烟草公文处理办法

XX市烟草专卖局（公司）电子公文解决暂行方法第一章总则第一条为了规范XX烟草系统电子公文解决工作，实现电子公文解决的规范化、制度化和科学化，提高办公效率，根据国务院公布的《国家行政机关公文解决方法》的规定，结合《XX省烟草行业电子公文解决暂行方法》，制订本方法。第二条电子公文，是指市局（公司）及所属单位在行政管理、组织生产经营过程中形成的，通过XX省烟草专卖商业系统网上协同办公系统解决的，存储于磁带、磁盘、光盘等载体的，依赖计算机系统阅读、解决并通过网络传输的，含有规范格式和与纸质公文同等法律效力的文献。第三条电子公文解决，是指电子公文的办理、管理、整顿（立卷）、归档等一系列互有关联、衔接有序的工作。第四条电子公文解决应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、精确、安全。第五条电子公文解决必须严格执行国家保密法律、法规和行业有关规定，确保国家秘密和行业秘密的安全。第六条市局（公司）及所属单位（部门）负责人应当高度重视电子公文解决工作，严格恪守本方法。第七条市局（公司）办公室是电子公文解决的管理机构，主管本单位机关并指导下级单位的电子公文解决工作。第二章发文办理第八条发文办理，是指制发公文的过程，涉及拟稿、审核、复核、签发、签章、分发传送等程序。第九条电子公文拟稿，应根据办公自动化系统设立规定，对的选择发文类型，并完整、精确地填写公文各要素。公文要素由公文标题、主送机关、抄送机关、分送、会签、会稿部门、主题词、缓急程度、行业密级、附注等构成。其中，主题词必须从《烟草行业公文主题词表》中选用，一份文献的标引最多不超出5个主题词词组；附注标明“此件可上网”或“此件不上网”。行业机密及秘密级文献的办理不在网上协同办公系统进行，仍以纸质方式办理。电子公文的主体是公文正文及附件，正文及附件采用Word文档的形式，格式与纸质公文相似。可根据需要对电子公文附加办文根据和办文阐明。办文根据是针对所办批复、复函所收到的请示、函以及报局（公司）领导的签呈而起草公文时所附文献；办文阐明是指对公文形成过程解释的阐明性材料。办文根据和办文阐明在“交流”栏填列，并在“表单”附注栏中予以阐明。第十条电子公文在部门内部办理时，必须通过部门负责人审核，也可根据需要由其别人员传阅修改。对公文正文及附件的意见可直接进行留痕修改或在办理建议中加以阐明，若文字较多也可在办文阐明中补充。第十一条电子公文办理过程中需要其它部门提出会稿意见时，由主办部门指定一种或多个会稿部门，同时或依次发送会稿。会稿部门负责人可指定有关人员提出办理意见或直接在会稿表单上订立意见作为本部门意见。第十二条清稿，是指对正文修改内容进行保存并去除留痕的操作，同时对清稿前的留痕文献形成一稿“历史版本”。电子公文经领导签发、文书编号后，由办公室有关人员排版并进行清稿。第十三条电子公文的编号、排版格式应当严格按照《烟草行业公文格式规范》中有关规定执行。第十四条经清稿后的电子文献交由拟稿人校对后，送文书管理人员审核签章。签章之后的公文未经同意不得私自保存或打印。第三章收文办理第十五条收文办理，是指对收到的电子公文的办理过程，涉及签收、分办、批办、承接、催办等程序。第十六条电子收文由办公室签收并分办，按照文献类型可分为阅件和办件。阅件，根据其内容由办公室呈送局（公司）领导阅示或直接送一种或多个部门进行传阅，也可由部门文书管理员根据部门领导批示送一种或多个人员进行传阅。办件，由办公室分送承接部门提出办理意见，承接部门可根据业务需要送其它部门协办。第十七条公文催办，是指办公室对有办结时限规定的公文进行实时跟踪催促办理的过程。因特殊状况确实无法在规定的办理时限内完毕的，应由承接部门在“办理意见”中填写阐明并提出需要延长的时限。第十八条收文转发文，是针对收文需批复或回复而办理电子公文时，将收文及其解决意见作为发文的办文根据。第四章签呈办理第十九条签呈办理，是指各单位、部门在行业网上协同办公系统中，使用电子公文格式向市局（公司）领导请示、报告工作，反映状况，报告交办事项解决成果，使市局（公司）领导能够及时、全方面掌握各方面动态并做出批示的程序。第二十条签呈报出部门时必须由部门负责人签字确认。第二十一条签呈经部门负责人审定后报市局（公司）领导批示。第二十二条根据需要签呈可送其它部门会稿并呈有关领导会签。第二十三条签呈电子版由网上协同办公系统自动存档，呈报部门可按有关规定随时查询本部门上报的签呈信息。第五章内部文书办理第二十四条内部文书办理，是指各单位部门在网上协同办公系统中，使用电子公文格式向本级单位各部门、上级或下级单位有关部门沟通信息、联系工作、公布规定、告知事项、通报状况的运转程序。第二十五条内部文书根据文献内容可由拟办部门负责人签发，亦可由部门负责人签字确认，经主管领导审核签发后由拟办部门加盖本部门公章后发送。第二十六条根据需要内部文书可送其它部门会稿并呈有关领导会签。第六章电子公文归档第二十七条电子公文办理结束后转入档案管理系统，由市局（公司）办公室根据《中华人民共和国档案法》和其它有关规定进行分类整顿并归档。第二十八条归档公文应齐全、完整，涉及电子公文的正文及附件、领导签发后形成的留痕版本、公文解决单及办理流程，客观对的反映文献形成的全部过程，便于保管和运用。第二十九条归档后的电子公文按照档案管理借阅权限在档案管理系统中进行查阅或借阅。第七章电子公文管理第三十条自本方法实施之日起，凡市局（公司）各单位、部门传送的电子公文，均通过省内行业网上协同办公系统办理。第三十一条电子公文的种类、形式、行文规则与纸质公文相似，根据《国家行政机关公文解决方法》和《XX省烟草专卖局（公司）机关公文解决方法》的规定执行。第三十二条市局（公司）的电子印章由省局（公司）办公室统一制作、颁发。第三十三条市局（公司）办公室指定专人负责电子公文的接受、发送及电子印章软件的保管工作，并按规定使用电子印章，确保电子公文的及时办理和电子印章的安全。第三十四条使用XX省烟草行业网上协同办公系统形成的含有电子印章的电子公文是有效的电子公文。第三十五条市局（公司）办公室接受电子公文的专职人员应对电子公文的发送单位、公文的完整性和体例格式等进行核对，对不能正常接受或发现发送错误的电子公文，应及时与发送单位联系，查明因素；对所属单位公文格式不符合规范规定的，应退回重报。第三十六条接受电子公文后，办公室有关人员应根据公文的办结时限对接受公文进行核对、催办或督办，发现问题及时与发文单位联系。第三十七条收文和发文由市局（公司）办公室统一管理。第三十八条未经同意任何人不得私自翻印、拷贝、录制涉及国家秘密的公文或通过其它途径盗取公文信息。第三十九条按照国家烟草局公布的《新闻报道和网络公布信息管理规定》（国烟办〔〕141号），各级机关文献实施标注“此件可上网”或“此件不可上网”。此件可上网，是指成文后的公文在市局内部局域网站上公布，供机关工作人员在“公文查阅”栏目中查询。其范畴为通发、普发性的文献，即行业方针政策、行政规章、工作布署以及重大事项的决定、通报和人事任免的告知等。此件不上网，是指成文后的公文不在局域网上公布。凡秘密级文献和对行业单一性内容的批复均不上网公布。第四十条市局（公司）领导、各部门及所属单位工作人员因出差等因素不能及时办理公文时，需提前在“出差代理”中选择有关人员进行委托。被委托人员负责委托期间委托人全部待办公文的审视办理。委托期结束后，委托人员应及时取消委托代理。第八章附则第四十一条本方法由XX市烟草专卖局（公司）负责解释。第四十二条本方法自公布之日起施行。附件：1、网上发文办理实施细则2、网上收文办理实施细则3、网上签呈办理实施细则4、网上内部文书办理实施细则附件1：网上发文办理实施细则第一条为适应办公自动化公文流转需要，建立健全XX市烟草专卖局（公司）机关网上发文办理制度，规范办理程序，提高工作质量和效率，制订本规定。第二条发文办理发文办理指制发公文的过程，涉及拟稿、审核、会稿、核稿、会签、签发、编号、排版、校对、签章、分发等程序。第三条发文格式一、发文一律通过网上协同办公系统发送。正文默认格式为A4纸，直接在发文正文内起草，或导入已起草好的Word文档。二、发文由拟稿部门在网上发文表单上标明紧急程度、发文机关标记、标题、主送机关、正文、附件阐明、附注、附件、抄送（报）机关、拟稿人、联系电话、校对人、印制份数等部分。三、发文如有有关附件，应扫描成电子格式在网上报送。对于特殊介质或无法扫描的附件，可不在网上传送，但应在电子公文正文中予以阐明，在附件寄送时应标明正文的发文字号与标题。第四条发文办理程序一、拟稿1、公文拟稿时，拟稿人需填写标题、主送机关、抄送（报）机关、缓急、附注、附件、打印份数等公文要素，并根据《新闻报道和网络公布信息管理规定》（国烟办〔〕141号），在附注位置选择“此件可上网”或“此件不上网”字样。拟稿人拟写的标题、主送机关、抄送（报）机关、缓急、附注、附件、打印份数等公文要素如不精确，审核（核稿）人能够修改。填写以上公文要素的同时，拟稿单位、拟稿人和拟稿时间由办公系统自动获取现在拟稿人的有关信息。2、拟制正文规定：（1）符合国家的法律、法规及其它有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以阐明。（2）状况确实，观点明确，表述精确，构造严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点对的，篇幅力求简短。（3）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系拟定。（4）拟制紧急公文，应当体现紧急的因素，并根据实际需要拟定紧急程度。（5）人名、地名、数字、引文精确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（6）构造层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（7）应当使用国家法定计量单位。（8）公文中的数字，除成文日期、部分构造层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、含有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用中文外，应当使用阿拉伯数字。3、拟稿时如增加附件，参考第二项第（3）款解决。二、审核由拟稿部门负责人修改电子公文、增删附件并填写审核意见。系统将根据现在审核人信息和修改内容自动留痕并自动签名。三、会稿凡发文内容涉及其它部门职能范畴的，要先行在网上会稿；会稿部门要在网上填写会稿意见，并由会稿部门负责人签字。四、核稿凡以局（公司）及其党组名义的发文，均由承接部门在完毕审核、会稿后，发至办公室秘书核稿、办公室负责人复核，并呈报局（公司）领导签发。五、会签凡发文内容涉及有关分管领导工作范畴或其它单位业务范畴的，需先行在网上会签；如意见不一致，会签领导或单位需在网上填写会签意见，并经会签领导或会签单位负责同志签字后，退回主办单位。六、签发（一）办公室原则上不再接受纸质形式的发文，而一律转为在网上接受。（二）各部门不得将发文直接送局（公司）领导签发，局（公司）领导亦不直接接受或横传各部门呈报的发文，而必须由局（公司）办公室进行转发登记。特殊状况，呈报部门需急送局（公司）领导的发文，应及时告知办公室，并在局（公司）领导批阅后，与办公室联系，在网上补办手续。（三）对发文中内容如材料不齐、格式不对、体现不清、不精确或未征求有关部门意见等，办公室可退回发文拟稿部门重新办理。特殊状况，亦可由办公室协商有关部门进行修改、补充后上报。七、编号、排版、签章、发送全部发文完毕签发后均由办公室人员进行编号、排版签章后发出。第五条发文管理一、局（公司）的发文由办公室统一管理，各部门不得自行向外印发或拷贝、传抄。如有外单位需要借阅局（公司）的文献，需经办公室负责人同意方可提供。二、发文电子版由网上协同办公系统自动存档，拟稿部门可按有关规定随时查询本部门拟制的历史发文信息。纸质发文仍按有关规定存档。附件2：网上收文办理实施细则第一条为适应办公自动化公文流转需要，建立健全XX市烟草专卖局（公司）网上收文办理制度，规范收文办理程序，提高工作质量和效率，制订本实施细则。第二条收文办理收文办理，是指对收到公文的办理过程，涉及签收、登记、审核、拟办、批办、承接、催办等程序。第三条收文办理程序一、签收和登记收到报送局（公司）的公文，均由办公室文书管理员使用网上协同办公系统签收和登记。登记后转办公室负责人进行审核、起草拟办意见。二、审核办公室负责人对下级单位上报需要办理的公文，应当进行审核。审核的重点是：与否符合行文规则；内容与否符合国家法律、法规及其它有关规定；文种使用、公文格式与否规范。三、拟办和批办经审核，对符合规定的公文，办公室负责人应当及时提出拟办意见并通过网上收文流转系统呈送局（公司）领导批示或者发送有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对不符合规定的公文，可退回呈报单位重新办理并阐明理由。四、承接承接部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范畴或者不适宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并阐明理由。承接部门接受到的收文，属于阅知的，应根据阅知的范畴进行发送，阅毕即时终止，系统自动统计阅知的时间；属于办理的，按阅知件办理办法发送领导批示和有关人员提出解决意见后，终止并另存作为办剪发文的附件。同时，按照收文表单内容规定将办理成果简要阐明，并将文献退回办公室存档。五、催办交有关承接部门办理的公文，办公室要在网上实时查询办理状况并进行催办，并将各承接部门办理成果进行聚集、分类，及时向有关领导报告或定时在机关内通报，籍以检查、检查和督促提高各级单位机关工作效率。第四条收文管理一、凡报送局（公司）的公文，均由办公室统一管理，各部门不得自行向外印发或拷贝、传抄。二、收文电子版由网上协同办公系统自动存档，承接部门可按有关规定随时查询本部门承接的收文信息。纸质收文仍按有关规定存档。附件3：

网上签呈办理实施细则第一条为适应办公自动化公文流转需要，建立健全XX市烟草专卖局（公司）网上签呈办理制度，规范签呈办理程序，提高工作质量和效率，制订本实施细则。第二条签呈的使用一、签呈，是指局（公司）机关各部门向局（公司）领导请示、报告工作，反映状况，报告交办事项解决成果，使局（公司）领导能够及时、全方面掌握各方面动态并做出批示的机关内部文书。二、签呈涉及请示、报告两种形式，一事一报，文字简洁。签呈必须有标题，明确体现文中重要内容。三、签呈必须以呈报部门的名义报送，由呈报部门负责人在网上签批意见后呈局（公司）有关领导审批。呈报部门名称、呈报部门负责人签名及普通性签批意见由系统自动获取。第三条签呈的格式一、签呈一律通过网上协同办公系统报送。正文默认格式为A4纸，直接在签呈正文档内起草，或从其它Word文档中复制粘贴或导入。二、签呈由呈报部门根据内容，在网上标明密级和缓急程度。三、签呈如有有关附件，应扫描成电子格式在网上报送。对于特殊介质或无法扫描的附件，可不在网上传送，但应在签呈内容中予以阐明，采用纸质模式传送，并标明与之对应的签呈正文的发文字号与标题。第四条签呈的报送程序一、起草各部门起草的签呈，均需由部门负责人在网上签批意见或签字后，方可送其它部门会稿或呈报局（公司）领导。二、会稿凡签呈所请示、报告的内容涉及其它部门职能范畴的，要先行在网上会稿。如意见不一致，会稿部门要在网上填写会稿意见，并经会稿部门负责同志签字后，退回呈报部门。三、呈报（一）签呈由呈报部门通过网上协同办公系统直接报局（公司）领导签批，并自行登记、编号，以备查询，亦可打印出纸质公文报局（公司）领导签批。（二）有关人事以及纪检、监察方面的签呈普通不在网上办理，由呈报部门直接送局（公司）领导阅示，但须自行登记、编号，以备查询。四、会签凡签呈所请示、报告的内容涉及有关分管领导工作范畴的，可在网上会签，会签领导签批意见后退回呈报部门。五、催办局（公司）领导对签呈所作批示的贯彻状况，由呈报部门负责催办。网上协同公文系统将显示签呈在每一位办理人处停留的时间及解决意见，随时备查。第五条签呈的管理一、签呈属内部文书，由各部门根据保密规定自行管理，但不得自行向外印发或拷贝、传抄。如有外单位提出需要理解局（公司）领导批示状况，需经领导同意方可提供。二、签呈电子版由网上协同办公系统自动存档，呈报部门可按有关规定随时查询本部门上报的签呈信息。附件4：网上内部文书办理实施细则第一条为适应办公自动化公文流转需要，建立健全XX市烟草专卖局（公司）网上内部文书办理制度，规范内部文书办理程序，提高工作质量和效率，制订本实施细则。第二条内部文书的使用一、内部文书，是指局（公司）机关各部门向本级机关有关部门、上级或下级单位有关部门沟通信息、联系工作、公布规定、告知事项、通报状况的机关