做好岗位设计提升组织效率

做好岗位设计提升组织效率

案例

某市电视台广告部审核科的主要职责是：广告内容审核、广告合同审核、广告播出审核。

最初，部门领导依据本部门的工作职责，将员工的工作职责在有关会议上进行口头分工。一段时间里，这种模糊的“工作分工”，使员工对自己的具体工作目标不清楚，也不知道哪些工作是自己职责范围内的，哪些是自己必须完成的，哪些是要与相关岗位的员工沟通、协作才能做好的。

因为岗位责任不清，电视台曾出现广告漏播、错播的问题，因监测数据录入不及时，还出现过广告播出证明无法出具的现象。更严重的是，出现问题后，员工间相互推诿与埋怨，有时员工心里清楚是谁的责任，但又无据可查，最后只好不了了之。

面对上述问题，该部门的主管与员工认为，有必要对工作岗位进行科学设计，于是，将部门工作分解到5个岗位：1、广告内容审核；2、广告合同审核；3、广告播出审核；4、广告监测；5、资料管理。这一方案经过一段时间的运作后，员工发现岗位间难易程度、责任大小、工作量差异较大。该部门又根据员工的提议，对上述岗位重新设计：将广告播出审核岗位分为监测一岗、监测二岗；增设出播证岗位，专职出具广告播出证明并负责广告播出情况核实。增设了磁带管理岗位，负责录制节目磁带的归类、摆放、查询及办理供阅手续。

在岗位设计好以后，该部门用文字的形式对“岗位职责”进行了规范和明确。

实践过程中，该部门又碰到这样一个问题：有的员工因病或者因事不能上班时，其他岗位的员工很难顶替他的工作。于是，在岗位设计中该部门又引进岗位轮换制，轮岗周期为两周。期间，很多员工觉得对岗位的工作流程熟悉时间长而遗忘率高，每次换岗的第一周工作效率最低，而且面对新工作岗位，员工普遍不知从何着手，两周轮岗周期太短。为此又将轮岗周期延长为一个月。

一年后，该部门发生了如下变化：1、员工对岗位责任、难易程度、工作量和工作的风险性心中有数从而减少了岗位目标的盲目性。2、由于职责明确，员工失误率、差错率明显减少，员工的积极性得到了较大提高。3、轮岗之后，员工的综合操作能力、熟练程度及工作效率均有不同程度的提高。大家对全局工作有了更强的适应力，能将各岗位间的技能灵活应用。

一、案例启示

本案例所涉及的部门在岗位分析与设计之后，工作面貌发生了很大变化，这说明岗位分析与设计的重要性。对于规模更大一点的组织来说，其意义就更明显了。从这个案例中可以得到以下启示：

1、岗位分析与设计是解决人力资源管理问题的基础。人力资源管理工作中常常出现的问题是：工作效率不高，员工缺乏积极性，组织目标难以完全实现。具体表现为：（1）部门职责、岗位职责不清晰，责任不明确；（2）职责重叠，似乎哪个人都负责，可是哪些人又都不负责；（3）业务流程不清，互相推诿与埋怨；（4）对员工缺乏客观、具体的评价标准，奖惩不分明；（5）突发事件过多，主管与员工都疲于应付。

针对这些问题，很多单位往往有什么问题就解决什么问题，头痛医头，脚痛医脚。这种做法治标而不治本，根源在于岗位职责不清晰。只要岗位职责没有明确，相似的问题就会时有发生。而通过岗位分析，建立起来的岗位责任与工作流程，对员工的工作任务、性质和期望绩效水平作了清单式的规定，能够为岗位评价、目标管理、绩效考核和薪酬福利体系设计提供客观依据。

2、员工的积极参与可以使岗位的分析与设计更合理。一个中高层管理人员管理的部门一般比较广泛，岗位也较多。而他熟悉的工作大多限于自己的某一个专业领域，对其他的工作了解程度未必很深。在做岗位分析与设计时，如果不让实际承担工作的员工参与进来，难免会忽视这样或者那样的情况。

本案例中，岗位设计做了几次调整，每次都考虑了员工提出的正确意见。出播证岗位就是员工想出来的。三个臭皮匠，顶一个诸葛亮。员工参与岗位分析与设计让他们有一种主人翁责任感，他们对自己的职责理解更深。以后制定的岗位说明书也会得到更为有效的贯彻与执行。同时，单位领导能了解到员工的工作情况与工作期望，采取有的放矢的对策。

3、合理的岗位设计能使员工产生内在性激励，提高团队的工作效率。HackerMan与Oldham提出的工作特性模型说明了任务特性与员工激励、员工绩效和员工满意度之间的关系。这个模型用5个核心任务特性来描述任何工作，即技能的多样性、任务的同一性、任务的重要性、工作的自主性与工作的反馈性。岗位设计必须要考虑这5个方面。

合理的工作岗位能够让员工知道要干什么，什么时候干，干到什么程度，在什么条件下干，同时能使员工感受到工作的意义、工作的责任以及了解到工作的结果。这些心理状态又影响到个人和工作的结果，即工作积极性、绩效水平、工作满足感和出勤率等，从而给员工内在性激励。这种以员工自我奖励为基础的自我激励会形成良性循环，促进团队工作效率大幅度提高。

4、岗位说明书要根据实际情况适当调整。信息时代的市场、产品、客户几乎天天在变化，一个单位的组织、任务、工作也要发生相应的变化。在进行岗位分析与设计时，我们不能把工作看成是静态和稳定的。岗位说明书也必须在稳定中保持弹性，要么适应环境的变化，要么适应来自员工方面的变化。

一般情况下，一个单位每年都要对新增岗位和变换工作内容的岗位进行补充分析，及时更新岗位说明书。如果一个单位变化比较大，它就应该尽快进行一次全面的岗位分析与设计。IBM、惠普公司等跨国企业每6个月就要进行一次组织变革，他们的岗位分析与设计越来越经常化。

二、岗位分析的步骤与内容

3、岗位分析对事不对人。岗位分析的对象是岗位，而不是在岗位上工作的人。岗位说明书也只能是对岗位特性的分析，与任职者无关。如若根据岗位上工作的人来量身定做岗位说明书，岗位分析就失去了原有的意义，不如不做。

4、岗位名称要规范。岗位名称一般是用简洁准确的文字对工作任务做出概括。