记录控制程序

记录控制程序1.目的为了加强体系运行记录的规范管理和有效的控制，保证记录满足可追溯性要求，为管理体系有效运行提供客观证据。2.适用范围适用于公司管理体系范围内记录的控制管理。3.职责3.1办公室负责体系运行记录控制的归口管理；3.2各部门负责本部门运行记录的控制管理。4.工作程序4.1记录的控制范围与分类4.1.1记录包括：管理体系文件规定提供的记录及其他记录（包括电子存储介质），也包括来自相关方的记录。4.1.2记录的分类包括：各种管理记录、操作记录、监视测量记录及电子记录等。4.2记录的填写4.2.1按记录设置内容逐项填写，不得空项。某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。4.2.2填写记录时，一律用黑色钢笔或签字笔填写。填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名。4.2.3记录的内容应完整、齐全，提供的数据、资料应准确、语言要简练。4.2.4各种管理记录、操作记录、监视和测量记录等要及时填写，不得后补、伪造。4.2.5记录填写完，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性，并为制定纠正措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡涂、贴、刮方式改动的记录一律作废。4.3记录的管理4.3.1记录的编号根据《体系文件编写导则》规定进行编号。4.3.2记录的编制、修改填写“记录表格编制/修改申请表”，附空白记录表格，经部门负责人批准后方可使用。4.3.3记录的使用各部门应建立本部门“文件/记录清单”，并保存空白表格，当需要使用新版本记录时应规定使用时间。4.4记录的贮存、保管、处置4.4.1使用记录原则上由使用部门自行保管，并分类明确，贮存在适宜环境中，防止变质、损坏、丢失。4.4.2当人员发生变更时，做好交接工作。4.4.3各部门应收集整理有关记录，建立记录台帐，要求保存期限在3年以上的，应按年度移交办公室保存；办公室对移交的记录，在移交清单上签收，分类存放，建立管理台帐。4.4.4各类记录根据法规、合同、产品特点和工作需要确定保存期限，一般3-15年。具体保存期限由记录形成部门规定并明示在文件清单上。4.4.5对超过保存期限且无查考价值的记录可销毁。对需处理的记录，由部门负责人填写记录销毁清单，经分管副总批准后方可处理。销毁时，必须二人在场，并在清单上签名，清单应保存3年。4.5记录的借阅4.5.1借阅记录必须经记录管理人员同意后,方可借阅。若与借阅的记录内容无直接关系的人员，无权借阅。借阅人员须填写借阅记录。4.5.2借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改或撕毁，保持记录的完整和清洁，由各部门记录管理人负责对借阅归还的记录进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发生，出现以上问题时，要追究借阅者的责任。4.5.3外部人员借阅记录时，需经记录保存部门批准后方可办理借阅手续。5.相关文件和