工程项目档案管理制度

文件编号：JJXMGL签发：龚爱萍工程项目档案管理制度第一部分：咨询成果文件档案管理办法一、档案归档范围由本公司签订合同执行工程项目管理、工程造价咨询、工程招标代理、其他工程咨询项目的档案属本制度管理范畴.二、档案查阅及外借1、档案查阅及调档严格贯彻专人核批，档案管理员陪同查询的规定,原则上存放于档案室的档案在公司会议室查阅，若需复制则由档案管理员复印，并记录备案.2、对于借出的档案原件，由档案归管理部门负责人批准后方能借出，并需及时归还，3、需在借出及归还时查验档案的完整性，若发现抽取原件或替换原件，则依公司规定处理.三、归档流程1、对于工程项目管理、工程造价咨询、工程招标代理依据各咨询服务成果的档案目录依次归档.2、一份完整的档案以项目咨询合同为单位，可以根据各阶段成果文件完成情况分阶段成册归档.3、对于一份工程造价咨询成果文件实施二阶段归档，即咨询成果文件在档案管理员处加盖注册造价工程师＜或招标工程师章＞时，需将"咨询/服务成果报告校审报送单”中的"二、审核依据资料”及时交档案管理员预归档，对于”顾客满意度调查表”等内部管理资料则在预归档＜出具咨询报告〉后一周内正式归档.4、对于一次招标代理工作，则应当在发出中标通知书后及时归档.5、对于工程项目管理成果文件则随项目竣工验收后，递交完整竣工精心整理归档资料.四、档案装订1、档案应严格按照公司规定的目录格式依册次装订，并对每一册编排页码.2、过程中的档案采用档案盒，文本打孔方式装订.3、对于最终的档案采用线装方式成册.第二部分咨询成果档案管理登记办法1、为加强工程咨询成果档案管理，根据国家档案局《国家重点建设项目档案管理登记办法》和建津公司《工程咨询成果档案管理办法》的有关规定，结合工程咨询成果档案工作的实际，制定本办法.2、本办法适用于由建津公司审核签发的工程咨询成果的档案管理登记工作.3、工程咨询成果档案管理登记工作实行统一管理、分级负责的原则，建津公司总经理室负责工程咨询成果档案管理登记工作的统一部署和组织领导，各咨询部门负责本部门工程咨询成果档案管理工作的组织、监督和指导.4、工程咨询成果档案管理登记工作采取由档案管理员登记，各咨询部门核实的方式进行.5、工程咨询成果档案管理登记工作应做到登记全面、填报准确、上报及时.6、公司办公室是负责工程咨询成果档案管理登记工作的管理部门，应配备必要的计算机、装订机等设备,在建津公司档案室统一规划和组织下，逐步建立和完善适合工程咨询成果档案管理登记工作需要的信息系统，以实现工程咨询成果档案管理登记手段的现代化.第三部分：咨询成果建设项目档案专项验收办法1、为加强对工程咨询成果档案专项验收工作的管理,规范验收组织工作，保证工程咨询成果档案工作质量，根据国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》和建津公司《咨询成果档案管理办法》的有关规定，结合工程咨询成果档案工作的实际，制定本办法.2、本办法适用于由建津公司档案室归入的工程咨询成果.3、工程咨询成果档案是指在工程咨询过程中形成的、能够真实反映项目建设全过程、对项目运营和管理具有重要查考价值、并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录＜详见后附目录＞.4、工程咨询成果档案专项验收是工程咨询成果整体质量验收的重要组成部分，未经建津公司验收小组组织专项验收或验收不合格的项目，将由公司总经理室制订相应的惩罚措施.5、凡经建津公司加盖公章的工程咨询成果的档案均需进行专项验收.6、工程咨询成果档案专项验收组的组成：6.1由建津公司总经理师组织各部门负责人进行验收.6.2工程咨询成果档案专项验收组成员一般不少于3人的单数.7、原则上档案每年验收一次，对于上次管理部门组织的专项检查前,公司则组织针对专项检查的公司内部专项验收.8、本办法由建津公司总经理室负责解释.9、本办法自发布之日起施行.**建津建设工程咨询**29年4月9日附表：归档目录附表1:工程项目管理/造价咨询/招标代理归档总目录合同编号：档案编号:合同编号项目名称委托单位委托服务内容项目建议书可行性研究投资估算设计概算招标代理造价控制结算审价竣工决算项目后评估项目管理成果序号委托内容咨询成果名称归档人归档日期附表2：工程概算编制成果文件归档目录工程概算编制成果文件归档目录合同编号：档案序号:委托单位项目名称序号立卷材料排列次序归档情况^-内部管理资料1工程概算编制咨询合同^2工程项目基本情况表3产品〈项目＞要求评审表4任务单5工作计划表6工程概算编制总结报告7造价咨询项目征询意见回访记录表8扩初概算编制原则10其他有关资料二工程概算编制有关文件1概算编制资料提供登记表2工程概算编制工作会商纪要3概算编制报告征询意见单4咨询/服务成果校审记录单5概算编制报告＜编制说明、汇总表、概算书＞★6概算编制报告签收单★7顾客满意度调查表★8其他概算资料9工程量计算书及工料分析立卷人：〕签章〔年月日签收人：〕签章〔年月日附表3：工程概算审核成果文件归档目录工程概算审核成果文件归档目录合同编号：档案序号:委托单位项目名称序号立卷材料排列次序归档情况^-内部管理资料1工程概算审核咨询合同^2工程项目基本情况表3产品〈项目＞要求评审表4任务单5工作计划表6工程概算审核总结报告7回访记录表8技经指标表9其他有关资料二工程概算审核有关文件1概算审核资料提供登记表2概算审核工作会商纪要3概算审核报告征询意见单4咨询/服务成果校审记录单5概算审核报告＜汇总表、审核书＞★6概算审核报告签收单★7顾客满意度调查表★8设计单位编制的工程概算书9其他概算审核资料10工程量计算书及工料分析立卷人：〕签章〔年月日签收人：〕签章〔年月日附表4：工程预算编制成果文件归档目录合同编号：档案序号:委托单位项目名称序号立卷材料排列次序归档情况^-内部管理资料1工程预算编制咨询合同*2工程项目基本情况表3产品〈项目＞要求评审表4任务单5工作计划表6工程预算编制总结报告7技经指标表8造价咨询项目征询意见回访记录表9施工图预算编制原则二工程预算编制有关文件1预算编制资料提供登记表2工程预算编制工作会商纪要3预算编制报告征询意见单4咨询/服务成果校审记录单5预算编制报告＜汇总表、预算书＞★6预算编制报告签收单7顾客满意度调查表8工程施工总、分包合同或施工协议书9招投标文件及有关资料10其他预算资料11工程量计算书及工料分析立卷人：〕签章〔年月日签收人：〕签章〔年月日附表5:工程预算审核成果文件归档目录工程预算审核成果文件归档目录合同编号：档案序号:委托单位项目名称序号立卷材料排列次序归档情况^-内部管理资料1工程预算审核咨询合同*2工程项目基本情况表3产品〈项目＞要求评审表4任务单5工作计划表6工程预算审核总结报告7回访记录表8技经指标表9其他有关资料二工程预算审核有关文件1预算审核资料提供登记表2预算审核工作会商纪要3预算审核报告征询意见单4咨询/服务成果校审记录单5预算审核报告＜汇总表、审核书＞★6预算审核报告签收单7顾客满意度调查表★8施工单位编制的工程预算书9工程施工总、分包合同或施工协议书10招投标文件及有关资料11其他预算审核资料12工程量计算书及工料分析委托单位项目名称序号立卷材料排列次序归档情况一,内部管理资料1施工阶段造价控制咨询合同★2施工阶段造价控制项目基本情况表3产品＜项目＞要求评审表4任务单5工作计划表6施工阶段造价控制总结报告7顾客满意度调查表★8其他有关资料二施工阶段造价控制有关文件1现场造价控制措施大纲2会商纪要3业务联系单4资料提供、归还情况登记表5合同评审流转单6合同评审记录表7核定的施工图预算8专业分包招投标文件＜归档内容参照招标代理专业分包规定〉9分阶段用款计划书10设备、材料批价有关文件★〈书面文本及网上电子文本〉11中期付款报告〕网上电子文本〔12投资监理日记13投资监理月报14工程造价控制工作专题报告15顾客满意度调查表★合同编号:档案序号:立卷人：〕签章〔年月日签收人：〕签章〔年月日立卷人:〕签章〔年月日签收人:〕签章〔年月日附表6：施工阶段造价控制成果文件归档目录附表立卷人:〕签章〔年月日签收人:〕签章〔年月日附表6：施工阶段造价控制成果文件归档目录附表7：工程结算审价项目归档目录＜第一阶段〉档案序号：合同编号：档案序号：成果序号成果名称序号立卷材料排列次序册次页数1业务委托合同★2工程预＜结＞算审价工作会商纪要★3咨询/服务成果校审记录单★4审价报告＜审定单、汇总表、审价对比表、审价书＞★5工程施工总、分包合同或施工协议书*6招投标文件及有关资料7施工单位编制的结算书*8其他结算资料〈工程变更、签证、发票等＞★9技术经济指标指标表〈新建工程〉10质量保证承诺书*合同编号委托单位及项目名称立卷人：〕签字〔签收人：〕签字〔附表8：年月曰工程结算审价项目归档目录年月曰合同编号：档案序号:合同编号委托单位成果序号成果名称序号立卷材料排列次序册次页数1业务委托合同★2委托项目基本情况调查表*3审价资料提供登记表★4工程预＜结＞算审价工作会商纪要★5审价报告征询意见单★6咨询/服务成果校审记录单★7审价报告＜审定单、汇总表、审价对比表、审价书＞★8审价报告签收单★9工程施工总、分包合同或施工协议书*10招投标文件及有关资料11施工单位编制的结算书*12其他结算资料〈工程变更、签证、发票等＞★13工程量计算书及工料分析★14顾客满意度调查表★立卷人：〕签字〔签收人：〕签字〔年月日年月日附表9：招标代理项目情况汇总表合同编号报建编号招标单位项目名称项目类别土建安装市政水利港园林其他〕〔招标工程师杨海莉、彭烨招标组成员建设规模建筑面积〕m2〔招标类型公开项目概况批准总投资万元万元万元邀请建安造价〕一〔直接建安造价〕二〔委托服务内容中标额＜万元〉中标单位合同工期中标日期项目经办人勘察、设计勘察、设计、施工土地、勘察、设计勘察设计施工监理施工监理〕招标代理单位专用〔项目名称：项目报建号:建设单位：招标方式：联系人、：招标工程师：中标单位：招标主办人:序号资料目录册次页数序号资料目录册次页数1招标投标情况报告*19专家评委抽取申请表2招标策划表*20专家评委表*3报建表*21业主授权委托书或评委备案表*4项目有关批复*22**或职称证书复印件5招标代理合同或协议书*23商务评审表〈施工〉6办事流程表*24回标分析〈含澄清问题＞＜施工＞*7公开信息表或投标邀请书*25评标报告*8建设工程招标投标报名汇总表*26专家评标意见表*9资格预审文件、评审报告27打分表或选票*10资格预审合格〈不合格〉通知书28中标通知书〈复印件＞*11建设工程招标入围一览表*29未中标通知书12招标文件*30建设工程招标资料领取签收表13工程量清单＜施工＞*31各类签到表14招标控制价32各投标人企业资质与及授权委托书*15投标人投标疑问函或无疑问函33中标单位投标书*16答疑会纪要或补充招标文件34其他〈如考察报告、未中标投标文件等＞17各投标人开标授权委托书*35回访意见表〈复印件＞*18投标公函、投标承诺书〈设计＞*36归档人立卷人归档日期立卷日期必料归与档料目录等的资料纳入“其他“中.备注：括号内的"施工"及"设计"表示招标附表11:〕内部招标项目专用〔备注：括号内的"施工"及"设计"表示招标附表11:项目名称：招标内容：建设单位：联系人、：中标单位：招标主办人:序号资料目录册次页数序号资料目录册次页数1招标投标情况报告*18技术分汇总表2招标预备＜启动〉会会议纪要19回标分析〈含澄清问题〉3招标代理合同或协议书20评标报告或定标分析*4招标信息表或投标邀请书21询标资料5投标单位报名汇总表或入围一览表*22中标通知书〈复印件＞