流程管理流程管制系统

流程管制系统

July1,2003目录序言

Brief流程交件流程流程步骤开立工作卡创意简报创意发展报价完稿出片打样媒介/印刷开立发票资料储存采购订单

Freelance服务序言

流程管制，即是在广告公司内策划一个有系统、有纪律的制度来执行对品质、价格及时间的控制。从工作的开始至终结，流程管制部与客户服务部、创意部及对外供应商都有着紧密联系。本手册是设定正确的工作程序，并介绍每一个步骤使流程管制的运作更流畅。

序言流程管制的职责正确的开立工作卡号审核工作卡签名跟踪工作进度提供第三方报价处理第三方付款申请及其它事物作品存档Brief流程1.明确工作要求2.备齐相关资料3.初拟交件时间1.清楚工作内容2.明确创意小组/工作小组视觉中心经理应该和视觉设计人员同时听取艺术指导的工作要求视觉中心经理1.确定工作人员2.清楚交件时间视觉设计人员1.清楚工作内容2.同意交件时间填写工作卡或ActionMemoBrief各部，并签字确认。各部签字同意后，交流程管制开工作卡号或Update工作内容。流程管制拷贝副本交相关各部人员。客户服务部创意总监创意小组视觉中心制作部Print/TVC流程管制NonePrintProduction制作部1.清楚交件时间2.安排供应商3.预估外付成本流程管制部1.开立工作卡号2.跟踪工作进度3.准备内部成本报价单交件流程-1达到要求可以提案或交给客户服务部创意小组检查文字，排版正确视觉中心经理：确保准时交件视觉设计人员：1.排版准确2.准时交件创意小组确定完稿文字/画面准确签字视觉中心确定完稿打印稿和文件准确签字

LAYOUT

FINALARTWORK视觉中心CreativeWorks报告流程制管外发费用如插图、拍照、租片等客户服务部创意总监创意小组制作部Print/TVC流程管制内部成本报价单Estimate印刷/出片/打样费用电视广告制作/拷带费用NonePrintProduction客户服务部确定完稿内容准确签字流程管制提醒交件时间流程管制确定各部签字后送交出片交件流程-2创意总监：整体品质检查签字创意小组：1.检查文字内容签字2.检查色彩、图片视觉中心：1.检查尺寸、签字呈像精度2.检查是否掉字、掉图制作部：1.检查网片/网线签字2.检查打样稿质量3.品质监控4.掌控外付成本1.品质掌控2.控制时间3.控制成本Filmoutput/ColorproofPrinting/TVC视觉中心各单位确认签字后送交媒介客户服务部创意总监创意小组制作部Print/TVC流程管制NonePrintProduction客户服务部整体检查无误签字送交媒介部或送印刷创意部：整体品质检查客户服务部：内容审查确认无误后送交媒介部或送交客户流程步骤1.开立“工作卡”

1.1客户服务部收到客户工作要求。1.2客户服务部填写“工作卡*1”。1.3客户服务部向创意部相关人员*2简报工作，创意部同意并于“工作卡”上签名后，交至流程管制部。1.4流程管制开出工作编号并将“工作卡”拷贝副本分派给客户服务部、创意部相关人员。1.5流程管制部建立工作档案，工作开始。

没有工作卡，没有工作！*1注:工作卡（JobRequisitionBrief）—请见附本1。*2注:创意总监根据工作内容指定创意小组、视觉中心或制作部接单工作。2.创意简报

2.1创意工作发展前，必须有创意策略（CreativeBrief）*作为思考方向。2.2客户服务部同创意总监商讨后拟定创意策略，并得到客户同意。2.3客户服务部持客户确认的创意策略同创意总监一起向创意部简报。2.4客户服务部、创意部达成制作时间的协议后在“工作卡”及创意策略上签字。（包括内部创意复审时间）。2.5客户服务部将同意之“工作卡”及创意策略交给流程管制部，开立出工作编号。*创意策略(CreativeBrief)—请见附本2。流程步骤3.创意发展

3.1创意部开展工作。3.2客户服务部与创意部进行内部创意复审。（如有必要，制作经理也需参加〕3.3创意提案稿须经创意总监同意后交给客户服务部。（即使是使用电子档提案亦同）3.4客户服务部将创意备档后呈示客户。3.5如创意需要修改，客户服务部必须重新填写ActionMemo*1*2同创意总监一起向创意部简报，创意部同意签字后送流程管制部备档编号，并拷贝副本分派给相关人员。如创意需要修改，重复3.1-3.5*1注：ActionMemo—请见附本3。*2注：新工作必须开立“工作卡”，以建立新工作编号。而在同一工作号里发生的后续跟进工作，则开立ActionMemo。流程步骤4.报价价4.1客客户户服服务务部部填填写写工工作作卡卡或或ActionMemo交创创意意部部及及制制作作部部签签字字后后交流流程程管管制制部部。。4.2客客户户服服务务部部提提供供已已批批准准的的创创意意及及所所有有资资料料（（包包括括印印刷刷数数量量、、颜颜色色、、纸质质、、尺尺寸寸、、媒媒介介刊刊物物））。。4.3流流程程管管制制部部根根据据已已记记录录的的制制作作时时间间联联系系制制作作部部、、创创意意部部，，开开立立内部部成成本本报报价价单单(Estimate)*1，并并交交给给客客户户服服务务部部。。客户户部部同同意意签签字字后后，，将将内内部部成成本本报报价价单单返返还还流流程程管管制制部部。。4.4客客户户服服务务部部将将外部部报报价价单单(Quotation)*2呈示示给给客客户户。。4.5客客户户服服务务部部将将客客户户已已签签署署的的外外部部报报价价单单交交给给流流程程管管制制部部，，流程程管管制制部部第第一一时时间间交交至至财财务务部部。。4.6如如工工作作取取消消，，内内部部成成本本将将按按已已完完成成部部分分的的实实际际工工作作时时间间计计算算。。*1内部部成成本本报报价价单单(Estimate)——请见见附附本本4。*2外部部报报价价单单(Quotation)——请见见附附本本5。流程程步步骤骤5.完稿稿5.1客客户户服服务务部部填填写写工工作作卡卡或或ActionMemo，由创意意部和和视觉觉中心心经理理同意签签字后后，送送流程程管制制部备备档编编号，，并拷拷贝副副本分分派给给相关关人员员进行完完稿工工作，，及通通知制制作部部出片片打样样准备备。5.2创创意部部安排排制作作完稿稿前的的准备备工作作。（（如拍拍照、、租片片、电电分、、修图图等））5.3创创意部部向视视觉中中心简简报完完稿制制作。。5.4视视觉中中心将将完成成的完完稿打打印，，并取取得各各部门门批准准后交交客户户服务务部。。（视觉觉中心心→→美美术指指导→→文文案案→→创创意总总监→→客客户户服务务部））5.5客客户户服务务部将将完稿稿备档档后呈呈示给给客户户。如完稿稿需要要修改改，重重复5.1-5.55.6客客户批批准并并签署署完稿稿。5.7客客户服服务部部将客客户签签署的的完稿稿备档档。如如客户户遇有有特殊殊情况况不能能准时时签署完完稿，，又必必须于于时限限内出出片打打样时时，须须由客客户总总监签签署。。流程步步骤6.出片打打样6.1视视觉中中心人人员取取得签签署的的完稿稿，连连同M.ODisk交给流流程管管制部部。6.2流流程管管制部部联系系供应应商，，将完完稿送送交出出片公公司输输出分分色片片及打打样并并按时时送回回。6.3流流程管管制部部收回回分色色片、、打样样及M.ODisk，，确认是是否齐齐全。。6.4流流程管管制部部贴上上内部部审核核表格格并取取得各各部门门批准准后交交二份份打样样稿给客户户服务务部。。（制制作经经理→→视视觉觉中心心→→美美术指指导→→文文案案→创创意总总监→→客客户户服务务部））6.5客客户服服务部部将呈呈示二二份打打样稿稿给客客户，，一份份客户户备底底，一一份签签署完归归还广广告公公司交交流程程管制制部备备底。。6.6如如打样样稿需需要修修改，，客户户服务务部需需重新新填写写ActionMemo对创意部、、视觉觉中心心及制制作部部作出出简报报，并并抄送送流程程管制制部。。如打样样稿需需要修修改，，重复复6.2-6.6流程步步骤7.媒介/印刷刷7.1客客户批批准并并签署署打样样稿。。7.2客客户服服务部部将客客户批批准的的打样样稿交交还流流程管管制部部。7.3流流程管管制部部保留留一份份客户户已批批准的的打样样稿存存档。。7.4流流程管管制部部把客客户已已批准准的打打样稿稿（包包括菲菲林））交给给客户户服务务部。。7.5客客户服服务部部将菲菲林交交给媒媒介部部，送送至报报馆。。7.6如如有印印刷品品，制制作部部与流流程管管制部部安排排印刷刷时间间，并并通知知客户户服务务部。。7.7制制作部部按时时完成成印刷刷品，，并安安排递递送*1。*1所有印印刷品品，运运送前前样本本需交交给客客户服服务部部批核核。流程步步骤8.开立发发票8.1在在每每月底底(24日)前，，客户户服务务部要要负责责决定定本月月可结结束的的工作作并可向客客户收收费，，流程程制管管部整整理所所有供供应商商发票票，如如还没没有收收到，，应提醒醒有关关人员员进一一步与与供应应商跟跟进。。8.2月月底，，客户户服务务部填填写工作结结束单单*。8.3流流程管管制部部收到到工作作结束束单，，将集集齐的的供应应商发发票、、采购购订单单及已签回回的报报价单单一起起交给给财务务部。。8.4财财务部部安排排向客客户收收费及及支付付供应应商货货款。。*工作作结束束单——请见见附本本7。流程步步骤9.资料储储存9.1工工作结结束后后，根根据每每个客客户，，流程程管制制部会会把所所有客客户已已签署署的打打样稿稿、报价及及采购购订单单归档档存放放。9.2所所有底底片在在工作作结束束后交交由流流程管管制部部归类类储存存，以以备后后用。。9.3视视觉中中心将将已完完成的的电脑脑完稿稿档案案存入入磁盘盘，并并备档档存放放。流程步步骤1.序言所有供供应商商的工工作指指定必必须附附有本本公司司的采购订订单*(PurchaseOrder)。(所有Freelance工作亦亦包括括在内内；如如插画画，Interaction创意制制作等等…)。采购订订单是是本公公司对对供应应商所所提供供的服服务及及双方方同意意的价价钱作作出的的确认认协议议。公司不不会接接受没没有采采购订订单的的供应应商发发票。供应商商必须须在工工作结结束后后七天天内将将发票票寄至至本公公司。。如客客户部部或创创意部部直接接联络与供供应商商的工工作，，必须须先至至流程程管制制部处处开出出采购购订单单，才才可进进行工工作。。所有由由创意意部、、制作作部及及客户户服务务部发发出的的采购购订单单，如如采购购成本本超过过原有有给客户户的报报价，，必须须得到到客户服服务部部总监监和总总经理理的签签署批批准。流程管管制要要掌握握工作作进行行中的的一切切费用用，并并保证证每笔笔费用用都有有收费费。*采购购订单单—请请见附附本8。采购订订单2.程序2.1创创意部部、或或客户户服务务部向向制作作部提提出外外发采采购申申请，，并清清楚简简报工工作要要求。。2.2制制作部部联系系供应应商并并搜集集三家家报价价，填填写““采购购订单单”。。2.3制作部部交采采购订订单给给流程程管制制部，，流程程管制制部开开立““采购购订单单编号号”。。2.4所有供供应商商报价价统一一由流流程管管制部部交创创意部部/客户服服务部部主管管及总经理理签核核裁定定。2.5流程管管制部部准备备内部部成本本报价价给客客户部部。2.6流程管管制部部将以以签字字核定定的““采购购订单单”传传给供供应商商，并并请其其签字字确认认传回回。2.7流程管管制部部保留留采购购订单单原件件于档档案内内。2.8供应商商在工工作完完成后后将发发票连连同采采购订订单寄寄至流流程管管制部部。任何没没有““采购购订单单编号号”及及获得得签字字核定定的采采购订订单，，公司司概不不付款款。采购订订单2.8所所有发发票应应连同同采购购订单单送到到流程程管制制部处处。2.9流流程管管制部部把发发票核核对于于采购购订单单，保保留复复印一一份并并在工工作结结束后后交给财财务部部付款款。*注：如如发票票上未未附上上采购购订单单，广广告公公司将将会拒拒付供供应商商货款款。采购订订单1.序言Freelance服务会会在公公司人人手不不足情情况下下才会会聘用用。在在聘用用Freelance服务前前，创创意部部必须须填写写“采购购订单单”并获得得流程程管制制部开开立的的采购购订单单编号号后，，交创意意总监监/客户服服务总总监及及总经经理审审批。。Freelance发票，，应在在工作作结束束后七七天内内连同同采购购订单单送至至流程程管制制部。。无发票票者，，依规规定必必须扣扣缴税税款。。公司将将拒绝绝支付付不通通过正正确程程序聘聘用的的Freelance服务款款项。。Freelance服务若若无法法提供供三家家报价价，则则应另另行向向客户户服务务总监监及总总经理理说明明。Freelance服务2.程序2.1创创意部部从流流程管管制部部处取取得“采购购订单单”。2.2创创意部部填写写采购购订单单，列列明工工作详详情及及金额额并获获得流流程管管制部部开立立的“采购购订单单编号号”。。2.3由流程程管制制部统统一交交创意意总监监/客户服服务总总监及及总经经理签签署批批核。。2.4流流程管管制部部将采采购订订单传传真至至Freelance处，确确定所所需服服务并并请其其传回回。Freelance服务出片打打样要提前前把媒媒体的的出片片清单单给我我，我我会按按照你你们提提供媒媒体清清单上上的要要求填填写输输出公公司的的出片片单据据请在给给我之之前要要确认认好以以下几几点：：媒体名名称所需要要的颜颜色（（单色色、4C）出血尺尺寸网线（（杂志志是150-175线、报报纸是是80线-133线，主主要是是根据据投放放的媒媒体而而定））要出的的数量量完成的的时间间提示：以上上六点点是最最主要要的，，输出出公司司在我我们公公司的的附近近，五五一后后国家家规定定打样样公司司必须须搬到到5环以外，给给特别急的的工作带来来了不便，，在这里提提醒各位，，提前有媒媒介出片计计划的最好好是能提前前出，即使使有问题了了也可以来来的及重新新出，我不不赞成只出出片不打样样，因为我我们做好的的文件到了了输出公司司需要转存存，这样的的话中间可可能会出现现问题，如如果只要片片子的话很很难查出细细微错误的的地方，而而且也无法法判断颜色色是否正确确，给媒体体刊登会很很危险。平面制作客户经常会会有不同平平面制作的的工作，我我把长出现现制作物品品的周期及及要注意的的地方介绍绍一下：平面印刷品品a普通4色印刷（3天）b特种纸4色印刷（7天，也要根根据纸张而而定）c后期制作包包括复膜、、刀膜、打打笼、压线线、折页、、起凸、压压凹、骑马马钉、烫金金、烫银、、平装、螺螺旋钉、裱裱糊、串绳绳等工艺（7天）d特殊制作要要根据实际际情况而定定2.光盘印刷刻刻录（5天）3.礼品制作建议：数量少的话购买现现成的礼品品，数量多多的话可以以制作，因因为现在好好多礼品需需要开模具具，一般开模具具的时间较较长费用较较高，如果果数量不多多的话开模模具成本和和时间都不不合算，即即使是现成成的礼品也也要提前一一周到10天通知制作作部，因为为礼品大部部分集中在在南方，我我们需要时时间寻找，，而且也需需要路上来来回的运输输时间。4.外包装（15天）5.喷绘（3天）TVC制作以下是完成成工作所需需的大约时时间，请参参考录制播出带带数量在10-40盘至少需需要1-2