公司行政部规范管理实用手册

-.z.-----总结资料企业行政部标准管理实用手册目录================================01办公用品请购表/02办公用品领用表/03办公用品领用统计表04收发信件登记表/05图书资料借出卡/06图书资料借阅登记表07来访出入登记表/08接待申请及报告表/09每月接待客人汇总表10接待汇报表/11文件接收登记表/12文件归档登记表13文件印制申请单/14档案明细表/15〔〕文件保管备查簿16调卷单/17阅档催还单/18档案调阅单/19档案存放位置表20阅档催还单存根/21作废档案焚毁清单/22用印申请表23印章使用登记表/24印章销毁申请表/25年度会议实施方案表26会议室使用申请表/27会议审核表/28会议通告单29主席会议准备表/30主席会议情况报告表/31会议议程表32会议程序表/33会议发言要点记录表/34会议进展评估表35会议议案检查表/36会议进展检查表/37会议未决事项检讨表38员工出勤记录表/39员工考勤记录汇总表/40月度考勤统计表41员工出勤情况统计表/42员工加班申请表/43加班费申请单44员工请假申请表/45员工特别休假申请表/46出差申请单47出差登记单/48预支差旅费申请单/49差旅费用支付明细表50差旅费用报销表/51公司年度出差方案表/52公关活动预算申请表53公关活动预算一览表/54公关活动费用申请表55公关活动预算与实际花费差异表/56危机预警处理表/57危机记录分析表58员工值班登记表/59保安日报表/60平安检查日报表61巡逻检查到岗记录表/62夜间平安巡查记录表/63员工外出登记表64来宾出入登记表/65物品出公司申请表/66平安状况检查表67消防设施、设备检查表/68平安事故报告表/69车辆登记表70车辆登记卡/71公务车行驶记录表/72车辆使用状况月报表73违章事故报告表/74行驶事故处理报告书/75运费申请明细表76派车单/77车辆费用支出月报表/78车辆保养修理记录表79车辆保养月报表/80行车费用报销表/81车辆费用记录表82车辆费用请领单/83住宿申请表/84宿舍登记表85宿舍分配申请表/86住宿人员资料卡/87宿舍物品借用登记卡88宿舍卫生评比表/89厨房平安检查表/90食堂卫生工作考核表91食堂卫生检查评分表/92卫生区域方案表/93卫生区域方案表94文化活动安排表/办公用品请购表填表时间年月日办公用品名称规格使用方式使用部门本次购置数量估计价值上次购置备注时间数量申请部门负责人意见总经理办公室主任意见总经理意见办公用品领用表部门：年月日办公用品名称方案数量实发数量使用方式申领人备注办公用品领用统计表类别品名月份数目123……12合计备注消耗品管理消耗品管理品部门主管：制表人：收发信件登记表日期发送单位编号数量发往单位签收图书资料借出卡分类编号：资料名称：购入价格：归还日期：借出时限：借出日期借出人归还签字图书资料借阅登记表年月日编号书名〔刊名〕作者出版单位金额借阅人借出日期归还日期备注来访出入登记表来访时间年月日时分来宾**来宾有效证件来宾单位来宾住址来宾联系来访事由受访者**受访者性别受访者工作部门受访者职务受访者签名离开时间时分备注接待申请及报告表年月日接待申请接待时间接待对象〔企业〕接待地点接待理由接待内容接待档次对方来访人数出席接待人数预算金额申请人其他接待报告在何处接待支出额备注：每月接待客人汇总表团名抵离日期人数接待单位接待汇报表年月日被接待人性别单位接待人汇报人部门支出费用接待时间年月日至年月日接待各程序完成情况时间地点接待内容效果接待目的实现的情况：需要落实的工作：工作内容执行人完成时间遗留问题：领导意见：签字：年月日文件接收登记表收文字号来文单位文别事由附件收文日期处置说明字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号文件归档登记表编号：归档文件名称文件编号文件总页数归档编号归档存放处**等级保管期限备注：归档时间送交人接收人修改变更记录修改日期更改单号送交人接收人存档变更记录文件印制申请单部门：年月日文件名称类别数量文件张数〔份〕速级□普通□急件□特急□秘密□□绝密印制种类□打字□扫描□胶印□复印〔份〕〔份〕高级纸大普通纸大小小时间文件月日时分申请部门主管校对月日时分经办取件月日时分签收承印部门主管：经办：档案明细表保险库号柜位号拟存至日期公司部门文件名称内容类别入库日期出库日期收件人签收日期〔〕文件保管备查簿归档日期原文件编号内容摘要经办部门档号预定保存期限份数备注副本影本调卷单年月日类别调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限自年月日起至年月日止计日原收入编号借出日期档号归还日期年月日备注保管人签章核准：主管：调阅人：阅档催还单×同志：您所调阅的以下档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于×月×日前送还。档案室年月日档号文号名称借期送还期数量备注宗册档案调阅单档案名称或收发文号核批调阅人借出日期年月日档号及件数还卷日期年月日〔经收人签章〕共宗〔件〕注本单一式两联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案室备查。档案存放位置表卷宗名称卷宗号案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号存放位置楼层房间档架〔柜〕栏格阅档催还单存根档号文号名称借期原定还期数量催单发出日期宗册作废档案焚毁清单年月日焚毁档号收文号发文号简由档案起讫年月核准：监焚：焚毁执行人：用印申请表单位申请日期年月日用印类别份数文件名称及说明印鉴留存核准申请人印章使用登记表盖章日期文件名称及发文号印章类别盖章次数批准部门批准人印章管理人及代行印人备注印章销毁申请表事由印章种类报备机关审批印章文字制发日期销毁日期印章管理部门印章模式印章销毁部门申请人主管年度会议实施方案表会会议名称项目举办次数举行日期举行时间目的参加者司仪主席事务负责人议事记录黑板记录员出席者参考资料会场分发的资料会前分发的资料会议室使用申请表年月日日期时间会议名称主持人地点人数备注申请使用部门及单位管理部门及单位名称填表人主管副主管主管副经理会议审核表注意要点查核栏开会的目的本次的会议是否实际需要〔是否只是流于形式的例行会议？有没有其他更好的解决方法〕开会的目的是否明确设定要项方面开会的时机、时间是否恰当开会的场所是否恰当所邀集的与会人员是否恰当开会通知方面是否对于与会人员确定通知妥当对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备是否通知与会人员事先备妥有关的资料会议准备方面是否事先拟就议题的进展顺序及时间的分配事前是否应当分发参考资料？是否已经做了应变的准备是否安排好会议的记录是否必须用幻灯机或录像机等机械设备会议通告单年月日编号开会部门召集人开会日期年月日时间开会地点会议内容参加人员拟交费用准备资料备注主席会议准备表会议名称日期地点出席者主办者出席者性格倾向会议目的希望达成事项情报资料工作步骤时间分配工作分配准备布置费用开支记载事项主席会议情况报告表会议名称召集部门及主持人应到人数实到人数时间批示地点重要出席人员列席人数缺席人数请假人数会议议程表××会议议事日程年月日序号程序主持人时间分配备注会议程序表××会议程序时间：月日时分至月日时分分地点：出席者**：缺席者**及理由：备注1.起立、敬礼、宣布开会2.公司理念3.经理致词4.说明议题、议案5.讨论沃尔塔内〔质疑应答〕6.其他7.决议事项确认8.下一次的讨论事项确认9.主席散会致词10.会议完毕、全体起立、敬礼会议发言要点记录表会议时间〔〕会议名称〔〕会议地点〔〕发言者主旨发言要点重要程度主要反对意见：检讨事项：会议进展评估表目的1.目的2.主题3.前例出席者□2.是否确认过出席1.观点2.性格倾向3.发言习惯会场□3.是否确认会场、日期1.会场在哪里2.日期3.席位顺序议题□4.是否事先针对议题加以检讨1.议题2.资料3.检讨发言□5.是否检讨过发言的时机、内容1.该发言的时机2.误发言的内容3.发言是否精简质询□6.是否检讨过应质询与被质询的事1.应质询的事情2.时机3.可能被质询的事协助□7.对主席或协调者的协调态度如何1.是否协助主席2.是否协助一样立场的人3.表示赞同时态度是否明确流程□8.是否很灵敏地抓住会议的流程1.对会议的气氛是否很敏锐2.对会议的流程是否很敏感3.是否能引导会议的流程幽默□9.是否认识到会议中，幽默是一张最好的王牌1.是否能缓和开会中的气氛2.是否能适度幽默地发言3.是否错失了幽默发言的时机备注：会议议案检查表主题：1.现状2.问题点为何3.改善点在哪里4.改善议案为何5.改善的效果6.改善的问题点7.执行时间8.所需费用9.所需人员10.是否有前例11.其他公司的例子12.附注资料会议进展检查表□1.是否严守准时开会、准时散会□2.议题的主题说明是否精简□3.是否告知出席者会议进展程序，并请求协助□4.就讨论题目是否公平地承受质疑□5.是否强迫*特定人员发言□6.是否批评*人的发言□7.发言者是否有自现自夸的倾向□8.是否有感情用事的发言倾向□9.是否有特定*人单独发言的情况□10.是否很多闲谈、私语的情形□11.是否有人自始至终保持沉默□12.是否能在既定时间内做出一个结论□13.在既定时间内没有结论时，是否有处理方式□14.意见对峙时，是否有解决对策□15.是否注意尊重少数人的意见备注：会议未决事项检讨表月日未决事项容说明提议者处理检讨：资料：员工出勤记录表月份：班别：页次：编号类别12345……合计1正常加班2正常加班3正常加班4正常加班5正常加班6正常加班7正常加班注本表格视各单位人数多少可合并假设干页使用。员工考勤记录汇总表××年度：编号：项项目月份出勤休假事假病假公假婚假丧假迟到早退旷工公出天数天数天数天数天数天数天数天数天数天数天数1月2月3月4月5月6月7月项项目月份出勤休假事假病假公假婚假丧假迟到早退旷工公出天数天数天数天数天数天数天数天数天数天数天数8月9月10月11月12月合计考勤员：月度考勤统计表序号出勤天数假类天数迟到早退出差天数备注填写要点：1.出勤天数依据员工考勤表统计；2.假类指病假、事假、公假、婚丧假、休假等；3.迟到早退以次数计；4.备注主要填写未尽事项。本表以单页形式使用，由行政助理统计填写。员工出勤情况统计表单位名称：部门名称：填表日期：年月日项项目部门门新进人数应到人数未到人数辞职人数实到人数总计备注填表人：审核人：员工加班申请表年月日部门**加班时间事由起迄时数总经理：主管：填表：加班费申请单日期工作内容及地点实际加班时间加班费误餐费月日起迄时数累计总经理：填表：员工请假申请表单位名称：部门名称：填表日期：年月日岗位代理人职务上次请假时间请假时间请假原因病假□病假□工伤事假□会友□修屋□选居□家有喜事□家属有病□其他婚丧产假□本人结婚□子女结婚□祖父母丧□父母丧□配偶丧□产假申请人签字部门意见上级主管意见代理人签字备注员工特别休假申请表填表日期：年月日单位名称部门名称岗位休假期间年月日至年月日，共计天职务代理人职务代理说明报到或到职日期全年特别休假天数已休特别休假天数尚余休假天数部门意见人力资源部门意见领导意见填表人：审核人：出差申请单部门名称：申请人**申请人职务职务代理人出差事由出差日期自年月日时起至年月日时止，共计天出差地点预支差旅费万千百拾元整备注填表日期：年月日出差登记单派遣部门出差部门出差人**出差人职务出差事由出差地点预计出差时间自年月日时启程实际出差、销差时间自年月日时启程至年月日时返回至年月日时返回交通工具是否延期是□否□延期原因派遣部门主管核章出差部门主管核章工作代理人签章总经理核准签章直接主管部门主管部门主管行政部门出差登记派遣部门销差签章行政部门销差登记经办人主管直接主管部门主管经办人主管预支差旅费申请单出差人**拟搭乘交通工具种类出差地点出差事由拟出差日期自年月日时启程至年月日时返回拟预支金额人民币〔大写〕申请人签章差旅费用支付明细表出差人**出差日期自年月日时启程至年月日时返回出差地点出差事由核付金额费用工程日期起止时间金额交通费膳食费住宿费杂费合计差旅费用报销表填表日期：年月日出差人**出差人职务实际出差日期自年月日时启程至年月日时返回出差事由单据单据总的金额费用工程日期起止时间金额交通费膳食费住宿费杂费合计备注公司年度出差方案表季度上旬中旬下旬合计第一季度1月2月3月小计第二季度4月5月6月小计第三季度7月8月9月小计第四季度10月11月12月小计总计经理人：主管人：制表人：制表日期：年月日-.z.公关活动预算申请表预算编号名称用途说明单价数量申请金额123456……批示公关活动预算一览表预算编号预算工程预算方法另行考虑因素1公关接待2奖金3公关会议4员工福利5公关设施……公关活动费用申请表年月日费用类别凭证申请部门核准权限申请事由及说明1000元以下5000元以下10000元以下公关活动预算与实际花费差异表活动名称：开展日期：接待费用预算实际差额会议本钱预算实际差额人工本钱预算实际差额媒体费用预算实际差额根底设备预算实际差额管理费用预算实际差额活动经费预算实际差额危机预警处理表编号：时间：危机征兆预警分析危机处理机构名称：联系方式：负责人：成员：戒备程度危机处理对策危机记录分析表年月日案件日期重要度报告、联络、协商内容处理对策确认填表人：员工值班登记表值班部门值班人数值班负责人值班情况值班人员当班时间月日时分至月日时分接班时间月日时分至月日时分上班责任人签名当班责任人签名交接情况当班执勤记录来访接待及处理来电内容及处理人员进出记录物品出入记录平安消防记录其他说明交班时间月日时分当班责任人下班责任人交接情况备注：保安日报表年月日次数12345678签名内勤外勤车辆进出状况外来车辆车号进厂日期离厂时间事由本公司车辆派车单编号车号离厂时间回厂时间平安异常事项报告上午：下午：夜间：平安检查日报表年月日第号厂区内巡逻检查情况办公楼内检查情况员工宿舍检查情况餐厅检查情况平安通道检查情况车辆检查情况消防检查情况其他填表人：制表人：巡逻检查到岗记录表年度：月份：岗位名称：日期白班值班时间夜班值班时间值班及检查人员签到值班及检查人员签到时间签字时间签字时间签字时间签字时间签字时间签字夜间平安巡查记录表年月日巡查区域楼层巡查时间巡查记录保安：制表人：员工外出登记表日期部门职级预定外出时间外出原因部门主管签章备注自时分起至时分止自时分起至时分止自时分起至时分止自时分起至时分止自时分起至时分止自时分起至时分止自时分起至时分止自时分起至时分止自时分起至时分止来宾出入登记表序号时间单位事由被访者备注入厂出厂物品出公司申请表申请部门：年月日编号：名称规格单位数量备注主管部门负责人经办人注物品出公司需要进展申请方可，申请表一般一式两联，第一联留给申请部门存放以便以后进展查询，第二联则交给仓管部换发正式的物品出厂证。平安状况检查表检验工程待改善事项其他备注复检消防□无法使用□道路阻塞灭火器□失效□走道阻塞□缺少走道□阻塞□脏乱门□阻塞□损坏窗□损坏□不洁地板□损坏□不洁厂房□破损□漏水楼梯□损坏□漏水□损坏厕所□脏臭□漏水□损坏办公桌椅□损坏□不洁工作桌椅□损坏□不洁餐厅桌椅□损坏□不洁厂房四周□脏乱□废弃未用一般机器□保养不良□根底松动高压线□根底不稳□保养不良插座开关□损坏□不平安电线□损坏给水□漏水□排水不良仓库□凌乱□防火防盗不良废料□未处理□放置凌乱其他消防设施、设备检查表区域楼层123456……报警控制箱烟感器消火栓防火防烟门疏散通道平安出口指示灯喷淋灭火系统水流报警箱楼层供水阀喷头警铃消防播送电视监控系统灭火器疏散路线图备注主管：检验员：检查人：检查时间：注没有问题则打"√〞，有问题则要记录下来。平安事故报告表报告日期报告部门报告人事故发生时间事故发生部门事故发生地点处理部门处理负责人处理耗用时间事故内容：事故原因：事故状况：处理方式：处理结果：相关建议：备注：车辆登记卡车牌号类别车身号车型发动机号购置日期初检日期使用人复检记录保险记录保险公司保险证号保险期间保险内容保养记录日期保养工程保养厂家金额车辆登记卡车牌号类别车身号车型发动机号购置日期初检日期使用人复检记录保险记录保险公司保险证号保险期间保险内容保养记录日期保养工程保养厂家金额公务车行驶记录表月/日事由地点时间里程〔表数〕使用单位核准起时止时起〔km〕止〔km〕合计〔km〕车辆使用状况月报表车号类别驾驶人行驶里程汽油费保养修理事故次数小客大客小货大货本月累计本月累计本月累计本月累计制表人：制表日期：年月日违章事故报告表所属部门驾驶人车名登记违规、事故发生时间年月日时分左右、天气同行者**违规、事故发生地点对方车名年龄单位登记联络处上班地点违规事故情况说明草图说明损害程度〔罚款金额〕我方对方检讨书车辆管理者意见备注制表人：制表日期：年月日运费申请明细表日期摘要车别台数货运号车号起止时间发票送货单制表人：制表日期：年月日派车单申请单位需车时间年月日时分需车类型预计返回年月日时分需车事由地点载物品名及规格数量出入时间年月日时分出厂守卫签章年月日时分入厂制表人：制表日期：年月日车辆费用支出月报表保险费修理保养费过桥费汽油费上月里程本月里程行驶里数本月总费用每公里费用每公里汽油费合计：合计：合计：合计：备注：汽油费明细日期金额经手人日期金额经手人日期金额经手人日期金额经手人制表人：制表日期：年月日车辆保养修理记录表车型牌号引擎号公司编号使用地区主要使用人驾驶人保养修理记录年工程费用保养前里程表数经手人〔签字〕主管〔签字〕月日合计本月费用汽油金额保养金额修理金额总计车辆保养月报表月份车型牌号负责人工程日期备注12345678……31行车费用报销表司机**所属部门车牌号报支期间年月日至年月日车型工程单据张数金额〔单据粘贴处〕小计主管签字：领款人签字：车辆费用记录表车型牌号：驾驶人：日期汽油费保险费修理保养费备注月日车辆费用请领单年月日起讫时间月日至月日共天费用种类□汽油费□保险费□维修费□其他单据及张数申请金额申请事由合计金额核准人：证明人：经手人：住宿申请表本人填写性别部门入厂时间职务职称现住址籍贯**安康状况住宿理由总务：主管：申请人：总务填写宿舍地址宿舍编号宿舍长入住时间准备事项宿舍登记表年月日页次舍宿名姓号床舍宿名姓号床床位123456宿舍分配申请表申请日期：年月日性别效劳部门职称现在住所起讫地点单程公里数预定使用时间年月日起实际使用时间申请分配理由：总务科意见：主管部门意见：总经理财务单位管理单位主管单位住宿人员资料卡编号：性别室号出生年月单位〔部门〕到职日期入住日期最高学历籍贯家庭信息父亲**关系地址母亲**关系地址配偶**关系地址其他关系地址紧急联络人关系地址参加社团**信仰兴趣考核记录宿舍物品借用登记卡借用日期：年月日借用人：物品名称借用数量归还数量棉被蚊帐衣橱锁、钥匙枕头拖鞋席子扫帚拖把盆鞋柜宿舍卫生评比表地面衣柜桌门窗床面床下墙壁毛巾摆放房间整理其他总分名次厨房平安检查表岗位检查内容检查情况备注加工间水电气关闭机械关闭冰箱、冷库运转消防器具定位门窗关闭切配间水电关闭机械关闭冰箱、冷库运转消防器具定位门窗关闭炉灶间水电气关闭蒸汽锅关闭冰箱、冷库运转消防器具定位门窗关闭消毒间水电关闭消毒柜等设备关闭消防器具定位门窗关闭食堂卫生工作考核表工程标准分数得分备注不锈钢光亮、无油迹、无异味、无指纹、分类叠放餐具清洁卫生、不变形、无异味筷子无破损、无油迹、无异味、堆放整齐毛巾无破损、无污迹、洗烫平整、无异味、堆放整齐工作柜无破损、柜内清洁、物品堆放整齐合理、不放私人物品、柜门关闭正常抽屉