XX建设公司行政管理制度

行政管理制度3.1基本管理制度3.1.1五制就是指令制、执行制、督导制、问责制、反馈制。这五制形成了一个完整的闭合管理制度，是今后管理的一个重要制度，要由人管人改为制度管人。为什么要制定五制？就是为了强化管理，明确工作程序、工作职责，实现事事有人抓，事事有落实，事事有反馈，克服工作中管理不到位的不规范行为，确保高质量、高水平的完成公司下达的各项经济技术指标。1、指令制通过各管理层制定计划，按照计划下达指令，在一定时期内必须完成的工作目标。公司各部门下达的计划即指令，由办公室执行发出。2、执行制对公司下达的指令要正确透彻地理解和贯彻执行，各部室必须按照计划完成，要不打折扣、想方设法保证指令的有效执行。由各执行部门及个人负责执行。3、督导制针对公司下达的指令执行情况进行监督，有没有走样。如质量、安全、进度、现场文明施工等项工作，要重点检查工程是否按照设计文件和施工技术指南以及验收标准施工，施工现场是否存在重大质量和安全生产隐患，各工序安排是否妥当以及现场施工是否文明，材料有无浪费等。工程部负责督导。4、问责制根据考核标准、考核细则、考核内容每月逐条考核，针对每一位项目管理人员进行考核评价：可以达标、不达标、严重不达标。并追究指令执行人的责任。造成重大损失或严重影响的要追究执行人的相应责任。责任追究的具体程序为：立案→确定相关责任人→提供免责证明→确定责任→处罚。本项以经营部为主会同办公室实施。5、反馈制指令完成后应收集指令并应尽快予以答复，并及时向指令人反馈执行情况。以上“五制”组成公司的闭合管理制度，为公司核心管理制度。各指挥部可根据实际情况细化“五制”内容，全员贯彻落实。每一指令必须闭合，才能形成一个完整的制度。3.2公司印章管理3.2.1总则公司印章是企业存在的合法标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。3.2.2公司印章的刻制1、公司印章的刻制均须报公司的总经理审批。2、法人代表个人印章、行政章、财务章、合同章，由办公室开据公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行。3、公司各部门的专用章（人事章、生产章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。4、未经公司总经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。3.2.3公司印章的使用范围公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章（合同章、财务章、人事章），总经理（法人）专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。公司行政章的适用范围主要为：1、公司对外签发的文件。2、公司与相关单位联合签发的文件。3、有公司出具的证明及有关材料。4、公司对外提供的财务报告。5、公司章程、协议。6、员工调动。7、员工的任免聘用。8、协议（合同）资金担保承诺书。二、公司合同专用章的使用范围主要为：1、对外投资、合资、合作协议。2、各类经济合同等。三、公司总经理（法人）个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。四、财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。五、公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。3.2.4公司印章管理的职责1、公司总经理负责行政章的使用审批工作。2、副总经理负责授权范围内的印章使用审批工作。3、各部门负责人负责各职能部门专用章的审批工作。3.2.5公司印章的管理、使用及保管一、印章的管理1、公司行政章由办公室管理，总经理同意后办理；2、合同专用章由副总经理负责管理，签订合同报公司总经理后签订。3、公司财务章有财务总监负责管理。4、法人个人名章，有公司指定财务管理中心专人负责管理。5、印章管理负责人必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由总经理指定专人代替。6、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。二、印章的使用1、印章的使用必须严格遵循印章使用范围，经审批后方可使用。2、财务专用章、支票专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。3、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，由分管领导及总经理同意后方可带出，带出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。4、以公司名义签订的合同、协议等，由公司分管领导批准后方可盖章。（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。）5、任何印章负责管理人不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。6、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经总经理审批后，方可盖章。三、印章的保管1、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数，收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。2、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。3、印章管理负责人如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理负责人办理交接印章手续，以免贻误工作。4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。5、印章应及时维护、确保其清晰、端正。6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时向有关领导报告，并备案，配合查处。3.2.6公司印章的停用一、有下列情况，印章须停用：1、公司名称变动。2、印章使用损坏。3、印章遗失或被窃，声明作废。二、印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送行政管理封存或销毁，建立印章上交、存档，销毁的登记档案。3.3办公室管理为了进一步加强办公室的管理，确保各项工作的顺利展开，营造一个良好的办公环境，特制定本制度：3.3.1办公环境管理1、进入办公室必须衣着整洁，衣衫不整者禁止进入。2、各部门应保持办公室卫生整洁，卫生区域划分按《办公室清洁区域划分表》执行，违者打扫办公室一周。3、办公室内禁止喧哗、嬉戏打闹、使用污言秽语，违者每次罚款50元。4、爱护办公物品，减少浪费，各部门若需补充办公用品，报给办公室，由办公室统一购买：（1）、只印过一面的纸张可作为再生纸影印公司内部文件；（2）、文具用完再换，如笔芯、胶水、笔记本等；印油使用后盖好，减少蒸发。5、不得利用办公室会见私人亲友，干私活，办私事，违者每次罚款50元。6、禁止在办公区抽烟，抽烟必须在指定“抽烟处”并将烟灰弹入烟灰缸，违者每次罚款20元。7、公司职员应团结友爱，互帮互助，不拉帮结派，不勾心斗角，如有发现，双方均处以每人100元的罚款。8、严禁上班时间组织、参与赌博，一经发现处以50-300元的罚款。如因赌博行为被公安部门抓获的，公司将处以500-1000元的罚款，情节严重者开除。9、不允许擅自取用办公室用品，如有需要，应向办公室申请并登记，违者罚买由办公室指定办公用品一份。10、节约用水用电，养成随手关电源的习惯，如电脑、灯、空调、饮水机等。违者每次为办公室购电10度，每月超过3次者，为办公室购电100度。11、公用的办公设备，如复印机、传真机，外来单位使用时需登记。12、公司员工避免使用一次性纸杯，如有客人来访，用后应立即扔到垃圾箱，不得随意乱放。13、禁止在办公区存放易燃易爆及违禁品，违者罚款300元。14、会议室使用完毕后，使用部门应立即清理，方便其他部门的正常使用。3.3.2行为管理1、同事间及对待外来访客，应多用礼貌用语，注意礼节，不得有傲慢行为。对待上级、下属应该一视同仁，互相尊重，共同创造和谐温馨的良好环境。2、办公时间内：（1）、未经部门经理批准，不可外出办理私事，需暂时离开应与同事交待清楚。（2）、女员工一律禁止当众化妆或补妆。（3）、员工在工作时间不准从事任何与本职工作无关的活动。（4）、禁止用公司电脑上网聊天或使用其他工具玩游戏。3、员工须保持办公环境肃静，文明办公，不得在办公区、楼道内大声喧哗。使用电话，应注意礼仪，不得高声交谈，语音适中，不得长时间占用电话，以免影响他人的正常使用。4、公司要求员工必须经常保持仪容、仪表整齐清洁。衣着端庄得体，男员工不可留胡须。女员工的发型与化妆宜端庄清雅。办公时间要穿正装，禁止穿短裤、超短裙、拖鞋。当员工衣着不得体时，部门经理有责任指出其不适宜之处，并责令其改正。5、不得随意翻阅他人账册、报表、文件等资料，或随意取用他人私人物品、打听他人情况。6、员工之间因工作产生矛盾，对具体问题有争议时，不得当众争吵、指责，甚至互相辱骂、动手伤人。7、下班时间除因工作需要，员工不得长时间滞留公司，或无故留宿公司。为加强公司安全，所有公司人员必须每日22:00前离开公司。3.3.3会议1、会议要准时召开，不得随意拖延或延迟。2、会议事项由会议组织部门落实，保证会议的进行。3、会场纪律：1）与会者须按时参加，无特殊情况不得迟到早退或缺席，违者每次罚款50元；2）将电话调制震动或关闭，接听电话须到会场外，违者每次罚款20元；3）会议中不得翻看无关的书籍、报刊，做无关的事情，违者每次罚款20元；4）参会者必须穿着公司制服，佩戴胸牌，违者每次罚款50元；5）必须携带笔记本记录会议内容，以便会后安排工作，违者罚款20元；6）禁止大声喧哗或小声议论；发言要简明扼要，有条理；尊重他人，不抢话；7）会议结束后将使用过的水杯、纸张带走，保持会议室的干净整洁。3.3.4话费报销1、公司一律使用公司集团卡，不得随意更换号码，话费由办公室统一存入集团卡号内，不做另外报销。2、报销标准：各部门部长及主任：100元/月各项目经理及材料员：100元/月会计、出纳：100元/月库房管理员：50元/月3、个人承包工程的工作人员，自承包日起公司不予报销电话费。4、当月一次电话无法接通的，口头批评；当月累计两次关机或停机，电话无法接通的扣除报销话费的50%，当月累计三次关机或停机，电话无法接通的，公司不予报销当月话费。上述罚款由办公室当场收取，30％作为公司活动资金，70％纳入公司奖励基金。3.3.5出差管理办法为配合公司开展各项业务，使员工出差管理有序，严格控制费用开支，根据有关规定及公司具体情况，特制定本制度。1、员工出差前应填写“出差申请单”。出差的批准权限如下：三日以内由部门主管（项目经理）核准，三日以上由总经理核准，部门主管（项目经理）以上人员一律由总经理批准。2、出差天数，由主管于事前核定，如出差公务提前完毕，应立即返回，不得借故滞留。如因公确实无法于核定天数前返回者，应列具事实理由，呈原指派主管核准后，方可报支差费。如出差地区可当天往返者，非特殊理由不得留宿。3、出差中途除因病或遭逢意外灾害或因实际需要由主管指示延时外，不得因私事或借故延长差期，否则不预报支差费，并依情节轻重惩处。4、长途出差，部门主管以下人员一律以火车作为交通工具，部长级和部门级以上人员可不受此限制。因时间急迫或合理成本考虑，副总级以下人员搭乘飞机时应经总经理批准，否则，以火车及客运车作为交通工具。省外长途以大巴或火车硬卧为准，省内短途以大巴或火车硬座为准，按实报销。5、出差前，可酌情预借差费，“差费借支单”由部门主管和总经理审核签字后，方可领取，总经理出差不在公司由副总代签。6、差旅费分为交通费、住宿费、膳食费、杂费及特别费（如因公需要的交际费等）,差费报销标准按第十条“差旅费标准报销”特别费用的发