专人参加，按照《供应商的评审和选择准则》评审和选择物资或服务供应商，确定物资或服务采购的有关事项，并形成书面意见。签订物资或服务采购合同，合同必须包括以下条款：➢合同双方当事人；➢合同标的物；➢服务项目及服务质量（目标、标准）；➢合同期限、服务地点和方式；➢合同价款及支付方式；➢双方权利和义务（或责任）；➢违约责任及免责条款和解决争议的方法；➢合同附则。（3）物业租赁合同按照国家《合同法》有关“租赁合同”要求，由管理处洽谈有关事宜。合同应强调：➢物业租赁用途；➢租赁期间的安全防范。（4）其它订单合同根据总经理授权后相关部门负责洽谈合同的有关事宜。3、合同签署（1）重大项目合同由总经理或授权代表签署。（2）物资采购合同统一由业务部（或办公室）签署。（3）服务采购合同：➢公司所管物业的单项服务项目统一外包合同，由业务部签署；➢公司所管物业的某项特殊服务项目外包合同，由管理处签署；（4）物业租赁合同由服务中心签署；（5）其它订单合同由总经理或根据总经理授权由相关责任部门签署。4、合同执行监督（1）重大项目合同由项目经理负责执行合同，定期向公司反馈合同执行情况。（2）物资采购合同由业务部监督合同执行情况，各使用部门及时反馈采购物资的使用情况。（3）服务采购合同由执行部门执行合同的权利义务，定期向业务部门反馈服务情况。（4）物业租赁合同由管理处执行合同，财务部监督费用收缴情况。（5）其它订单合同由执行部门执行合同。5、合同款项结算（1）合同执行部门负责合同款项的结算。（2）合同款项结算时，必须由合同执行部门根据合同执行情况，提出合同款项支付意见，由业务部门提供出结算意见，报财务部审核，总经理批准后支付。（3）收款合同在收款之日前三天，由合同执行部门联系并书面通知对方缴纳合同款。（4）财务部监督监督合同款项的结算。6、合同文本管理（1）合同文本由我方提供的，按《[XX项目]合同》（范本）制订；合同文本由对方提供的，必须包含合同范本中规定的内容。（2）合同文本编号采用以下原则：[合同类别]+[年份]+流水号合同文本由对方提供的，需重新编号、归类，统一保存。（3）所有签署的合同，公司必须保留合同原件两份，总经办、财务部各执一份。（4）总经办负责合同文本统一管理，各相关执行部门执复印件一