办文办会办事专题培训课件（公司营管培训3期）

办文办会办事2017年6月9日

郝永亮前言

加强营管干部培训，不断为全省培养“想作为、能作为、有作为”的管理人才，将营管干部培训班打造成为全省管理干部的“黄埔军校”！加强营管干部的能力建设，必须具备的三项基本素质。办文、办会、办事。对于管理干部来说，这三项每天都在进行着。看似简单，也很不易，尤其是简单的事能够重复做，而且又能做好，需要我们不断在实践中去积累、去感悟、去总结，最终形成自身的经验与财富。下面，我就把大家的做法、别人的经验和我在工作中的感悟结合起与大家沟通，目的是抛砖引玉，引起共鸣，促动大家在今后的工作中去研究、认识、探索和提高。讲义提纲办文办会办事办文熟知一般的格式、写法、原则和技巧；熟知办文的程序公文写的原则一、公文的概念

什么是公文？

公文是公务文书的简称。在企业中公文是指企业在实施管理、处理公共事务和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和特定体式的文书，是企业开展工作、实施管理的重要工具。一、公文的概念

法定公文常用应用文决议、决定、指示、公告、通告；通知、通报、批复、规定、意见、报告、请示、函、会议纪要

签报、协调单、综合性工作总结、计划、调查报告、批示、合同、简报、公报、电报、书信、讲话稿、规章条例、大事记等

二、公文的作用

公文的作

用宣传与教育作用

依据与凭证作用

规章与准则作用

信息沟通作用

三、公文的分类

从发文时限分

特急件急件平件从密级上分上行文平行文下行文通行文从行文关系上分发文收文内部文件

从来源分

绝秘机秘秘密普通件商业机秘商业秘密

三、公文的分类

我公司公文的分类：

经营管理类发文公司发文\办公室发文\部门发文

党内发文：党委发文\纪委发文\党办发文\党委部门发文（组织部、宣传部）其它发文（工会\团委）

四、公文的格式

公文眉首主体版记秘密等级紧急程度发文机关版头发文字号签发人姓名公文标题主送机关正文、落款成文日期附件说明主题词抄送机关印发说明主体版记主体眉首签发日期：以负责人签发的日期为谁发文年度：六角括号四、公文的格式

五、公文的写作有法定作者有法定权威特定的效用有规范体式有规定的处理程序

公文特点：受领导之命，代机关立言

五、公文的写作

起草公文条件：有一定的政策理论水平；熟悉业务和机关工作情况；熟悉公文格式和写作规范；有较宽的知识面；有较强的分析总结能力；有较好的文字功底。

起草和处理公文的过程，是一项实实在在的公务活动五、公文写作通知报告和请示讲话稿简报函

（一）通知

通知的定义

通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的公文文种。

在法定公文中，通知是使用范围最广、使用频率最高的一个文种。一般要明确根据、目的以及为达到目的应明确的认识、重点、方法和措施，具体回答“做什么”、“怎么做”、“为什么要这么做”三问。

（一）通知

通知的类型

指示型通知发布型通知批转型通知转发型通知任免通知事务型通知（一）通知（标题）完整：发文机关+事由+通知。简略：“发文单位+文种”、“事由+文种”两种形式。可以根据情况加上限定语：“紧急通知”、“预通知”。（一）通知（内容）发布性、批转性、转发性通知：简单的写明发布什么规章、批转、转发什么文件，请贯彻执行就行了。指示性通知：大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚，最后对受文单位提出总的要求和希望。事务性通知：只要把需要周知或执行的事写清楚就行。（会议通知）（二）报告、请示报告：是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。请示：是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。共同点：都是下级向上级呈送的上行公文；都包含反映下级情况和问题的内容；）都能起到下情上传的功能。（二）报告、请示报告请示行文目的向上级机关汇报工作，反映情况，或提出意见、建议，供上级决策参考。

向上级反映急待解决的问题，需要上级给予审批和指示。

行文内容较为详尽、全面，可以“一文多事”

紧紧围绕请示事项阐述事由，必须坚持“一文一事”的原则。

（二）报告、请示报告请示行文时限事前、事中、事后均可。

必须事前，不能先斩后奏。

主送机关可以报送多个有关单位只能报上级主管单位，不能多头主送。

行文结构报告的缘由、陈述报告的主要内容，结束语为特此报告。为什么请示、请示什么，结束语用“请审批”等。（二）“请示”直接报送领导的危害一是未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；二是这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。所以，领导同志一般不受理这类直报的请示，而退给文秘机构统一签收、登记、分办，这便形成了公文“倒流”，它破坏了公文处理的正常程序，造成了不必要的紊乱。（三）总结报告写作要点基本要求写作形式首先要领会领导意图；其次要全面了解情况；第三要善于概括提炼，紧扣主题、突出重点；言简意赅，详略得当；挖掘亮点，体现价值。成绩要说够、问题要点透、经验要找准、任务要讲明。有两段式的、三段式的、四段式的。常用的三段式是指基本情况、主要做法（基本经验）、今后意见。（三）讲话稿了解下情吃透上情研究行情研究一线的情况，尤其是要把握受众对象最为关注的兴奋点、最想知道的着力点，增强工作指导的针对性。研究上级和公司政策、领导意图，讲话中的观点、办法和措施必须符合组织和领导的要求。研究工作现状，尤其是要找准工作中存在的问题，才能提出符合实际的对策和措施，才能找准解决问题的办法。（四）简讯概念：就是简明扼要的书面报告，用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的信息载体。类型：会议简讯、工作简讯、业务简讯、情况简讯、典型经验简讯。特点：简、快、新。要点：内容要真实、确切；篇幅要短小；针对性、指导性要强。（五）函

函的特性使用范围较广不具约束力或强制性作用多属事务性问题123语气缓和、谦虚、礼貌、恳切4形式简便灵活，篇幅短小精悍5（五）函（分类）商洽函用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函

例：关于建议开通信保通出单系统的函（致河南省农村信用社）问复函用于询问事项或答复问题的函例：关于国寿大厦项目设计事宜的复函（致设计公司）请准(审批)函

用于向不相隶属的主管单位请求批准或用来答复审批事项的函。例：关于新版发票延期使用的函（致税务机关）（五）函结尾标题关于+事由+函例：“关于新版发票延期使用的函

”正文一是商洽缘由。主要写明为什么要提出商洽，一般都以一定事实作为理由。二是商洽事项。要写清商洽的具体事项，特别要写清对对方有什么要求。“特此函商”或“特此函告”函的格式规范（以商洽函为例）办文熟知一般的格式、写法、原则和技巧；熟知办文的程序公文写的原则一、公文处理的机构下级向上级报送的正式文件，主送机关名称只能是“总公司（或省公司）”，而不能是“总公司（或省公司）×××部”。除领导要求外，下级上报的纸质文件不能直接报给领导、部门或个人，包括外部来文，部门收到后，一定要转给办公室公文管理岗位和人员统一处理。各级公司公文处理的机构为办公室或综合管理部，下设专门的公文管理岗（或文秘岗），明确专人负责统一处理。二、公文处理的流程

收文流程

登记

办公室主任核批

公司领导批示

公文管理岗

送主办部门领导

如需其他部门传阅（此步骤是由主办部门领导完成的）送协办部门传阅

承办人办理完毕

文管理岗归档

二、公文处理的流程发文流程

拟文

部门审定

会签（如需会签由部门领导发给会签部门领导）

办公室核稿

领导签发拟稿人终校办公室编号、盖章、分发二、公文处理的流程立卷归档

公文在处理完毕以后，还要将其中对今后的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件，进一步整理立卷，进行归档保存。

三、公文处理中的注意事项

（一）发文处理单要素填写准确、齐全

（发文处理单中的要素包括标题、联系电话、主送单位、会签部门（如有）、抄送单位、主题词、摘要信息、附件、相关文件、转发原文等。

）发文处理单中需要关注的几点标题拟制公文标题，要言简意赅，准确揭示公文主题，一般字数应控制在20字以内。一般由发文的事由和文种组成。如果对系统外发文，则必须为：发文机关+（关于）事由+（的）文种。

文种使用混乱。一是自制文种，例如：例：“关于我省新农合业务开展情况汇报”、“关于在中国银行光大银行开设业务支出账户的申请”。二是混用文种，例如：“关于报备印刷使用《个人意外伤害投保单》的请示报告”。对于层级较多的转发性通知，在拟制公文标题时，只写转发第一次转发机关的通知，或者直接转发原文件，避免出现标题冗长繁琐。发文处理单中需要关注的几点主送机关应使用全称或规范化简称、统称。例如：“省保监局”的称谓就不规范，应为：中国保险监督管理委员会河南监管局。该要素要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。

发文处理单中需要关注的几点主题词主题词的结构：类别词+类属词+文种。例如：《关于表彰省公司机关先进党支部优秀共产党员的决定》，先标类别词“党群工作”，再标类属词“党建”、“表彰”，最后标上“决定”。

标引公文主题词，不是对公文题目进行概括缩写，而是根据公文的内容，从集团公司统一编制的《中国人寿通用公文主题词表》中选择5个以内数量的主题词，组配在一起，整体反应公文内容的类别和属性。当词表中找不出准确反映公文主题内容的类属词时，应在类别词中选择，也可以选择词表之外能准确反映公文内容的词标引，并标注“*”。

发文处理单中需要关注的几点附件、转发原文、相关文件附件：是对正文起说明、解释和证实作用，形式包括图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料，也属于正文的一部分。如果是印发的实施方案、管理办法、规章制度等内容属于正文的一部分，应直接粘贴到正文中，不能作为附件上传。

转发原文：是转发上级机关来文或向下级机关批转相关文件，此类文件属于正文的一部分，一般情况下不能作为附件上传，更不能作为相关文件上传，应作为转发原文上传。相关文件：是供领导审批时参考的文件（包括相关来文、签报、协调单、会签意见等），不属于正文。

三、公文处理中的注意事项

（二）审批流程要完整

重点关注两点：一是部门审核意见要明确；二是会签意见是否采纳，并进行确认。

常见问题：公文内容涉及其他部门职权范围，未主动会签，或者填写有会签单位，而遗漏会签部门。

承办部门负责人没有确认采纳会签意见，或者对未采纳的会签意见没有进行说明。

承办部门填写审批意见时，真接写同意发文，或者只写拟同意，不写送呈分管领导审批。

办文熟知一般的格式、写法、原则和技巧；熟知办文的程序公文写作的原则三、公文写作的原则严把政策关严把拟稿关严把文字关严把行文关严把校对关总公司《关于修订<中国人寿保险股份有限公司公文处理办法>的通知》（国寿人险发〔2010〕586号）。（一）严把政策关要符合党的方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示、决定；要政策前后一致，有时候政策需要调整，但必须保证之策的一贯性，否则，牵一发而动全身，导致政策下达后导致基层无所适从，甚至引起混乱和不稳定因素；要符合实际，理由充分等，包括数字、引文、人名、地名，还有公文涉及的一些事情的事实，都必须要把好关，不能出任何差错。（二）严把拟稿关在公司行文上，应当坚持确有必要、注重实效、坚持少而精的原则，必须努力做到“三要”，即“要精、要实、要快”。

可发可不发的坚决不发，可长可短的一定要短，确保公文是必须发、有效用的，切实解决实际问题。要严格控制篇幅，文件一般不超过5000字，一般性文件原则不超过2000字。凡是可通过传真电报、电话、短信、便函通知和传送的事项不再印发文件。贯彻上级文件需要发文的，要结合实际提出具体贯彻落实意见，不得照搬照抄，层层转发，重复上级文件的内容和要求，没有具体贯彻意见的，直接予以印发。一般性会议上的领导讲话原则上不印发，如需发文的，通过传真电报、信息、省公司内网等形式发布。（三）严把文字关

公文是通过文字来传达政令的，一定要坚持一丝不苟、严肃认真的态度，字斟句酌，力求使文稿准确运用公文语体，达到以记述为核心，以实用为目的，把准确性、简洁性作为最基本的要求。数字运用规范：公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。年份一律使用公历年份的全称，如1978年、2013年，不能略为78年、13年。名称运用规范：严格按照监管部门或上级公司批准的称谓使用，例如：郑州市分公司、济源中心支公司等，严禁使用内部机构习惯称谓；应使用全称或规范化简称、统称。例如：中国保监会河南监管局、中国人寿河南省分公司。结构层次序数规范：第一层：“一”，标题字体使用黑体；第二层：（一）”，标题字体使用楷体；第三层：“1.”；第四层：“（1）”。正文字体为：三号仿宋字体。按隶属关系行文：

（四）严把行文关不相隶属的机关之间的公文往来，只能是商洽工作、告知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质，因此，只能用采用“函”这一文种；

一般情况不越级行文。按职责范围行文

：

如果有涉及其它部门职责范围的事项，必须要在行文之前充分沟通、协调，通过会签的形式发文；

如果不能达成一致意见，不可以向下行文，否则，就会造成“文件打架”、“政出多门”、“推委扯皮”的现象，给基层造成困扰、工作难以落实。校对是确保公文质量的重要环节，我公司实行的是“五校制”。

（五）严把校对关

第一次：部门领导审核时校对；第二次：办公室核稿时校对；第三次：公司领导审签时校对；第四次：拟稿人最终校对；第五次：公文编号发出之前再校对。善领悟多积累

一是要注意学习文件，有助于及时领会上级精神，学习外地经验做法，把握上情、了解外情。二是要善于作笔记，尤其是参加公司各类会议时，要认真做好记录，及时把重要的、有价值的信息留存下来以备用。三是要善于归类整理，对相关材料及时整理、分类、归档备查。早介入对一些重要文件的起草，办文人员要提前介入、提前准备，共同参与有关工作，了解真实情况，及早收集有关材料，才能在起草文件时做到“心中有数、有的放矢”，而不是“闭门造车、纸上谈兵”。

在起草材料时，要能够体现领导机关的意图，必须要紧扣主题，理清脉络，尤其是要善于留心观察，掌握领导意图；善于归纳综合，深化领导意图；善于研究分析，扩展领导意图。

讲义提纲办文办会办事

会议是一个组织存在的基本标志，会议对一个组织的重要性不言而喻。

办会能力的强弱，直接关系到会议效果，关系到领导的意图能否得到圆满实现。

会议的基本套路：会前准备、会中服务和会后整理。

制定会议方案起草会议文件搞好协调保障下发会议通知报告上级机关设置会场一、会前准备

会议是否成功，会前准备是关键。“功夫在会前”。准备阶段主要有六个方面：（一）制定会议方案

会议方案一般包括下列内容：会议名称、指导思想、会议时间、会议日程会场地点、参加人员、主席台及会场布置、人员食宿、交通保障、报到方法、经费预算、会议领导组织、会议编组、入场凭证、安全措施等。有的会议还需安排参观、录像、报道、颁奖、摄影等。会议方案经提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。(二)起草会议文件

主要包括：工作报告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通知和会议须知等。会议须知的内容比较多、比较具体，主要包括：日程安排、会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组房间及电话号码、文化娱乐安排、注意事项等。

起草文件应注意四点：一是吃透上级精神，领会领导意图；二是紧扣会议主题；三是了解掌握会议动态；四是早动手、早呈送。

（三）搞好协调保障

大型会议保障任务重，要组织召开协调会，明确分工、明确时限、明确责任、明确要求。要成立筹备工作机构，下设会务组、材料组、宣传组、后勤保障组（包括医务人员）、安全保卫组等。会议开始后，筹备工作机构即转为大会秘书处。办中小型会议则不必设筹备工作机构，只需固定几个负责会务工作即可。（四）下发会议通知

会议通知一般包括“八要素”：会议名称、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。

注意事项主要有：需要携带的材料或物品，提前报告与会者名单，报到的方式和时间，是带车、还是乘坐火车和公共汽车，以便安排接站。

（五）报告上级机关

就会议筹备和进程情况、突发状况等及时报告上级机关，

以便领导了解情况，做好调整和应对。（六）设置会场

主要有三项工作：

1.主席台的布置主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并调试话筒。主席台座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，应按照职务高低的顺序安排。如上级领导参加会议，应安排中间就座，拿不准的要及时请示。对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告知上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真打印名签，谨防错别字。

主席台人数为奇数时主席台人数为偶数时2.小型会议、会谈的会场布置上级领导主方领导与客人会谈与上级领导会谈B为主方领导A为上级领导与外宾会谈B为客方A为主方3.签字仪式4．合影

（与主席台座次一致）5.会场座区的布置

6.分会场的布置

如需分组讨论或召开对口会，要设分会场，如有首长参加，要及时通知，各分会场要相对集中，不要太分散。

另外，对会场的供电、供暖（冷）、音响等设备要考虑到、检查好。要备好发电设备，以防停电。

按照领导意图布置好会场后，应请领导到现场做指导、检查，发现问题，及时整改。

按照与会人员的多少摆放桌椅，一般要将正式出席人员安排在会场靠前和中间位置，列席人员要安排在靠后或两边位置。二、会间服务（一）组织好会议报到

1.设签到处，摆放欢迎水牌和签到台鲜花

2.准备好签到册、签字笔

3.指定专人迎接报到人员，对先抵达的人员做好安排4.报到时核发会议证件、有关材料和房间钥匙牌等

5.及时向分管领导汇报报到情况

（二）做好会议记录

特别要记好领导的即席讲话，重要的还要录音，以便会后整理。

如果组织讨论或召开对口会，材料组人员要分头参加掌握第一手材料。（三）做好服务工作1.做好会场茶水、水果安排和服务

2.为与会人员订购返程车船、机票等

3.会议期间还要做好防火、防盗、防食物中毒等工作

三、做好会后工作

一是整理会议记录和领导讲话、会议总结的定稿打印二是撰写会议纪要或简报；三是将会议材料整理归档；四是清理帐目，进行会务工作总结。四、乘车座次

小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。面包车和巴士五、用餐座次西餐讲义提纲办文办会办事办事的能力同样非常重要。你可能不擅长写材料，但是您总能把领导交办的事儿办好，无论是你自己去办，还是你借力使力，调动周边同事去办，不掉链子，不出差池，也是一种能力，也是你的立身之本。如何办事？“要做事，先做人”非常关键。一、把握基本原则基本方法基本标准基本要求份内事要马上办；全局的事要主动办，特别是交叉的事，不要推也不要拖；突发事要高效办，这个时候决不能