DB44T 1315-2014物业服务 档案管理规范

分类号件号物业服务档案管理规范2014-04-18发布2014-07-18实施 I 1 13术语和定义 14基本原则 1 26评价与改进 8附录A(资料性附录)物业服务档案内容及保管期限 9附录B(规范性附录)物业服务档案分类与编码 22本标准依据GB/T1.1—2009《标准化工作导则第1部分标准的结构和编写》起草。1件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T20647.9社区服务指南第9部分：物业服务DA/T22归档文件整理规则通过磁、光介质及云备份方式避储，与纸质档案相对用互关联的通用电子图像文件集合，55.1总则23 45物业服务企业应划定专门区域用于档案的保存。档案储存环境应保持干燥、 —物业服务档案存放状况；——其他注意事项等。物业服务企业应对档案实行原姆和计算机电子档案双保存。6——档案移交(接受)登记；借阅原始资料的，应按档案的不同密级，经相关负责人批准后办理借阅手续物业服务企业宜使用计算机技术，实行档案电子化管理，并采用检索软件， 并尽可能邀请具有公信力的第三方(如政府主管部门、街道办事处、社区居民委员会等)参在物业服务机构更迭时，物业服务企业应将档案资料整理完毕后制作移交清册7 8(资料性附录)物业服务档案内容及保管期限表A.1给出物业服务档案内容及保管期限。表A.1物业服务档案内容及保管期限一级类目二级类目3.物业管理服务合同4.物业服务企业年度计划短期10.其它按待宣传工作短期短期4.来访者赠送礼品登记1社区文化活动短期2.会所管理制度照片、录音、2.物业管理召开的重要会议和重要活动的声像材料3.业主委员会召开的重要会议和重要活动形成的声像材料4.创建全国、市、区示范物业的声像材料5.物业发生事故和事故处理的声像材料短期6.物业管理获奖的声像材料7.物业文体活动形成的声像材料8.物业在外事活动中形成的声像材料9表A.1物业服务档案内容及保管期限(续)一级类目二级类目材料归档基本内容1.机构设置与人事管理规定2.员工花名册3.员工工资表、劳动工资表、员工考评记录4.用工合同台帐、社会保险记录5.员工培训计划、措施、教材、记录、试题、考试成绩短期6.人员增补申请表7.聘用、辞退员工档案8.专业技术人员档案1.固定资产登记册2.物料采购计划表、供方评价记录短期3.行政办公设备领用、维修、报废记录4.物料管理、盘点资料，调离人员移交清单1.关于物资管理的规定、制度2.关于物资的采购计划短期3.关于物资管理台帐1.购置合同、发票2.使用、维修说明书、维修记录、故障和事故记录短期3.合格证、质保书、台账等4.开箱验收清单短期1.设备购置申请、批复、发票2.设备购置合同、协议、台账3.设备装机图、零件图、电路图4.设备安装使用维修说明书5.设备测试安装记录6.设备安全、操作规程7.设备合格证、质保书8.设备运行、检修记录1.购置合同、发票2.使用、维修说明书3.合格证、质保书4.使用、维修记录，年度审验合格证书5.验车单表A.1物业服务档案内容及保管期限(续)一级类目二级类目材料归档基本内容1.物业设备运行服务产生的文件材料2.保洁服务产生的文件材料短期3.保安服务产生的文件材料4.物业维修、更新费用资料，财务管理形成的文件5.日常工作检查记录6.服务要求评审记录、车辆缴费换证记录1.业主代表大会形成的文件2.业主委员会章程、管理规约、合同3.业主委员会的决定4.历届业主委员会名单5.业主的意见、建议及处理情况短期1.投诉处理程序短期2.住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录短期"3.业主、物业使用人问卷调查表、住户回访记录短期"4.各类调查问卷统计数据5.有偿服务收费标准短期6.其它1.业户资料、入户通知单2.单元验收单3.遗漏工程跟进表4.入住手续办理单短期5.管理规约6.入户资料签收单短期7.业主入户所交费用一览表8.领取钥匙单9.住宅装修申请表短期10.装修管理规定11.装修施工人员登记表短期12.其它出售、出租资料(受业主委托出售或出租时)1.商品房出售合同2.业主身份证复印件3.商品房认购书4.商品房出售会签单5.商品房用地面积表6.公证书7.产权证表A.1物业服务档案内容及保管期限(续)一级类目二级类目出售、出租资料(受业主委托出售或出租时)9.租赁合同10.租户身份证复印件11.业主委托协议书12.房屋调整协议书13.降租、续租、退租协议14.欠租、催交租金来往公函15.法院审理判决材料短期16.其它1.关于经营决策性文件2.关于经营管理的计划、总结、报告3.关于经营管理的统计报告短期5.其它1.关于计划统计工作的规定、通知短期短期短期6.编制的中长期报表、分析报告7.计划完成情况统计报表、分析报告9.其它1.土建基础主体部分短期短期10.房屋查勘记录11.转让协议、合同12.房屋勘丈平面图13.组合计算表、计算公式一级类目二级类目14.房屋情况统计表15.房屋设备设施清单16.承接查检合格凭证17.承接查检中发现的问题和整改方案、整改结果18.通水、电、气、邮文件19.门牌号码批准文件1.分包合同2.分包管理制度3.突发事件处理报告6.报纸、信函等收发记录短期“7.其它1.各类应急预案短期短期短期短期3.绿化总平面图短期6.其它表A.1物业服务档案内容及保管期限(续)一级类目二级类目1.清洁管理制度2.清洁服务标准3.清洁整改文件材料短期1.供电设备台帐、发票复印件、图纸2.设备合格证书、安装运行资料、岗位责任制度、管理制度3.设备测试、检查、维保计划，运行、维修记录，故障和事故记录4.事故处理情况、点检卡短期电讯设备1.电信设备台账、发票复印件、图纸2.电信设备合格证书、安装运行资料、岗位责任制、管理制度3.设备测试、检查、维保计划，运行、维修记录，故障和事故记录。4.事故处理情况、点检卡短期5.购买合同6.专变高压端的维保合同7.其他电梯设备1.设备台账、发票复印件2.安装调试检验记录移交书3.电梯维护使用说明书、产品合格证书4,电梯安装手册5.部件安装图、线路图6.购买合同7.维修保养合同、签报材料、改装和报废的文件材料8.电梯运行、维修记录，故障和事故记录，点检卡，维保计划9.电梯安装质量评定表1.设备台账、发票复印件2.安装调试检验记录移交书3.维修使用说明书、合格证书4.安装手册5.部件安装图、线路图6.购买合同7.维修保养合同、签报材料、改装和报废的文件材料8.运行、维修记录，故障和事故记录、点检卡、维保计划9.其它1.设备台账、发票复印件、备件清单、合同2.安装调试检验记录或验收报告移交书表A.1物业服务档案内容及保管期限(续)一级类目二级类目4.其他空调设备1.设备台账、发票复印件、备件清单2.安装调试和检验记录移交书3.维修使用说明书4.安装手册、合格证书5.部件安装图、线路图6.购买合同7.维修保养合同、签报材料、改装和报废的文件材料8.运行、维修记录，故障和事故记录、点检卡、维保计划1.设备台账、发票复印件、备件清单2.安装调试和检验记录移交书3.维修使用说明书4.安装手册5.部件安装图、线路图6.购买合同7.维修保养合同、签报材料、合格证书、改装和报废的文件材料8.运行、维修记录、故障和事故记录、点检卡、维保计划防雷设备1.备件清单2.安装调试检验记录移交书3.维护使用说明书1.设备台账、备件清单、发票复印件2.安装调试检验记录移交书3.维护使用说明书1.备件清单2.安装调试、运行、检验记录3.维护使用说明书1.清理记录2.验收报告3.检验报告表A.1物业服务档案内容及保管期限(续)一级类目二级类目材料归档基本内容1.设备购置台账、合同、发票复印件2.设备租用文件材料3.设备使用维修说明书、点检卡4.设备合格证、质保书等5.智能化设备使用维修记录、故障和事故记录6.设备开箱验收清单7.设备监控、通讯、自动办公系统网络图8.有关信息数据磁盘、光盘备份、监控录像磁盘9.水、电、电话、网络等收费记录10.其它房屋维修、维护1.房屋维修合同2.房屋维修、维护申请单(报修单)、委托书3.房屋维修、维护计划、批准文件4.房屋维修、维护质量验收文件5.房屋维修、维护预算、结算文件短期7.房屋维修、维护制度8.房屋维修、维护记录短期公共设施维修、维护1.公共设施维修申请单、委托书2.公共设施维修计划、批准文件3.公共设施维修质量验收文件4.公共设施维修委托施工文件5.公共设施更新、更改部位形成的文件和图纸6.公共设施维修、维护制度7.公共设施维修记录、故障和事故记录设备维修、维护1.设备维修、维护申请单、委托书2.设备维修、维护计划、批准文件3.设备维修、维护质量验收文件4.设备维修、维护制度5.设备更新、改造形成的文件6.设备维修、维护记录短期1.楼层名称标识短期2.区域名称标识短期3.功能名称标识短期表A.1物业服务档案内容及保管期限(续)一级类目二级类目引导标识1.物业本体引导标识短期短期3.弱电系统引导标识短期短期5.公共区域引导标识短期短期短期短期短期短期短期短期1.配电系统操作指南短期短期公益与环保标识短期短期3.公共区域的公益与环保标识短期安全标识1.物业本体安全标识短期2.配电系统安全标识短期3.给排水系统安全标识短期短期短期短期短期短期短期短期短期短期短期3.空调制冷系统状态标识短期短期5.电梯设备状态标识短期短期7.燃气系统状态标识短期短期管/线路标识1.配电系统线路标识短期表A.1物业服务档案内容及保管期限(续)一级类目二级类目管/线路标识短期3.空调制冷系统管路标识短期短期5.燃气供应系统管路标识短期按照财会字(1998)32号会计档案管理办法的规定保管期限不低于服务合同期限。保管期限为30天。保管期限为2年。一级类目二级类目照片、录音、录像出售、出租资料表B.1物业服务档案分类目录(续)一级类目二级类目电讯设备电梯设备空调设备防雷设备房屋维修、维护公共设施维修、维护设备维修、维护引导标识公益和环保标识安全标识定位标识管/线路标识按照财会字(1998)32号会计档案管理办法的规定B.2档案编码编码结构形式采用五段制，编码由左到右排列，各段均用阿拉伯数字